工程技术研究中心科研档案管理办法

工程技术研究中心科研档案管理办法第一章总则第一条为了加强科学技术研究档案（以下简称科研档案）的管理，达到完整、准确、系统、安全和有效利用的目的，依据国家和省有关科技档案管理文件的精神，结合我校实际，特制定本方法。第二条科研档案是指在科学技术研究活动中形成的，具有归档保存价值的文字、图表、数据、照片、声像等各种形式载体的科研文件材料，是科研活动的真实记录，也是科学技术储备的一种形式和国家的宝贵财富。第三条科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，工程技术研究中心应把科研档案工作与课题管理、成理等工作紧密结合对科研工作和建档工作逐步实行“四同步。。管理。即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查课题进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员严明职责考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。第二章科研文件材料的归档范围第四条科研文件材料的归档范围主要包括：1、科研准备阶段：课题申报书，开题报告，调研报告，检索的关参考资料，方案论证，专家评审意见，审批文件，计划任务书（协议书或委托书）经费预算报告等文件。2、研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，分析测试报告，临床观察报告，项目技术规范技术说明书，重要的来往技术文件、材料、照片、录音带、录像带，研究年度进展情况报告等。3、总结鉴定验收阶段：项目小试总结报告，中试技术报告、查新报告，发表的论文、专著，用户使用报告，申请鉴定（验收）报告，中试生产移交书，经费决算报告等。4、成果奖励申报阶段：推广应用的经济效益和社会效益证明材料，成果奖励申报书，审批文件，奖状（原件），获奖证书，奖品（照片），产品申请材料，专利受理通知书及专利审批文件材料，专利证书，产品批准证书等。5、推广应用阶段：推广应用方案，扩大生产设计文件，工艺文件，生产定型鉴定材料，技术培训总结材料，经济效益分析报告，推广应用总结等。第三章科研文件材料的归档要求第五条实行由课题负责人主持归档的责任制，每项科研课题包括中断或取得负结果的课题）完成或某部分结束后，课题负责人必须对所形成的科研文件材料加以系统整理，由工程技术研究中心及工程技术研究中心档案室审查验收。第六条通过审查验收的归档案卷，应办理正式归档手续，由课题负责人填写“科研档案移交案卷目录”一式三份，经清点签字后，一份连同归档案卷交部门档案室，并由其出具档案号，一份由工程工程技术研究中心保存备查，一份由项目负责人保存备查。第七条每个科研课题进行鉴定或验收前，必须办理正式归档手续，凭科研档案移交案卷目录和档案号向中心申报。未经办理归档手续的科研项目，不受理其成果鉴定或验收的申请。第八条对总结鉴定验收、—成果奖励申报、推广应用三个阶段中形成的科研文件材料，要注意及时归档，以保证科研档案的完整性和准确性。第九条凡归档科研文件材料必须是原件（稿），书写不得用铅笔、圆珠笔。记录本应事先编好页码，记录不当的废页，可保留本内，不得撕去。要字迹工整，图样清晰，有利于长久保存。第十条科研文件材料装订成册，不能装订的，可放入档案盒或档案袋内归档保存。照片、图纸的立卷应收集成套，保持完整。第四章科研档案的管理第十一条科研档案的管理应遵循科研文件材料自然形成规律，保持科研文件材料的内在联系，便于保管、保密和方便的原则。第十二条工程技术研究中心和各部门要配备兼职档案管理人员，双方密切配合，逐步实现科技档案的标准化、规范化管渔。科研档案应用专用库房保管，属绝密级的科研档案应单独登记，专柜存放。第十三条对接收的科研档案，要组织有关人员进行鉴定，按有关规定确定保管期限及机密等级。保管期限一般分永久、长期(15年）、定期（15年）三类。保管期限，一律由归档后的第二年算起。密级的确定，按有关保密规定执行。对要销毁的科研档案，必须登记造册，经工程技术研究中心审核同意，报总经理批准后实施。第十四条科研档案一般不仅限在档案室查阅，如确需借出，须办理借阅手续，借出时间最长不得超过两周。第十五条密级以上的科研档案，未经批准不得复制、摘抄、照相、转借他人或公开展览等，确因工作需要，经工程技术研究中心主任同意后，方可进行上述工作。第十六条借阅科研档案的人员，应对科研档案的安全、完整和保密负责。不得私自将案卷拆开或抽页：严禁在档案材料上涂改、批注，使其污损。借、还档案时，档案管理人员和借阅者双方都应严格检查，如发现档案材料有损坏和遗失，要及时妥善处理。第十七条凡因档案管理混乱影响科研进程和造成严重损失的单位和个人，要追究其责任。对工作失职，违反规定，汇露机密，造成工作损失者，应视其情节轻重，给予惩处。第五章附则第十八条本办法由工程技术研究中心负责解释。第十九条本办法自颁布之日起生效。