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广东大参林连锁药店有限公司店长行政事务手册广州子公司2008年10月编2店长行政事务手册一、行政工作编写：彭运珍，职务：资产管理员，主要负责：1、固定资产盘点①请于每月20日前上交本月门店、宿舍固定资产盘点资料2、物资申请①门店物资(请填写购物、印刷申请表)，传真至公司81195815②宿舍物资（请填写新宿舍物资申请表），传真至公司81195815编写：李应婷，职务：文秘，主要负责：1、门店借据①请每日上午传真至020-813571492、每月10日之前上交期刊文稿·来稿必须原创，不可以抄袭；题材不限；每月至少1篇；内容以门店纪实、自身感想、宣扬企业文化和精神为主；书写关于销售案例类的文稿时，在描述完销售经过之后，必须要写出此销售案例的成功之处及为什么成功、销售技巧是什么等等；·以有相关图片或照片为佳。3、门店举行活动，需上交关于活动的报道或者总结一篇，并配以相关照片（书写内容可以包括活动目的、意义、反响等等）4、下发期刊必须详尽仔细地阅读，并要对当期期刊主版内容有深刻认识，积极发表自己的观点与看法。·各门店要充分利用时间针对当期总公司期刊、分公司期刊及企业文化进行学习（每月至少1次）；·期刊中标明“必读”的部分要求全体员工在5个工作日内仔细阅读完毕，行政部会进行当场或随即抽查；·每月20日之前，各门店针对学习内容及期刊提出的主题或思想，写出自己的观点与看法，并结合门店的实际情况提出有关的意见或建议（每月至少1篇）。5、对于制作期刊的素材需求方面希望各门店能积极配合与响应，共同着力发展公司的企业文化。6、收到AM文件时必须及时签名回复，相关人员必须熟记并理解；若员工签收AM的，必须及时告知店长或者班长，以免造成工作上的延误或不便。彭运珍资产管理员3二、人事工作编写：邓玉如，职务：文秘、招聘，主要负责：招聘面试、人才举荐通报、每月奖惩通报1、每月门店上交文件①奖罚电子版（每月的31号AM奖惩电子版给邓玉如）。2、公司招聘①如有咨询，请告知应聘者应聘时间为每周星期一、三、五早上9:00-11:00/下午2:30-5:00，医药专业必须对口，加试工两天的要求。（面试人邓玉如）试工两天后必需由班长及店长写试工意见，内容要详细写清楚该人员两天来的工作表现，包括工作态度、反应度、领悟力及是否建议录用等情况，后用信封装好由其本人上交或传真到区婉颖处81195831。编写：区婉颖，职务：人事专员，主要负责：1、新员工入职①新员工到门店报到时，督促其在一星期内办理好健康证，1个月内办理好暂住证及未婚证；②安排特定老员工带教，无论在工作上或生活上给与耐心的教导和关心；③督促其在正式上班两天内必须上交刻录有小一寸红色底相片的光碟至人事专员处办理工作牌。相片要求：（男）穿工作服，穿白色衬衫，打黑色或深领带。（女）穿工作服，戴工帽。2、人事变动情况①调动申请：要写明意愿调动原因，店长签字后方可上传。②离职申请：要写明离职原因，不能大概，店长要对其进行谈话，并写上相关工作表现情况，后签字上传。3、基本/职务工资申请①基本工资:每年1月、7月受理申请。职务工资：新任职店、班长3个月后可申请转正。请于每月2日前直接递交申请表。编写：梁慧莲，职务：人事专员，主要负责：1、见习店长转正①在见习店长正式任职起至第三个月，须填写《见习店长转正测评表》并上交到人事专员处。2、新员工转正①每个月的18日之前公司正式发新员工转正考试通知时，店长须安排相关人员对新员工进行考核，如有不符合公司要求的新员工，店长须及时反馈到人事专员处，并填好转正相关表格（员工转正测评表、带教/监督评价表、员工上岗考核成绩卡），如有非常优秀的新员工，其本人又想申请提前转正的，须多填一份《门店员工提前转正标准表》；在新员工考试前上交到人事专员处，如逾期将给与相应的扣罚；②、以15号为界限，第一个月上班超过15天的当月以一个月实习期计算，少于15天的下个月才开始计算实习期，当月考试的员工属下个月转正人员，即新月工入职第三个月必需参加考试。3、老员工工作服更换4①需写工作服申请表，店长审批后，申请表和旧工作服一起上交到人事专员处，缺一不可。4、工作牌办理新员工入职或新店长上任后两天内将刻录的相片上交，一个月以内办理好胸卡下发。5、员工请假申请请假申请：须附上相关证明，如产假须准生证复印件，婚假须结婚证复印件，病假须病历证明等等。三、培训工作编写：叶丽馨，职务：培训师，主要负责：1、转正考试①每月18号前出当月员工转正新试题、复印。②每月18号前定一天考试日，由人事专员提供转正人员名单，并监考。③每月20号前批改好试卷，交人事专员出成绩通知。对于成绩不合格者将予以下月补考，并视其工作表现审批其转正时间。2、新开门店培训①每月由督导主任通知新开门店姓名，开店时间。与店长联系培训事宜。②新店开张前一个星期下店培训。针对店人员情况制定培训内容，并复印资料派发。对象：全体员工。3、新员工培训①每月收集上月入职新员工名单，下发通知。②组织新员工培训课程，安排人员上课。③出试题、复印、监考、改卷。④培训总结。4、厂家培训①由业务员提供厂家促销活动申请表。②联系厂家安排培训事宜。③出通知下发门店。④组织厂家培训课程。5、竞选店班长流程：填写申请表—参加实操—参加笔试—初选演讲—终选演讲①下发报名通知。②下发通知安排店长对人员考核。③收集实操考核表。④出试题，复印。⑤安排人员笔试并监考、改卷。⑥下发初选人员名单通知。⑦复印表格，安排组织初选演讲。⑧下发初选人员名单。⑨出终选人员名单，终选时间。四、财务工作编写：王少兰，职务：出纳，主要负责：51、报销费用①报销费用时需将收据和发票分开两单来报，即收据类的归为一单，发票类的归为一单。②报销的每张单据后面必须写明资金的详细用途，经手人和证明人的签名，签名需两个以上。③当月的报销费用需在当月的25日前交到广州分公司总经理谭经理处。④各门店的店长请记录好每月报销费用的金额，因为财务会根据当月的报销情况抵销各位店长当月在财务处的私人借款，在收到报销款项时核对清楚财务支付的报销费用。2、借款①短期借款各位店长向财务预借资金支付当月门店的租金、水电费等费用，填写借据时需详细注明借款的用途和还款日期。将借据传真到谭经理助理处，谭经理审批后再由财务支付。②长期借款（门店备用金和店长备用金）门店备用金和店长备用金在店长交接期间到财务处变更。新开门店需另外申请。3、门店的现金货款①现金货款根据各门店的不同情况每日或隔日拿到银行存。②部分门店有专人管理和跟踪现金存款的数据、单据，但现金销售存款统计表需由店长亲自填并核对签名。③现金销售存款统计表在每月的1至2日前传真到财务出纳处，再将原件和回执交上到财务部。④跨月款：跨月款与下一个月的现金货款分开来存入存折，先存跨月款，再存下第二个月的货款。⑤门店的现金货款分两个班存入银行，现金销售存款统计表也必须分两个班填写。4、长短款和打扒款每月的3日前汇总好门店的长款及打扒款上交，门店的长短款和打扒款可抵消门店的部分盘亏款，例如赠品、成药、参茸的盘亏款。5、工资①财务发给门店的工资里面不包括离职人员的工资。②离职人员的工资需到公司财务处领取。五、业务流程编写：吴瑞芝，职务：业务员，主要负责：1、每个月3、13、23日前交“十天表”到906室吴居毅处、“员工购物优惠折价登记表”交到吴瑞芝处。2、每个月1~5日汇总申请效期六个月以内的商品的退货3、门店必须每月10日前查询一次不动销商品，设立专用登记本（格式见附表），特别是新店要加强这项工作，对于销量小的商品可考虑转为订购商品。4、每逢双月的1~5日为滞销库存量大商品的退货日。5、门店退货相关流程及规定，见附表。6、报损流程6①门店先经退货申请。1种情况不用申请直接录入报损：中药残泥，门店在每月1-28日录入报损。药监抽检也须经退货申请并同时传真抽检单。②录入注意不可留空白，特别是批号，效期，报损原因。报损原因只填写该药品报损原因，勿写某人同意等其它内容。③每月1日或之前查询审核结果，如审核栏为是，请执行退仓，仓库只在每月1-5日验收报损商品，（门店可在月底5天内退仓。时空不用再调拔出库，），手写单注明报损。如审核栏为否，则自查有无做对上述两点。如不明白要询问相关人员，勿重复制单，否则造成重复减数门店自负。④如无特殊，每月10日前会执行减数，单据从总部发出。7、门店退仓前须知①仓库空间及人手有限，若门店较大批量退货时，请事前于仓库退货工作人员进行沟通退货时间，尤其是新店第一批退货。①门店必须得到退货申请批复后，方能按批复结果执行退货，且在退货包裹外注明退货申请单号，以便仓库尽快冲单。否则，仓库有权列明拒收原因后将商品退回原店或不作冲单（新店首批退货除外）。②新店退货中，由他店挑拨到店的商品，退回原店处理。③同一次申请退货的商品须一次性退仓，不得分批执行退货，否则，作为申请退货处理。④订购商品除特殊原因不得退货。⑤属地区货商品不在时空系统中申请，须与地区业务联系。⑥若附赠品的商品，须连同赠品一同退仓。⑦所有退货申请及报损申请，都必须分开成药、中药与参茸制单。六、会员工作编写：李应婷，职务：会员专员，主要负责：1、每月1日汇总会员卡数。2、每月15日前做好各门店的现金返奖。3、每月28日前完成督导主任的巡店记录和下月巡店计划。4、发送新店开业的短信（包括新店路线的审核、落实、短信内容的落实、审批；新店开业的前1天，全部发送完毕）。5、发送活动短信（包括一些会员短信和非会员短信）。6、每月最后一个会员日，将产生短信费用的门店汇总。7、接听处理顾客（会员）投诉，当对顾客投诉的问题如无法处理应及时向上反馈，并做好相关记录，于两天内答复顾客处理完毕。六、盘点工作编写：潘志卓、黄春华职务：盘店专员，主要负责：1、盘点流程①盘点前要贴出安民告示(最好在盘点日前1日贴出)，告知顾客，以免顾客在盘点时前来购物而徒劳往返。一般盘点分为盘点前准备、盘点中作业和盘点后期工作。②开展针对性培训：盘点作业正式开始前，店长应根据通盘前的相关文件针对前次盘点出现的问题，进行总结、分析，对盘点人员（特别是新入职员工）进行强化培训，说明盘点工作的重要性，特别要告诫大家，大家动手清点的商品不单单是商品，而是金钱，应该以点7钱的责任心来清点商品，来不得半点马虎；同时告知填写盘点单的方法，不断提高盘点技能及准确度。这是一项极其重要的盘点准备工作，乘前接后，公布原因，改正错误，共同负责。③盘点安排：每次盘点前，店长将对商品区域进行编号划分，定好区域，标识好负责区域起点及止点人员，如：01区域由张三李四负责盘点。④填写好盘点表，数据填写时注意数字不能涂改，只能在数字后“十”或“－”，填写好商品品名、商品编码、商品数量即可。商品数量填写完毕，不允许再从此处取出商品，否则应减数。⑤单据的处理：单据类别有：入库单、配送单、返仓单、出库单、退换货单、报损单、调拔单、手工销售单等盘点前必须处理完毕。⑥将所有盘点数据按要求输入盘点电脑内，输完一种商品的数量在其品名后个打钩。⑦盘点专管员对盘点数据进行处理，生成《盘点盈亏差异表》（对照电脑库存）。⑧盘点完毕，清扫好卫生，将卖场陈列到位后经检查，方可离开。2、盘点差异核查盘点差异出来后，应当找出原因，避免下次再出现同一错误情况，主要有以下6个方面的差异原因：①收货差异：多收、少收或多退、少退，收错或退错。②收银差异：打错编码，输错数量，弄错商品规格。盘点时输错单，重复输单，输单没有保存。③盘点差异：漏盘、错盘、赠品作商品盘，标签与实物不符，写错编码。④偷窃差异。⑤单据差异：单据处理不及时、丢失、重复做单，单据与实物不同时（已打单，货没有拿走；货已到没有打入库单）。⑥其他原因：借用编码，散货串码等。七、后勤工作编写：陈晓涛吴文强萧树平职务：后勤，主要负责：1、对于新装修门店店长须随时跟进装修进度，发现问题及时上报，须跟进事项有空调、电话线路、电脑、收款机、银联机、防盗器等设备的安装与调试，货架到场及摆设。2、新店开业前店长须跟进到位的后勤物资有巡游自行车、拱门拱柱、赠品台、音响、帐篷、发电机等。3、对于现行