总务管理手册

XX电子有限公司总务管理手册文件类别：文件编号：撰写单位：版本：第版生效日期：机密等级：机密一般合计页数：共页核准审核制定目录前言…………………………………………………………11目的………………………………………………………22适用范围…………………………………………………23名词解释…………………………………………………24作业大纲…………………………………………………25作业内容…………………………………………………3－65.1日常总务工作…………………………………………35.2员工着装管理规定……………………………………35.3公司电话管理规定……………………………………45.4办公室卫生环境及安全管理规定……………………55.5员工劳保用品管理规定………………………………65.6办公用品管理规定……………………………………75.7固定资产管理规定……………………………………105.8值班管理规定…………………………………………11附表………………………………………………………12-19第1页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-1-页次-1-前言本手册是为统一总部与分公司/办事处的经营管理制度，使工作标准化、规范化、简单化所编写。并依据ISO9000内容结构编写，便于使用者查询、执行。本手册主要介绍了广州索弗电子有限公司/分公司/办事处总务方面的工作内容。为使使用者对此工作具有更直接的了解，特提供本手册，以供实际应用。为完善公司内部管理制度，提高工作效率，在工作中，公司每一位员工都应该遵守“广州索弗电子有限公司”所规定的总务管理制度。此手册为广州索弗电子有限公司无形资产的一种，受知识产权法保护，所有使用人员有责任和义务小心保管这份重要文件。面对市场的激烈竞争，公司将不断优化企业策略，提高管理效率，并不断改善运作系统。此手册也将根据需要不断优化。XX电子有限公司总务手册第2页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-2-页次-2-1、目的:为使公司的总务管理工作完善化、标准化、简单化，并增强总务工作的有效性，提高员工的工作效率，提升顾客满意度，特制订本手册。2、适用范围:本手册适用于广州索弗电子有限公司/分公司/办事处。3、名词解释：(无)4、作业大纲:总务工作内容固定资产管理日常行政工作车辆管理办公用品管理员工办公区工作规范值班管理XX电子有限公司总务手册第3页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-3-页次-3-5、作业内容：5.1日常总务工作5.1.1日常总务工作职责负责公司的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。5.1.2日常总务工作内容5.1.2.1前台接待人员每日必须查看公司信箱，处理信件的收发。5.1.2.2前台接待人员对于来访客人要礼貌接待，请其在前厅等候，与预约人联系后，方可进入公司办公区。5.1.2.3行政人员每日查看用电情况，及时交纳电费，防止因交费不及时而断电，影响正常的工作。5.1.2.4行政人员每月要及时交纳电话费，并核对电话使用单。5.1.2.5行政人员要随时监督办公区秩序及卫生，发现不良情况，要及时给予纠正。5.1.2.6对于每日突发事件，要及时处理，不得拖延。5.1.2.7妥善解决员工午餐及各种福利问题。不断提升员工满意度。5.2员工着装管理规定5.2.1目的为了树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司规定员工应按公司要求着装。5.2.2管理办法5.2.2.1男士仪表规范头发：梳洗干净，没有头屑，鬓角不过耳，发尖不过衣领眼睛：检查有没有眼屎、黑眼圈、无红血丝指甲：不能太长，勤剪勤修留长指甲，手心干爽清洁胡须：必须刮干净，不留鬓须，勤剪勤修XX电子有限公司总务手册第4页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-4-页次-4-口腔：口腔清新，牙齿清洁工牌：明亮干净、位置统一身体：要求无异味服装：以西服为主，深色，最好为深蓝色。5.2.2.2女士仪表规范头发：梳洗干净，不留怪发，无头皮屑。指甲：不能太长，勤剪勤修，不涂艳丽色彩的指甲油，不佩带夸张饰物化妆：清淡、精神、大方一，定要化妆，但以淡妆为好，不可浓妆艳抹。口腔：口腔清新，牙齿清洁眼睛：不要有渗出的眼线，无眼袋和黑眼圈。身体：不可有异味，选择高品位的香水。服装：西装套裙或套装，色泽以中性为好，款式要合身大方5.2.2.3负激励管理员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；一个月连续违反三次以上的，双倍扣罚。各部门负责人应认真配合、督促下属员工遵守本规定。一月累计员工违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20%的，该负责人亦应罚款100元。5.3电话管理规定5.3.1总机及分机管理5.3.1.1本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用.不提倡员工在公司内打私人电话。5.3.1.2员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少不必要的通话时间。5.3.1.3总机话务员不可以随意离开前台，如有事离开，要有总务其他人员代替。5.3.1.4接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，总机人员应主动记录留言，事后转告当事人。XX电子有限公司总务手册第5页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-5-页次-5-5.3.1.5前台话务员接听外线电话的标准用语为：“索弗公司，您好”，当对方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再拨!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。5.3.2长途电话管理5.3.2.1不允许员工在公司挂私人长途电话。公司每月话费清单中查出与工作无关之电话号码，将对相应责任人处以话费十倍的罚款。5.3.2.2因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等。5.3.2.3员工以公事为由骗挂国内长途电话的，每次罚款50元；私挂香港或澳门的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。5.3.3话费报销规定公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人，经申请可报销手机话费。其他员工公司不予考虑电话问题。5.4办公室卫生环境及安全管理制度5.4.1管理目的：为了维护员工健康及工作场所环境卫生，并确保员工的人身安全，特订定本准则。5.4.2卫生管理办法5.4.2.1本公司卫生事宜，除行政服务部负责外，全体人员，须一体执行。5.4.2.2凡新进入人员必须了解卫生的重要与应用的知识。5.4.2.3办公室内，均须保持整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。5.4.2.4工作现场、办公桌上不堆放私人物品，办公桌清洁；爱护清洁卫生，不随地乱抛杂物。5.4.2.5办公室内，严禁随便吃零食、吸烟及随地吐痰。吸烟者必需到指定的XX电子有限公司总务手册第6页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-6-页次-6-吸烟区内。5.4.2.6洗手间、厕所、更衣室及其他卫生设施，必须特别保持清洁，并注意使用状况是否良好，如有异常应及时告知行政服务部，进行维修。5.4.2.7办公室内的花卉，员工应小心爱护，不可以随便浇水，更不能把脏水倒入花盆。5.4.2.8下班时应检查自己办公区的电源及水源是否关闭，确认后方可离开。5.4.2.9最后离开公司的员工要检查全公司的水电源是否关闭，确认后方可离开，并锁好公司大门。5.4.3安全管理办法5.4.3.1为了员工及办公场所物品的安全，特制定本管理规定。5.4.3.2公司钥匙由总务统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。5.4.3.3如因公需使用钥匙，需填写钥匙借用单，并得到总监以上级批准，方可使用，用毕后应立即归还。5.4.3.4部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。5.4.3.5钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。离职时应将钥匙缴交总务负责人。钥匙遗失时，应立即向管理单位报备。非经管理单位同意不得复制。不能任意借予外人使用。5.4.3.6办公场所的桌、抽屉等钥匙应由总务、部门由部门负责人统一保管一套，并依类保管，以备急需。5.5公司劳保用品管理5.5.1目的为了公司的统一化管理，为了员工的工作方便，公司为每位员工发放相应的制服。XX电子有限公司总务手册第7页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-7-页次-7-5.5.2制服发放管理办法5.5.2.1公司制服的发放，必须是本公司的正式调入职工和已正式办理了入职手续的合同制职工。5.5.2.2公司的干部、职工按其所从事的工种发放相应的工作服装。5.5.2.3公司制服、工作服和其它劳保用品由公司总务统一购买和发放。5.5.2.4对于公司制服和工作服装，任何部门和个人不得随意更改。5.5.2.5对于调离公司的人员(含借、聘、临工)，要求收回所发服装。5.5.2.6制服要按公司要求统一穿着，妥善保管，遗失自费补做。5.5.3制服使用年限：5.5.3.1衬衫及领带使用以一年为期，按领用之日起算（衬衫每年3件，领带每年一条），西装每两年一套。5.5.3.2使用期限内损坏、遗失者，自行负责。5.6办公用品管理规定5.6.1管理目的：在公司的经营中，对于办公用品而言是必不可少的。但办公用品的种类多又繁杂。如果不能有效管理，会形成巨大的成本费用。所以该项管理工作是行政管理的重点之一。办公用品的管理目的是有效的使用办公用品，并维护管理办公用品。以减少不必要的经费支出，增加收益。5.6.2管理办法5.6.2.1公司每月按相关规定，于月初一次性发放必需办公用品。5.6.2.2公司新聘员工的办公用品，根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘员工的正常工作。5.6.2.3负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。5.6.2.4负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。5.6.2.5办公用品管理一定要做到整齐、清洁，注意安全，防火、防盗，严格XX电子有限公司总务手册第8页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-8-页次-8-按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。5.6.2.6各部门如有特殊需要，需在上月下旬向总务组书面申请，并提供二家（含二家）以上报价表，总务审核后报与管理部主管批准，方可采购。5.6.2.7公司发给员工使用的办公用品如有丢失，自行负责，公司不与补发。5.6.2.8员工只有办公用品的使用权，没有所有权。因此，在离职前要将仍在使用期限内的办公用品退回总务组。5.6.3办公用品管理流程图各部门提报申请行政审核权责主管核准请款采购入库行政提供表单分发未通过XX电子有限公司总务手册第9页共17页编号SF-SCI-07004-I版本-9-页次-9-5.6.4领用标准类别序号用品类别发放数量单位使用期限基本办公用品1普通签字笔1支一个月2签字笔笔心2支一个月/2个3铅笔1支一个月4普通笔记本1本一个月5胶水1个一个月6记事贴1本一个月7订书钉1盒一个月8口曲纸2张一个月9透明胶带1卷一个月10曲别针1盒二个月11橡皮1块二个月12大头针1盒二个月13修改液1支二个月14软盘1张三个月15文件袋1个三个月16直尺1把半年17壁纸刀1把半年18文件架1个一年19剪刀1把一年20订书器1个三年21燕尾夹2个三个月组长22红色签字笔1支一个月23荧光笔1支三个月24名片夹1本二年财务25签字笔（0.3）1支一个月26计算器1台三年27票据夹2个半年/2个28普通印台2个半年/2个29保险柜1台五年公用30打孔器1个三年31打空文件夹实际业务个三年/本32插页夹实际业务个三年/本33益而高文件夹实际业务个五年/本XX电子有限公司总务手册第10页共17页编号S