工作分析实施案例

ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例1工作分析实施案例一、工作分析的背景1、XX煤炭公司简介XX煤炭公司（以下简称公司）是某大型国有煤炭贸易集团（以下简称集团公司）的全资子公司，成立于1992年，建立之初的主要业务是煤炭进出口贸易。从1995年开始，我国煤炭市场价格全面放开，买方市场日渐形成；另一方面，1995年出台的《煤炭法》和煤炭工业部颁布的“九五”纲要都鼓励减少煤炭经营的中间环节，煤炭用户和煤炭销售区的煤炭经营企业有权直接从煤矿企业购进煤炭。正是在这种形势下，为避免煤炭贸易企业因受到煤炭供应、运输和销售三方制约而带来的脆弱性，从98年开始，公司开始了从贸易公司向煤炭业务一体化经营的探索和实践，主要采取了如下三项措施：第一，分别与主要客户（电厂）共同投资组建合资公司，通过形成利益共同体稳固和发展长期合作关系；第二，为保证货源的质量和数量，公司先后投资控股三个洗煤厂；第三，为了保证运输的及时性，公司又与某国有铁路局合资成立储运公司。自98年以来，公司发展业绩良好，销售收入年均增长率达到30％以上，成为集团公司人均利润最高的二级子公司。A公司逐渐形成了以煤炭的进口、出口和国内销售为主业，几个非煤高风险产品为辅业的业务格局。2、工作分析的背景但是，2002年以来，公司面临的外部环境进一步严峻。2002年初，国务院公布了《电力体制改革方案》，要求电力行业实行厂网分开，竞价上网。此次电力体制改革对A公司产生巨大的影响：一方面已形成稳定关系的电厂将通过兼并重组形成新的经营实体，这意味着原有的合作关系不再稳定；另一方面，竞价上网将引发电厂对成本的严格控制。在我国，煤炭成本占煤电成本的70％以上，降低成本的压力会在很大程度上转移到煤炭采购上,这意味着电厂将对煤炭的价格、质量和供货的及时性提出更高的要求。从公司业务运作来看，由于缺乏煤炭一体化产业链运作的经验，公司转型的过程并非一帆风顺。2002年3月，刚刚重组的南方某发电厂因为硫份超标拒收A公司生产厂自产的整批货物，给公司造成了价值500万的损失，“三月事件”加上2002年上半年销售利润ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例2的大幅滑坡使公司更加深刻地意识到政策的变化给曾经牢固的客户关系带来的巨大影响，以及公司对煤炭的生产质量、运输过程管理方面控制力度的薄弱。从公司的内部管理来看，2001年－2002年3月短短十五个月，先后有四、五位公司的业务骨干提出辞职，主要原因集中在岗位职责不清，工作缺乏挑战性等方面。另一方面，公司现有员工基本由集团公司人力资源部调配调剂形成，员工结构和素能现状不能满足公司运营和长期战略目标实现的需要。2002年5月，集团公司实行新的人事政策，将逐渐下放副总经理以下人员的人事权力，二级公司和员工自主签订劳动合同。在这种背景下，公司认为提高对煤炭供应链的控制的关键是提高内部管理水平和改进人力资源质量。公司决定聘请咨询公司进行人力资源管理诊断与设计,在工作分析的基础上，明确岗位责任，确定岗位的工作描述和工作规范，从而为关键岗位配备胜任的员工。二、组织层次的工作分析——组织结构的调整从上图可以看出公司原有组织结构存在的主要问题在于：ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例3第一，公司总部只有50人，但是却有5个管理层级（总经理—副总—部门经理—主管－助理），管理层次过多，跨度过小，导致每个层级的人都在做比自己职位层次低的工作，反应速度慢；第二，有两个副总对业务部门和职能部门进行混合管理，由于业务部门的业绩更容易识别，不可避免会出现重业务轻管理，职能部门弱化的情况；第三，将煤炭业务分割成三个部门，增大了部门协作成本，严重影响对煤炭产业链的控制；第四，将三种业务特点类似的非煤产品（为充分利用公司的财务优势而经营的产品，成功的关键在于财务风险控制）分割成两个部门运作，不利于专业化和资源共享，难以不断增强公司的风险控制能力。调整后的组织结构从强化内部管理，从提高业务流程运作效率的角度来设立部门。调整后的公司组织结构如下图：三、部门层次的工作分析——煤炭部部门职责组织结构调整后，煤炭部的部门职责包括：负责管理为煤炭业务投资建立的控股和相对控股企业，监督参股企业；负责煤炭业务的市场、销售和物流管理，主要包括市场开拓、产品研发、生产组织、运输、销售、售后服务等工作；ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例4负责制订煤炭业务发展规划，负责组织实施项目投资。新建立的煤炭部的岗位设置如下图：四、岗位层次的工作分析——以计划调度主管为例计划调度岗位是加强对煤炭业务链控制的关键岗位，在此以计划调度主管为例进行工作分析的介绍：1、工作分析方法：公司内部资料分析本岗位和相关岗位的深度访谈和业务流程分析职位说明书问卷调查2、原岗位的工作分析诊断：（1）汇报关系：直接上级：项目小组经理直接下级：无问题：该岗位人员在实际工作中主要向主管国内贸易和主管投资的两位副总经理汇报，经常出现多头指挥的现象。（2）工作职责：ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例5收集和汇总生产、运输和销售的报表；协调公司生产经营调度会议和编写会议纪要；煤炭调度相关信息的上传下达。问题：履行职责的层次远低于企业的实际需要。具体表现对煤炭业务流程节点的审核监督、信息分析和建议职能发挥不足，只起到了信息汇总和传递的作用，这是公司对于煤炭业务链各个环节的控制作用发挥不足的一个重要原因。（3）协调关系：内部协调关系：国内贸易部、投资部、项目小组外部协调关系：三个生产厂、储运公司问题：履行职责的层次远低于企业的实际需要。尚未统一信息流的进口和出口，尚未使信息在企业内部合理共享，供应链信息管理和共享职能发挥不足。（3）任职人员信息：岗位定员：3人学历：2人本科，1人专科专业：1人贸易，1人英语，1人管理经验：平均具备2年煤炭进出口贸易经验问题：原岗位任职人员的专业结构不符合岗位要求，普遍缺乏供应链管理和计划调度的相关技能和经验。3、调整后岗位的工作说明书在原有岗位工作分析和诊断的基础上，进行工作描述，编写工作规范，改进的着眼点如下：增强对煤炭业务流程节点的审核和监督职能；增强对产供销的计划控制职能；增强供应链信息管理和共享职能；区分需要较高和较低经验技能的工作，以此区分主管和助理的工作职责，使主管这一关键岗位工作丰富化。形成的职位说明书如下：计划调度主管职位说明书岗位计划调度主管岗位019ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例6名称编号所在部门煤炭部岗位定员2人直接上级煤炭部总监工资等级直接下级计划调度助理薪酬类型所辖人员3人岗位分析日期2002年10月职责概述：负责监督调度制度的建设和落实负责汇总并平衡生产、采购与销售计划，编制煤炭业务月度经营计划，组织煤炭业务月度经营分析会议负责组织召开周调度例会负责日常调度工作，协调铁路运输和港口作业负责煤炭业务自产煤采购的商务执行工作负责审核装船方案负责供应链信息的收集、整理、分析、转递工作完成上级交办的其他任务工作描述：职责一职责表述：负责监督调度制度的建设和落实工作结果分送单位工作任务监督、规范下属生产企业和储运公司的调度制度建设、修改和完善工作煤炭业务调度制度煤炭部总监落实下属生产企业和储运公司的调度信息规范化建设工作，包括规范表格的填写、信息传递时间等对调度制度的适应性进行评价，并提出改进建议调度制度适应性评价报告FJ432煤炭部总监组织落实调度制度的改善工作ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例7职责二职责表述：负责汇总并平衡生产、采购与销售计划，编制煤炭业务月度经营计划，组织煤炭业务月度经营分析会议工作结果分送单位工作任务收集、汇总各环节上月经营计划执行情况收集各环节的生产、采购、销售计划经平衡后编制煤炭业务月度经营计划煤炭业务月度经营计划煤炭部总监组织煤炭业务月度经营分析会议煤炭部总监下发煤炭业务月度经营计划职责三职责表述：负责组织召开周调度例会工作结果分送单位工作任务召集与会人员参加周调度例会说明调度例会内容，负责会议记录工作调度会会议记录FJ433本岗位留存编撰调度例会会议纪要，经领导批示后下发会议纪要JY7煤炭事业部总监下达调度会会议决议指令调度通知M1-B14下属生产企业和储运公司协调、监督调度会决议的执行职责四职责表述：负责日常调度工作，协调铁路运输和港口作业工作结果分送单位工作任务参加公司月度经营计划会议，按计划负责处理权限内日常调度问题，上报值班领导处理权限外日常调度问题调度通知下属生产企业和储运公司负责下达调度指令，协调铁路运输和港口作业调度通知下属生产企业和储运公司ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例8向生产企业和储运公司索要指令执行情况反馈反馈信息煤炭部总监跟踪调度指令的执行情况，向直接上级反馈执行结果反馈信息煤炭部总监职责五职责表述：负责煤炭业务自产煤采购的商务执行工作工作结果分送单位工作任务负责自产煤炭的合同签订煤炭采购合同煤炭部总监负责煤炭供应过程的执行监督负责自产煤炭采购的结算职责六职责表述：负责审核装船方案工作结果分送单位工作任务接收储运公司传真过来的装船方案计算装船质量指标，审核装船方案的可行性，签署审核意见装船方案审核意见煤炭部总监呈报装船方案给煤炭事业部总监审批下达审批后的装船方案审批后的装船方案M1-Y29储运公司职责七职责表述：负责供应链信息的收集、整理、分析、转递工作工作结果分送单位工作任务负责接收各部门传来的业务信息，包括船期信息、装船信息等负责收集煤炭业务供应链运作信息，包括日调度表等负责转递煤炭业务供应链运作信息给供应链相关部门、单位调度通知煤炭部各部门、下属生产企业和储运公司ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例9整理归类日常运作问题，填写日调度问题汇总表煤炭生产经营问题汇总表M1-B15煤炭部总监分析处理供应链信息，填写月调度信息分析报告月调度信息分析报告FJ434煤炭部总监整理归档供应链信息，建立调度信息文档调度信息文档本岗位留存职责八职责表述：完成上级交办的其他任务权力：人事权对直接下属的奖惩、培训有提名和建议权，有一定的考核评价权财务权无业务权业务执行权（调度制度执行情况的监督权、调度信息收集权、调度指令执行检查权、日调度会议的组织权、装船方案的审核权、铁路运输和港口作业的协调权）工作协作关系：外部协调关系煤炭业务下属控股子公司、储运公司等工作规范：教育水平大学本科及以上学历专业煤炭、物资流通等相关专业培训经历培训内容导训时间培训内容导训时间煤炭专业知识培训两周以上计算机应用培训两周以上ＸＸ煤炭公司|工作分析实施案例10供应链管理培训两周以上外语经验2年以上相关工作经验个人素质较高的工作热情和工作主动性；较高的职业道德水平；较强的人际交往能力、沟通能力、判断和决策能力；很强的计划和执行能力。知识掌握供应链管理知识和煤炭品质知识；具有煤炭一般知识和煤炭生产管理知识技能技巧较强的外语阅读能力、熟练使用计算机办公软件备注