家庭档案的保管

家庭档案的保管发布日期：2013-01-07来源：老网站数据浏览次数：2504字号：〖大中小〗一、保管的意义和任务对家庭档案进行收集、分类、整理的目的，在于方便日后查考使用。如果只重视上述这些事情，轻视或者忽视家庭档案的保管，放任虫害、微生物等的破坏以及人为损失，家庭档案就会失去其存在形式，这样不仅不能全面地反映出家庭活动的历史面貌，而且发挥家庭档案的凭证和参考作用，也只能是一句空话。我们进行上述事情的成果，还必须通过保管巩固下来；保管的目的同样也是为日后使用，但保管的好坏，又直接影响着使用。所以说，做好家庭档案的保管，是十分重要的。家庭档案是以一定的物质形式，记载和反映家庭活动历史面貌的，这种物质形式总是随时间的推移和各种因素的影响，而导致家庭档案保?quot;寿命的缩短。因而，家庭档案保管的基本任务，就是克服与限制毁损家庭档案材料的各种因素，尽可能地延长其寿命，使之更好地为家庭生产与生活服务。二、影响家庭档案保管寿命的主要因素影响家庭档案保管寿命的原因很多，但归纳起来不外乎有自然因素和人为因素两个方面。了解和研究这些因素，将有利于我们及早预防，对症下药，采取有效的防治措施，把经常性的保管事项做好。（一）自然因素1、内因。内因是指家庭档案本身制成材料的质量。如：纸张、墨汁、墨水、油墨和复写纸等。纸张的质量主要取决于制纸原料成分和制作工艺技术，它的成份是纤维素和非纤维素。纤维素是一种比较稳定的化合物，几乎不溶于水、油和稀酸、稀碱等溶液，在一定的程度上能对抗光线、温度、湿度变化对它的影响；而非纤维素则不然，容易起变化，能够不同程度地溶解于水、油和酸碱等溶液，在光线、温湿度变化的作用下，会加速非纤维素物质的变质。因此，我们在书写档案材料时，特别是珍贵的材料，应尽量选用含纤维素多的纸张。我国国画艺术为什么常选用手工制造的宣纸呢？就是因为宣纸纤维素比重大，其质软而韧，颜色白，经久不变。墨、墨汁、墨水、油墨和复写纸等字迹材料的质量，取决于采取用原料的质量和加工过程。一般来说，凡是碳素或铁质含量高的，且加工比较细的字迹材料就比较耐久；凡是含有大量人造染料或加工粗糙的字迹材料，耐久性就比较差，字迹容易褪变。用纯红、纯蓝墨水、园珠笔、铅笔及其他水彩笔等书写出来的档案材料之所以不耐久，容易浸化褪变，就是由于这些字迹书写材料的化学成份不稳定，耐久性差，在光、热和潮湿的作用下，容易起化学作用、消褪变质的缘故。2、外因。从自然环境和保管条件来说，主要有以下几下方面：（1）不适宜的温度和湿度。温湿度过高过低或忽高忽低，就会使纸张发生膨胀和收缩，降低纸张的机械程度（拉力）；高温、高湿的影响，也会使纸张内的非纤维素成份，以及造纸时残留的酸、碱和漂白粉等有害杂质，加速变化或对纸张纤维素发生腐蚀作用；高温、高湿还会给各种有害生物的繁殖提供条件，如生虫、发霉等；许多非碳素或非铁质的字迹材料，在高温、高湿的影响下，也容易模糊褪色。（2）各种有害生物。主要包括害虫（如毛衣鱼、烟草甲、蟑螂、白蚁等）、微生物（如霉菌、细菌）、老鼠等。它们对家庭档案造成的损失，常常是很难甚至无法挽回的。有害生物的破坏，往往发生在天气湿热的地区和不清洁的地方。（3）灰尘。灰尘不仅会玷污档案材料，而且还是虫、菌等借以传播、藏身、繁殖的媒介和处所。有些灰尘（如化工厂、氮肥厂附近的灰尘）本向还带有腐蚀性，对家庭档案材料的危害则更大。（4）光线。主要指太阳光线，它对家庭档案纸张和某些字迹也有较大的破坏作用。因为太阳光中有大量的紫外线和红外线，紫外线能加速空气中的氧气同纸张的纤维素等发生氧化作用，促使纸张发脆，字迹褪变；红外线温度较高，对档案也不利。另外，碳精灯、石英灯和一百瓦以上的电灯光线，一般也不宜长时间照射在档案材料上面。除这些以外，影响家庭档案保管寿命的自然因素，还有有害气体（如二氧化硫、氧化氮、硫化氢、氯气、氮气等）和各种自然灾害（暴风雨、火灾等）。（二）人为因素人为因素包括疏忽大意丢失、散失和揉折、撕裂、磨破、污染家庭档案材料等。为了发挥家庭档案应有的作用，更好地用其为家庭和社会服务，对上述人为的损毁因素，我们也应予以高度重视。三、延长家庭档案保管寿命的措施及方法延长家庭档案的保管寿命，是一件非常重要和细致的事情，要积极遵循以防为主、防治结合的原则。因为家庭档案是家庭活动历史的真实记录，它的特点就要求做到长期保持其原始面貌。如果家庭档案已被虫害等蛀蚀了，我们才急忙根治，结果字迹部份被毁，家庭档案的凭证和参考价值自然随之也就降低了。因此，延长家庭档案的保管寿命，不能是说说而已的事情，必须采取切实有效的防治措施和方法。家庭档案保管的防治措施及方法是很多的，根据我国一般家庭的实际情况和经济条件等，现归纳为以下几种，供大家参考。（一）防火俗话说水火不留情中的不留情，就特别强调和告戒人们要注意日常生活的防止水灾和火灾。作为家庭档案保管的防火，应注意：放置档案的地点要杜绝火源，保管档案的柜（架）要远离厨房和家电设备的电源线，要教育小孩子不要玩火等；如有火灾发生，应立即把档案材料转移到安全的地方。有条件的家庭，也可购买些干粉灭火器。（二）防潮潮湿对家庭档案的影响，前面我们已经讲过。如何控制空气湿度。1、应将存放档案的柜（架）放在室内通风良好的地方，让其自然通风除湿；2、使用吸潮剂降湿，如生石灰即氧化钙、木碳、矽胶和无水氯化钙等；3、有条件的家庭，可采用机械降湿，如排风扇、去湿机和空调等。这些方法都能不同程度地降低空气的湿度，使保管档案的湿度接近或达到适宜的湿度值，即相对湿度50%--65%。防潮问题解决得好，也有利于家庭档案的防虫和防霉。（三）防热空气温度过高，会加速家庭档案材料发黄变脆，使纸张、胶片等的机械强度减弱，人们使用时容易脆烂，同时它还有利于有害生物的生长繁殖，因而防热也很重要。防热除应灭绝火源外，存放档案的柜（架）最好与房屋墙面有一定的距离，以便通风降热。如果室外气温特别高，也可采取空调降温等办法，来尽可能使空气温度达到适宜保管档案的温度值，即14--20度。为了正确地测量和控制空气的温湿度，建议各个家庭购买一只温湿度计，以便随时掌握室内的温湿度。（四）防虫防虫的关键是防潮，其次就是要杜绝一切昆虫所需的养料，当然家庭档案的载体必须例外。这里说的养料，主要是浆糊和胶水，昆虫往往是从有浆糊的地方开始蛀蚀的，必须用浆糊或胶水粘合的，应当加入适当的防虫防腐药物；再次就是要保持存放家庭档案柜（架）的清洁卫生，不能在存放家庭档案的柜（架）周围堆放杂物、食品等；另外，勤翻勤检查也是一种防虫的有效办法。古代僧人为什么要勤翻经书呢？原因之一就是经常翻动，能打乱昆虫的生活规律，使其不易繁殖；此外，放置适量的防虫药物，如防霉片等，也可起一定的驱避虫害的作用。（五）防尘防尘，即防止灰尘对家庭档案的破坏。防尘重要的是随时保持室内外的清洁卫生，勤检查勤清扫档案柜（架）及档案上的灰尘。（六）防光为避免光线直接照射家庭档案材料，室内除配挂窗帘外，最好将家庭档案放在橱柜当中，以免光线的直射。四、保管家庭档案的几种物质设备为了保管好家庭档案，每个家庭应有一定的物质条件作保证，否则就难以达到家庭档案保管的基本要求，这些物质设备主要包括：档案柜（架、箱）和档案装具（如档案盒、档案袋等），以及防虫、防潮、去尘、防火等用的药物、器材、设备。（一）家庭档案的柜、架、箱这些材料要求不高，一般应根据各个家庭的具体情况来设置。每个家庭能设置档案保管专用柜、架或箱是比较理想的，如条件不许可，放在书柜或衣柜里也可以。（二）家庭档案的几种装具家庭档案装具的总要求是：这些材料能防止光线、灰尘的直接危害，尽量减少家庭材料的磨损。根据家庭档案制成材料的特点，家庭档案一般较多采用以下几种装具：1、档案盒档案盒适用于各种载体档案材料（照片除外）的保管。可以根据家庭档案材料的多少选择不同厚度的档案盒。2、档案袋档案袋因形状象口袋而得名。它较适用于证件、实物和各种图纸等。3、照片档案相册照片档案相册适用于照片的整理，它将照片与其相对应的底片保存在一起，并可在照片旁边填写照片的时间、地点、人物、事件、拍摄者等，非常便于查找和利用。五、家庭档案的保管家庭档案的保管期限问题，即是家庭档案保存价值的鉴定问题。随着社会的发展和家庭生活的需要，家庭档案的数量会愈积愈多，而且家庭档案的保存价值又是随时间的推移逐步降低的。对于已失去保存价值的档案材料，如果不及时进行鉴定清理，一会给保管使用家庭档案带来困难，二会消耗家庭不必要的开支。确定家庭档案的保管期限，是一项非常细致、认真的事情，要用全面的、历史的和发展的观点来具体分析每一份档案材料的保存价值，因为家庭档案不仅仅是家庭活动的历史记录，它既是家庭生活的顾问，又是国家历史文化财富的组成部份。根据1983年国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》和家庭档案的特点等，我们可以把家庭档案的保管期限划分为永久、长期、短期3种。（一）永久，即无期限的保存。凡是记述和反映本家庭主要历史活动的，在社会和家庭活动中需要长远利用的，也就是具体重要保存价值的档案，应定为永久保存。如，家庭的组成情况、家庭中的重大事件等。（二）长期，即保存30年至70年的，凡是在相当长的时期内，需要查考使用的家庭档案，应列为长期保管。如，本家庭制成的一般性的各种材料和比较重要的合同、契约、协议等，以及有关单位关于本家各成员任免、奖惩材料等。（三）短期，即保存15年至30年的。凡是在比较短期时期内需要查考使用的家庭档案，则列为短期保存。如一般性的信件、笔记、礼单、借贷单等。