干部档案保管与保护利用及转递档案材料收集与鉴

干部档案保管与保护、利用及转递、档案材料收集与鉴别一、干部档案的保管保护工作1、干部档案的保管工作(1)定义干部档案保管工作是根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部档案进行科学保护和管理的工作，是干部人事工作的一项基础性工作，是防止干部档案材料遭到损坏，保证干部档案材料完好状况的一个必要手段，也是维护干部档案材料收集、鉴别、整理工作的成果和为干部档案发挥作用创造条件的重要环节。(2)怎样做好干部档案保管工作一是建立健全干部档案管理工作的各项规章制度和各种簿册建立健全规章制度和各种簿册是做好干部档案管理工作的重要措施。俗话说，“没有规矩，不成方圆”。干部档案管理工作也是如此。我们各级组织人事部门一定要把干部档案管理工作纳入议事日程，各级干部档案管理人员一定要负起管理好干部档案的责任，要加强干部档案管理工作的宣传，增强全社会重视干部档案工作意识，不但我们自己要严格按规章制度办事，同时我们还要求在各级组织人事部门工作的同志也要按要求去做。规章制度一经建立，就要严格遵守。建立健全各种簿册是做好干部档案保管工作的条件，它能对干部档案的收集、整理、保管、利用、转递、统计等工作提供原始资料。各级干部档案管理部门需建立以下10项规章制度：干部档案材料的收集补充制度;干部档案材料的鉴别归档制度;干部档案整理工作制度;干部档案保管与保护制度;干部档案保密制度;干部档案提供利用制度;干部档案统计核对制度;干部档案转递制度;干部档案室工作职责;干部档案人员工作守责。二是建立健全各种登记簿册，其中包括：收集干部档案材料登记簿;缺少干部档案材料登记簿;接收干部档案登记簿;转出干部档案登记簿;现职干部档案登记簿;离退休干部档案登记簿;死亡干部档案登记簿;移交干部档案登记簿;无头档案登记簿;查阅干部档案登记簿;借阅干部档案登记簿;整理干部档案登记簿;销毁干部档案材料登记簿;购置档案用品登记簿;库房温湿度记录登记簿。三是同时建立健全一记一表一单。即档案室工作大事记、查阅档案审批表(查阅禁止用介绍信)，转递档案通知单。(3)干部档案保管工作的基本要求：一是要保守机密，保证干部档案的政治安全;二是要保证干部档案的物质安全;三是要便于提供利用。2、干部档案的保护工作(1)干部档案保护工作的任务：干部档案保护工作的任务是根据档案制成材料的损毁原因，以防为主，防治兼施，建立健全切实可行的保护制度和措施，尽可能地保护好干部档案，为做好干部档案利用工作提供可靠的物质保证。(2)怎么做好干部档案的保护工作：一是建立和健全切实可行的规章制度。制度是进行工作的细则，建立和健全切实可行的规章制度是做好干部档案保管保护工作地重要保障。目前，我省还存在以下一些问题：有的单位没有很好地把制度建立起来，无章可循;多数单位制度不健全;有的单位的制度没有得到很好地贯彻执行。这种状况要求我们要尽快把各项制度建立和健全起来。我们要以《干部档案工作条例》作为工作的准则。在实际工作中，要建立一系列规章制度，如《干部档案管理部门职责》、《干部档案工作人员职责》、《干部档案和档案材料收集制度》、《送交干部档案材料归档制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案查(借)阅制度》、《干部档案保管、保密制度》《干部职务、工资变动登记制度》、《干部档案检查核对制度》、《干部档案工作人员交接工作制度》。有了完善的制度，才能保证干部档案和干部档案的材料的完整和安全。二是加强基础设施建设，为保护干部档案提供有利的物质条件;第一、要建立专用的干部档案库房，库房必须符合以下几个条件;①库房面积应根据保管的干部档案数量的多少来确定。一般每管理1000卷档案应配20-25平方米的面积。②库房建筑应坚固实用，便于安全保密和做到“六防”：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。适宜温度14-24℃，相对湿度45-65%。③干部档案隶属于组织人事部门，档案库房应邻近于主管部门(组织人事部门)办公地点。第二、要设置专门的阅档室和管理人员办公室。阅档室、管理人员办公室、库房“三室分开”，有条件的要做到阅档室、管理人员办公室、库房、计算机房“四室分开”。第三、要用铁质的档案箱(柜)或密集架;第四、每卷档案要配备符合标准的干部档案卷(封)皮，档案袋或档案盒等;尽量使用中组部指定的档案卷夹以方便日后的实际工作;第五、添置必要的设备。如：空调器、除湿机、电风扇、吸尘器、灭火器、温湿度表等。第六、投放必要的防虫药物。三是提高干部档案管理人员的素质。干部档案工作是由干部档案本身、必要的物质条件和管理人员三个基本因素构成的。在这三个因素中，干部档案本身是干部档案工作赖以生存和发展的物质基础和工作对象，必要的物质条件是干部档案工作得以进行的保障，而训练有素的管档人员，则是干部档案工作中最重要最活跃的因素。干部档案工作的方针政策和规章制度要靠人来制定和执行。干部档案工作的理论知识和技术方法要靠人来掌握，管理水平的科学化现代化更要靠人来实现。因此，要搞好干部档案的管理工作，根本问题是要不断地提高管理人员的政治素质和业务素质。干部档案管理人员要坚持做到以下几点：第一、要坚持四项基本原则，学习党的各项方针、政策，提高政治思想水平。第二、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务。第三、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案的内容。第四、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。第五、工作调动时，必须做好干部档案及业务文件的交接工作。严格遵守干部档案保管规定，任何个人不得私自保存他人的档案，档案人员的档案及其直系亲属的档案应指定专人管理。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。作为一名干部档案工作人员，只有具备较高的政治素质和业务素质才能胜任本职工作，为干部档案事业的建设做出贡献。四是每半年对库房进行一次检查，看有何隐患，制度措施是否健全，核对干部档案名册(索引)与所存干部档案有无出入。发现问题要及时报告，主管领导要及时采取措施予以解决。如发生失火、被盗、霉变、虫蛀等问题，要追究有关人员的责任。3、干部档案管理范围的划分干部档案的管理有分类管理、分级管理、指定管理。干部档案的管理范围大致划分如下：(1)在职干部档案的管理干部档案一般情况下由各单位机关组织人事部门管理。县以上(含县)机关干部档案管理范围，原则上应与干部人事管理权限相一致，管人与管档案范围要相同，具有某一职务任免权的部门才是主管人员职务的部门。县以下的机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。干部档案的正本由干部的主管部门保管，副本由主管或协管干部的部门保管。军队干部兼地方职务的，其档案正本由军队保管;地方人员兼军队职务的，其档案正本由地方有关部门保管。(2)(离)退休干部档案的管理。离(退)休后，原属中央、国务院管理的干部，其档案仍由中央、国务院有关部门保管;其他干部的档案由该干部的管理部门保管。(3)死亡干部的档案管理。干部死亡后，其档案由原单位保存五年后，按有关规定清整好，向同级文书档案馆移交保管。(4)干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。(5)干部被开除公职以后，未就业的，其档案由原管理单位保管;另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。(6)干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理单位保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。(7)干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原管理单位保管。(8)流动人员人事档案的管理。流动人员的人事档案，是指辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专用技术人员和管理人员、待业的大中专毕业生、自费出国留学人员的人事档案;外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员及其他流动人员的档案。流动人员的人事档案，应由县以上(含县)政府部门所属的人才流动服务机构管理，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。流动人员人事档案管理遵循“集中统一、归口管理”的原则，同样执行国家保密制度，档案的收集、整理、保管、利用、转递等必须按规定做好。(9)干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案由所在单位组织指定本单位、本部门的干部人事工作人员保管。(10)有些单位人员少，未设立管理档案机构或不具备管理档案条件的，该单位的干部档案由上级主管部门管理。二、干部档案的提供利用和转递工作1、干部档案的提供利用(1)提供利用的概念干部档案的提供利用，有广义和狭义之分。广义的提供，指的是以保存管理的干部档案资源为基础，通过某种方式，提供干部档案或档案内容中的有关情况，为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。狭义的提供利用，指干部档案管理部门，根据各部门的需要，提供档案的查(借)阅，为其服务。(2)提供利用的意义一是干部档案全部活动的价值体现。我们的一切工作，都是围绕“三个服务”，保证利用。利用越多，价值越大，没有利用，就没有价值。二是提供高质量的档案材料和档案信息，保证优质服务，是衡量干部档案管理工作优胜劣汰的重要标准。利用工作开展地好，根本问题是要提高案卷质量。要以保证利用为中心，精心做好干部档案材料的收集、鉴别和整理工作，不断提高案卷质量，使干部档案工作更好、更有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。(3)提供利用的指导思想干部档案提供利用的指导思想是，为干部人事工作服务、为人事决策服务、为社会主义现代化建设服务。根据这个指导思想，要扎实地工作，提高工作效率，提高工作质量;要根据干部人事工作的需要，根据经济和社会发展的需要，在不影响保密的情况下，积极为各项工作提供利用服务。(4)干部档案提供利用的原则干部档案是党和国家档案的重要组成部分，是党和国家的秘密，机关层次越高，机关人员职务越高或工作越特殊，干部档案的保密性越强。干部档案的提供利用工作，须遵循安全、保密、方便利用三大基本原则，积极稳妥地为干部人事工作和有关工作提供优质服务。在实践中，要把握以下四点：一是要建立健全相关制度干部档案管理部门，要根据本机关人员职务的级别层次，根据有关文件规定的要求，制定自己的查阅范围、要求、批准权限、办事程序，以及登记手续等制度，以保证提供利用工作有章可循。二是要严格掌握利用范围查阅借用干部档案必须是因工作需要，同时要区别于人事工作需要，还是因其他工作需要。对于编写传记、词条、史志等工作，根据中央文件精神，不提供查阅;查阅借用档案必须按规定办理查阅、借用干部档案的手续。查阅干部档案必须按照干部管理权限,事先填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位主要负责同志或分管干部(人事)工作的领导签署意见并署名，加盖党委(党组)印章后，派出两名中共党员方能查阅。不得凭借调查证明材料介绍信、函调证明材料信、行政介绍信、工作证等查阅干部档案。干部档案一般不外借，因特殊情况需要借阅，应严格履行审批手续，在10天内归还。三是要注意审查查阅、借用人事档案人的身份按照有关文件规定，查阅干部档案，应是中共党员并由组织委派，不允许本人查阅、借用自己和直系亲属的干部档案。个人不能随意查阅他人的干部档案。四是要在阅档室悬挂查阅干部档案注意事项。档案工作管理人员要督促检查查阅人遵守有关规定。(5)与此同时，查阅干部档案的人员应注意以下几点：一是查阅档案必须严格遵守保密制度和查档规定，严禁涂改、划圈(线)、抽取、撤换档案材料。二是不得擅自拍摄和复制档案内容。如工作需要取证，须经管理档案的单位审查同意。三是查阅、借用档案人员不得向无关人