库存管理在新形势下烟用物资物流管理工作中的实践和思考

库存管理在新形势下烟用物资物流管理工作中的实践和思考谢林2007-1-4库存管理始终是企业生产经营过程中不可缺少的重要组成部分，是实现增值的重要环节。在烟用物资物流管理模式下，库存是物流管理的最大障碍，库存量的高低不仅影响着企业的综合成本，而且也制约着物流管理的性能。因此，如何建立适当的库存量，既减少库存成本，又不影响正常的卷烟生产，已经成为烟草企业管理者实施物流管理过程中必须考虑的首要问题。如何建立与生产不确定性需求相对应的库存，也是企业管理者改善和优化物流管理时必须考虑的重要问题。现代物流是提升企业核心竞争力的重要手段之一。回顾云南烟草行业的发展变革，联合重组不断深化,为适应烟草行业卷烟工业企业跨地区联合重组的发展需要，需认真研究工业企业联合重组、实行多点生产、集团化运作以后集团内部物流的整合问题。通过物流管理降低物流成本，是一切基础管理的最终目的，本文作者通过烟用物资库存管理的实践提出了自己的一些思考。一、库存物流管理的前世与今生狭义的观点认为，库存仅仅指的是在仓库中处于暂时停滞状态的物资。从广义的观点看，库存表示用于将来的、暂时处于闲置状态的资源。“库存是一个必要的恶魔”，也就是说，库存的存在有利有弊。库存的作用主要是能有效地缓解供需矛盾，尽可能均匀地保持生产。传统的库存管理更注重的是仓储，通过特定场所储存和保管物资的行为，是对有形物品提供存放场所、存取物品的过程和对存放物品的保管、控制的过程。无论是传统的库存管理还是现在我们研究的供应链环境下的现代库存管理，他们的目的是一致的。回顾云南烟用物资采购方式的发展过程，从1999年至今，我省的烟用物资经营管理模式从全省集中统一经营管理——公开招标、比质比价采购模式——资质认证采购方法，这也是烟用物资库存管理的发展过程，正是由于资质认证的深入推行，才使烟用物资的库存管理真正纳入物流供应链管理之中。物流管理的目标之一就是实现最低库存。目前我省烟用物资物流供应链管理还在不断的探索发展之中，它的有效性还有待完善。面对烟草企业联合重组、实行多点生产、集团化运作的现状，优化库存管理对于物流管理来说迫在眉睫。打造供应链的伙伴关系可以大幅度地降低库存，从而实现物流管理的目的。然而，这是有风险性的。合作伙伴关系对库存管理提出更高的目标和要求，它强调的是扎实的库存基础管理，信息资源共享、利益共享、风险分担的库存管理思想。二、运用丰富的库存管理办法完善储备功能烟草行业的物资仓储条件可谓是丰俭自知。运用丰富的库存管理办法确能完善功能、弥补缺点。目前运用最广泛的有分类管理法、关键因素分析管理法、零库存管理法。目前的ABC分类管理法是把库存物品占库存总量的百分比和该种物品占库存金额百分比的大小作为标准，划分为ABC三类，把品种及数量较少而占用资金多的项目划分为A类；把品种数量较多、比较值钱的项目划分为B类；把一些零碎的、种类很多但金额较低的列为C类。然后，对金额高的A类物品作为重点进行管理控制；B类物品较重要，可按通常的办法进行管理控制；C类物品品种数量繁多，但价值不大，可采用最简便的方法加以管理控制。烟用物资可以结合工艺部门的物资分类来实施分类管理办法。举例来说，在烟草企业工艺部门对卷烟辅料分类中，A类卷烟辅料是指对卷烟产品质量影响较大，检验部门必须对其进行外观、理化指标中的指令性标准进行检测的辅料，具体包括卷烟纸、水松纸、滤嘴棒、烟用香精香料、卷烟商标、条盒等，这正是现行库存管理要求重点控制和关注的物资。关键因素分析管理法比分类法有着更强的目的性。它的基本思想是把存货按照关键性分成以下几类：最高优先级，这是关键性物品，不允许缺货；较高优先级，这是基础性物品，允许偶尔缺货；中等优先级，这多属于比较重要的物品，允许偶尔范围内的缺货；较低优先级，需要这些物品，但可替代性高，允许缺货。烟用物资采供部门可根据客观实际情况进行关键因素分析管理，同时与分类法结合使用。近几年来，“零库存”是个经常被提起的名词，它的背后似乎集中了所有管理的优点：高效率、低成本。可惜的是，“零库存”是一枚正反两面的硬币，正面让你欣喜，背面让你忧愁。零库存会降低成本，但这部分降低的成本并不会凭空消失，而是转嫁到其他方面，零库存只是手段，而不是目标。是否能够实施和实现零库存，需要综合考虑它带来的收益以及为之付出的代价。在什么样的时间和环节去实施零库存，则需要根据烟草行业自身的特点、商业环境、管理水平综合加以判断和决策。至于在整个供应链中零库存的实施，则必须要有一个能够准确、即时反应需求的系统（包括软件和管理）；必须要有一个能根据需求信息进行迅速调节的采购和柔性生产系统；必须要有一个协同一致的物流配送系统。在现阶段，低耗用品、劳保用品可以采用零库存管理。三、运用先进的管理理念提升库存管理水平运用先进的管理理念是快速提升管理水平的有效途径。自2004年开始，昆烟分厂辅料供应部门由部主任倡导并制定了系统的项目管理措施，在部门内部管理中开展“5S”活动。“5S”活动是指在作业现场中对物资、设备、人员等生产要素进行相应的整理（Seiri）、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seikeetsu)和素养(Shitsuke)的活动，这5个词的日文、罗马字母译音的第一个字母都为S，故称之为“5S”。由于办公场所、生产作业场所的平面布置影响着物流的流向，货物的储放、装卸及物料的摆放影响着运送和使用的时间，工作资料的存放影响着工作的效率，所以开展“5S”活动将有助于物流效率的提高、物流成本的降低，并使整体工作效率提高。选择这一项目课题是针对当时较简陋的仓储环境以及工作人员素质的参差不齐，目的是通过加强现场管理规范工作行为，建立一个清洁整齐的办工环境、一个井然有序的物流现场，从而提高员工的工作素质、质量意识和劳动效率。为了进一步研究分析，就这一课题专门成立了QC活动小组，具体负责对活动的实施及跟踪调查。虽然在活动开展之前安排了学习，但在计划实施的初期，调查结果令人失望，40%的工作人员不完全知道“5S”活动内容；35%的辅料发放人员不清楚自己所承担的工作任务；有3次辅料错发现象的发生，辅料发放组没有一次在辅料发放工作前开过协调会。针对现状QC小组进行了原因分析：QC小组找出末端原因后，进行了要因确认，制定了具体对策及措施：要因对策目标措施完成时间对“5S”活动内容的了解程度不够全面学习和贯彻“5S”活动通过开展“5S”活动，使职工100%知道“5S”活动内容并自觉参与定期组织学习“5S”活动内容，“5S”活动实施后不间断的认真总结2004年6月底前对自己所承担的工作任务的认知程度不足全面学习和贯彻“5S”活动通过开展“5S”活动，使辅料发放人员了解所承担的工作任务，同时规范使用搬运工具，避免发料员受伤事故的发生开展各种专题讨论，加强对“5S”活动的认识，用班前班后会找出工作中的方法和步骤2004年6月底前辅料发放管理措施针对性不强制定相应的辅料发放管理措施制定仓库管理措施，有效改善仓库辅料发放现状，提高现场工作效率认真细致地了解现场辅料发放环节及步骤，制定切实可行的管理措施2004年6月底前根据5S活动内容制定了活动规划及实施步骤：（一）5S活动规划表：项目规范内容整理1.把呆废滞料进行处理2.把一个月生产计划内不用的物品放到指定位置。3.把一周生产内要用的物品放到易取位置。4.把工作资料分类存放，便于查阅、使用。整顿1.制做仓库总体规划图，并按规划图进行区域标识。2.物品按规划进行放置，物品放置位置也应规划。3.物品要整齐、容易收发。4.物品在显著位置要有明显标识，容易识别。5.仓库通道要畅通，不能堵塞。6.运输工具使用后应摆放整齐。7.消防器材要容易拿取。清扫1.地面、门窗要打扫干净，不能有灰尘。2.物品不能裸露摆放，包装外表要清扫干净。3.运输工具要定期清理、维护。4.物品存放区要通风，光线好。5.一些水源污染、油污管要进行修护。清洁1.随时自我检查，互相检查，定期或不定期进行检查。2.对不符合的情况及时纠正。3.整理、整顿、清扫保持得非常好。素养1.员工服装整洁得体。2.员工言谈文明有礼。3.员工工作精神饱满。4.员工运输货物时小心。5.员工有团队精神，互相帮助。6.员工时间观念强。（二）实施5S活动步骤：1.组织——以整个辅料供应部为“5S”活动推行组织。由辅料供应部主任负责组织“5S”活动项目的推行实施，业务主管和仓库主任组织全体员工具体执行。2.规划——即组织制定各项“5S”规范，制定激励措施。明确书面规范要求，让员工知道哪些可以做，哪些不可以做，怎么做才符合要求，该规范经深入详细调查现场情况后于6月底前完成。3.培训、宣传——培训的对象是全体员工，主要内容是“5S”活动的基本知识、各项“5S”活动规范。营造培养内部工作和学习的良好氛围，使员工逐步习惯这个氛围，潜移默化，从意识上得以提升，进一步提高执行力。该项工作于6月初开始在本部门办公室及仓库组织对职工学习，每月组织学习两次，直至本部门职工理解“5S”活动内容并能自觉实施“5S”活动。4.执行——全面执行“5S”活动规范。由辅料供应部主任做总动员，全部上下正式全面执行“5S”活动规范。各办公室、仓库等场所均对照适用于本场所的“5S”活动规范严格执行，各级员工都要透彻了解“5S”活动规范，并按照规范严格要求自身行为，鼓励相互间的思想交流，提高相互协作能力，并加强思想引导工作。这个阶段是推行“5S”活动的实质阶段，将以树立样板区分阶段或分片实施的办法落实“5S”活动。该项工作于9月底前完成。5.监督检查及考核——在推行“5S”活动的过程中，形形色色的阻力是不可避免的，要使规范得以彻底执行并逐渐形成良好习惯，必须不断地组织检查考核。检查的频次先密后疏，并将其执行情况纳入每月的绩效考核工作中，直至“5S”活动的规范在每个员工心中打下深深的烙印，并形成个人良好的工作习惯和氛围，该工作在“5S”活动开展后逐月考核。对策实施后一段时间，QC小组对办公室及仓库场所进行了现场检查，感觉办公环境、仓库现场的物资堆放和收发料过程明显比以前规范，统计资料显示出部门现场管理水平比开展“5S”活动实施前有较大的提升：现状设定目标实施前实施后对“5S”活动内容的了解程度通过开展“5S”活动，使职工100%知道“5S”活动内容并自觉参与40%的工作人员不完全知道“5S”活动内容本部门所有人员100%都知道“5S”活动内容并自觉参与对自己所承担的工作任务的认知程度通过开展“5S”活动，使辅料发放人员了解所35%的工作人员不清楚自己所承担的工作任务，有4次因搬所有工作人员都知道自己所承担的工作任务，在发料过程中能规范承担的工作任务，同时规范使用搬运工具，避免发料员受伤事故的发生运工具使用不规范而造成发料员轻微受伤使用搬运工具，彻底杜绝了发料员轻微受伤事故的发生辅料发放准备不充分，辅料发放现场协调不到位通过开展“5S”活动，使辅料发放组在作业前召开协调会，使辅料发放现场协调到位，杜绝辅料错发现象的发生有3次辅料错发现象的发生，辅料发放组没有一次在辅料发放工作前开过协调会辅料发放现场协调到位，杜绝了辅料错发现象的发生“5S”活动是一项长期长效的管理活动。自2004年以来，“5S”活动的持续开展使员工在不知不觉中养成了良好的工作习惯和责任意识，对开展辅料仓库及维护发料地点的现场管理工作发挥了积极有效的作用，确实加强和巩固了仓库现场管理。两年时间过去了，我们的办公场所、作业现场、储物仓库整齐有序，员工工作严谨认真，各类物资流动更加规则、有序、顺畅。笔者作为这一QC小组的成员，亲历了活动从艰难到坚持，最后形成一种工作习惯的过程。管理并不是空中楼阁，而是一砖一瓦的建设；管理也不是飞驰的火箭，它需要的只是对于良好行为的坚持。四、供应链环境下现代库存管理模式展望供应链管理是近年来兴起的一种围绕核心企业，通过信息流、物流、资金流，将供应商、制造商、分销商、零售商直到最终消费者连成一个功能网链结构的集成管理模式。在供应链管理中，主要包含与物流管理相关的运输决策、选址决策和库存决策，以及与关系管理相关的物流决策、关系决