如何规范档案管理

1在全球信息化进程越来越快的今天，开展档案计算机管理将成为今后档案工作的一个重要方向和必然趋势。本文就档案计算机管理的特点及应注意的几个问题谈点粗浅认识。一、档案计算机管理的特点1、实现归档材料的前期控制。在档案接收过程中，档案短缺现象时有发生，究其原因，有些是因为移交部门对归档范围了解不够，漏交、忘交，也有个别部门为自己使用方便，将重要档案隐留不交，通过计算机前端控制是改变这种情形行之有效的好方法。首先，将档案管理部门编制的信息管理软件提供给各部门使用，各部门将形成和收集到的所有信息资料输入系统数据库，档案部门通过对这个数据库的监控，指导各部门文书或资料员将应归档的资料立卷归档，同时也可督促那些将资料故意匿留不交的个别单位和个人及时归档。2、促进档案归档整理的科学化。档案分类、归档是一项专业性较强的工作。在归档过程中，即使是同一个组卷人员，在不同时期不同环境条件下，也会组成有明显质量差异的案卷。实行计算机档案管理后，通过对文件属性的管理，可以帮助档案人员进行准确的分类，较好地解决档案分类、归档随意性大的问题。编目是档案管理中最繁琐的一项工作，应用计算机编目既方便又快捷。只要有了与国家档案标准相一致的数据，我们可以将档案信息一次输入，随时生成我们需要的各种目录和索引。3、有助于检索能力的有效提高。档案检索在档案工作中占有十分重要的地位，借助计算机检索，将大大缩短档案查询的时间，同时提高档案的查全率和查准率。4、档案管理由“物的传递”向“信息传递”转变。传统的档案管理对象是以纸质载体形成为主体的档案。需要档案时，利用者必须到档案室登记后才能借用档案。如果借用者逾期不还，档案员还必须催还，如果归还的档案有损伤，档案员必须进行修复。如果能在网上查阅档案，上述麻烦就没有了。传统的档案查阅随着办公自动化及信息技术的发展演变为“机读档案”——存于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体档案信息。一旦需要档案，利用者可以自己在办公桌上的计算机里查阅这些信息，通过将归档扫描的档案及电子文件直接与局域网系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室查阅，节省了利用者的时间。档案部门为用户服务的重点将档案“物的传递”转变为“信息传递”。5、档案利用与服务方式发生了变化。档案的实体与内容信息的管理在使用上趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术让利用者快速地查阅，而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身，并被作为最原始的也是最终的凭证精心保存，这就减少了档案员修复档案的工作。6、档案利用服务将更加专业高效。通过计算机查阅档案信息及开展网上利用，不仅改变了档案服务方式，也节约了档案员的时间，减少了档案员不必要的劳动耗费，从而使档案员有更多的时间进行档案编研工作，提高档案的利用。二、档案计算机管理应注意的问题1、要建立和执行科学的归档制度新《办法》第十一条规定，电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全利用。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检2查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其它说明是否一同归档，归档的电子文件是否最终稿本，电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。2、抓好数据库建设数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以在进行档案前处理时，所提交的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。在设置字段类型时，要注意从利用者的角度来考虑，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则，要注意数据库结构的设计，数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动，单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。3、要强调用户身份验证新《办法》第二十六条：“对电子文件采用网络方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定”。为防止无关人员进入计算机的档案系统，可以设置对用户的身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个由数字、字母或特定符号组成的“密码”代表用户身分。当用户要进入系统时，先输入“密码”，计算机自动将这个“密码”与存储在机器中的有关该用户的其他资料进行比较验证，如果验证为合法用户，就可以接受他进入系统。如果验证不合格，该用户将被拒之门外。4、网上档案的防改措施为了防止随意改写网上档案，可以在软件中将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取档案信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读光盘(cd—rom)只能供使用者读出信息而不能追加或擦除信息，这种不可逆式记录介质可以有效防止用户更改档案的内容，保证档案的原始性和真实性。如何规范档案管理内容摘要：一、档案的定义二、文书处理三、档案整理主要内容：一、档案的定义3档案就是各机关、企事业单位、人民团体在社会活动中形成的各种文件材料（文书材料、技术图纸、照片、影片、录音、录像、影碟、U盘）经过系统的整理、归档、入柜。这就是档案。二、文书处理又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效有直接影响。1、基本原则和要求是：及时、准确、保密。2、文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁)；发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，不得随意处理，具有规范性。3、拟办。即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各项准备工作。包括：①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期；②对内容复杂的文件予以摘要；③查询并附录文件中涉及的有关指示或规定，为领导人批办提供依据；④查询前案处理过的有关文件，供领导人参考，使批办前后衔接具有连续性；⑤对需要批办的文件分清主次缓急，依次报批，以增强批办的计划性；⑥对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别。4、批办。是收文处理中具有决策性的程序，即由单位领导人对需4要办理的重要文件，在文件处理单上批示执行、办理的原则和方法,并签署姓名和日期,以指导承办者对该文件的办理。批办的意见要明确、具体，便于承办者理解和执行。对需要贯彻执行的上级组织来文,要批示组织实施的具体方案;对需要具体办理的来文,要批示办理的要求与承办时限及承办人选；对只需阅知的来文，要批示传阅或传达的时限和范围;对需要回复的来文,要指定撰搞人和批示回复的要点；对需要两个或两个以上单位会同办理的文件，要指定主办单位和提出承办要求。5、催办。分对内和对外两种。对内催办是根据领导人对收文批办的意见，对本单位文书处理工作进行督促检查；对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。要求和方式：①建立健全催办制度，一般文件责成文书人员催办，重要文件由领导人亲自催办；②拟制文件催办单(或卡)，对需催办的文件逐件登记，随时记录催办情况,定期汇总,向领导人报告；③一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专人调查，使催办与查处结合起来。6、核稿。是对发文稿进行检查控制的第一程序，由综合办公部门对发文稿进行审核与修正。从以下方面进行：①严格控制发文数量，检查是否需要行文或是否应以机关或组织的名义行文，防止滥发文件；②严格控制发文方向，即审核发文的接收单位是否准确，防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文件；③对于领导指导性的下行文件，审核是否具有合法性与可行性，防止违反上级机关的政策、规定或不切实际；④对于呈请性上行文件，审核其真实性，防止虚报或夸大事实；⑤审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂,为人们易于理解与执行;⑥审核发文稿格式与字迹材料是否符合国家标准与有关规定。57、签发。是对发文稿进行最后审定的具有决策性的程序。即单位领导人对发文稿核准发出并签署姓名和日期。签发要求：①根据文件性质分层签发，以单位名义制发的重要的或涉及面广的文件由正职或主持日常工作的副职领导人签发；有的文件可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发；以部门名义制发的业务性文件可由部门领导人签发。②单位制发的重要文件均应经过综合部门审核修正后再予签发。签发赋于发文以法定效力，使其成为定稿，并可据其印制文件正本。三、档案管理1、如何做到档案的齐全完整，这就需要各机关企事业单位有关文书处理、档案管理人员去作一些收集工作。收集工作主要就是通过例行制度和专门的征集办法，把分散在机关各科室、领导个人手中或失散在其他地方的文件材料进行归档，实行集中统一由档案室管理。这样就需要单位制定相应的收集、接收制度、档案管理制度等各项有关档案方面的措施。《档案法》第三章第十条明确规定，对国家规定的应当归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交集中管理，任何个人不得据为己有，否则属于违法行为。此外，建全档案机构，由主管档案工作负责人任领导组组长，负责文书处理工作的负责人作副组长，成员是档案管理人员。档案工作人员要做到认真学习贯彻党的各项方针政策和有关档案方面的知识，提高自己的业务水平，热爱本职工作，努力钻研业务，注意积累资料，掌握档案工作的特点和规律，提高工作能力。为了便于保管和利用，整理档案必须考虑对档案的安全保管和实际利用方便，档案的整理质量的好坏，也以是否便于保密与安全，便于保管和转移，便于查找为标准。工作内容就是将处于零乱状态6和需要进一步条理化的文件材料进行基本分类，组合，排列和编目，组成有序体系的过程。档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统结构和运行机制具有一定的特点。一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案管理工作是可以分解成又相互联系的若干内部环节组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理单位而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。档案整理工作大致分为如下：（1）系统排列和编目。在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求的以件为单位的文件。在这种情况下，档案室的档案整理工作主要是对所接收的档案，根据整个档案室存放和管理的需要进一步系统的整理。如全宗以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的加工等。（2）局部调整。已经入室保存的档案经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案室需要进一步加工，另外随时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也需要进行必要的调整。（3）全过程整理。由于一些特殊原因，档案室有时也接收和收集一些零散文件或室藏的体系遭受严重破坏时就必须进行全过程的整理。（4）整理方法。根据中华人民共和国档案行业标准，归档文件整理规则，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化。（5）整理原则。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。7（6）质量要求。归档文件齐全完整，已破损的文件应当修整、字迹模糊或易褪变的文件应当复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应当符合档案保护要求。（7）装订。归档文件应按件装订，装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与发文作为一件时，发文在前，来文在后。（8）分类。归档文件可以采用机构问题、保管期限等方法进行分类。（9）正确划分保管期限。附：1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定2、文书档案保管期限表（10）排列。按事由结合时间、重要程度排列，会议文件、统计报表易成套性文件可集中排列。（11）编号。归档文件应依分类方案的排列顺序逐件编号。在文件首页右上角的空白位置加盖归档章并填写内容。归档章设置有全宗号、