文书档案管理办法

1西北矿冶研究院BNMC/Q-XB-XX-002文书档案管理办法第1页共12页第2次修改1.目的为加强我院文书档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为我院的科研、经营管理服务，结合我院实际，制定本管理办法。2.适用范围本制度适用于我院各研究所、中心和职能部门及白银有色建筑设计院、地质矿产研究所。3.术语、定义本制度所指文书档案是反映我院主要职能活动，在从事各类管理活动中，形成的具有查考利用价值的文件材料，以及能反映本院真实历史面貌的文字、图表、声像及其他方式、载体的文件材料。4.职责4.1我院文书档案由院信息情报中心统一管理，信息情报中心下设文书档案室。4.2文书档案室4.2.1收集、整理、保管、鉴定和统计本院文书档案。办理档案借阅,开展档案利用工作，不断提高归档质量和服务水平。4.2.2督促、检查和业务指导院各单位（部门）文书档案管理工作。4.2.3学习和推广利用档案工作中的先进经验，不断改进、提高档案管理水平。4.3各部、所（院）、中心领导要把文书档案管理工作纳入领导工作2议事日程，设置兼职档案管理人员，负责归档和本单位档案管理工作。5.文书材料应归档范围、要求及时限5.1文书档案应归档范围5.1.1应归档的上级文件5.1.1.1国家部委、省、市党政机关针对本院的业务文件和本院需要贯彻执行的文件。5.1.1.2上级主管部门党政机关发来需要贯彻执行的文件。5.1.1.3上级行业主管部门发来需要贯彻执行的文件。5.1.2应归档的本院文件材料5.1.2.1本院以党委或行政名义发布的批示、决定、规定、通知、通报、意见、计划、总结、报告、请示与批复等形成的文件（含电子版）。5.1.2.2本院召开的党委会、院长办公会、院务会、职代会以及各种专业性会议形成的文件材料（含电子版），包括工作报告、会议总结、记录、纪要、决议、决定、经验材料等形成的文件材料。5.1.2.3本院形成的管理工作条例、规章制度等（含电子版）。5.1.2.4重要的群众来信及领导批示处理情况等材料。5.1.3其他同级单位发来需要办理，有考查利用价值的文件。5.1.4反映院各种活动的图片、照片、报纸及电子文件，以及其他对我院有查考价值的资料，如文件汇编、书籍、杂志等。5.2事务性、临时性的没有查考利用价值的文件材料不归档。5.3文书材料的收集要求与归档时限5.3.1院党政综合管理部负责有关院文件材料的收集、整理与归档的初始工作，院各部、所（院）、中心通过业务渠道收到的外来非技术类文件材料应及时送交到党政综合管理部，由党政综合管理部办理文件的签3收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。承办单位和个人应将已办理完毕的文件材料及时归还党政综合管理部，党政综合管理部应在次年第二季度内将收集齐全的上年度文件（含电子版）完整无缺地一同移交信息情报中心档案室归档。院党委会、院长办公会、院务会等形成的会议记录，党政综合管理部可择期归档。5.3.2其他应归档材料，党政管理部可在本年度内适时归档。5.4院党政综合管理部在向信息情报中心移交文件归档时，应填写文书档案归档明细表一式两份，经信息情报中心档案管理人员检查验收合格，办理签收手续后，一份由归档部门带回留存，一份随档案移交。5.5文书档案管理人员应在每年三季度末完成上年度档案归档整理工作。6.归档文件的质量标准及要求6.1归档文件的整理单位6.1.1归档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件；6.1.2文件的正本与定稿合为一件；6.1.3正文与附件合为一件；6.1.4原件与复印件合为一件；6.1.5转发文与被转发文合为一件；6.1.6同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各合为一件，跨年度的各为一件；6.1.7文件处理单与相关文件合为一件；6.1.8报表、名册、图表、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。6.2归档文件的分类与保管期限6.2.1归档文件按“保管期限-年度-问题”分类法实行。46.2.2归档文件保管期限规定为永久、30年（长期）和10年（短期）三种。6.2.2.1凡是反映我院主要职能活动和基本历史面貌的，需要长远利用的档案，列为永久保管。6.2.2.2凡是在相当长时间内我院需要查考的档案，列为30年（长期）保管。6.2.2.3凡是在较短时间内我院需要查考的各种文件材料，列为10年（短期）保管。6.3归档文件的装订6.3.1凡归档文件统一按“件”进行装订，十年一断号。6.3.2装订文件时尽量把四边都取齐，至少把左边与下边分别对齐。要拆除文件上的订书针、大头针、回形针等金属物。6.3.3列为短期保存的文件及本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、报表、名册等，可以保持原貌，不再拆开重新装订。6.3.4列为永久和30年（长期）保存的文件，采用不锈钢夹或线绳“三孔法”装订；文件太薄的，可使用少量胶水按“三孔法”装订的位置逐页粘贴；文件过厚的，可采用线绳“三孔法”装订。6.4归档文件的排列编号及目录6.4.1归档文件在分类方案的最低一级类目内进行排列。6.4.2所有文件按要求装订、分类、排列完毕后即应进行编号、以固定分类、排列次序。6.4.3加盖并填写归档章：在每份文件首页上端靠右的空白处加盖归档章并填写各项目。6.4.4归档文件目录按排列编号顺序逐件编制，遇到不同问题类别或年度时，均新起一页再连续编写。56.4.5文件目录内容应填写完整齐全，纸质目录按保存期限类别装订成册，电子目录留存备查。档案盒内文件排列有序，不同保管期限的文件不得混合装盒。6.4.6建立档案目录数据库，逐步实现档案文件内容检索。7.档案保管7.1文书档案管理人员应根据档案保管的基本要求，齐全、完整、系统地保管全院的文书档案。7.2同一保管期限的档案盒应按照年度顺序立式排列，做到盒号与存放顺序一致。7.3档案柜应统一编号，科学排列，便于档案的搬运和取放。7.4档案管理员应经常检查档案库房，采取必要的技术措施，确保库房温度、湿度应符合国家对纸质文件和电子文档保管的国家标准要求。7.5电子文档采用温彻斯特磁盘（或闪存电子盘）和光盘保存，互为备份。对电子文档应每年进行随机抽样读取，发现读取问题须立即进行修复处理。7.6档案室内严禁放置植物、食物及易燃、易爆物品，切实做好库房的“防火”、“防盗”、“防尘”、“防潮”、“防光”、“防鼠”、“防虫”、“防有害气体污染”工作。7.7档案保管人员如因保管不善造成档案的损坏，应以《档案法》有关条款承担责任。8.档案的保密8.1档案管理人员必须认真贯彻执行上级有关档案保密工作的制度和规定，严守机密，不得随意将档案带出室外，不得向无关人员谈论和介绍档案情况，应养成守口如瓶的良好习惯。8.2密级程度较高的文书档案应有专人专柜保管、专人负责提供利用。68.3档案管理人员平时记载和档案有关的材料，不得随意乱扔，不需要保存的要及时销毁。8.4档案管理人员不得在档案室内接待非查阅档案的无关人员。9.档案借阅9.1院各单位（部门）可直接到信息情报中心档案室借阅文书档案，但属于院党委会、院长办公会、院务会记录或其它涉密档案，需经院党政综合管理部和信息情报中心负责人审批后，只准在档案室阅读有关部分。9.2借阅者要认真逐项填写《文书档案借阅登记表》。9.3文书档案原则上只准在档案室查阅。如需要摘抄或复印材料时，应征得档案管理人员的同意方可。9.4确因工作需要借用档案者，必须由所在部门负责人签字同意，经信息情报中心负责人批准后，管理人员方能办理借阅手续。借用期限不得超过五天，如延期需重办手续。9.5借阅档案时，必须严格遵守院《保密制度》和《借阅管理制度》，注意爱护档案，严禁涂改、拆撤、调换、污损、转借和私自复制，归还时双方必须当面点清。10.鉴定与销毁10.1档案管理人员对所管的已经到保管期限的文书档案，本着全面的、历史的、发展的观点进行鉴定，提出销毁意见。10.2鉴定档案必须在院主管领导主持下，由党政综合管理部、信息情报中心负责人及有关业务人员组成鉴定小组共同进行鉴定。对确无保存价值的档案进行登记造册，经院主管领导审批签字后方可销毁。10.3销毁档案时，应编制文书档案销毁清单，要有两人以上负责监销，点清数量，防止档案移失和泄密。监销人要在销毁清单上鉴字存档。10.4档案室要将销毁清单装订成册，视为永久材料妥善保管。11.责任711.1文书档案归档工作作为我院一项基础管理考核指标，信息情报中心应将上年度档案归档情况纳入次年度考评和考核内容。11.2对不按规定归档或造成文件材料损失的，将予以追究责任。11.3对遗失、污损、损坏和擅自更改档案者，视情节轻重给予罚款处理或纪律处分。对泄漏涉密档案机密者，按照情节轻重给予纪律处分或依法追究责任。12.附则12.1本制度自发布之日起执行。12.2本办法由信息情报中心负责解释。13.相关/支持性文件13.1《中华人民共和国档案法》13.2《归档文件整理规则》13.3《甘肃省档案条例》13.4《甘肃省归档文件整理规则实施细则》附件：1.西北矿冶研究院文书档案归档明细表2.档案文件目录3.西北矿冶研究院文书档案借阅登记表4.西北矿冶研究院文书档案借阅审批表5.西北矿冶研究院销毁文件清单8附件1西北矿冶研究院文书档案归档明细表Q/KY-JL-42301-2009NO：序号文件/资料编号题名份数归档日期归档人签字接收人签字备注编制：9附件2归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注10附件3西北矿冶研究院文书档案借阅登记表Q/KY-JL-42305-2009NO：序号借阅日期件号题名借阅部门借阅人签字归还日期备注编制：11附件4西北矿冶研究院文书档案借阅审批表Q/KY-JL-42306-2009NO：借阅人所在单位借阅人借阅档案题目借阅人所在单位负责人意见年月日档案管理部门负责人意见年月日主管院领导意见年月日院长意见年月日备注12附件5销毁文件清单Q/KY-JL-42306-2009NO:序号题名文号件号（卷号）卷内文件原期限已保管年限备注件数页数编制人：档案部门负责人：监销人：审核人：编制日期：