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归档文件整理办法青岛市档案局监督指导一处2013.5培训提纲1.基本概念解释；2.文书档案归档范围；3.文书档案价值鉴定；4.建立相关制度；5.文书档案整理细则阐释。一、基本概念解释1.归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。二、文书档案归档范围执行文件：国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；2006年12月18日起执行。二、文书档案归档范围一、机关文件材料归档范围（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、文书档案归档范围二、机关文件材料不归档范围（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；二、文书档案归档范围（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、文书档案归档范围三、注意问题：1.机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。2.机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。3.机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。4.机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。二、文书档案归档范围5.各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。6.有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。二、文书档案归档范围7.在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。8.本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。9.本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。三、文书档案价值鉴定机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。各机关文书档案收集、整理执行新《规定》后，现用“归档章”不再更换，保管期限30年的对应为长期，10年的对应为短期，档案编号方法为：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度永久、30年、10年保管期限的归档文件分别从“1”编制流水件号，第二年重新从“1”另编。三、文书档案价值鉴定一、机关永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；三、文书档案价值鉴定（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。三、文书档案价值鉴定二、机关定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；三、文书档案价值鉴定（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。四、建立相关制度1.《文件材料整理及归档办法》⑴明确整理工作的环节，分工明确，责任到人；⑵明确全宗及分类方案；⑶确定整理方法；⑷对机关工作中产生的应归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、基建等以及本机关只能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求；⑸限定归档的时间和质量要求。四、建立相关制度2.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》3.《不归档文件管理处置办法》⑴已确定失去报关价值的文件材料，档案部门应组织有关部门和人员将其逐件登记造册，在报主管领导批准后，派专人监销。任何组织和个人不得将其随意处理。⑵业务部门或个人作为资料留存的文件要确保其安全使用，个人一般不得留存有秘密等级的文件。五、文书档案整理细则阐释一、归档文件的整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。1.“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”：既考虑了保持文件之间的有机联系，将文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文作为一件；又本着减轻工作量简化整理程序的目的，区分不同性质的机关，将分类方案规定为年度-保管期限和年度-保管期限-机构两种分类法，在分类方案最低一级类目内按文件形成时间排列，同时又规定会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。五、文书档案整理细则阐释2.“区别不同价值”：划分保管期限，在管理上和整理上有所侧重。3.“便于保管和利用”：计算机检索、电子文件收集日趋完善。五、文书档案整理细则阐释二、归档文件的质量要求㈠归档文件应齐全完整1.“红头”文件。2.“非红头”文件材料（如各种会议记录、统计报表、调研报告、介绍信及存根等）。3.业务上级发来的文件材料。五、文书档案整理细则阐释㈡归档文件应易于长久保存1.对破损文件进行修整。2.对字迹模糊或易退变的文件进行复制。3.对过大的文件进行折叠。4.去除易锈蚀的金属物。五、文书档案整理细则阐释三、归档文件的整理方法（一）整理单位《细则》最根本的特点，就是归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，特殊情况如下：1.文件正本与不同稿本可为一件；2.正文与附件可为一件；3.正文与文件处理单应为一件；4.原件与复制件可为一件；5.转发文与被转发文可为一件；五、文书档案整理细则阐释6.报表、名册、图册等，一册（本）应为一件；7.来文与复文应为一件；8.一次会议的会议材料应为一件；9.一年形成的介绍信应为一件；10.一年形成的介绍信存根应为一件；11.一年形成的剪报材料应为一件；12.一年形成的简报（信息）可为一件；13.人民来信、公开电话及与其对应的办理结果应为一件；14.人大代表建议、政协委员提案与其对应的办理结果应为一件；15.督查件及其对应的办理情况应为一件；16.非诉讼性案件材料，一个案件或一个人的材料可为一件。五、文书档案整理细则阐释㈡装订1.装订的要求⑴归档文件应按“件”装订。⑵正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。⑶装订前应将“件”内的各页左、下侧对齐。五、文书档案整理细则阐释2.装订的方法目前常见的装订方式：⑴线绳装订法⑵粘接式⑶穿孔式⑷铆接式⑸封套式五、文书档案整理细则阐释目前我市主要采用的装订方式：⑴永久、长期保存的归档文件采用细棉线绳左侧三孔一线或不锈钢订书钉左侧间隔10-15CM方式装订；⑵短期保存的归档文件可保持原装订形态；⑶书籍、刊物等保持原装订形态。五、文书档案整理细则阐释㈢分类（年度、机构、保管期限）⑴年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法需要注意的事项：①文件的形成时间：签发日期（即落款日期）②跨年度形成的文件：办结年度（特殊情况，大型活动如申办奥运会，按其形成年度归档）③多份文件作为一件时，“件”的日期判定：一般以装订时排在前面的文件的日期为准。正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。④文件没有标注日期：考证后确定五、文书档案整理细则阐释⑵机构分类法：根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。⑶保管期限分类法：根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。五、文书档案整理细则阐释常用的复合式分类法有：⑴年度—保管期限—机构分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，再在每种保管期限下按组织机构分类。1995年：永久：办公室、业务一处、业务二处长期：办公室、业务一处、业务二处短期：办公室、业务一处、业务二处1996年：…五、文书档案整理细则阐释⑵年度—保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，再在年度下按保管期限分类。年度—保管期限分类法举例如下：1995年：永久、长期、短期1996年：永久、长期、短期1997年：…五、文书档案整理细则阐释3.选择分类方法应该注意的问题⑴市直机关：一般情况为年度-保管期限分类法；较大机关年度-保管期限-机构分类法；⑵各区市：建议采用市直机关通用的分类法；⑶保持一致性，不能随意更改或交叉。五、文书档案整理细则阐释㈣排列1.排列原则从既简化整理又便于利用的角度出发，在兼顾事由原则的基础上，强调“时间”原则，即按归档文件形成时间排列。五、文书档案整理细则阐释2.排列方法⑴按年度—保管期限分类，在“保管期限”这一最低类目内，归档文件完全按形成时间排列即可。五、文书档案整理细则阐释⑵按年度—保管期限—机构分类，在“机构”这一最低类目内，归档文件按形成时间排列，机构之间按习惯性顺序排列即可，一般的顺序是党群机构（党、工、团、妇）在前，行政机构在后（综合机构在前，业务机构在后）。⑶统计报表等成套性文件可集中排列。五、文书档案整理细则阐释㈤编号1.编号项目全宗号、类别号、年度、期限、件号。2.归档章编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。五、文书档案整理细则阐释3.归档章设置归档章的项目设置与编号项目相同，目前使用的归档章有新旧两种格式，增加类别号项目。（1）全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，没给定的暂空；五、文书档案整理细则阐释（2）类别号：指文书档案的代号。类别号一般由档案门类前两个字的拼音首字母和同一门类的3位顺序号构成，WS代表文书档案。在归档系统中文书档案的类别号已经给定，易初暂用“文书档案”表示；机读目录著录时，顺序号不足3位的应补零，如WS001等，在纸质档案上标注时，顺序号不需补零，如WS1等。如没有临时性的重要工作不需要增加文书档案类