工程项目管理中文件控制体系的建立和运作

工程项目管理中文件控制体系的建立和运作当工程项目中的文件都“活”起来，各就各位，发挥作用，指导未来时，大家会发现，文控工作对提高工程项目实施效率，实现利润等都有很大帮助，文档资源的作用并不亚于人力资源的作用。随着国内一些有实力的设计院和工程公司向国际性工程公司的转型，工程项目的管理理念和执行模式也日趋国际化，文控工作作为与国际工程公司接轨和承揽国际项目的一个重要工作项而日益受到重视，经过几年的发展，文控工作已成为工程公司和工程项目管理的重要部门和重要职能专业。因此，建立一整套文控管理体系，培养一支专业化的文控队伍，对工程项目进行动态的、全过程的、信息化管理，是一项必要而紧迫的工作。一、构筑专业化文控体系1.文控体系的理念建设项目经理博客树立“文件是金”管理理念：在工程建设项目执行过程中，如何更好的明确项目各参与方的责任，维护项目各参与方的利益，保证项目正常推进呢?最有效、最直观的办法就是通过“文件”。“写你做的，做你写的”，任何事情都要求有文字记载。针对于项目来讲，文件控制是项目管理体系运行的基础之一，在每个环节中都有举足轻重的地位并且贯穿项目始终。一个项目如果没有严格的文件控制程序，文件编号混乱，往来文件无法有效识别并及时接收、发送，设计内容随意变更……这个项目将丧失执行能力、控制能力。因此，上至企业高层领导，下至每一个项目参与者，都必须重视文件控制工作，树立“文件是金”的理念，并在工作中认真贯彻这一理念。全过程完整、及时、准确的文控责任意识：通过学习国外工程公司先进的项目管理理念及方法，我们可以看到，文件控制中不能单单注重档案验收阶段，而是要着眼全局，执行项目全过程的文件控制、管理，在确保项目顺利执行的同时，积累项目经验数据。同时，形成三个责任意识：文控全过程的完整意识——在项目成立之初，建立项目文控中心，确保所有项目内、外正式文件均通过文控中心进行控制、管理。结合项目的特点编制并发布文件控制程序、内部协调程序、外部协调程序、项目编号系统、版次规定……利用这些程序文件来控制项目所产生的文件，根据文件类型、版次以及用途将它们进行分类并逐一控制，自项目立项起至最终全部文件验收、入库，真正做到统一、完整管理;文控全过程的及时意识——在管理程序上，针对各种类文件的控制规定，结合项目的要求和实际执行情况，编制各类文件控制流程图。使文件从产生，到中间各环节，到最后达成的结果，均能脉络清晰地传输，提高效率。同时，统筹考虑，将文控人员的具体工作按文件类型并结合实际管理要求进行合理划分，专人专控，以及时地将文件传送到相关部门，保障项目执行进度;文控全过程的准确意识——文件控制程序、文件编号系统与版次规定的建立是保证文件准确性的前提条件。在文件控制程序中，按公司及项目要求明确文件正常传递的相关审批、发布流程并对此进行严格控制，文控工程师还参照文件编号系统将项目所产生的所有正式文件进行编号管理，并按照版次规定中的要求进行文件版次描述，用编号及版次的唯一性准确地控制项目文件。2.文控体系的制度建设由于文件控制专业是一个全新的专业，它的标准规范、规章制度、操作手册都是一片空白。在国外工程公司中，文件控制专业的标准规定、体系文件、作业文件都是极度保密的。所以在同国外工程公司合作的时候，要认真吸取他们的经验和作法，结合实际，逐渐形成自己的文控制度。这包括：标准规范建设——编制体系文件、作业文件;规章制度建设——“文件控制人员等级标准”、“文件控制人员任职条件”、“文件控制人员考核办法”、“文件控制人员配备原则及管理办法”，形成包括人员任用、人员配备、人员提升、人员考核的一整套规章制度;操作手册建设——集中骨干人员，从文件控制专业的实际工作着手，提炼体系文件、标准规范中的内容编制成操作手册，方便文件控制人员快速学习和掌握，如“文控人员操作手册”、“项目秘书操作手册”、“现场文件管理手册”、“竣工资料管理手册”等。项目管理论坛3.文控体系的组织建设矩阵式架构管理：文件控制专业作为专业技术专业，采取矩阵式管理模式。文控人员在接受项目管理的同时，接受来自部室的宏观监督、管理和指导。部室通过以专业负责人为主的文控团队，为项目提供专业化的文控支持，从技术上为项目文控工作提供来源保证。按产品线项目群配置文控团队：近年来，许多项目按产品线项目群执行，这些项目群具有一定的特殊性，往往配备多位项目经理。但由于工作的关联性，项目群集中成一个群组办公。因此，文控人员的配备也有相应调整，以更少的人力投入高效高质地完成项目。组建项目文控中心：为强化文控体系的组织建设，保证文控体系的正常运行，在工程建设项目中组建文控中心，统一管理项目全部介质的文件、资料，保证项目文件、资料的流转渠道的唯一性及确定性，将专业文控人员配备到文控中心管理文件，大大的提高了项目文件、资料的利用效率，同时保证了项目文件的完整和安全。文控中心的组建，也为进一步推行文档一体化改革提供了先决条件。二、打造职业化的文控队伍，提升项目文件控制质量1.设立“文控工程师”岗位转自项目管理者联盟为加强文件控制岗位的专业化建设、专业技术发展，同时根据文件控制人员的工作性质、工作内容和文件控制人员在工程建设项目中所起到的重要作用，设立“文控工程师”岗位，定为正式专业技术岗位。为满足文件控制专业的发展，要同时制定“文件控制人员等级标准”、“文件控制人员任职条件”、“文件控制人员考核办法”等相关一系列的规章制度。2.打造以专业负责人为主的骨干队伍重视骨干的培养，充分发挥骨干对整个人员队伍的带动作用，着力打造以专业负责人为主的骨干队伍。一是确立“专业负责人例会制度”，为专业负责人的沟通交流、互相学习搭建平台，促进经验的交流、思路的开拓，问题的及时解决;二是确立“项目文控组例会制度”，培养专业负责人的组织管理能力，以及专业问题的解决能力;三是组建“技术骨干小组”，该小组集合相对具有经验的文控和档案骨干人员，针对项目文件控制中的“疑难杂症”，动态地提供技术支持，既解决了项目文件控制上的问题，也作为培训的一种形势，提高被辅导项目文控人员的专业技能。3.全方位培训为加大专业队伍建设力度，培养高素质的文控、档案专业人员，要对不同类型的员工组织全方位、多层次的培训。对新进员工，组织学习公司基本规章制度、文控档案管理基础知识等;对经验欠缺的年青员工，定期有针对性地组织工作流程和规范、工作手册、体系文件等细化的专业培训;对专业负责人，组织学习交流管理理念、管理方法;对现场文控人员，派出业务骨干赴项目现场对现场文控进行指导和培训。4.搭建知识共享平台通过建立共享平台，实现自我教育、相互教育和被动教育相结合。一是设立文控、档案工作独立的服务器，将规章制度、标准规范、体系文件、工作经验、心得体会都放在服务器上共享;二是创办电子杂志，主要登载员工撰写的专业性文章和研讨类文章，旨在创造学术氛围，提供技术进步的渠道;三是大力提倡员工积极撰写专业论文，养成认真总结，及时反思的习惯。5.严格把关文件控制人员的入职素质由于文件控制专业的工作性质、工作内容，以及文件控制人员在项目组织机构中所处的较高位置，要求文件控制人员具备全面的知识(包括项目管理知识、工程技术知识)、较高的综合素质(包括学历、英语等)、丰富的工程经验。文控人员的发展方向应当是项目工程师或项目经理助理，因此既要有高的门槛限制，又要有绝对基层工作的经历。项目经理博客三、动态控制，信息化运作在项目实际执行过程中，不是只管理一个阶段、一个版次的文件，而是全阶段、全过程的动态控制，以保证在项目执行的全过程中随时查询、检索所需的文件、资料，满足大型化、复杂化的EPC项目对文件、资料的需求。在与国际工程公司接轨的过程中，要引进在项目运作中信息化管理的工作理念，真正实现文件的模式化、模块化、程序化。例如文件管理数据库的使用，首先在项目运作过程中最大限度的保证了项目文件完整性，同时由于数据库由专职人员维护，可以保证公司设计文件这一宝贵财富的安全性;其次是任何电子文件都通过文件管理数据库来发布，保证了文件流程的通畅，最大限度的构建起专业之间的沟通平台，提高了项目的整体效率;最后是通过软件，根据电子文件的种类、来源、用途等方面将项目文件在文件管理数据库中模块化，按照项目特点搭建清晰、合理的项目文件目录树结构，最大限度的提高了文件查找的准确性，使专业设计人员可以及时、准确的查找到所需的文件，得到需要的设计数据，大大地降低了不必要的设计误差及设计修改的可能性，也便于实现项目文件的全过程追踪及查询。动态控制、信息化运作的具体做法包括：training.mypm.net1.项目初始阶段及早着手文控体系的策划在项目合同谈判阶段及项目执行的初期阶段，文控专业人员就介入到合同相关条款的确定以及文控体系的策划工作中。这里有四项重点工作：项目经理圈子首先，将文件控制的具体内容、要求纳入合同，从而获得法律保障——文控人员在项目合同谈判阶段，参与文控部分的商讨以及合同中文控章节的拟定。通过合同的确立，有利于明确业主、合作方及承包商对文件的要求，既能在法律上寻求保障，也使文件控制工作的开展有章可循。第二，采集项目相关信息，确保预估偏差最小化——文控人员认真阅读标准规范、业主及合作方提供的文件、文件清单等，了解项目总平面布置及区域划分，从而明确对文件的管理要求，预估项目文件的数量、种类、来源、规格等。同时根据项目的规模及业主的要求，凭借项目文件控制经验，尽可能准确估算出项目文件控制所需服务器的大小，有效使用资源。第三，搭建“三个平台”，建立文控中心——是搭建人力平台。制定该项目文控的人力计划及详细的工作划分，确定人员配备;二是搭建软件平台。完成项目文件控制软件中权限及目录结构的设置，建立契合项目特点、有利于项目文件管理的软件平台。三是搭建标准体系平台。根据行业标准、合同要求、公司体系以及项目文件的特点，完善项目标准体系平台，为项目标准化运作提供支持。三个平台共同构建一个具有专业文控构架的文件控制中心。第四，开展文件控制程序培训，保证文件控制体系正常运行——针对文件控制程序文件内容对项目全体人员进行培训，使项目人员熟悉了解项目文控流程及要求，以保证文件控制体系、文件流程正常、高效运行。2.项目实施阶段贯串动态控制和信息化管理。项目文件主要包括项目管理文件、外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件，其中以外部文件、设计文件和厂商文件为主。对项目的诸多文件在接受、整理分发、存储的过程中进行动态控制。所有的外部文件均放于项目文控中心，相关人员需填写借阅单后方可借阅;设计文件管理方面，工程设计文件必须保存每个阶段的全部版次文件，以保证工程设计文件的完整性;厂商文件管理方面，在遵循文件管理过程化控制的原则下，记录并保存厂商文件管理的流通痕迹，确保文件状态与文件实际情况时刻保持一致，以实现文件动态信息化控制。3.项目验收阶段严格审核把关首先是文控人员在归档前进行自查，使不合格的图纸、文件能得到及时的修正;二是派出档案管理同志深入到项目提前进行验收工作，对文控人员在文件管理中遇到的疑难问题进行指导，对每个项目提出反馈意见，尤其是对不符合要求的项目提出整改建议，要求其在短期内上报整改方案，及时整改;三是在归档时，进行逐张逐点的核对检查，做到各种文件材料齐全、图纸名称和编号与目录相符、数据准确、更改到位、版本可靠等，符合标准规范要求。总的来讲，国内的文控工作还是一个具有很大发展空间的领域，需要所有从事项目管理和文件管理工作的同仁在学习和实践中积累和推进。当工程项目中的文件都“活”起来，各就各位，发挥作用，指导未来时，大家会发现，文控工作对提高工程项目实施效率，实现利润等都有很大帮助，文档资源的作用并不亚于人力资源的作用。好的文控工作最终会使人们参与的项目得到更多的认可，成就更多的价值。