干部人事档案管理发展展望

干部人事档案管理发展展望摘要：随着时代的发展，干部人事档案的管理将逐渐由现在的纸质文件为主，转向更加高效、便捷的电子档案为主。通过“互联网+档案”的形式将干部人事档案的管理推向智能化。关键字：人事档案；信息化；管理一、干部人事档案的历史我党建党之初，为了能够保证各积极分子在加入我党和共青团时的政治忠诚和道德纯洁性，开始对新加入的党员、团员进行登记造册。由于当时的环境比较艰苦，我党经常进行转移，还要时刻面对敌对势力的迫害、攻击，使得相当一部分最初建立的登记册等发生了损毁和失散。后来的抗日战争时期，随着我党根据地逐步建立，人事档案一步一步走向正规化。1940年，党中央正式要求建立干部档案和管理机构。此时的人事档案，多采取按人集中，再将档案材料分成表格、考核、反省、自传、鉴定、信件等类别，每类材料按时间顺序排列，然后将一个人的材料，用细绳或鞋带装订成册，放入档案袋中。“一般是一人一袋，材料多者，一人数袋，在档案袋上写上姓名、编号，袋内有目录，登记每份文件名称与内容。档案袋依干部的姓氏笔划排列，放置在木箱内”1。在干部发生调动的时候，由本人携带自己档案转入新单位。新中国成立后相当长的一段时间，本单位自己管理的干部档案并不全，即使有档案，档案里的材料也十分有限。为了改变这种状况，组织、人事部门提出，“如遇档案或档案内容极不充实者，应从速收集或本人填写基本材料。”对于人事档案材料的转递，也有了新规定，比如，干部调动一般不自带档案材料，如必须自带时须附转递档案材料信，将档案材料密封，并在介绍信上注明携带有干部档案材料，以便查对等。此后，随着《干部档案管理工作暂行规定》等一系列规定、制度的诞生，干部档案逐步走向正规化。但10年文革缺严重阻碍了干部人事档案的科学发展进程，甚至将很多年的管理成果毁于一旦。直至1980年《关于加强干部档案工作的意见》《干部档案工作条例》《干部档案整理办法》等文件制定出台，才使得干部人事档案重新走向正轨。但计划经济时代建立的干部人事档案制度，在市场经济时代逐渐显露出其缺陷和不足，也使得干部人事档案的管理陷入时代发展的掣肘。二、现行干部档案管理制度存在的问题（一）资料收集的真实性、完整性难以保证1刘炜.民主与法制网时报[N].2013.11.4由于干部人事档案的填写基本是由干部本人通过纸质格式文件手工书写而成，这就造成了一些常见的笔误。这些笔误有时是由于本人书写潦草造成的，有时是由于本人记忆错误造成的。而一旦出现错误，其改动程序相当复杂，有的甚至惧于这些繁文缛节放弃更改。干部人事档案的材料收集，是由本人所在单位、学校等部门收集的。在收集整理过程中难免出现部分资料的丢失、混装等现象，这也使得档案的完整性往往难以达到要求。一旦上一部门转送的档案不完整，下一部门很难主动寻求补全资料，一个是时间原因导致的上一部门无法提供缺失的资料，另外一个两个部门地域上的距离也很难使其有效沟通补全资料。（二）档案整理繁琐复杂纸质档案由于本身的物理特点，在进行归档时需要不断的进行整理、分类、装订。如果需要增加资料，则又需要查找、入袋、整理、装订等工作。档案管理人员的大部分时间和精力都白白浪费在了这些机械式工作上。特别是人员较多的单位在新成员集体入职时需要面临更加繁重的工作。（三）档案转移风险高干部在流动过程中，人事档案也要一起移出或移入，在这个过程中虽然一般通过机要送达，但仍然带有很高的风险。一方面是途中风险，纸质档案很难保证在送达途中的绝对安全，交通事故、自然灾害、人为失误等都有可能给档案带来损坏甚至丢失；另一方面是接收方保管不当，接收方在接受档案之后要进行一些列的程序，在走程序的过程中往往有很大的不可控人为风险，特别是接收较多人事档案的情况下，混乱、丢失等情况时有发生。以上风险一旦发生，给干部个人带来的将是极高的补录成本，甚至影响干部以后的流动升迁。三、干部人事档案管理发展展望二十一世纪是信息爆炸的世纪，各种纸质信息的迅速数字化，给信息收集者和管理者带来了极大的便利，这不能不给我们干部档案的管理者提出了新的管理思路。（一）干部人事档案信息化干部人事档案信息化是指通过现有技术手段对干部人事档案进行信息化录入，建立档案数据库，形成网络化管理体系。可以利用扫描仪、计算机，照相机等设备和技术手段，将干部档案资料、表格等制成PDF文件或图片文件，使干部档案数据化、信息化，建立相对应的干部档案数据库系统。在以后的档案管理中，对档案的归档、查阅、借阅、统计等日常工作方面实行信息化操作。通过现代加密技术的防护，建立一个安全、高效、便捷的干部人事档案管理信息系统。实施干部人事档案的分级、分类管理。逐步建立干部人事档案局域网，通过用户名和密钥的形式对干部档案进行网络化管理，解决好使用权和管理权问题，这样能够极大方便干部的考察、任免、调动、交流、政审等工作2。（二）干部档案管理大数据化干部档案的大数据化是指使用一些软件将海量的档案信息，通过高性能计算机，在较短的时间内对其进行捕捉、分析、整理、提取，来获取有用信息的过程。这些信息包括文档、图片、音频、视频等3。可以以人力资源和社会保障部为平台建立大数据中心，以省级人社部门为分中心，在各地区的档案管理部门建立数据检索终端。这将使干部档案的管理进入一个飞跃式发展的通道，通过对干部档案大数据的分析，提取有价值的信息，来制定相应的干部管理、考核、政审等制度和办法，大大提高政策措施的可行性。另外，也能过通过建立黑名单制度约束有过违法违纪行为的干部在流动升迁时的管理。（三）干部人事档案管理的智慧化在建立干部人事档案的大数据化之后，我们要通过智能化的手段对数据资料进行分析、提取，这包括智能化分析和智能化提取两方面。2宗竣.浅谈推进干部人事档案管理信息化建设[OL].=5&id=2823高茂科.对档案大数据关键环节的认识[J].档案科技1.智能化分析。通过对干部人事档案数据进行处理、挖掘、预测等呈献给人以可视化的图表、动态影像、语音解说等形式，使观看者可以直观的理解数据的属性、变化、未来发展趋势等信息。2.提取的智能化关键词检索技术。类似于主流搜索引擎百度、谷歌等采用的常用检索手段，对包含关键词的文本内容进行显示，也是干部人事档案管理智慧化的最初级版本。音视频检索技术。通过对数据库内的音视频文件关键帧识别技术，检索出包含对应关键帧的音视频文件资料，主要用来检索干部档案资料库中留存的个人录音、录像资料。这是干部人事档案管理智慧化的中级版本。语音识别检索。这包括两个层面的含义，一个是管理者通过语音识别技术搜索关键字文档；另一个是通过档案所有人自己的语音识别自己的音频档案资料。四、干部人事档案发展的意义（一）大大提高档案资料的真实性、完整性通过对干部档案大数据库的提取和分析，能够简明的判断分析出干部个人履历的真实情况，并将可信的真实情况串联形成完整的干部人事档案。这将大大增加干部人事档案造假的成本，形成公共的档案履历评价体系，使得干部的个人、工作等情况真实的呈现在档案管理部门的面前。干部档案的错误或者遗失能够从根本上得到解决。原来纸质档案中的错误在数字化之后，可以通过大数据中心的关联信息进行更正；去纸质化后，透过数据异地多重备份的形式能够基本保证数据长期有效保存。（二）档案整理简单化、智能化数字化的档案大大方便了档案管理者的整理工作，通过计算机程序的自动处理，将档案分级、分类管理，使得管理者可以专心于档案的维护、补充工作。将机械化的整理工作转化为智能化的程序工作，使得管理人员的数量得以大幅削减，取而代之的是高素质的专业化人员，这也符合我们队伍建设的方向。（三）大大降低档案转移风险在大数据时代的干部档案，通过加密信息的形式在各个档案管理部门和单位之间转移。这样就直接避免了过去纸质档案的途中风险，同时大大降低接收单位接收过程中的处理风险，因为数据档案的转移是及时到达接收单位的，而接收单位凭借数据终端管理软件的帮助将对电子档案进行自动归类处理。五、结语干部人事档案的管理未来必然朝着数据化、智能化的方向发展，通过现代化的技术手段，干部档案的管理也必将迎来另一个春天。参考文献：1.刘炜.民主与法制网时报[N].2013.11.42.宗竣.浅谈推进干部人事档案管理信息化建设[OL].=5&id=2823.高茂科.对档案大数据关键环节的认识[J].档案科技