工作痕迹管理制度

1工作痕迹管理办法为了加强公司日常工作内容的归档管理，确保建设项目的立项、设计、勘察、施工、竣工等全过程资料的完整收集、归档及利用，依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际，特制定本管理办法。一、痕迹管理的概念痕迹管理，是指公司所涉各项工作推进过程中，从工作布置到工作落实全过程的各类有效文字或影像记载。它既是公司档案、项目及工作资料管理的需要，也是明确各工作人员工作责任的需要。二、痕迹管理的内容(包括但不限于)（一）公司内部及其他相关部门工作痕迹资料。1、公司内部周例会、总经理办公会及其他工作会相关会议纪要；2、公司负责人及领导对某项工作的具体安排及批示；3、各部门工作交接单、费用审批单、印章审批单等文件。（二）公司对外发文工作痕迹资料。1、发文稿纸（须有经办人、部门负责人、公司负责人签字确认）、收发文登记本；2、对外所发请示、情况说明等文件的原稿及红头文件等。（三）政府及其他相关单位和部门资料。2主要包括：政府及其他相关单位和部门所发通知、批示、相关政策等文件。（四）公司内部各项工作推进工作中所涉及的痕迹资料。1、各项工作推进过程中各节点的工作记录（已签字盖章工作汇报、工作简报等）；2、项目推进过程中报批所需的各类资料；3、选定各项目参与企业的各项资料（招标相关请示、批复、招标公告、各企业标书、评标过程中及开标的相关记录、中标通知书等资料）；4、各项目土地组件报建资料；5、各项目修建性详细规划指导意见和修详规的编制、申报和申领工作推进过程中所上报资料和最终所获结果的相关资料；6、各项目的经济指标测算资料及结果相关资料；7、各项目的成本组价和控制工作相关资料（相关会议纪要、批复、测算结果等）；8、各项目开展审计工作所需的各项资料（发票、单据、凭证、项目合同或协议、相关会议纪要等）；9、各项目规划、报批等相关资料；10、各项目立项工作相关资料及预审并上报项目审定相关资料；11、各项目报批所需测评、评估资料（环境影响报告、矿产压覆、地质灾害报告及评估、可行性研究报告、工程勘察和地震3安全性评价等相关资料）；（五）公司对外所签署各类合同、协议等痕迹资料。1、各类业务合同盖章签署前经审批通过后的印章审批单；2、各类合同、协议的原件、上报备案的相关资料。（六）财务会计痕迹资料。各项财务活动中形成的报表、帐簿、凭证、工资花名册等相关财务资料。（七）个人资料工作日志、笔记等三、工作痕迹资料归档凡反映公司各项工作活动、具有查考利用价值、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料均属归档范围。具体包括以下几个方面：1、收进和发出的文件。上级党政机关颁发的公司要执行的方针、政策、法律、法令、命令、条例、规定、决定、重要通知和通报；公司编制和审批的各种计划、规划、方案、统计报表、普查材料、预算、决算；重要总结、年鉴、汇编；各种合同、协议、证书；重要通知、指示、决定、通报；重要问题的请示及批复。2、会议文件。公司召开的党政、工、团及专业会议的文件，包括会议请示与批复、通知、名单、日程、工作报告、年度计划、年度总结、统计材料、决定、决议、纪要、先进生产工作者的名单和模范事迹、奖励文件材料。参加上级机关和有关部门召开的会议带回来的具有保4存价值的会议文件材料。3、内部文件。公司在职能活动中形成的文件，包括成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；公司房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；重要的电话记录、工作职责、工作条例、章程、制度、历史沿革、大事记；任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任；党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、抚恤、死亡等员工奖惩等文件材料。4、报送目录部门报送目录周期备注各部门部门工作月报月部门大事记、问题、建议月工作计划月周工作计划周专题工作会议纪要月信息联络处理单季工程技术部监理月报月分项目工程项目进展月报月分项目项目工程监控月报月质量管理季报季成本合约部工程款拨付月报月分项目合同签订、执行情况月报月工程类、分项目工程预结算月报月分项目、分类别工程招投标月报月分项目外联事务部专项审批及证照办理情况月报月分项目、分类别5计划财务部财务分析季报季财务分析报告公司财务报表月综合管理部人力资源管理季报季学习培训情况季报季工资福利费用季报季绩效考核情况月报月建章立制情况季报季行政办公费用季报季信息宣传情况月报月营销客服部数据分析季报季数据分析报告信息管理月报月地产新闻周报月个人日常工作信息合同类周审批表（扫描件）合同文本（电子版）制度、职责等电子版应聘人员简历电子版员工人事档案电子版方案设计、投标书等原始资料定稿电子版行文管理、档案管理审批表（扫描件）行文、档案(电子版)报告、总结等电子版四、痕迹管理的要求（一）痕迹管理的要点，是指反映公司各项工作活动进度、状况、具有查考利用价值、对公司各项业务产生影响的各类相关资料。（二）痕迹管理的资料要真实，严禁弄虚作假；（三）各类工作痕迹资料需要相关部门或人员签字、盖章的6正式材料；（四）各类资料的送达须有回执并有接收对象的签字或盖章；（五）痕迹管理资料列为长期保存资料，不得破损、遗失或销毁；（六）痕迹管理资料一般使用A4纸，用钢笔或水笔书写，字迹工整、内容齐全，使用统一的档案袋（盒）保存。五、痕迹管理的实施（一）信息留存工作痕迹资料产生后5个工作日内由相关部门和人员收集整理，根据工作需要进行个人留档，将纸制最终稿报送综管部归档留存管理，电子版工作痕迹根据要求上传公司信息库。其中：各部门实行一户一档制，其他种类的资料分类归档。各相关部门和综管部应及时整理并按要求归档流程。（二）信息传递随着公司发展，网上信息的传送量也在加大。为提高信息传送效率，确保准确、安全、快捷，公司内部及对外的信息传递使用专用通道即公司信箱[e-mail]，部门间信息传递，由传递部门发送相关资料到专用信箱并附联系函，信息专员根据联系函将资料转发到接收部门，并留存信息。公司与外部之间信息传递无论发送或接收必须经由专用邮箱。（三）工作流程7各部门及时收集、编制信息—→定期（每周）或及时上报综合管理部—→综合管理部汇总分析—→建立并丰富公司信息库加以全面利用各位员工及时整理个人信息—→定期（每周）或及时上传综合管理部—→综合管理部分类留档（四）其他要求1、每月3日前，各部门将上月信息报送综合管理部（月度信息为完整月度期间形成的信息）2、每周五12点前，各位员工将本周工作信息分类整理报综合管理部3、专题信息或不定期信息，依其要求和期限随时收集编制并及时报送。4、报送信息，在报送书面报告的同时，应尽量同时报送电子文件（定稿）。5、个人工作信息上传，形成定稿的及时上传综合管理部，未形成定稿的根据实际修改情况注明修改日期每周一次上传到个人工作信息库。六、痕迹管理的检查公司各相关部门和综合管理部应对痕迹资料管理工作进行检查和自查，适时组织相关人员进行互查互促，对发现的问题及时进行纠正和完善。