工作中避免误解的10余种方式

工作中避免误解的10余种方式进行业务交流时，失误总是时有发生，结局可以从令人恼火到一场灾难不一而足。遵循以下一些简单原则，可在与同事及合作伙伴沟通时拯救你的麻烦世界。与同事、客户、供应商、上级以及下属有效沟通是生意成功的关键。但是问题常常出现。以下是一些经常出现混淆的领域。意识到它们能有助于减少此类混淆。1:我们达成协议了吗？你有没有想到过把某人视为男朋友或女朋友，不料竟获悉你对双方的关系看得比他/她更重（或者反过来）？我不想引起你痛苦的回忆，但是这在商务上，（你）跟供应商和客户之间有着同样的情况，。你有一个主意，他们也有一个，问题出现了。一段时间以前，我安排了一次对一个组织的讲演。我们设定了日期并就费用达成了一致。我收到了来自对方的一份标志软拷贝（译者：指电子版），我甚至还通过电话会议与那里的2位高管通过话。一星期之后，我从联系人处了解到此次会议被取消了。当我要求（对方）为电话会议支付部分费用时，联系人却说没有订单，所以不可能付款。幸运的是，我还没有购买机票，因此尽管取消令人恼火，如果我购买了（机票）并在这件事上死缠烂打，情况会更糟。跟他人做类似生意时一定要小心翼翼。确保每个人都清楚（双方）关系的确切状态。同样情况下，你也许碰到过比我表现还要积极的供应商（追究此事对我毫无价值）。举个例子，供应商也许会争辩说，从法律角度来看，尽管没有定单，你的进行电话会议以及传送一个标志的行动使他有理由做出合同已订立的结论。他还可以使用“不可反悔（法律术语）”反驳你对争端的看法。也就是说，他也许能“禁止（你）翻供”，或防止你利用这场争端作为防卫，由于他对你行为的依赖。无论如何，必须跟客户和供应商明确是否他们（或你）应该花费时间、精力和金钱。这将防范后面（产生）的困难。2:谁的时区？如果你在美国的其他地方跟他人进行电话会谈安排，要明确你考虑的时区。告诉他们，“东部时间5点”或“太平洋时间2点”。要意识到有些州存在多个时区，比如说，“佛罗里达时间4点”是毫无意义的。如果你在处理电话会议，要明确谁通知谁。否则，你也许会得到一个“亚尔劳斯和加士顿*”的局面，如后文所述。*译者：AlphonseGaston，亚尔劳斯和加士顿，创作于1901年的两个漫画形象，为两个崇尚礼节至迂腐的法国人，总是请对方优先以致误事，各有一句口头禅：Afteryou,Alphonse.,No,youfirst,mydearGaston!3:是否夏时制？要注意夏时制是否生效。某些州处理方式有所不同。比如说，亚利桑那州根本就不遵守。印第安纳州是以县为基础考虑是否遵守的。许多国家，包括中国，并不遵守夏时制，因此夏令时期间北京有12小时，但美国东部时间就有13小时。4:你收到了我的请求了吗？想想那些你用语音邮件、电子邮件或文本消息向某人传达请求的时候。你遇到了2个不同的问题，是不是？当然，你会担心对方是否打算完成请求。虽如此，同时，你还得首先担心对方是否收到了请求。你是否做出过这样的请求，对方从来都没听说过，然后就实际上把它完成了？你也许会很高兴，但难道你不希望知道他们是否收到了请求？接收到类似请求的时候要留意。甚至即使你不能马上处理该请求，也要让对方知道你已收到它了。请求者将因此减少一丝担忧。5:你在听我说吗？我们都熟悉那个关于一棵树在森林里倒下的古老的难题*。这个原则也同样适用于彼此沟通。是的，你也许可以一边为一件不相干的事敲打键盘或听着你的iPod，一边还能完美地倾听或者理解某人。然而，另一个人对此也许并不知晓，并对这一显得粗鲁无礼的行为感到被冒犯。因此，如果可能，在人家说话的时候，请摘下iPOd耳机并停止敲字。另一方面，如果你敲的东西是与交谈有关的（比如说，你是帮助台分析师，而另一位是有问题的客户），确保那个人知道你为什么要敲字。*译者：“一棵树在森林里倒下...”：指的是一个哲学谜题：如果一棵树在森林中倒下而没人听到，那么它发出声音了吗？这个问题引起了关于意识与存在的讨论。该问题由主观唯心主义的代表人物，英国17、18世纪的贝克莱大主教提出。6:草案还是最终版本？我曾效力过的一位IBM的高管，总是把区分员工与他一起参加的“工作会议”和“最终陈述”会议当作大事情来处理。如果我们就初稿工作及演示与他会面讨论构思会不错。但是，在之后的会议上我们必须清楚，他需要一个演示的最终版，因为他之后需要把它交给他自己的上级。如果他预期的是一个最终版，而工作人员却认为要的是一个工作会话，结果将会是，用他的话来说，“大家都不好过”。因此，如果你准备跟上级一起开会，确保你了解他/她想看到什么。7:消息抑或信使？索福克勒斯的剧作《安提戈涅》，有这么一句话“没人喜欢带来坏消息的信使。”，这也许就是短语“向报信者开炮”的由来，也就是说，攻击某位表达了批判性意见的人。这种现象通常发生在聊天室和论坛上。会员A会发表一篇文章或评论。会员B，对此不高兴，会说出类似这样的话，“多么可笑的看法”，或某些不好印出来的话。会员A，却会把它视为一种人身攻击而非对评论的反应。如果你在做回应，要清楚你在回应谁，回应什么。如果你在发表看法，评论或文章，且自己并不同意所发表的内容，要说出来。8:是玩笑还是认真？尽管有自己的优点，邮件和短信构成了误解的威胁。由于我们看不到在沟通的人，那个人是看不到我们说话的时候也许在微笑着的。因此，我们发出的玩笑话可能会被理解为很严重。起码，要在信息里增加一些表情。为了安全，我会在玩笑评论中在开头以及结尾包装上lol（或者，在使用中文的时候，用“呵呵”（译者：呵呵，搞了半天作者原来是华人啊））。只有在你跟对方很熟的情况才使用玩笑注释和表情。避免跟其他人练这个。9:原义翻译当话题是有关其他语言的时候：要小心按照原义翻译。在一种语言中的成语性词语，逐字逐句翻译成另一种语言的时候听起来会彻底地愚不可及。举个例子说，德国的政治家海因里希•吕布克，招待伊丽莎白二世的时候，在他们坐在音乐厅时曾对她说过，“Equalgoesitloose（译者：平等不用它松散）”。他想要告诉她的是演出即将开始，却想当然地把德语“gleichgehteslos”直译过来。如果你进行类似的逐字翻译，也会最终成为无稽之谈。10:电邮要求信息还是请求行动？击球手将来球击出外野，正好在左外野手和中外野手之间。在他们你看我，我看你的时候，球已经掉落地上了。去年扬基队的播音员PhilRizzuto把那样打球称为一个“亚尔劳斯和加士顿”，引用了连环漫画的角色，两个过于礼貌的法国人总是对另一个说：“你先”。如果你在给多个接收者发送邮件，并请求行动，确保行动已分配给了具体的人。把那些人列入你的致：某某里，而不是抄送：某某。在后者里的人也许会认为他们只是出于提供信息的目的而获得了一份拷贝。然后，在要求行动时要提到一个人的名字。否则，就像亚尔劳斯和加士顿一样，双方都会认为（或希望）另一方（或多方）负责，然后什么事都不将发生。11:介绍人还是推荐信?如果你在应答招标书（RFP），要警惕要求提交“引用”的提示。要求仅仅需要提供介绍人的名字和联系信息?还是包括了提交具体的推荐信?不管要求的是什么，一定要明确。如果你是供应商，不会希望由于没有正确应答而被取消资格。如果你是（RFP）发行人，也不希望由于缺乏明确性而被供应商投诉或抱怨。