山丹县不动产登记档案管理办法

山丹县不动产登记档案管理办法为确保全县不动产登记工作的顺利推进，规范我县不动产登记档案管理工作，实现档案管理工作的规范化、标准化、现代化，有效保护和利用不动产登记档案，根据《中华人民共和国档案法》、《不动产登记暂行条例》等法律、规章、规定，结合我县实际情况制定本办法。一、不动产登记档案内容和移交资料清单不动产登记档案，含纸质档案和电子档案两种形式。包括在登记工作中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的纸质档案和电子档案以及权属来源资料、登记申请材料、登记机构的内部审核文件以及具有保存价值的其他材料（如：实地查看记录、登记现场询问笔录及照片或声像、各种税费的缴纳凭证、契约、司法协助文书、不动产登记簿、不动产测绘资料、不予登记决定、查询申请表等）。根据不动产登记工作要求及我县实际现状，为保障全县不动产登记工作的正常运行，各相关部门应向登记部门移交如下资料：1.房产数据房管部门按照不动产统一登记工作的要求和标准，提供所有房产信息，进行房产数据的分析、检查，录入不动产登记信息平台数据库中，为统一登记发证奠定数据基础。需提供：辖区范围内所有的房产测绘报告、房屋楼盘表数据、房屋分层分户图数据、登记台账数据、登记档案数据等。2.其他不动产数据已办理的草原、林业不动产登记数据按照不动产统一登记标准转入不动产登记数据库中，并关联图形与属性信息，实现图形、属性与登记业务的关联。林业管理部门需提供：林地调查信息、林地图形数据、林业登记数据、林业登记档案数据等；草原管理部门需提供：草原调查信息、草原图形信息、草原确权数据、草原登记发证数据、草原登记档案数据等；农业管理部门因土地承包经营权确权工作正在进行中，根据国土资源部和甘肃省国土资源厅要求，农业登记数据拥有5年缓冲期，所以目前暂时不提供。二、建立档案共享机制。县国土资源局、房地产管理局、林业局、畜牧兽医局、县农委（五年过度期完后照此制度执行）等各不动产登记相关部门建立不动产登记档案共享机制。2016年9月15日之前各相关部门形成的纸质不动产登记档案，由原单位保存、管理和利用，县不动产登记中心与各部门建立档案查询互用制度。各部门不动产登记档案须集中归档管理，任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。每件（宗）不动产登记工作完成后，登记人员应当及时将整好的权属资料、文件等经登记负责人审查后，送交档案室立卷归档。档案管理人员对移交的资料进行审查，确保移交资料符合要求后签字接收。三、建立电子档案库，方便档案的查询工作。由纸质档案扫描录入而成的电子档案，应建立电子档案与不动产登记数据的关联。按照不动产统一登记的工作要求和标准，为确保不动产登记工作的顺利推进，各相关部门原不动产登记纸质档案须2016年11月20日之前全部完成电子扫描，通过数据接口与不动产相关部门共享，逐步进行档案资料融合形成不动产登记电子档案库。不动产登记簿以电子介质存放为准，存储于不动产登记数据库中，应实时做好电子备份，确保不动产登记电子文件与实体档案的安全。在各部门扫描电子档案未全部移交不动产登记中心前，不动产登记中心因登记不动产需要查询的各类不动产登记档案，各相关部门出具的档案查询结果，必须由原单位查询人员签字，分管领导审核签字加盖公章后提交不动产登记中心。四、不动产登记档案管理和维护不动产登记中心登记工作开展后，形成的不动产登记纸质档案、测绘资料，须存放在不动产登记中心。不动产登记中心负责保存、管理、查询和电子档案的共享。档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，具备专业知识。各部门应当保持档案工作人员的相对稳定，若需变动，应由各相关部门分管领导主持办理书面交接手续。加强对档案管理人员的教育和培训，建立健全不动产登记的档案工作责任制度，制定不动产档案管理人员职责、信息保密制度。各不动产登记相关部门应当严格执行国家档案管理的保密规定，防止档案散失和泄密。利用涉密不动产登记档案，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。不遵守保密规定造成损失、泄密并给单位造成损失的，应按有关规定给予责任人党纪、政纪处分，情节严重的应追究刑事责任。规范档案查询，各部门因工作需要借阅不动产登记档案的，借阅人须持本单位分管领导审批的借阅单，经存档单位分管领导批准，借阅人和经办人在档案查询记录上均签字后，方可借阅，否则不予借出。查询原始登记凭证，应由不动产登记档案管理人员进行查询，查询人不能进入档案室。查阅档案，一般不出档案室。未经许可不得摘录、复制，因工作需要确需摘录或复制，须按有关规定办理，并审核加盖不动产登记单位公章。登记机构正在受理、办理、整理、维护、修缮登记资料过程中暂不提供原始凭证的查询服务。任何查阅人须对查阅的信息做好保密的工作，严禁私自泄露，对于泄露个人隐私、国家机密等信息等将追究法律责任。本办法自2016年10月25日起执行。