干部档案加工实施方案

山东省大地保险干部档案加工实施方案档案是记录和反映经济社会重大发展变化的重要载体，是国家信息资源的核心组成篇，是重要的文化资源。进行馆藏纸质档案数字化加工工作，既是进一步改善档案利用方式、提高档案利用率、提升档案利用效果和加强档案保护力度的重要举措，也是促进档案信息化与档案服务体系深度融合，与档案资源体系、安全体系良性互动的基础性工作。档案管理工作是中心各项工作的基础。此次项目经与招标方讨论，主要有干部档案的整理、审核及数字化加工三方面工作。整理工作主要包括干部档案的鉴定与查缺、分类、排序与编号、编目、技术加工等工作；审核工作主要包括逐卷初审、交叉复审、情况梳理、填表归档等工作；数字化工作包括档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录校对、电子图像格式转换与存储。为确保此次项目实施质量，现将此次项目实施方案列举如下，主要包含进度安排、技术标准、设备需求及报价方案四部分：一、进度安排1、项目实施工作计划1.1详细项目工作计划及部署为保障项目整个项目的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：1)人员设备准备：严格执行合同文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。2)项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。3)需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。4)实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。5)实施流程设立：项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。并且在确认标准的基础上进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。6)项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。7)项目正式运行工作：包括此次项目要求的干部档案整理、审核及数字化加工等所有工作。8)项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。9)项目验收工作：项目双方共同对项目进行总体验收及总结。1.2项目实施计划及人员安排、设备配置1.2.1项目前期实施计划工作内容情况说明所需天数项目调研对此次加工项目做前期调研，制定科学具体的加工计划3天场地勘察就加工场地现场勘察，制定出合理的岗位位置设置2天硬件入场就项目调研情况准备或采购合适的硬件设施及其他办公耗材5天人员入场根据加工计划及岗位设置合理安排人员进场工作（人员陆续上岗）10天流程试行就事先制定的加工流程进行试运行，发现问题及时修改（与人员入场时间同时进行）10天1.2.2人员部署此次项目预期时间6个月，实际有效工作日130.5天（按每月21.75天计算）。前期准备共需20天，实际项目加工110.5天。故档案整理预计需54天（约合2.5月），档案审核需22天（约合1月），数字化加工需22天（约合1月），后期收尾及验收12.5天（约合0.5月）。按此次项目需加工1500人干部档案计算，故人员部署如下：干部档案整理人员部署情况参考标准定量（卷/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2鉴定653050分类、排序1233642编号3013050编目1044037.5技术加工462462.5装订2525030故此次干部档案整理，预计加工人员20人（上述表格中部分人员属于机动人员）。干部档案审核人员部署情况参考标准定量（卷/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2逐卷初审8201609.375交叉复审1010*22007.5情况汇总30206002.5调查核实0000上会认定0000填表归档30206002.5故此次干部档案审核，预计加工人员20人（上述表格中部分人员属于机动人员）。干部档案数字化加工人员部署情况参考标准定量（页/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2档案扫描250061500012图像处理400041600011.25图像质检500031500012目录校对（卷）30412012.5格式转换13刻盘存储13故此次干部档案数字化，预计加工人员20人（上述表格中部分人员属于机动人员）。我司人员的部署，遵循“客户至上，服务为先”的理念，以最大的人员部署做最细致的工作，在上述数字化加工及后期的收尾验收工作安排中，预留出部分时间，是为了防止意外情况的发生。二、技术标准（一）对技术标准的理解1、档案移交：招标方将即将归档整理的档案材料移交中标方，并登记移交清单。2、档案整理：依据《干部档案工作条例》及《干部档案整理工作细则》，对招标方移交的材料通过鉴定、分类、排序、编目、技术加工、装订等环节进行整理加工，最终组卷成册。3、档案审核：4、档案数字化：依据《纸质档案数字化技术规范》等文件，对招标方移交的干部档案通过扫描处理、图像处理、质检处理、目录校对等环节，实现纸质档案的电子转换。5、入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置。（二）各项工作主要技术标准1、干部档案整理标准1.1干部档案的鉴定干部档案材料的鉴定工作，是对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料真伪，判定材料保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。是干部档案整理工作的第一步，需以《干部档案工作条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严格按照《干部档案整理工作细则》进行鉴定：判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容；审查材料是否齐全、完整；审查材料是否手续完备；是否有未查清问题的材料及未办理完毕的材料；是否缺少有关材料。确保将要归档的干部档案材料真实、齐全完整。1.2、干部档案的分类与排序干部档案分类工作，需严格按照《干部档案工作条例》及《干部档案整理工作细则》十大类标准严格划分，不得将档案材料归类错误，对于内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。干部档案材料需要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。其主要分三种排序方式：1、第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料需按档案材料形成时间排序的；2、第五类、第六类、第八类材料按档案材料内容的主次关系进行排序的，其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；3、第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：１、工资情况的材料；２、任免材料；３、出国、出境材料；４、其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。1.3、干部档案的编号档案的编号：编写顺序号，即对每份材料编写一个顺序号，固定该份材料的位置，编号结构为“类号-件号”，类号是指十个大类的顺序号，件号是指每类里面各份材料的排列号。对于大类下需分小类的，其编号结构为“类号-属类号-件号”，例如9-2-5是指第九类中任免材料的第五份文件。类号和件号用铅笔标注在每份文件的右上角。1.4、干部档案的编目每卷干部档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。目录著录项主要包括：序号、材料名称、材料形成时间、页数及备注。具体要求如下：（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项的进行填写，做到目录清楚，填写准确；（2）每类目录应首先注明材料类号和类别名称；（3）“类号”下依次填写排列序号。材料类号用汉字“一”至“十”，二级属类号用（一）至（四），顺序号用阿拉伯数字。（4）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；（5）“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。复制的档案材料，采用原材料形成时间；（6）材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写；（7）“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复印件等情况也应注明。（8）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。（9）目录采用电子文件著录方式，填写目录后，需检查核对，做到准确无误后打印纸质目录。1.5、干部档案的技术加工对于分类编目后的档案，需要进行技术加工，以方便干部档案的保管利用及延长其寿命。具体方法如下：（1）对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行裁剪；不能裁剪的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读；（2）对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。确保纸张质地状况较差的档案能够得到完善保护，并在后期扫描时图像清晰又不损伤档案原件。裱糊的主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蛀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；（3）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；（4）拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。（5）对于上述不规则档案，若已编号，在裁剪时需留心已编号码，不得切除。2、干部档案审核标准2.1逐卷初审。按照“谁管理谁审核、谁认定谁负责”的原则，采取逐人逐卷审核登记的办法，对所管干部档案基本信息情况进行审核。审核时，按照审核的具体要求，对干部档案逐卷逐页逐项进行审查。2.1.1出生时间⑴需要查阅的材料：一类：1979、1988年版干部履历表；四类：中学生学籍卡片、初（高）中毕业生登记表、选拔学生登记表、招考报名材料、较早的学历材料；五类：报考、招工、入伍政审材料，更改出生时间的材料，“三龄一历”审核认定表；六类:入团志愿书、入团申请书；入党志愿书；九类第一小类：转正定级材料；九类第二小类：招工、入伍审批表、转干录干审批表；十类：报考、招工、入伍体检表。另外，还要查阅记载身份证号的材料，如1999年版《干部履历表》、公务员（参照公务员）登记表、军人身份证号码登记表等。⑵需要登记的材料：①对已经认定且符合政策规定、依据充分的档案，只登记上述材料中出生时间不一致或涂改的材料份数。②对认定不准确或未认定出生时间的，需将上述材料中涉及填写出生时间不一致或涂改的地方，按照“X年X月X日形成的《XX表》中出生时间为X年X月X日”或“X年X月X日形成的《XX表》中出生时间由X年X月X日涂改为X年X月X日”的格式逐份详细