数据采集构建作业成本法实现的基础

数据采集——构建作业成本法实现的基础邓为民核算体系完成后的工作就是数据采集。如果说核算体系设计是最核心的工作，那么数据采集工作就是难度最大的工作。为什么数据采集是ABC实施最大难点？数据采集工作量大。作业成本法数据采集工作量大增。在资源方面，不同的费用受益对象不同，需要按照不同的标准分配。那么，明确每一项资源的受益对象以及想对应的分配动因，需要增加大量的数据，也就增加了数据采集工作量。其次，在作业分配上，在传统成本法下，分配基准是工时，而工时等数据大多是在编制产品生产工艺过程中就确定了，成本核算中工时确认不会有很大工作量。但是在ABC下，每一项作业归集的费用，按照不同的动因分配。比如：按照产量进行分配，这个产能可能是按照吨计量，也可能是按照箱计算，视具体需要而定。显然，由于作业成本法对每项资源，每个作业都分别进行分配，需要大量的基础数据，所以数据采集工作量大大增加了。ABC实施中，如果这个数据采集工作量超过了一线人员空闲时间所能够完成的采集量，那就可能导致数据采集工作无法推行。此时，必须对核算体系变更，以减少数据采集工作量。要避免一个错误的观点：业务人员对数据采集工作天生的不配合，需要通过行政手段强力推行。一般来说，只要不影响自己的KPI实现，一线人员还是很愿意配合企业的管理变革的，只是数据采集量太大或者新的采集体系不好操作，才会出现抵制数据采集工作的情况。此时，实施项目组一定要仔细分析数据采集工作为什么无法推动，找到原因并加以解除。数据真正意味着管理。要做出有质量的数据，往往需要企业在数据采集内容和方式上做出变革。有质量的数据意味着能够准确反应业务的运作，而获得准确反应业务数据是数据采集最大的难点。比如，按月进行成本核算，确认某个产品消耗原材料的数量，有两种方式：每天采集原料消耗数量，月末汇总得到；另一种是记录每日入库数据，根据月初、月末库存计算得到领用的数量（假设只有一个产品领用这种物料）。对于加强成本控制来说，第一种方法获得的数据更真实，能够看到每天耗用，成本控制可以到天，更有利于成本控制。第二种数据记录方式所获得的数据以月为单位，即使核算体系非常好，所得成本信息也不会对成本控制有多大帮助。因此，数据基础就无法实现对业务的真实反应。再比如：如何得到某天产品的生产数量，可以有几种方式：?根据入库单确认生产了100箱产品；?根据包装线上的计数器确认做了403瓶产品（一箱装4瓶）；?今天用于该产品的纸箱使用了103个，报废2个，确认生产101瓶；?对于原料流量计显示使用原材料能够装416瓶，（假设还有0.5％的损耗，流量计读数存在不准确现象）；?根据原料的库存平衡数据（今日末库存＝昨日末库存＋入库—出库）显示今日耗用的原料能够装410瓶；那么，今天究竟生产了多少箱多少瓶产品？这些产品消耗了多少原料？如果不存在损耗，上面各种方式记录的数据应该是一致的。但是现实过程中肯定存在各种各样的成本损失，使得各种数据不一致。显然，要正确确定采用哪一种数据为标准，需要详细分析实际生产业务中的损耗情况，并使得所选择的数据能够体现损耗大小以及损耗的责任，比如在此例中，选择电子计数器的数据为依据，可以判断纸箱报废2个，流量计存在13瓶的计量误差，通过原料平衡使得根据流量计读数确认的误差减少。数据采集的三层次一线人员的数据采集，主要是一系列原始的数据采集表格，特点是表格数据量少，表格数量多，记录对象为具体运作过程中的人工，领料，时间等原始数据；生产统计表：以一线业务数据表为基础，加工汇总形成综合反应业务运作的各种统计报表；生产统计数据以库存变化为核心，在工时统计上汇总一线数据；财务成本核算表，根据核算体系和生产统计数据，计算出当月的成本核算报表。财务报表以产品品种为核心。实施需要关注减轻数据采集压力可以通过数据采集体系优化设计减轻一线人员数据采集工作量，常见的措施包括：?减少表格中文字填写，尽量填写符号数据，不要让一线人员直接填写原因，说明等文字内容；?表格中填写的数据与业务进展过程一致，减少业务人员寻找空格的不便；?预先设置一些基础信息，对质量问题分类，一线人员填写质量事故时候只是打勾即可。?表格的内容无歧义，很容易为一线业务人员理解；处理差异数据这里的差异是业务数据中的差异，这是普遍存在的，比如，所有领用的材料数量与入库的数量不相等，存在一个差异；总的电表读数与各个分厂电表读数之和存在差异；总的蒸汽表与各个蒸汽表读数存在差异等等；有时候这些差异会比较大，核算体系设计中需要对差异密切关注，因为差异是成本控制的机会点。而在数据采集中，可以对差异进行预处理，把总表与各分表读数差异分配到各个分表读数上，并能够反映出差异数据。项目实施中数据采集与核算体系设计并行在实施过程中，应该及早开始数据采集工作。因为成本核算以月为周期，核算体系应该与支撑新体系的数据采集工作并行，这样，当核算体系完成时候，可以使用新的数据进行试算，可以节约项目实施时间。如果核算体系设计完成才开始数据采集，则项目会耽搁一个月。但是在新的核算体系尚未完成时如何确定需要采集哪些数据呢？从逻辑上数据采集工作无法在核算体系设计完成之前完成。但在实际的项目运作中，可以根据核算体系的总体思路确定需要采集的数据，而核算体系详细设计的部分与具体的数据采集工作关系不大。依照项目经验，并行开展工作可以大大缩短项目时间。