文书档案员工作职责

文书档案员工作职责1、努力学习掌握档案工作业务知识，提高业务能力。2、严格执行党和国家的保密制度，妥善保管好文书档案文件及有关材料，注意安全严防失密。3、严格文书档案室管理制度，无关人员不得入内查阅、翻阅文件，随手关门，切忌将钥匙挂在抽屉或门上。4、切实做好保密工作，各种有密级的文件、资料、会议记录等保密材料阅后及时收回，随时入柜，不得放在办公桌上过夜。保密废纸统一粉碎，不得另行处理。5、督促协助各部门，在季度末将应归档的文件材料初步整理，及时归档。6、收集整理保管与本公司有关的参考资料照片等以便归档利用。7、根据需要编制各种目录索引工具做到查找方便及时准确。8、积极开展档案的利用工作，严格借阅手续，做好文书档案的统计工作。9、负责各类发文的编号、登记、印发，做到准确、无误。10、及时做好各种来文的登记，按规定程序分别送经营层领导、中层干部传阅，做到当日收文，当日传阅，及时收回。11、认真做好上级文件的收发、传阅、催办工作，做到及时准确无误。12、按月做好各类文件、资料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破损、不重复、不零乱，文件资料完整，查找方便。公司接待管理制度一、总则（一）为使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。（二）本制度适用于公司日常接待工作。（三）总经理工作部负责制度解释。二、接待事务分类Ａ类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。Ｂ类：业务接待。指营销客户的接待。C类：普通接待。指一般来客的接待。三、接待场所管理（一）公司接待场所设在三楼、四楼会议室、各部门的指定接待办公室。（二）其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所，待客必须在指定处进行。四、接待职责分工（一）接待工作是塑造企业良好形象、提升企业整体素质的首先窗口，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范执行。（二）接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。（三）总经理工作部主任对接待工作负有全面责任。五、接待方式（一）贵宾接待：迎接来客于指定地点入座，公司领导陪客接待，以热茶、名烟招待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于酒店就餐。（二）业务接待：相关部门主办人员迎接客户于指定地点入座，以烟、茶方式招待。如须安排外出就餐，由公司领导指派人员陪同。（三）普通接待：业务部门接待并服务，以普通香烟、白开水方式招待，由部门指定人员陪同就餐。六、接待规则（一）接待一般程序门卫值班询问来由后通报总经理工作部并指导路线。接待经办人员请来客到专门接待室。接待洽谈，总经理工作部安排食宿。相关人员礼貌送客。（二）接待礼仪要点1.接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。2.接待人员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。3.接待过程中遇有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。（三）接待用品准备1.通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。2.特殊备品：夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。（四）环境标准1.物品摆放整齐，且表面无灰尘；2.地面干净无脏物，空气流通清新；3.室温适度，灯光合适，电视调好；4.备品齐全。（五）参观规定1.决定参观须请示公司领导批准。2.参观介绍以相关业务部门为主，接待部门配合。3.非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。4.参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办在后。5.参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。公用小车驾驶员管理规定一、驾驶员须自觉遵守公司规章制度和交通法规，服从工作安排，保持通讯工具畅通。出车时，热情礼貌工作，谨慎驾驶，安全行车。二、外出行车自觉遵守劳动纪律，不得夹带办私事，并自觉抵制乘车办事人员夹带办私事。凡外出行车夹带办私事或未抵制乘车人员夹带办私事，发现或被举报核实，按劳动纪律考核规定处理。三、外出行车出现违章，所受行政罚款，驾驶员自行承担。四、不服从工作安排、私自驾车外出、未遵守门卫管理规定均按劳动纪律考核规定处理。五、出车任务完成（包括长途出车）须按时返回，车辆停放厂区并入库。未按规定执行，按劳动纪律考核规定执行。六、油料申领按计划每周领油票一次，由主任签字核发；每季度由车管人员检查考核一次，所领油料应与行车里程相符，不相符按有关规定考核处理。（长途出车的油料和行车里程由车管人员核减。）七、车辆出现故障，应及时报告，按主任安排实行定点维修。日常维修须事前申报检修项目，经主任同意，车管人员签证后，方可凭开据的维修单修车。修理过程中需增加的修理项目，须报告主任同意。未按规定办理手续，修车费用不予报销。八、驾驶员每日须保持车辆洁净，市内不准在外洗车，不报销洗车费用。汽车美容须经主任同意批准。九、公休值班及节假日值班刷卡考勤，工作服从值班经理调配。十、市内出车加班和公休值班实行调休制度，车管人员按加班情况发放调休票，驾驶员妥善保管，如需调休经主任同意批准，车辆交总经理工作部管理。十一、市内出车的停车费等，由车管人员核对，经主任审核签字后按程序报销。出长途发生的路桥费、油料费、停车费、车辆维修费，由车管人员核对和乘车人员证明签字，经主任审核签字后按程序报销。十二、本规定解释权在总经理工作部，自即日起开始执行。公用小车使用规定一、使用范围总经理工作用车、监事会主席、财务总监工作用车、部门人员办理业务用车、经总经理批准的经营层其他成员和部门长途出差用车。其他经理层成员市内工作用车，原则上不安排公车。二、派车规定经营层用车，正常的工作时间由总经理工作部开具派车单，或告知总经理工作部；部门业务用车，经分管经理批准，由总经理工作部开具派车单。派车单须注明事由、办理业务地点、乘车人员姓名。部门需紧急办理的业务，如无车辆安排，经总经理工作部批准，可乘用社会交通工具，费用经总经理工作部主任签字后按程序报销。长途出车须经总经理批准。档案管理办法第一章总则第一条为加强公司档案业务建设，进一步提高档案管理水平，更好地为公司的生产建设和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》等的要求和公司档案工作实际情况，制定本管理办法。第二条本办法适用于襄樊安能热电有限公司档案管理。第三条本办法规定了襄樊安能热电有限公司文件材料收集归档及档案保管、鉴定销毁、统计、借阅、档案管理现代化的管理内容。第二章文件材料收集、归档第四条行政部档案室负责对全公司科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、科技图书、资料进行集中统一管理，并对归档工作进行监督、检查和指导。第五条凡各部门在各项业务工作中形成具有保存价值的文件材料都必须定期向档案部门移交归档，任何部门和个人不得据为己有。第六条对归档文件材料的基本要求（一）归档的材料必须准确地反映我公司基建、生产、科研、经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；（二）归档的文件材料应为原件。传真件不得作为原件归档，若无法取得原件，应由接收部门复印后，签字并加盖单位公章，可作为原件；（三）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，正件与附件，印件与底稿，请示与批复，转发文与被转发文要放在一起，不得分开，文电应合一；（四）归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张及文件格式符合规范要求。书写材料要适于长期保存，使用蓝黑、炭素笔进行亲笔签字并盖章，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水；（五）重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存；（六）归档文件中所盖单位的印章应完整无缺；（七）归档的声像材料必须是原件，图像清晰、声音清楚。底片与照片应相符，不能磨损，并附有文字说明，文字应简练，一般包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者；第七条归档工作要求（一）案卷及卷内文件不得重份，同一案卷内不同保管期限的文件该案卷的保管期限从长。（二）归档文件材料不得涂改和涂抹，不得有用小刀刮改的现象。（三）归档电子文件应采用不可擦除型光盘，文件采用PDF格式。（四）归档文件纸质采用A4型纸，大于A4幅面的应折叠为A4规格，小于A4幅面的要托裱在A4规格的白纸上；若归档文件破损、局部残缺，需进行修裱后进行归档。（五）凡因公出国或在国内参观学习，考察和参加各种会议获得的各种文件材料均应及时归档，（六）公司文书档案应在次年三月三十日前，将上年度应归档的文件材料收集齐全、整理完好归档。（七）工程竣工项目资料在单位工程结束45日内，必须将二套（一正一副）竣工资料向档案室移交，并办理竣工资料移交相关手续。零星工程的竣工资料在工程竣工后30日内移交档案室。（八）设备开箱技术文件在设备开箱验收后，由物资采购部负责收集、整理并编制资料移交清单，于7日内按清单移交档案室；急需安装的设备开箱技术文件需当日移交。技术改造及大小修期间产生的技术文件，在项目完成后，由项目专工负责编制资料移交清单，于30日内整理移交档案室归档。（九）当年形成的会计档案由财务部门编制会计档案清册后，交档案室统一管理。（十）公司各种重要活动形成的声像档案，由总经理工作部编制移交资料清单，于次年三月份交档案室归档。（十一）在各项业务活动中形成的实物档案，应由业务部门在一周内移交档案室。（十二）所有归档的文件、材料纸质文件与电子文件一并归档。（十三）归档的文件材料如不符合上述要求，档案室有权拒收，并要求有关人员重新进行整理和补充。第三章档案保管第八条凡需归档的秘密文件，必须存放在安全地方，按密级划分层次妥善保管，并经常检查保密情况。第九条对经常使用的秘密文件用后应随时入柜加锁，个人不得保存秘密文件。第十条定期进行库存档案的清理工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案要及时修复，出入库房的档案必须仔细清点和登记。第十一条已经归档的文件材料不得修改。第十二条存放档案有条不紊，排架科学合理。第十三条档案库房的技术管理，应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，应有专人负责。库房温湿度控制在规定范围之内，保管安全。第十四条档案库房管理应做到“八防”，即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防水。第十五条档案库房内保持清洁、整齐，严禁存放与档案无关的物品。第四章档案鉴定与销毁第十六条各种档案、文件、材料的鉴定、销毁，由“档案鉴定销毁委员会”负责定期进行鉴定销毁。（一）由各鉴定小组把确无保存价值的文件、材料逐份清理核对、登记。（二）应销毁的文件登记后，送到“档案鉴定销毁委员会”审核，主管公司领导审批后方可销毁。第十七条根据国家档案局及有关部门的规定，档案保管期限分永久、长期（16—50年）和短期（15年以下）三种。确定保管期限的基本原则是：（一）有长远利用价值的档案应永久保存。（二）在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。（三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第十八条保管期限的日常鉴定工作由总经理工作部档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。第十九条库存档案的定期鉴定由委员会进行，鉴定间隔时间应每年一次。第二十条对已到保管期限的档案进行直接鉴定，写出鉴定报告，并在备考表中注明鉴定意见，由档案鉴定销毁委员会负责人签名，并注明鉴定日期。第二十一条销毁文件必须有两人以上（一人登记，一人复核）共同负责监销。任何个人不得私自销毁文件。第二十二条待销文件、材料，绝对不允许当废纸出售给废品收购部门，亦不得作包装、裱糊纸用。第二十三条绝密文件由机要人员负责销毁。第二十四条应销毁的档案，必须编制销毁清册，作为日后查考档案销毁的凭证。第二十五条档案销毁清册一般应编制一式两份，一份留存档案室，一份备案。第五章档案统计第二十六条档案统计数据应保证真实准确，以求统计工作的高效率和高可靠性。第二十七条对档案的接收、分发、保管、利用、销毁等情况要及时进行登记和统计。第二十六条建立各分类档案明细帐（案卷目录、分类目录、全引目录等）。第二十九条建立档案利用效果登记簿，及时填写，每年末统计一次。第三十条统计电子档案访问明细清册。第六章档案的借阅第三十一条凡需借阅档案者，必须办理借阅登记手续，借阅者对所借档案要妥善保管，爱护档案，不准污损、涂改、转借。第三十二条借阅档案严禁拍照、抽页、剪裁，要按时退还，不得留为私用。