现行行政公文的行文规则

现行行政公文的行文规则现行行政公文写作必须遵守一定的行文规则。新《办法》规定的行文规则如下。(1)行文应当确有必要，注重效用（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。(3〕政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文扁注常选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。（4）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文：政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。（5）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文口联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，但文中应当注明经政府同意。（6）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。（7）部门之间对有关问题未经协商达成一致意见，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令其纠正或撤销。（8）向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上一级机关。(9)“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示事项。(10）)除上级机关负责人直接交办的事务外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。(11)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关口上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。现行行政公文的写作现行行政公文写作是指现行行政公文文本的起草、修改和定稿过程。现行行政公文写作的总要求如下：(I〕体现国家法律法规和党的政策。学习、掌握、吃透法律法规和政策，提高理论水平和认识水平是学习现行行政公文写作的前提。（2）坚持实事求是·行政公文是行政机关依法行政·管理国家的实用性文体，是用以办实事的。因此，公文写作必须建立在充分调查研究的基础上，写进公文的材料必须确凿人名、地名、数字、引文要准确，切不可想当然或凭经验推测。(3〕力求单纯明确·为提高办事效率，公文内容要尽量单纯，一般一篇公文解决一个问题或处理一件事情，观点和材料一定要清楚、明确、统一。(4）遵守写作规范·公文写作，在格式、语言、书写、标点和卷面等方面都有规范可循，不可漫不经心，随意为之。①公文格式要按法定格式（即新国标《公文格式》），不能任意“创新”，弄得非驴非马。②结构层次序数必须规范。公文行文的显著特点是讲究层次条理。层次序数一殷是第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层护1．，第四层为“（1〕”，这种规范必须严格遵循，不得违反。③引用公文应当先引标题，后引发文字号，且发文字号用圆括号括起来。引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。④文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。⑤应当使用国家法定的计量单位·如长度用“米（m）”、质量用“千克kg）”等。⑥公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和定型的词、词组、惯用语、缩约语、具有修辞色彩词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。(5)注意行文关系和行文方向。行文关系，是指行文时发文单位与受文单位之间的关系。行文关系主要表现为以下两种。①隶属关系。即同一垂直机构系统的上下级关系。这种关系直接表现为领导和被领导的上下级关系。②非隶属关系。即发文机关与受文机关是一种互不相容的关系。包括同一隶属下的同等级别关系和不同隶属下的各个级别之间的关系。行文方向，是以发文机关为出发点，公文向不同层次机关单位运行的去向。公文的行文方向有上行、下行和平行三种：上行文，是指向发文机关的上级机关行文，如报告、请示等的行文方向。下行文，是指向发文机关的下级机关行文，如命令、决定，批复等的行文方向。平行文，是指向发文机关的同级机关或非隶属机关行文，如函的行文方向。行文关系和行文方向不同使用的公文文种和行文语气、遣词用语也有不同。例如对隶属关系的上级机关行文，要用“报告”和“请示”；而对非隶属关系的机关单位行文则用“函”或知照性“通知”等。一般地说，文种不同，行文语气有所不同。上行文要尊敬、谦虚，多为请求、建议性语气；下行文要亲切、庄重，多为肯定、指导、要求性语气乡平行文要礼貌、谦和，多为商洽、征询性语气。不同的语气又由相应的语词来表达。行政公文格式以外的其他规定(1)公文用纸。新国标《公文格式》规定，公文用纸一般采用国际标准A4型纸国家新闻出版署新修订的《图书和期刊开本及其幅面尺寸》规定，从2000年起，图书期刊一律采用国际标准A月型纸，取消常用的16开纸型。国际标准A4型纸，幅面尺寸为210m297mm它是国际标准化组绷1501在1975年制定的。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。（2）排印。公文用纸天头（上白边）为37mmtl～，公文用纸订口（左白边）为28mmfl～，版心尺寸为156mm225mm不含页码），如图1.9所示口公文排印一律从左至右横排、横写口正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。少数民族公文按其习惯书写和排印。横排的公文在左侧装订。(3）印刷字号。公文中印刷字号，一般按发文机关标识、大标题、小标题、正文及附件项目顺序依次从大到小选用。发文机关标识推荐使用小标宋体字，但最大字号等于或小于22mm×15mm。标题用2号小标宋体字；密级、紧急程度、主题词用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件、附注均用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字（4）页码。置于版心下边缘之下一行，用4号半角白体阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码。(5）表格。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附月纸型格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。现行行政公文格式的要素及要求新《办法》第十一条规定：“公文一殷由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。下面将据此对各要素加以说明。1．眉首眉首属于公文的文头，一般包括以下要素：(I〕公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。编制份数序号的目的是为了便于公文的登记、管理和回收，以防止丢失。行政公文如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。编虚位号，如“0001”。编多少位，应根据印制份数来决定，但至少不少于两位，即“1”编为“001,。如果单编“1，很可能会使人不知其意，或以为是误印上去的。(2）密级和保密期限，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级是秘密等级的简称。根据国家保密法规定，密级分“绝密”、“机密”、“秘密”三级。保密期限是指需要保密的具体时间。即“绝密”级事项保密30年、“机密”级事项保密20年、“秘密”级事项保密10年。公文如需同时标识密级和保密期限，用7号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，密级与保密期限之间用“★”隔开如“机密★5年”。(3)紧急程度，它是对急件发出、处理的时间要求。新《办法》第十条规定，“紧急公文应当根据紧急程度标明‘特急’和‘急件’。其中电报应当分别标明‘特提’，‘特急’、‘加隐’、‘平急，’。紧急程度用3号黑体字标识在版心右上角，若有“密级”，则在其下标识。(4发文机关标识，是公文发出机关的名称标识，亦即公文的作者。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”二字组成；一些特定公文也可直接由发文机关全称或规范化简称加文种组成，如：“国务院任免通知”、“中华人民共和国国务院令”等。行政机关联合行文时，应把主办机关名称放在前；同级的或相应的党、政、军、群机关联合发文时，则应按党、政、军、群的前后顺序排列。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。新国标《公文格式》对发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，并规定字号“一般应小于器‘叨x巧皿．”。新国标以此为上限，是因为现行国务院文件的标识字号为22}x15mm。这一要求以显示国务院作为最高行政机关的地位。新国标《公文格式》对发文机关标识的位置提出了三种规定：一是下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25-见图I：二是上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为so-,这种规定，使上行文眉首上方留出25-80-一般为55-劝空白供上级机关批示文件使用（即“批示域’现图I月）三是政府各部门及其内设机构与相应的其他机关进行工作联系时，只能用函的形式行文。所谓“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”，它是一种特定格式，其发文机关标识应按“函的格式”要求标识。(5)发文字号，是发文机关为便于登记、管理、引用所编制的公文序号。发文字号应包括机关代字、年份和序号三个要素。“机关代字”有习惯而规范的用法，不能随意编改，如：“国发”、“国办发”、“粤府”等，位居三者之首；“年份”是公文发出当年的年份，用阿拉伯数字标全称，不能简写，也不加“年”字，且外用六角括号“（）”括起来，位居三者之中；“序号”是按年度以发文先后为序从“1”开始编的流水号，不编虚位号（不编为“01”），不加“第”字，位居三者之末。三者的位置不能随意交换。行政机关联合行文，只标注主办机关的发文字号；行政机关与其他机关联合发文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号位居“发文机关标识”下空z行，用3号黑色仿宋字，居中标注。若是上行文，有签发人署名，则与其左右并列分居于“发文机关标识”下面。发文字号之下4mm处印一条与版心等献156-）的红色反线。若是用“函的格式”行文，发文字号一般居于发文机关标识下武文线的下方与正文标题之上偏右的位置。若是报刊上刊发或在公众场所张贴的行政公文，发文字号一般位于标题下方居中或偏右的位置。(6)签发人，是发文机关批准公文发出的领导人，即行政机关的正职或主持工作的负责人以及经授权的办公尽室秘书长或主任。公文都需经领导人签发或会签才能发出。但不是所有公文都需把签发人或会签人的姓名印在外发文上，只有上行文才在“发文机关标识”右下方、红色反线右上方印出签发人或会签人的姓名，以示负责和便于上级机关查询。其中“请示”还应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话。其余公文的签发人、会签人及签署意见只写在发文稿纸的相应栏目里，而不标识在外发文上。联合行文的会签，一般由主办机关首先签署意见，协办机关依次会签。一般不使用复印件会签。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字；“签发人”三字用3号仿宋体字，后用全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。若有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，再下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。2．主体主体包括公文格式中“标题”以下至“印章”的六项要素内容。(1）标题，是公文的题目口公文标题“应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文文种，一般应当标明发文机关”。也就是