客户资料管理办法

第1页共10页长城国瑞证券营业部客户资料管理办法第一章总则第一条为加强营业部客户资料管理，确保客户资料收集、整理、保管、移交等符合监管规定及公司内控要求，根据中国证监会《证券公司客户资料管理规范》、《中国结算证券账户业务指南》等行业准则及本公司相关制度，制定本管理办法。第二条本办法适用于营业部开展业务经营过程中所涉及对客户资料的管理过程。第三条本办法所称客户资料是指营业部与客户往来过程中所获得的重要客户资料，包括但不限于客户基本信息、业务凭证和交易记录等。第四条客户基本信息包括客户身份信息、资产状况、风险承受能力及其他反映客户基本属性的记载。业务凭证是指客户办理业务过程中产生的业务信息记载。至少包括客户标识、业务内容、业务办理时间等信息。交易记录是指客户通过营业部进行各类交易所产生的信息记载。至少包括客户标识、交易标的物、交易价格、交易数量、交易时间等信息。第五条客户资料的存储介质分为电子和纸质两类。纸质客户资料是指以纸张为载体，以书写、打印等方式记录的客户资料。电子客户资料是指以磁带、磁盘、光盘等为载体，以数码形式记录的，并依赖计算机等数字设备阅读、处理的客户资料。第六条客户账户集中管理系统是营业部客户资料核心信息系统，对收集的客户资料进行电子化处理，并对电子客户资料进行集中保存。网上开户及网上营业厅业务系统、FTP服务器等是营业部客户资料辅助信息系统，其中，网上开户及网上营业厅业务系统承担网上开户及网上营业厅业务所产生的电子化客户资第2页共10页料的存储功能，营业部开展双人见证开户业务录制的见证视频除刻录光盘入库妥善保存外，需同时上传总部FTP服务器进行转存储。第七条公司建立客户资料相关信息系统的权限管理机制。系统管理权限应与业务操作权限隔离。第八条营业部客户资料的管理应遵循以下原则：（一）准确性原则：公司及营业部相关人员应根据《长城国瑞证券营业部柜台业务基本操作流程指引》及公司其他相关制度要求对客户资料的真实性进行审核验证，详实、准确记载客户的相关信息。（二）完整性原则：公司及营业部应严格遵守本办法的要求，确保客户资料在收集、保管、利用等各环节无缺失、损毁。（三）安全性原则：公司及营业部应严格遵守本办法的要求，任何人不得隐匿、伪造、篡改或者毁损客户资料。（四）保密性原则：公司及营业部应对客户资料予以保密，非依法律法规规定、监管报送、客户同意或者因客户身份识别的需要，不得向任何单位和个人提供。第二章职责与权限第九条公司建立统一领导、分级管理的营业部客户资料管理体系，运营管理部为营业部客户资料管理的主管部门，负责统筹组织实施营业部客户资料管理工作，指导、监督营业部客户资料的管理工作。信息技术部负责建设信息系统，对收集的客户资料进行电子化、集中化管理，并通过技术手段保障电子化客户资料的安全性、完整性和可用性。营业部应指定专人作为档案管理员，具体负责客户资料管理，做好客户资料的收集、保管、更新、利用、销毁等工作。第十条运营管理部客户资料管理职责（一）建立健全公司客户资料管理相关制度，组织、协调营业部做好客户资料的收集、保管、更新、利用、销毁、移交工作；（二）指导、检查营业部客户资料管理工作；第3页共10页（三）组织营业部客户资料管理人员的培训和业务交流。第十一条信息技术部客户资料管理职责（一）统筹规划公司客户资料核心信息系统，并负责日常运行维护。（二）按照行业信息系统运维的要求，将客户资料相关信息系统纳入信息系统运维体系；（三）按照行业信息系统等级保护的要求，确定客户资料核心信息系统的安全保护等级，并进行测评和整改工作；（四）按照行业备份能力标准的要求，确定客户资料核心信息系统的备份能力等级需求，并采取技术和管理措施达到相应备份能力等级；（五）将客户资料相关信息系统的安全操作要求纳入用户培训工作范围，引导用户安全使用系统。第十二条营业部客户资料管理职责（一）负责纸质客户资料的收集、整理，并对纸质客户资料的完整、准确和质量负责；（二）负责对收集的纸质客户资料进行电子化处理，并对电子化客户资料的完整、准确和质量负责。（三）负责本营业部客户资料的保管、更新、利用、销毁等工作。第三章客户资料的收集与保管第十三条营业部应及时收集各业务环节产生的纸质或电子客户资料，包括客户基本信息、业务凭证等，收集渠道包括客户开立账户、办理业务及其他与客户进行业务往来的环节。也可以在客户同意的前提下，通过公司认可的第三方获取客户资料。客户通过线上方式办理业务所产生的电子化客户资料由网上开户系统和网上营业厅系统进行收集和存储。第4页共10页客户交易记录由公司集中交易系统进行收集和存储。（一）客户基本信息应包括但不限于以下内容：1.客户身份信息，包括客户名称、客户类别、国籍地区、身份证明文件信息、客户头像等信息；2.客户联系信息，包括联系地址、联系电话等信息；3.客户自然属性或社会属性信息，包括自然人客户的职业性质、教育程度等信息，机构客户的机构类型、资本属性；4.客户资产状况、风险承受能力及客户其他基本信息。（二）客户的业务凭证应包括但不限于以下内容：业务申请单据（包括但不限于内部业务、代理中国结算证券账户业务及托管业务等）、合同协议、业务回单等内容。（三）客户的交易记录包括但不限于委托记录、成交记录、资产变动记录等内容。第十四条营业部相关人员应当根据《长城国瑞证券营业部柜台业务基本操作流程指引》及公司其他相关制度的规定对收集到的客户资料进行审核与验证，确保客户资料真实、准确、完整。第十五条营业部应及时整理收集到的客户资料，并为每位客户建立纸质或电子资料档案。每日业务办结后，经办人员应进行客户资料电子化处理并将当日所产生的客户资料统一整理并核对后交档案管理员，由档案管理员进行归档，并办理入库交接手续。第十六条客户资料电子化处理（一）客户资料电子化处理范围营业部与客户往来中产生的纸质客户资料均需进行电子化处理，在账户系统分别列为客户资料、资产账户资料、内部证券资料、内部基金资料、产品账户内部资料、代理证券资料等类别。第5页共10页（二）客户资料电子化任务设置运营管理部根据业务类别，通过账户管理系统设置统一的文件类别及扫描参数，并根据业务属性设定电子化资料任务，对于同一名称文件资料，同一客户不同业务允许共享。（三）客户资料电子化处理要求营业部应根据系统生成的扫描任务及时进行资料的扫描、审核及上传，确保电子凭证与纸质凭证、业务操作流水一一对应。业务经办人员应根据当日业务核对每笔业务流水和采集任务。对于个别扫描任务因系统原因未能自动生成或错误生成的，由经办人员手工予以增加或调整采集任务，确保电子资料的准确性和完整性。（四）客户资料电子化处理时限营业部须于业务办结当日将客户资料通过账户管理系统进行扫描，T日扫描任务应当日完成采集，于T+1日前完成复核，并于每个月月初5个工作日前上传总部。（五）图像技术参数设置及凭证扫描注意事项1．扫描图像的分辨率、文件大小等技术参数由运营管理部根据管理需要进行设置和调整。2.扫描时必须将凭证按文字方向整理整齐，按凭证的实际比例进行扫描，扫描图像不得裁剪，保证图像文件清晰、完整。第十七条客户资料的保管（一）纸质客户资料的保管要求1.客户基本信息资料、业务申请单据（包括但不限于内部业务、代理中国结算证券账户业务及托管业务等）及其他客户资料以客户编号为序，为每个客户单独建立档案。营业部应设立“客户资料登记表”（直接印制在资料袋的背面），由档案管理员对客户资料的归档情况进行记录。属于新开客户资料的，档案管理员将客户资料核对后装入客户资料资料袋并填写《客户资料登记表》，为客户建第6页共10页档；属于更新或补充客户资料的，档案管理员将资料按客户编号分别装入客户资料资料袋，在“客户资料登记表”上注明归档日期、归档资料内容并签名确认。2.根据中国结算业务凭证管理相关规定，营业部代理中国结算业务凭证的保管方式实行分段管理，2015年1月1日前的凭证按业务类别分别装订成册独立保管，2015年1月1日以后产生的凭证归入客户档案袋保管。（二）电子化客户资料的保管要求1.信息技术部应采取在线热备和离线备份结合的方式对电子客户资料进行存储。2.信息技术部应将电子客户资料保管纳入其系统运维工作范围，明确客户资料相关电子文件备份的时间间隔、备份格式、版本控制等要求，保证电子客户资料的备份质量。3.公司灾备中心应保留备份的电子化客户资料，并具备恢复能力。（三）客户资料的保存期限1.营业部必须妥善保管纸质客户资料，不得涂改、污损客户资料。纸质客户资料的保存期限自账户注销后起算，不得少于20年。电子化客户资料应长期保管。2.同一介质上存有不同保存期限的客户资料，应当按最长期限保存。同一客户的各类资料采用不同介质保存的，至少应当按照上述期限要求保存1种介质的客户资料。3.法律、行政法规和行业其他规章对客户资料有更长保存期限要求的，遵守其规定。（四）客户资料的存放客户资料由客户所属营业部负责保管，营业部应配置适宜客户资料安全保存的专用库房，要求如下：1.库房要坚固，应配备防盗、防火、防光、防尘、防污染、防潮、防鼠、防第7页共10页虫等必要设施。2.库房内严禁烟火，库房周围严禁存放易燃品和爆炸物，确保客户资料的安全与完好无损。3.库房应保持整齐、清洁，不得存放与客户资料无关的物品，不得妨碍消防安全。4.库房内应设置密集架或铁皮柜（以下称档案柜）用于存放客户资料。存放客户资料的档案柜应按顺序摆放，档案柜上应贴有醒目的档案柜编号、存放资料的种类、区间、开户日期区间等信息。5.除档案管理员外，其他人员进出库房应履行登记备案手续。（五）客户资料的清理核对与质量检查1.营业部应定期进行客户资料的清理核对和保管质量检查工作，做到纸质与电子凭证相符。对破损或载体变质的客户资料，要及时进行修补和复制。2.运营管理部、信息技术部应定期对备份的电子客户资料进行有效性验证，如发现问题应及时采取恢复措施。第四章客户资料的更新与使用第十八条客户资料的更新营业部应在日常及时维护与更新客户资料，定期对客户资料进行核对。当客户身份证明文件等关键客户资料发生变更或失效的，应督促客户及时办理变更手续，并为客户更新资料提供便利。第十九条客户资料的使用公司及营业部在使用客户资料时应遵守国家及行业有关保密规定，采取稳妥安全的保密措施。因工作需要接触到客户资料的营业部和总部的人员，须严格按照《保密协议》和公司相关制度的要求，为客户的资料保密。公司严格执行客户资料查阅管理，建立查阅审批机制，防止客户资料丢失和泄密。（一）营业部员工因业务需要查阅客户资料时，应填写“营业部客户资料查第8页共10页阅审批单”，经营运负责人或合规主管签字审批后，方可查阅。（二）总部各部门查阅客户资料时，查阅人可临时申请客户资料相关信息系统资料查询权限查阅客户电子资料。需查阅纸质客户资料的，查阅人应履行资料查阅审批流程，填写“营业部客户资料查阅审批单”经营业部负责人审批后，方可查阅。（三）受理客户查阅申请的，营业部应按公司《营业部柜台业务基本操作流程指引》的规定验证客户身份。（四）通过信息系统查阅客户资料的，应采取操作员密码控制、指纹控制等技术手段对操作者进行可靠的身份识别与权限控制，防止因非工作需要访问客户资料。（五）法律、法规授权的部门查阅客户资料时，营业部应按《营业部柜台业务基本操作流程指引》有关司法协助的规定审核其有效证件和法律文书。（六）营业部客户资料不得外借，查阅人需抄录、照相、复印或复制的，须经营业部负责人审批同意，并在“营业部客户资料查阅审批单”中登记具体内容。第五章客户资料的销毁与移交第二十条客户资料的销毁（一）对于超出保管期限并已失去保存价值的纸质客户资料，营业部可向公司提交销毁申请，由运营管理部会同合规风控部以及相关部门提出处理意见，报经公司风险管理委员会审批后组织销毁。（二）销毁客户资料时，当事营业部须提请运营管理部共同参与，并应有两人以上监销，确保客户资料不丢失、不泄密、不漏销。（三）营业部及运营管理部应建立销毁清册，监销人员应在销毁清册上签字，销毁清册应永久保存。第二十一条客户资料的移交（一）营业部办理