业务流程标准化-工厂采购

业务流程标准化工厂采购2005-4工作目标保证供应,优化库存优化供应商资源降低采购成本提高采购来料质量提高部门工作效率2005-4工作职责部门编制（定岗定位）工作分配原则（1）优先一个供应商对应一个采购工程师；一类物料对应一个采购工程师（2）重点供应商、关键物料优先骨干采购员负责2005-4主要工作职责订单管理：及时、准确和定期的完成SAP订单制作、发出、核对、归档、删除，并在SAP中确认和更新订单的交货期,保证SAP订单与实际订单一致；FORCAST管理：及时并准确地定期滚动给出物料的采购预测（即FORCAST）；物料需求管理及时并准确地反馈到料信息及物料问题；根据生产计划合理安排到货,保证每天生产正常进行；关注生产动态，不断优化库存控制；参与项目各阶段的评审工作;供应商考核1.参与供应商的评估工作，参与供应商配额协议的建议工作，不断优化供应商资源；2.掌握各自负责物料的供应情况（如供应资源，产能，采购周期)和供应环境，定期同供应商交流；定期更新供应商到货计划和优化交货期管理；不良品管理：及时记录和处理不良来料的退货、补货及来料少的补货；账目管理：1.委外加工:根据生产需要，与物控一起妥善安排物料的委外加工事宜,并做好记录和跟踪，并保证账目的及时核销；2.协助结算、财务部门与供应商进行对帐，保证供应商物料订单明细、账目明细与我公司系统资料明细的一致；定期协调供应商的付款安排工作;2005-4考核关键指标量产供货及时率计算公式：1-生产缺料损失数量/（生产完成数量+生产缺料损失数量）2005目标：每月达到96%库存周转率计算公式（月期末库存价值＋月期初库存价值）/(2*月使用库存价值）2005年目标：0.56订单确认及时率,5天是基准计算公式：供应商回传订单系统内确认数量/总系统订单数量2005目标：85%订单再计划交货期与系统及时率计算公式：系统交期与rescheduledate一致（±7天都算）的ITEM数目/shipnoteITEM总数2005目标：2005-4业务概览---工厂采购过程(订单、FORCAST、交货）MakePONewPODataofmaterialinSAPTodomaterialforecastSupplierrelationshipsSupplierdeliveryscheduleSupplierSupplierqualitylevelActionplanPRMRPMaterialforecastProcurementBIRD/NBBSEJSQECNPIBIRD/NBBSESuppliersListSAPSupplierdeliveryinformationMaterialSupplierconfirmationSupplierPOsuggestionValidatePOOfficialPOValidatecomponentComponentvalidationreport2005-4业务概览---工厂采购过程（物料管理）ReceptionStorerawmaterialDelivertoproductionlineDelivertocustomerQualityrequirementGoodmaterialBadmaterialStockinstruction/rulesInventoryreportFinanceStoredrawmaterialMaterialonthelineSemi-finishedproductsDeliverydocumentsBIRDStocklevelManufactureIQCreportBOMNPISalesorderDeliverableproductsNPIFinishedproductsMaterialflowPlanSuppliernon-conformityStorefinishedandsemi-finishedproductsStoredproductsProductionplanningPlanSAPBIRDSupplierSAPSystematicTestreportSAPSupplier具体以《SC过程》为准2005-4关键控制点-订单管理订单格式国内以SAP格式为准，国外英文合同以英文标准模版“国际采购订单格式”为准（来源于SAP订单），全部为书面形式；订单根据MRP跑出的PR每周四前滚动制作、审批、发出、回传（供应商的承诺）并在系统确认；订单修改、删除根据每周的MRP计划变化、BOM变化及供应商变更等信息按标准流程和表单进行订单的修改、取消以及在SAP系统内的删除订单数量核对、订单交货期再计划管理至少每2周一次；做好供应商的订单数量、交货期核对和更新；订单归档至少每季度一次；2005-4采购周期模型4天安全库存时间供应商交货周期PO完成日期MRP运行生产开始日期PR释放时间收货时间有效库存7天~12周1天3天~2周生产需求日期7天3天PO完成时间计划覆盖时间2005-4采购周期1W包装盒说明书纸箱2W胶圈垫五金件3W薄膜按键屏蔽片电池侧健标牌/护镜充电器转轴天线国模（结构件）4W受话器马达PCBFPCCONNLDOLED电容电感电阻5WHALL开关磁珠ESD+EMI热敏电阻6W二三极管MOS管滤波器模拟开关7W钽电容逻辑开关VCO8WCAMERA晶体功入语音后备电子PHILIPS/BRD套料10WDSPLCDV20套料9WPASAGEM物料FLASH11WSIMENS模块MOTO套料12WSAGEM模块类高通芯片4周12周8周2005-4关键控制点-订单管理流程流程、制度：《宁波波导股份有限公司合同管理规定》《工厂采购订单产生流程》《工厂采购转单流程》《工厂采购订单处理流程》《采购订单变更对供应商偿付处理流程》表单：《工厂采购订单修改公函》《采购订单变更对供应商偿付报告》《订单取消赔偿协议》《SAP订单格式》（SAP系统标准格式）《国际采购订单格式》2005-4关键控制点-FORCAST管理FORCAST格式以标准的EXCEL格式为准正常项目物料：FORCAST发出给供应商至少每2周一次；新品项目物料：在收到采购BOM的当天内给出至少3个月FORCAST发给供应商；在遇到项目计划调整时需要及时更新FORCAST发出给供应商；FORCAST发出后需要与供应商及时沟通、核对；做好物料预测和需求管理;表单：《FORCAST标准格式》2005-4关键控制点-物料需求管理之库存控制按需到货，实现JIT（JustInTime)；确保生产的前提下库存最优化;《库存控制策略》2005-4安全库存设置3天14天1W2W9W5W~6W3W~4W7W~8W14天10天7天5天交货期2005-4关键控制点-物料需求管理每天、每周、每月需求的跟踪（三要素：需求量、计划量、实际量）及预测关键物料（大价值物料如LCD、模块、摄像头和长周期物料如IC)的3-6个月的每月需求确认及预测供应商产能的确认（尤其是模具产能）及预测---模具产能,机器产能，生产线产能，原材料供应(如按键、护镜、天线、结构件等）---供应商的分货情况,---我公司占供应商的生产、销售的配额情况表单：《关键物料需求交货确认表单》（标准SAP表单）制度、操作原则：《工厂采购交货期管理及原则》（不受控）2005-4关键控制点-供应商考核之工厂采购采用记录式考核每天记录，月度总结；客观公正记录和反映供应商的交货过程中出现的重大物料交货问题、质量问题、服务问题；使供应商的日常表现信息知会到各相关部门,不断推进供应商资源的优化；同时使采购对供应商的问题有一个投诉的平台;表单：《供应商日常表现考核记录》（不受控）2005-4关键控制点-不良品管理不良品来源：IQC来料不良品，生产线不良品，售后返回的不良品退货/补货期限：不良品补货期限统一为供应商收到后3周内，超出期限采取不补货且扣款或要求供应商返回货款不良品采购处理频率：零星退货集中每两周一次(零散的月中一次/月未盘库一次,大批量的当天处理)不良品处理业务检查：每月月底统计当月已确认退货的不良清单各采购员的完成率。不良品处理采购职责:1、负责根据库房提供的不良品数据1个工作日内提供退货订单及根据需要制作退货订单；2、(1)对于退货国外的物料，不良品退出系统后，负责制作有关退货的相关协议、单据，提交物流部及进出口部门；(2)对于退货国内的物料，需要制作《发货通知单》向物流部申请将不良品退往供应商；3、有关国外物料退货参照《进出口退货流程》相关规定、单据和《换货返修退货协议》4、按照“退货/补货期限”要求供应商进行补货；针对前T/T、L/C付款的退货，如果不补货需要及时向供应商索回货款或通过其它方式扣款；2005-4关键控制点-不良品管理一、当月有收货记录退当月收货订单,当月无作退货订单,由采购提供订单,如果与结算处协商可以退上月订单,则可以提供上月订单号二、(1)国内退货需要补货:采购订单制作要求作”退货补货”两个行项目订单,如果退货不能明确是针对哪个订单退货,价格取最近两个月中的最高价,订单以书面形式发给供应商,供应商补货时务必注明补货订单号,原则上要求优先执行补货订单(2)国内退货不需要补货:采购订单制作要求只作”退货”行项目订单,如果退货不能明确是针对哪个订单退货,价格取最近两个月中的最高价,订单以书面形式发给供应商,并注明不补货,结算处进行发票校验，有两种情况：1、有红字发票，可直接进行校验；2、没有红字发票，按《供应商来料少或零星不良来料退货财务处理》进行处理（进项转出）。(3)国外退货:如果有未校验订单直接退未检验订单,平衡后的收货多少结算校验多少,如果发票数量大于收货数量,则复印形式发票并注明未校验数量,下次供应商补货时再次检验如果没有未校验发票订单且不需补货只作退货订单,由结算根据SAP系统内退货订单作直接扣款,并进行发票校验，按《供应商来料少或零星不良来料退货财务处理》进行处理，校验时在文本处注明扣款所在的发票所对应的发票号码并注明扣以前货款。如果需补货,则同样作”退货+补货”订单,结算先作退货订单发票校验,供应商补货后针对补货订单作发票校验,价格取最近两个月中的最高价,退货订单在退货协议中注明,供应商补货时务必注明所对应的退货订单号，并在有退货和收货记录产生后分别进行发票校验。针对前T/T或LC订单退货,如果与供应商协商好可以在后续订单中扣款,采购务必将“扣款协议”(注明订单号及金额)发给结算及财务,财务对退货订单扣款项作坏帐处理,避免重复扣款;同时结算处每月通报“L/C、前T/T退货未补的备查记录”,采购负责反馈和处理；2005-4关键控制点-来料少管理处理频率：库房每月7号、17号、27号给出来料少汇总清单。采购部三日内回复是否可以补料。能补的采购部立即安排补料，不能补的按盈亏处理。处理原则：(1)与供应商有“相关包装容差协议”：所有物料出现来料少情况原则上要求根据与供应商达成的“包装容差”处理；在包装容差范围内直接扣款或供应商补货；在包装容差范围外与供应商协商，尽量补货或扣款处理；(2)无“相关包装容差协议”：与供应商协商，尽量要求补货或扣款处理；补料期限：同不良品管理；2005-4关键控制点-不良品管理及来料少管理表单：《不良来料清单》（来源：库房）（不受控）《发货通知单》（来源：库房）《库房来料少回复表》（来源：库房）（不受控）《退货订单》（SAP系统标准表单）《换货返修退货协议》流程、制度《不良来料处理流程》《不良品处理规范》《退货安排流程》（包括国内退货和国外退货）《进出口退货流程》《来料少处理规定（流程）》“相关包装容差协议”2005-4关键控制点-委外加工管理表单：《委外加工协议》（模版,来源：库房）《委外加工物料报损审批单》《正常委外加工跟踪表》（不受控）《委外加工订单》流程、制度《委外加工流程》委外加工：委外加工订单：(1)对于委外加工物料需要做两份订单（一份为委外加工的