常用应用文写作.

常用应用文写作第一节概述一、公文的含义公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是行政机关依法行政和履行公务的重要工具。•内涵理解：1、在行政管理过程中形成，强调行政管理性质2、具有法定效力，强调法律约束力的性质3、具有规范体式，强调特有的体裁样式4、依法行政的重要工具，强调公文的作用二、公文的特征•公文的作者---有法定制作发布者•公文的内容---政令性与权威性•公文的体式---规范性和程式性•公文的作用---时效性和定向性•公文的语言---朴实性和庄重性三、公文的行文制度1、上行文－－下级机关向上级机关（业务指导关系）呈送的公文。（请示、报告）2、下行文－－上级机关向所属下级机关发送的公文。（通知、会议纪要、批复、意见等）3、平行文－－不相隶属机关（包括平级机关）之间的公文。（函等）四、应用文对象•公文国务院办公厅2000年8月23日颁发的《国家行政机关公文处理办法》规定，2001年1月1日起施行的行政机关公文种类有十三种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要•事务性文书工作计划、工作总结、调查报告、工作简报等•专用文书经济活动分析、合同书、协议书等第二节几种常用应用文的写作标题•基本要素：发文机关、事由、文种、关联词•完整式标题：发文机关名称+（关于）事由+（的）文种•省略式标题:一般省略发文机关或事由上海金融学院/关于增加事业编制的/请示(发文机关)关于/在全校党员干部中继续开展“讲党性、重品行、作表率”主题教育活动的/通知拟定标题的注意事项•总体要求：准确、简明、醒目、得体。——斟酌是否揭示和涵盖公文的主要内容，对事由的概括是否准确、简洁；——考虑文种选用是否恰当，避免错用或混用。•除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。•根据内容多少分行或多行居中排列。回行时，要做到词意完美，排列对称，间距恰当。正文的注意事项•正文是公文的主体与核心内容•拟写正文的注意事项第一要准确。准确地表述和传达上级精神；准确地交待事实；准确地使用材料、依据；准确地进行说明和判断；准确地选用词语、使用标点符号。第二要真实。一切做到有根有据。第三要简明。内容要精练，文字要简洁。•正文的字体(宋体\仿宋体)和字号(四号字)一、通知•适用于批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免人员。•指示性通知、事务性（会议）通知、发布性通知、批转性或转发性通知。•行文方向主要是下行文。•有明确的受文机关，定向性较强。（一）指示性通知——正文部分：•通知依据用简明的语言说明为什么发此通知引出原因；以“为了……”引出目的，用过渡句引出下文。•主体通知具体事项，主要是目标任务、原则规定、措施办法及注意事项等。•结尾执行要求、希望、建议等，最后专用语。（二）事务性（会议）通知——正文部分•通知缘由：交代清楚告知事项的依据或背景或概述召开会议的主题、目的、意义。（为什么做？为什么开？）•通知内容：写明告知事项的具体内容要求或会议有关事宜．（做什么？怎么开？）•结尾：“特此通知”作结。大型会议或重要会议标明会议注意事项，一般附有“回执”。（三）拟写通知的注意事项——通知的内容要明确具体，忌模糊不清，不得要领。——通知的语言要简洁肯定，忌重复赘言，模棱两可。——通知的词语要使用一定的专用语。——通知的格式要注意规范使用。二、请示•概念：向上级机关请求指示批准的上行文。•特点：——内容单一性：严格遵循“一文一事”行文原则；——要求可行性：请准的事项切实可行，请准的理由充分合理，请准的要求在上级机关审批权限或解决能力之内；——态度祈请性：事前行文、语言恭谦、语气诚恳。•写法：一般由标题、主送机关、正文、发文机关和成文日期组成。——标题（完整式、省略式）——主送机关（抬头）直接的上级机关。——发文机关和成文日期（落款）落款与标题相对应；成文日期以领导签发日为准．——请示件必须在文头部分标明公文签发人，在文后的附注处注明发文机关联系人的姓名和电话。拟写请示的注意事项1、应当一文一事；2、只能一个主送单位，一般情况下不得越级、多级请示；3、必须事前请示，不能先斩后奏；4、明确行文目的，准确使用文种，力戒写成“请示报告”；5、选准请示的事项；6、请示的理由一定明确充分。三、报告•概念：适用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，报送相关材料。•汇报性是其突出特征，属最常用的陈述性上行文。•按用途分为工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、调查报告。•工作报告具体反映工作进展情况、总结工作经验体会、提出存在问题及今后工作意见等。•情况报告将某一情况的原委、性质、影响以及对情况的基本看法向上级作如实反映的报告。•答复报告下级机关按照上级机关询问某一问题或某项工作进展情况的要求，如实汇报情况的公文。工作报告正文的写法•前言：简要交代被报告工作的依据、时间、进程、内容、成绩等情况，然后用过度语引起下文。•工作情况和成绩：汇报基本情况和主要成绩。•工作经验或教训：带有规律性的认识或经验体会。•存在问题和不足：找出工作中存在的失误和不足，以利于今后改进或避免。•今后工作的意见或打算：针对以上情况简单阐述。•结尾：专用语结束。情况报告正文的写法•汇报或反映发生的情况并作客观分析一是汇报：情况发生的原因（报告依据）二是分析：说明情况的性质•报告事项的处理结果或处理打算已经处理结果、准备处理打算、完成情况或结论•结尾同工作报告。答复报告正文的写法•报告起因：说明写报告的原因或根据。•报告内容：按照执行或办理的实际情况，写明执行或办理的依据、主要过程、主要措施及结果，有时还写出主要做法、经验、教训及今后打算。•结尾：一般用“特此报告”结束，也可省略。请示与报告的区别种类区别请示报告行文目的请求上级答复、批准解决某个问题。着重下情上达，陈述情况，为决策提供依据行文时机事前事前、事中、事后行文内容一文一事一文一事——专题性报告一文多事——综合性报告办理要求有较强时间性，“办件”多是汇报性，“阅件”结束语请求答复：“妥否，请指示”、以上请示事项，恳请批复”等。陈述性公文，不要求答复；“专此报告”，“特此报告”四、工作计划•概念：根据一定的原则和要求，对未来一定时期内的工作任务，预先拟定任务目标、工作内容，实施步骤，落实措施，完成时限等事项。•种类：规划与设想；要点与意见；安排与打算；方案解决的问题为什么做？做什么？怎么做？何时做？何时完成工作计划的写法•工作计划一般由标题，正文和落款三部分组成。•标题（完整式、省略式）计划制定单位+计划时限+内容+计划名称上海金融学院/2009年/“礼仪与基本文明素质”教育实践活动的/方案•落款同公文要求，在正文右下方署明单位名称，换行后在单位署名之下标明成文日期。正文（前言、主体部分和结尾）•前言制订计划的依据和指针，即指导思想（总纲）主要回答“为什么做”——制订计划的依据；——根据实际，对完成任务的各种因素进行分析，说明完成计划的必要性和可能性；——提出总的任务和要求，或阐释完成计划指标的意义。——主体部分•目标与任务：根据需要与可能明确提出一定时间内应达到的目标及相应的任务与要求。——计划的灵魂或中心，“做什么”•措施与办法：提出相应的措施与办法。——计划的保证或关键，“怎样做”•步骤与时限：执行计划的工作程序与时间安排。——计划的落实或实施，“何时做、何时完成”——结尾：•指出贯彻执行工作计划时应该注意的事项;•指出可能出现的问题并提出防范的措施；•概括全文，进一步突出重点，强调重点工作,以及对完成总体任务的重要性；•提出要求，发出号召，激励员工努力奋斗。[注意]结尾的方法需根据行文需要而定。拟写工作计划的注意事项1、政策依据和大局意识，正确处理好几个关系•全局利益与局部利益；长远利益与当前利益•整体利益与个别利益；重点与一般2、加强调查研究，做好科学预测工作•调查和研究的辩证关系：调查是研究的前提条件，研究是调查的目的和归宿。•讲究实事求是，加强调查研究，预见科学，预测准确。三．坚持群众路线，集中群众智慧•自上而下，自下而上的反复修改过程是统一群众思想，集中群众的智慧的过程，也是让群众了解工作计划，明确奋斗目标的过程；•在群众实践中接受检验，使之更为完善。四．内容明确具体，文字简明扼要•计划要符合实际，便于操作，目标任务要明确；•语言文字要反复推敲，切忌语言含糊，产生歧义；•条理清楚，采取分条列项方法。五、工作总结•概念对已经做过的或正在进行的某一时期或某一专项的工作学习、生产科研等情况进行回顾、分析、评价，从中归纳经验和教训、找出规律性的认识，用以指导今后工作。•特点目的性、客观性、理论性•解决的问题做了什么？怎样作的？为什么这样做？工作总结的写法•工作总结一般由标题，正文和落款三部分组成。1、标题：公文式标题（同计划）、新闻式标题——单标题：中心标题，用一句话或几个短语概括总结的主题或提出总结中将要回答的问题。——双标题：主标题加上副标题。坚持科学发展推动事业进步——上海金融学院深入学习实践科学发展观活动的总结•主标题概括表示总结的主题•副标题限定总结的单位、范围或时限2、正文：前言、主体、结尾•前言部分（导言）——正文的开头部分。简要介绍工作总结的背景、根据、时间、内容等基本情况。概括交代总结的成绩、经验和全貌。——紧扣全文中心，切合主题需要。•几种常用的开头方式——概括式：简要介绍与总结有关的基本情况，不用求全求详。（报告性总结）——提问式：一开头即设问提出问题，引出总结的重点，吸引人们的注意力。——对比式：将前后两种情况进行对比，非常直观的看到前后两者的优劣和成绩。——结论式：开头即明确提出结论，概括点出总结的主要经验和突出成绩，直接了解该总结的主题。——提示式：对总结的工作内容、范围进行提示性、概括性的介绍。•主体部分（正文主要部分，重点详略主次得当）——基本情况介绍，总结的依据和前提。概述完成的工作的基本情况，重点是做了什么和怎么做的。——经验体会、教训问题，总结的灵魂和重心。对所做工作的分析评价，揭示规律，指导今后，重点是为什么这样做。——今后打算：即对今后工作提出设想、建议、希望等。•结尾部分语言简洁、收尾自然、因文而异。3、落款•公文式：正文结束后在右下方署名总结单位，换行后标注成文日期。•标题中有成文单位和时限并作为附件施，则可省略落款。不同类型内容的详略处理•汇报性总结——“做了什么”。重点要将所做工作的方方面面汇报出来，让上级领导部门了解情况，便于指导工作。•报告性总结——“做得如何”。重点在引导下级及群众认识工作的价值、意义及今后的方向。•经验性总结——“怎样做”的。重点要总结出不同于别人的、有一定特色的经验、体会，让人们从这些经验、体会中得到启示，以资借鉴。正文主体部分的结构•横式结构——从不同的方面围绕“主旨”分几个问题来概括经验。几个问题之间是一种并列关系，既相对独立，又有密切的内在联系。•纵式结构——按工作发展的顺序、进程来阐述，便于了解工作过程的来龙去脉，对问题有一个系统而深刻的认识。•纵横交错结构——叙述用纵式结构，分析评价用横式结构。•工作总结的分类：综合性工作总结——分条列项设小标题。（经常运用纵横交错结构）专题性工作总结——不列条项、不设小标题，一气呵成。（经常运用纵式结构）工作总结与工作报告•共同点：都以过去一段的工作回顾为基础•主要区别内容作用的差异前者重点总结经验教训，引出规律性东西，指导今后工作实践；后者重点通过回顾总结，阐述下阶段的工作方针、任务，布置下阶段工作。表达方式的差异前者是夹叙夹议；后者是叙述与说明。——你的特色你做主！•特色是事物所表现的独特的色彩，风格等。•特色是一个事物或一种事物显著区别于其他事物的风格、形式。•特色是由事物赖以产生和发展的特定的具体的环境因素所决定的，是其所属事物独有的。特色经验的写法•材料典型（以一当十）•成绩优异（彰显个性）•总结规律（有深度、高度、广度）•主题鲜明（大小标题呼应、主题集中）•