总部财务管理制度

财务管理制度1集团总部财务管理制度（讨论稿）一、员工借款管理办法第一章总则第一条目的为规范员工借款行为，减少资金的不合理占用，避免因借款而造成的坏账损失风险，特制定本借款办法。第二条适用人员及原则一、适用人员集团总部所有人员严格执行本办法。二、原则(一)预借现金5000元（含本级，下同）以上,应提前一天到财务部备案以准备库存现金。(二)实行“谁借款，谁使用，谁归还”原则，不允许代替他人借款，或以他人名义借款，且只能在所在单位借款。(三)内部借款实行一事一结制度，借款人应在所办事项完成后，在五个工作日内到财务部办理借款冲销手续。若因审签人不在无法报销，则以财务审核时间为准。(四)每月末，财务部经理对尚未了结的现金借款、银行转账借款进行清理，督促借款人及时冲账。(五)借款用途、借款金额应当与借款人职务及工作任务相匹配。(六)原则上“前款未清，后款不借”。财务管理制度2第二章借款程序第三条定义员工借款指员工因公务须以现金支付相关款项，临时向公司借支一定额度的现金，主要包括：差旅费、供应采购（含接待，下同）、备用金借款以及其他需支付现金的业务等。审批包括有权审核审批人员亲笔签名或通过OA平台两种形式。第四条程序凡借款须由借款人填写借支单，在借支单上需要详细填写所属部门，借款事由，借款金额（大、小写），借款人签字和日期等，根据本办法相关规定办理。第五条备用金个人因公出差，可以按照出差距离、预计出差时间、交通工具、公务的紧急程度等估计出差费用，凭出差审批单，办理差旅费借款。原则上给予集团总经理5万元的备用金额度，集团副总、财务总监、总会计师2万元的备用金额度，在报销费用时，优先补足备用金因办理供应采购工作，可以办理供应采购借款；办公室里负责食堂工作的人员经批准，可以参照食堂采购半月开支额保持备用金借款。司机的日常备用金应保持在1000元以内。第六条签字审批集团总部员工借款单笔金额在2万元以下的，由分管副总审批；2万元（含）以上、10万元以下的由分管副总签署意见同意后，报集团总经理审批；10万元（含）以上及集团总经理备用金额度外借款，须由集团公司董事长审批。第七条借款人应持审批手续齐全的借支单向财务部出纳申请付款，如因特殊原因造成手续不齐而又确需紧急付款的，由借款人向有权审批人请示，由有权审批人电话指示出纳是否办理付款，如办理付款，借款人事后有责任及时完善相关手续。第八条借款人在异地无法出具借支单而又确需付款的，转账付款事由应明确为“借款”，待借款人回到公司后应及时补办借款手续。其他特别情形下借款具体事宜报请有权审批人员批示办理。财务管理制度3第三章还款第九条借款人办事采购接待，因公出差等事项完毕后，在5个工作日内办理借款冲销手续；借款人在报销时，应如实说明已借款情况；借款人借款后因故取消原预定付款事项的，应立即归还借款；备用金借款人每次报销后保证其备用金余额，不再另行借款。借款人还款时，一律不退还借支单，按照还款或借款冲销金额开具收款收据给还款人。第十条每月发放工资奖金时，财务部要比对相关员工借款时限，除备用金借款外，凡有借款超过一个月未还的员工，可以按借款余额与工资奖金孰小的原则，全额扣除，事后通知本人，并开具收款收据。第十一条员工离职或集团内跨公司调动前，须结清在集团总部的借款，未结清的，从其未结工资中扣还，不足扣还的，由部门负责人承担，借款人行为触犯国家法律的，提交司法机关处理。二、费用报销管理制度第一章总则第一条目的为了规范各部门费用报销（含借款，下同）管理流程,有效控制费用开支,加强财务管理，根据《企业财务准则》规定，结合集团总部实际情况及管理要求，特制定本制度。第二章费用报销的范围和要求第二条费用报销单据要求(一)费用凭证主要种类1.公司外购货物或劳务所取得的发票，如：增值税专用发票、普通购货（劳务）发票、定额发票、税务部门的窗口专用发票等。2.国家行政事业单位开具的营利事业资金往来统一票据，如行政性收费票据、事业性收费票据等。财务管理制度43.公司与其他单位和个人的经济往来中，开具的收据，如食堂采买、房租费、物管费及其他小额零星费用收据。4.日常费用所取得的发票包括办公低耗费、车辆使用费、交通费、通讯费、业务招待费、差旅费、中介费等所取得的发票。(二)单据合法性合规性要求1)报销费用时，填写公司统一印制的费用报销单或差旅费报销单。内容填写要清楚完整，一律用蓝、黑色钢笔或中性笔填写，报销金额与所附发票金额要一致或小于发票金额（大小写金额相符），金额一经填写不得擅自涂改，并准确填写附件的张数、报销日期。2)付款单位填写规范：一定要写付款单位全称，不得报销付款单位为其他单位的发票费用。3)手写付款单位规范：发票上有“除付款单位名称外手写无效”字样的，可以手写单位名称；发票上有“手写无效”字样，发票上单位名称必须为机打的（个别发票上既没有“手写无效”字样也没有“除付款单位名称外手写无效”字样的可以手写单位名称）。4)未填写付款单位：手写发票原则上发票完全由出票方填写，如果出票方未填写而需要自己填写时，要按照正规程序填写，即用复写纸复印填写，发票正反面都要有复写纸痕迹。（自动复写发票除外）。5)发票项目填写规范：发票项目必须填写完整，即，名称、数量、单位、单价、金额（大、小写）、开票人姓名、开票的日期都必须准确完整。如发票未写明细项目，需要同时提供发票清单。发票及清单需加盖清晰的出票方“发票专用章”或“财务专用章”（公章无效）。发票大小写金额要一致。大写金额前用圆圈画X或是全部用大写零（不能用人民币符号等其他符号）封口，小写金额前用人民币符号（￥）封口；定额发票在填写单位名称、日期以及金额时一律用中性笔或钢笔填写。有涂改痕迹的发票不予报销。6)所有购货发票必须将所购每种货物的数量和单价填列清楚，所购货物较多时应在发票后附列购货清单，详细填列每种货物的名称、数量、单价和金额。财务人员在审核时要按每种货物的数量与入库单或验收单上的数量进行较对，对不符合的不予报销。财务管理制度57)附件张数规范：凡是在报销单后面粘贴的原始单据（如：发票、发票清单、出、入库单等）都要作为附件张数来计算（粘贴单除外）。(三)各类费用管理控制标准1.业务招待费:指执行公务或开展经营管理活动而合理开支的接待费用，包括在接待地发生的交通费、住宿费、旅游费、景点门票费、餐饮费、礼品费及其他接待费用。1)在外宴客及招待费用应当有统一的发票或定额发票。2)公务应酬应当与公司业务有关，私人应酬或与业务无关的招待费用应不予报销。3)招待费发票上加盖的发票章必须在发票联完整体现。4)发生的业务招待费所开具的发票必须与实际招待事项相对应，严禁拼凑或拆分。招待活动结束后5个工作日内填写报销单附发票。5)不同地点不同事项的业务招待费发票应当分别粘贴填列报销。6)严禁任何部门或个人在发生其他费用项目后因无法提供合法发票而以招待费发票代替的事项发生。7)严格按照上述要求审核业务招待费相关发票及单据，存在不符合事项的不予报销。8)业务招待费报销应写明招待对象，具体事由，不得简单以“餐费”等字眼代替。2.房屋租金、水电费、物管费1)租金、水电、物管应取得付款单位为本公司的发票及收据，每次支付房租应附租房协议或者合同于后。2)租金、水电、物管费用支付期限不应重复。3)租金、水电、物管费用支付方式与合同书的约定应当相符。4)押金的给付与合同是否相符，合同期满退租时，在支付租金时要注意押金是否收回。5)逾期缴纳违约金是否与合同规定相符。3.邮递费1)应当取得邮递费发票，并附邮寄证明或发票附件（如邮政的收据明细）。财务管理制度62)按次报销的邮递费单据应当写明邮寄的物品内容，目的地，收件人，便于查询核对，累计报销的邮递费单据应当后附邮资清单。3)邮寄私人物品费用一律不得报销。4.电话费、宽带费1)应当取得电话或宽带营运商发票。2)发票应当以本公司为抬头，由税务机关监制并加盖电信部门发票专用章。3)宽带费还应当与宽带协议所载明的价格一致。5.市内交通费1)市内办事发生的交通费应当取得出租车票、公交车票、地铁票等。2)乘坐出租车应当事先取得分管副总的同意，事后应由批准的领导在发票后签字证明。3)票据是由本市地方税务部门的监制的。4)出租车票的起止时间应当合理，公交车票的连号张数及票面金额应当合理，地铁票线路应当合理。5)公交车充值应当取得充值发票，并随附充值小票方可报销。6.书报杂志费1)报销书报杂志费应当取得订阅单、营业事业收据，书报费收据或有效发票。2)经办人订阅连续性期刊杂志，购买书籍均应事先取得部门负责人的同意。3)重要的书籍应当在报销时同时办理移交保管手续。7.汽车费用1)汽车费用是指油费，修理费，维护保养费、年检费，过桥路费，停车费、洗车费等费用。2)汽车加油应当使用加油卡；因特殊情况使用现金加油应当事先请示公司负责汽车管理的人员同意，并做好相应记录，由其签字证明方可报销。3)汽车的修理、维护保养应当在指定地点进行，报销时应当有明细的修理、维护保养清单。4)本市发生的过路过桥费、停车费应当由同车人签字证明方可报销。外地发生的过路过桥路、停车费应当在司机差旅费中，凭出差审批单，同车人签字证明方可报销。财务管理制度78.差旅费1)差旅费报销应当填写差旅费报销单，取得交通费、住宿费等发票。2)差旅费报销单应随附出差审批单。3)报销单填列的报销日期，天数与发票一致。4)报销单上交通费（飞机、火车、轮船、长途汽车）起止地点与发票所列应当一致。5)交通费、住宿费的报销标准应当符合公司《差旅费报销制度》的规定。6)除出差补助外，所列报销项目都须有相应发票支持。9.保险费1)员工社会保险A.公司负责办理员工社保的人员应当按时做好人员的增、减申报，费用申报；B.社保经办人员应当凭社保缴费通知单，员工社保缴申报明细，社保费收据办理社保报销；C.员工社保申报明细应当是经过审批的，并且其中员工缴纳部分应当与对应月份工资表当中数据是一致的；D.员工社保申报应当是连续的。2)财产保险A.公司办公室人员应当事先在不同的保险公司、不同的保险条款及保险费率之间进行优选。B.办理财产保险费的报销应当取得保险公司保险单，保险费收据；C.保险期限必须是连续的，不遗漏，不重复。10.税金1)税金包括流转税主税及附加税、所得税、其他费用。2)应当取得国地税部门缴款单。3)税金缴纳所属期应当正确，应当在法定期限内申报划转完毕。4)税率、课税对象、计税标准、起征点、减免额及税种等项目应当正确。11.会议费、培训费1)报销会议费、培训费时必须要有会议及培训通知，同时提供合规的会议费、培训费发票。不能提供会议费发票的，按取得发票的性质入差旅费或其他费用财务管理制度8项目。2)会议费、培训费应当由会议主办部门或会议对口部门报销。3)本部门聘请外单位或个人培训发生的费用，超过2000元的需要签订合同或协议。如果是部门租用场地发生的会务费用，需要部门提供会议说明（便签形式）。12.职工伙食费1)职工伙食费应当只承担公司职工食堂发生的用于员工的伙食费支出。2)职工伙食费应当有每日采购明细，及每日就餐人数明细。3)所有采购明细都应当有两人或两人以上的经手人签字确认。13.维修费、安装费1)维修费报销范围与分类：用于公司房屋、办公设施、办公设备等固定资产的日常维护、维修范围的费用开支(涉及能源水、电、汽、管道、生产设备等方面的维修除外)，维修由办公室具体负责。2)安装维修应遵从维修部门提出申请，预计金额在500元（含）以下的，由申请部门负责人签字同意，办公室谈价安排安装维修，并尽量提供发票。预计金额在500元以上的，经申请部门负责审核后，报总经理或其授权人同意，办公室谈价安排安装维修，并签订协议，提供发票。3)报销安装维修费需要提供发票，安装维修申请单，合同或协议方可报销。14.工资发放1)员工月工资应当由人力资源部负责薪酬人员据公司人员名单，员工出勤等情况编制。2)工资表中的人员名单应当没有遗漏或重复，各项数据应当正确无误。3)工资表应当是在每月六号前完成适当审批流程的。4)资表中的遗漏、重复、计算错误、标准错误由人力资源部管理、负责