录音录像档案采集方案

关于印发《广西录音、录像档案目录数据采集方案》的通知桂档发〔2009〕21号各市、县（市、区）档案局：为规范广西录音、录像档案目录数据采集工作，现将《广西录音、录像档案目录数据采集方案》印发你们，请结合实际认真贯彻执行。广西壮族自治区档案局2009年10月14日广西录音、录像档案目录数据采集方案为建立广西多媒体档案目录数据库，规范录音、录像档案目录数据的采集工作，推进广西档案信息化建设的步伐，特制定本方案。1.采集范围属于永久或长期保存的，以录音带、录像带、光盘等为载体的音频、视频档案。2.工作目标在“十一五”期间，建成一个包括自治区、市、县（市、区）级档案馆在内的录音、录像档案目录数据库。3.目录加工方法和要求3.1目录加工使用的标准及工具DA/T18档案著录规则DA/T19档案主题标引规则GB/T15418档案分类标引规则《中国档案分类法》（1997年版）《中国档案主题词表》《广西壮族自治区归档录音录像整理规则（试行）》3.2目录加工要求3.2.1目录加工要以录音、录像原有的目录为基础。3.2.2著录项目3.2.1.1必录项目档案馆代码、档号、题名、责任者、年度、载体类型、起始时间、终止时间、时间长度、摄录者、摄录日期。3.2.1.2选择著录项目文字说明、件号、分类号、主题词、类别（机构）、保管期限、密级、归档号、参见号、摄录地点、轨道号、盘（片）号、盘（片）内文件编号、载体数量、载体规格、载体单位、电子文件格式、版权、语种、出版发行地、获得方式、开放鉴定、档案存址、电子文件、备注。3.2.1.3必录项目必须著录，选择著录项目可视档案情况选择性进行著录。3.2.3著录项目细则3.2.3.1档案馆代码档案馆代码是国家档案局为了便于各档案馆业务工作的开展，加强地区、馆际之间及文献领域的信息交流，根据1987年颁发的《编制全国档案馆名称代码实施细则》而给予每个档案馆的名称代码。档案馆代码具有唯一性。如根据《全国档案馆名称代码》，广西壮族自治区档案馆代码为“445001”。3.2.3.2档号档号是指档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。录音（录像）档案的档号有以下几种格式：全宗号—LY（或LX）—年度—保管期限—顺序号全宗号—LY（或LX）—年度—类别（机构）—保管期限—顺序号全宗号—LY（或LX）—年度—项目代号—保管期限—顺序号全宗号—LY（或LX）—目录号—顺序号档号中的各号（代码）之间以“—”间隔。为了便于目录数据和其相关的电子文件挂接，档号应与其电子文件命名一致，保管期限、类别（机构）均用代码著录。保管期限代码永久为1、长期为2、短期为3、30年为4、10年为5；类别（机构）代码由各单位根据实际情况进行编制，固定使用。档号中的各号（代码）以及年度均固定位数，以利排序。即全宗号3位，目录号3位，年度4位，类别（机构）代码2位，顺序号4位。位数不足前补“0”。LY表示档案类型为录音档案。LX表示档案类型为录像档案。3.2.3.3件号件号是对成套(组)的录音、录像档案赋予的套（组）内排序号。件号以阿拉伯数字如实著录。3.2.3.4题名题名是直接表达一个录音（录像）档案内容特征和中心主题的名称。题名应简明概括、准确反映录音（录像）档案的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全，字数在60个字以内。著录题名应充分利用原录音、录像档案目录中的题名。原题名与档案内容不符，或没有题名时，应重拟题名。3.2.3.5责任者责任者是指制发录音、录像的组织或个人。责任者为组织时，著录其全称或通用简称；责任者为个人时，一般只著录姓名，必要时在姓名后面著录职务、职称或其他职责并加“（）”号。多个责任者时，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示；多个责任者之间用“；”相隔。未署责任者的档案，且无法考证时，以“□□□”代之。3.2.3.6年度年度指录音、录像档案形成的时间。年度为4位数，以阿拉伯数字录入。如档案年度不清，并无法考证时，以“0000”代之。3.2.3.7载体类型载体类型是指档案存储的介质，这里专指录音带、录像带或光盘（CD、VCD、DVD）等。3.2.3.8起始时间和终止时间起始时间是指一个录音（录像）档案的声音（画面）出现的时间。终止时间是指一个录音（录像）档案的声音（画面）终止的时间。起始时间和终止时间均以2位阿拉伯数字著录时、分、秒，中间以“：”分隔，具体格式为“00：00：00”。3.2.3.9时间长度时间长度是指一个录音（录像）档案录制的时间。录音（录像）档案时间长度按照档案的起始时间和终止时间来计算，以分秒为计算单位，并用阿拉伯数字表示。在阿拉伯数字后缀“'”表示分，在阿拉伯数字后缀“″”表示秒。如著录为10'12″，表示时间长度为十分十二秒。3.2.3.10摄录者摄录者是指具体进行录音（录像）档案录制、摄影的组织或个人。摄录者的著录参见“3.2.3.5责任者”。3.2.3.11摄录日期摄录日期是指录音（录像）档案录制、摄影的时间。摄录日期以年、月、日表示，位数固定，不足补“0”。具体为年度4位，月、日各2位。3.2.3.12文字说明文字说明是指综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素，概括揭示录音、录像档案反映的全部信息，或仅对题名未及内容作出补充。文字说明应叙述准确，文字简洁，字数控制在200个字以内。3.2.3.13分类号分类号是揭示录音（录像）档案主题内容的符号语言。分类号应依照《中国档案分类法》进行著录标引。多个分类号之间以“；”分隔。3.2.3.14主题词主题词是指揭示录音（录像）档案主题内容的语词。主题词应依照《中国档案主题词表》进行著录标引。多个主题词之间以“；”分隔。3.2.3.15类别（机构）类别（机构）是指按录音（录像）档案的内容或立档单位的内部组织机构对档案进行分类。3.2.3.16保管期限保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间。保管期限可分为永久、长期、短期以及30年、10年。3.2.3.17密级密级是指档案保密程度的等级。密级按照GB/T7165—1987第4章文献保管等级代码表划分为6个级别：公开、国内、秘密、机密、绝密。密级一般按档案形成时所定密级著录，对已升、降、解密的，应著录新的密级。密级为公开或国内的可不著录。3.2.3.18归档号归档号是档案室赋予归档录音（录像）档案的排列顺序号。归档号以阿拉伯数字如实著录。3.2.3.19参见号参见号是指与录音（录像）档案有密切联系的其他载体的档案的档号。参见号按该类档案档号编制方法如实录入。3.2.3.20摄录地点摄录地点是指录音（录像）档案录制、摄影的现场地点。3.2.3.21轨道号轨道号是指以光盘为存储介质的录音（录像）档案的轨道编号。轨道编号应依据每一个录音（录像）档案内容在光盘上的物理位置，按顺序以阿拉伯数字如实著录。3.2.3.22盘（片）号盘（片）号是指以原录音、录像带为载体的档案进行数字化转换后，以光盘（CD、VCD或DVD）为存储介质备份数据的光盘编号。3.2.3.23盘（片）内文件编号盘（片）内文件编号是指在同一盘（片）录音（录像）档案中录制的多个不同内容的档案的顺序号。盘（片）内文件编号按其在录音（录像）档案的播放顺序如实以阿拉伯数字录入。3.2.3.24载体数量载体数量是指记录同一内容的录音（录像）档案的数量。载体数量以阿拉伯数字著录。3.2.3.25载体规格载体规格是指录音（录像）档案载体的尺寸及型号等。常规录像带为磁带宽1/2in，VHS方式的录像带，载体规格为188×104×25mm。常规录音带为磁带宽8mm的盒式录音带，载体规格为为100×64×12mm。光盘可分为CD、VCD、DVD，尺寸分为3英寸、5英寸。著录时应根据实际情况著录为CD3in、DVD5in等。3.2.3.26载体单位载体单位是指录音（录像）档案物质形态的统计单位。录音带、录像带的载体单位为“盒”，光盘的载体单位为“片”。3.2.3.27电子文件格式电子文件格式是指在数字设备及环境中产生的录音、录像档案，或录音带、录像带档案进行数字化后，其电子文件的存储格式。常见音频电子文件格式有WAV、MP3等。常见视频电子文件格式有AVI、MPEG、VOB、FLV、RM、ASF、MOV、WMV等。3.2.3.28版权版权亦称著作权，是法律赋予创作文学、艺术和科学作品的作者享有的某些专有权利。在这里专指版权归属，即制作录音（录像）档案，依法享有该档案著作权的单位或个人。3.2.3.29语种语种指录音（录像）档案的播放语言，依实际情况著录为英语、法语、德语、藏语、壮语等。汉语不必著录。3.2.3.30出版发行地出版发行地是指录音（录像）档案制作、出版发行单位的地址。3.2.3.31获得方式获得方式是指录音（录像）档案获得的方式、方法。如接收、购买、征集、捐赠等。3.2.3.32开放鉴定开放档案标注“开放”，未开放、控制使用的档案标注“控制”。档案开放和划控应依据《档案法》、《档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等有关规定进行。3.2.3.33档案存址档案存址是指录音（录像）档案实体实际保存单位的规范性全称。3.2.3.34电子文件用于访问录音（录像）档案的电子文件，包括电子文件的路径、名称和文件格式三个部分。录音（录像）档案有电子文件的可著录，无电子文件的不用著录。3.2.3.35备注备注是指著录档案中需要解释和补充的事项。档案的有关事项应在相应的著录项目中著录，著录项目无法解释的，可在备注项目补充。著录备注应文字简练，字数控制在100字以内。4.报目工作管理4.1数据采集软件由自治区档案局（馆）统一制作，并给予技术指导。4.2数据采集应使用自治区档案局（馆）提供的专用软件，如已经使用了其他档案管理软件完成了目录数据采集的，应先做数据转换之后，再上报数据。4.2.1采用GD2000档案管理系统制作完成的目录数据，应使用采集软件进行数据接收转换，必录项目补充录入齐全后再上报数据。4.2.2采用其他档案管理软件制作完成的目录数据，用以交换的计算机文件是DBF或TXT格式。4.2.2.1使用DBF格式文件交换的，其数据库表的结构（字段名、字段顺序及字段的其它待征）应与附表一致。4.2.2.2使用TXT格式文件交换的，每条记录占一行，每个字段占一列。各列数据的排列顺序须与附表一致，且列与列之间用TAB分隔符分隔。4.3经过加密处理的数据交换文件，移交的同时应提供相应的解密手段。4.4经过压缩、分割处理的数据交换文件，移交的同时应提供相应的解压缩、合并手段。4.5在数据采集及上报过程中，如有不明之处，请与自治区档案局（馆）档案信息化工作处联系。5.报目时间、方法和要求5.1市级档案馆负责本级及所辖县(市、区)档案馆数据报送工作，每年应于12月31日前将当年完成的目录数据报送至自治区档案局（馆）档案信息化工作处。5.2市级档案馆在数据上报前应对本级及所辖县(市、区)档案馆的数据进行检查、汇总，发现质量问题及数据错误的要及时反馈，促其纠正，并对上报数据进行统计，把统计表作为目录数据的附件一并上报。5.3报送的目录数据光盘可派专人或采用机要传递的方式送至自治区档案局（馆）档案信息化工作处。5.4报送的数据光盘须严格包装，防止损伤，并在光盘的标签上标明相应的提示信息，如档案馆名称、目录数据数量、采集使用的软件等。5.5为了数据的安全，防止意外的失泄密，请勿通过公共网络传递档案目录数据。附表：序号字段名称.dbf数据库结构字段名字段类型字段长度123456789101112131415档案馆代码档号题名责任者文字说明分类号主题词或关键词类别（机构）年度起始时间终止时间时间长度件号保管期限密级gdmdhtmzrzwzsmflhztclbjgndqssjzzsjsjcdjhbgqxmjCCCCmemoCCCNCCCNCC650250803080404888441016171819202122232425262