工商管理学院校庆接待保障工作方案

工商管理学院校庆接待保障工作方案一．学院校庆办公室主要职责1.负责校友飞机场，火车场接送；2．负责校友到酒店和校内报道3.负责所有校友捐赠，礼品的接收，展示和管理4.负责校友（部分）的宾馆，酒店驻地服务5.负责校友参加重要活动（庆典大会，晚会等）的交通保障；6.负责校友参加学校活动的组织实施二．职责分工1.交通保障组2.酒店服务组3.场站接送组4.校内报道组5.应急保障组三．工作方案（一）交通保障方案1.职责服务(1)配合学校负责嘉宾贵宾及校友从飞机场，火车站到达学校或者入住酒店的接送(2)配合学校负责贵宾嘉宾及校友从酒店到学校参加重大活动的接送(3)负责临时性的校友参与与校庆重大活动及工作人员用车的交通保障2.运力组织按校庆来校贵宾嘉宾，校友200人，需要乘座交通车的教职工80人，应急运力100人计算组织能力(1)联系第二公交公司确定车辆大客车2辆，机动备用。(2)配合学校做好运输调度工作。3.人员分工(1)总调度(2)教职工及工作人员专用车调度(3)机动车备用车调度4.工作措施(1)飞机场，火车站接送车安排从5月17日至22日，配合学校，根据我院贵宾嘉宾校友到达时间来确定接送，主以学校车辆安排为主(2)5月20日校庆晚会车辆安排在日常交通班车的基础上，配合学校做好教职工车辆安排。(3)5月21日校庆庆典车安排1．配合学校做好贵宾嘉宾用考斯特接送，8：30从入住酒店出发，答谢午宴结束后原车返回。3．配合学校做好校友用车工作，用长运集团车接送，8：00酒店出发，答谢午宴结束后按校庆活动情况，返回宾馆，我院校友校外活动用车由所在班级辅导员老师联系确定，报学院校庆办公室备案。4．配合学校做好教职工用车服务。（4）特别措施1．及时和各班级联络人联系，掌握贵嘉宾校友的到达及参加重要活动的时间。2．加强与校车队和第二公交公司联系，协调车辆。3．贵宾用车有特殊要求，需提前申请。4．要特别注意贵嘉宾及校友在答谢午宴后的返回工作，尤其是各班级安排的校外活动。5．进程安排（1）4月30前，签定租用协议，确定好2辆备用车辆。（2）5月中旬，对全体工作人员进行必要培训。6．应急预案（1）及时掌握用车信息（2）各工作人员相互帮助7．经费预算（1）大客车2辆，每辆每天1200元（2）其他（二）酒店服务方案1职责任务热情周到（1）负责贵嘉宾和校友入住（2）负责其报道（3）负责接收贵嘉宾的捐赠（4）负责会议资料，证件等发放（5）负责签到表和信息收集传递（6）负责贵嘉宾返回组织（7）负责酒店服务2．酒店预定及物品匹配（1）酒店预定由学院安排校友入住桃都酒店和白云宾馆，共住114人。如不够，则统一安排到分别扬家平，大平7天酒店。（2）酒店报到处物品配备1．酒店大堂布置宣传标语2．签到桌3张等器具3．接收来宾捐赠需要的的东西（3）贵宾入住房间的物品配备欢迎牌，活动指南（4）备用物品1．备用金5000元到10000元2．入住酒店备干粮3．人员配备（1）校友入住酒店派1名学院副处级作为负责人，配备3名二级学院的工作人员，桃都和白云分别一名，1名财政人员，每个宾馆确定4名学生志愿者，共12名。4．服务措施与工作流程（1）前期准备流程确认来宾名单，督促酒店检修房间设施，抽样房间，熟悉酒店环境，检查房间摆放（2）贵宾嘉宾报道流程办房卡，签字，收取身份证件，发放资料，送至房间，前台登记，送还身份证，接收捐赠手续，工作人员电脑录入。（3）校友报道入住提前安排房间，签到，捐赠，发证件，电脑录入，办入住手续，送至房间。（4）接受来宾捐赠、登记，捐赠，发捐赠证书（5）来宾参与校庆活动确认填写确认表，签到录入电脑，信息传递给综合组（6）贵宾嘉宾酒店用餐流程凭贵嘉宾证，就餐券就餐（7）来宾返回信息确认填返回信息表，签到处工作人员录入电脑，传递信息给信息组（8）来宾用车服务1，贵宾嘉宾，工作人员向交通保障组汇报，安排车辆2，校友：二级学院向交通保障组汇报，安排车辆（9）来宾用餐通知人员用餐时间和地点，工作者短信提示（10）来宾返回票务联系票务公司定票，反馈情况，拿票送给嘉宾（11）来宾返回乘车组织收集来宾返程到达飞机场、火车站时间，提前1小时向车辆保障组提出申请，组织来宾上车（12）酒店就医服务向驻店医生报告来宾身体状况，根据情况通知120并立即到客人房间处置，若有需要陪同客人到医院就诊（13）来宾叫早服务及洗衣服务（必要时增加）（14）接待要求与接待礼仪1，总体要求：树立“来宾满意，是对我服务接待工作的最高奖赏与评价”的思想2，着装要求：统一佩带校徽、工作牌，着装整洁大方得体（志愿者着志愿者服装）3，语言要求：统一使用普通话交流，语速适中，始终面带微笑；接听电话时言语文明、音调适中4，举止要求：始终保持饱满的精神状态，保持正确的站立、行走姿势，注意维护学校形象；始终保持昂扬的接待热情，耐心细致做好各项工作5，纪律要求：来宾信息及行程严格保密，不得对外泄露；严格按照接待要求将接待工作做深、做细、做实（15）建议事项1，酒店驻地服务房间及其负责人电话，温馨提示信息单独印制后至于来宾房间显眼处2，气象信息服务纳入接待手册3，酒店提供旅游交通信息（重庆市旅游交通地图、重庆市及周边旅游景点介绍）5．进程安排（1）4月10日前完成酒店预订（2）4月15日前确定酒店分配方案（3）4月20日前确定各家酒店服务组工作人员（4）4月25日前落实接受来宾捐赠、捐赠礼品的条件设备（5）4月30日前完成酒店服务组工作人员培训及演练6．应急预案（1）酒店房源不足的预案校友入住的宾馆、酒店：立即联系周边的一些商务宾馆安排入住（2）用餐预案1，学院领导宴请部分贵宾、嘉宾宵夜火锅：南方鸭肠王老火锅、孔亮火锅、大队长知青老火锅中餐：南方大排挡或到陶然居、新七十二行、顺风123、菜香源、西木兔、壁山城内酒楼、西永巴渝红用餐2，贵宾嘉宾错过用餐时间酒店内安排自助餐。用车预案贵宾嘉宾入住酒店尽量备1辆工作车，若当时无工作车但贵宾嘉宾又临时急用车，可由签到处负责人协调使用酒店车辆，或使用工作人员私车3，来宾错过用餐时间就餐处置流程立即联系酒店自助餐厅或附近用餐地，通知接待人员用餐时间与地点，负责结帐4，来宾行李物品遗失处置流程立即通知酒店保安，想方设法找回客人行李物品，送交来宾5，安全保卫应急处置流程若遇酒店突发流血事件，立即保护来宾安全，将来宾护送到安全地点或房间；若我方人员与不相干人员发生冲突，应首先平息矛盾，尽量避免事态扩张，必要时打110交警方处置6.经费运算（1）酒店住宿费（2）来宾用餐费（四）场站接送方案1.职责任务安全、准确、礼貌、热情、耐心、周到，充分展现学院师生的风采，为校友留下美好的第一印象。（1）负责在飞机场、龙头寺火车站、菜园坝火车站设立来宾接待站（2）协助贵宾嘉宾接待组迎接我院贵宾嘉宾和校友（4）负责与车辆保障组联系，及时组织车辆运送贵宾嘉宾和校友乘车入住酒店（5）负责在飞机场、龙头寺火车站、菜园坝火车站设立贵宾嘉宾和校友送别站，协助贵宾嘉宾接待组及各学院送别贵宾嘉宾和校友。2.设立接待站（送别站）根据学校统一安排，我院每个地点派出一名工作人员参与。（1）5月19日—20日，租用机场平层的咖啡厅及二楼的贵宾室，设立来宾接待站（2）5月19日—20日，分别在龙头寺火车站、菜园坝火车站合适位置，设立来宾接待站（3）5月21日下午—22日，租用机场平层的咖啡厅，设立来宾送别站（4）5月21日下午—22日，分别在龙头寺火车站、菜园坝火车站合适位置，设立来宾送别站（5）在来宾接待站（送别站）布置校庆宣传标识和欢迎（送别）标识，并准备好接机（站）牌（6）5月18日—22日，分别在飞机场、龙头寺火车站、菜园坝火车站附近为工作人员预订夜间值班住宿宾馆（7）在来宾接待站准备小瓶饮用水，送发给需要的来宾3.人员配备（1）飞机场接待站配备工作人员1名，学生志愿者4名（2）龙头寺火车站、菜园坝火车站各配备工作人员1名，学生志愿者4名（3）学院安排随车工作人员一名接送本学院校友至飞机场，火车站由学校安排随车工作人员一名迎接校友。4.工作措施（1）提前分别到飞机场、龙头寺火车站和菜园坝火车站。（2）制作贵宾、嘉宾接机（接站）牌（1人1牌）（3）校友到达后，按照相对集中的方式，由学校安排考斯特送往所入住的酒店宾馆（4）认真做好包括工作人员、志愿者在内的所有迎送陪同人员的接站规范培训，重点体现人性化、贴心服务和细节服务；接站时面带微笑，保持自信大方、贴心服务的精神.5.进程安排（1）4月30日前，明确接送工作人员和志愿者、礼仪人员名单，并进行必要的培训和演练（2）5月18日，根据学校统一安排进行现场模拟接待6.应急预案（1）人员准备充分，安排10名志愿者作为机动，可交换于机场和火车站进行接站支援服务（2）若接站时遇到不可控的安全因素，立即报警寻求帮助并报告工作组领导7.经费预算（1）接站牌制作费用（2）工作人员食宿费用（五）校内报到方案1.职责职务（1）负责校庆庆典日（5月21日）当天到校校友的报道接待（当天报道的川渝校友多，接待任务重）（2）负责校友捐赠礼品的集中展示（3）负责校庆接待咨询2.条件准备（1）5月21日，在第一教学楼大厅设立来宾报到处，准备接待桌椅1套，来宾休息座椅20张，桌面鲜花2捧+题名簿1本、签到表若干页、签到笔10支签、泡沫笔2支、矿泉水5箱（2）5月21日11:00—14:00，集中展示校友捐赠的礼品3.人员配备（1）报到签到（21人）①负责人一名：负责协调校内报到相关工作，及时更新综合组提供的来宾信息管理平台信息；到校庆办领取礼品、资料；做好总的礼品资料发放登记②工作人员1名（教职工）：负责来宾签到及要请贵宾嘉宾签名题字；按照学校的礼品发放方案，发放礼品和资料，并提醒来宾校庆活动安排③志愿者16名：1人负责核实综合信息组提供的来宾信息，另15人分组协助工作人员做好来宾报到接待（2）捐赠接收（3人）①礼品接收组：2人，登记及发放捐赠证书、接受礼品各1人③捐资式接收组：1人，登记及发放捐赠证书、接受捐资、开票（财务处工作人员）1人（3）接待咨询组（1人）安排1名掌握校庆接待保障全面情况的教职工，为来宾提供接待事宜咨询4.工作措施与服务流程（1）报到签到①直接到现场的贵宾嘉宾若事前与对应志愿者联系好的，由其对应志愿者代为办理签到手续并领取相应礼品资料②对前来的嘉宾贵宾请其出示邀请函或单位介绍信或经我校对口部门引荐，若无法出示或无引荐部门，请其到学院接待点报到③根据综合组提供的来宾信息管理平台进行核实④贵宾嘉宾签到登记，提出捐赠者指引至捐赠处；未提出捐赠者由志愿者引导至庆典会场⑤根据登记情况按照学校的礼品发放方案，发放学校及学院礼品和资料袋，提醒来宾校庆活动安排⑥邀请贵宾嘉宾签名题字，做好资料、礼品发放记录（2）捐赠接收①对捐赠物品和款项进行登记，并发放捐赠证书②对捐资500元以上的捐赠者开具正式票据，捐资200元以下的请其直接投入捐赠箱③对来宾馈赠学校的礼品和款项进行分类登记5.工作要求与应急预案（1）签到办法①5月21日7:30所有工作人员及志愿者集合②接待专员或志愿者主动与尚未签到的校友联系（同时约定等候地点），并代校友签到和领取礼品、资料③接待专员或志愿者接到校友后，确认其身份，向校友发放礼品，提出捐赠者指引至捐赠处（征求来宾意见可为其代办捐赠手续），未提出捐赠者将其直接带入庆典会场（2）工作要求①工作人员要求服装干净整洁、大方得体，统一佩戴校徽、工作牌②热情接待、礼貌大方、全面周到、准确无误③要认真核对清楚发放礼品的类别和数量，保障礼品能及时、准确发放到位④发放礼品时，如发现有差错或损坏的，应当及时与综合信息组联系解决⑤如果来宾对礼品发放有意见应尽量妥善解决，不能与来宾发生冲突（4）应急预案①5月20日晚最终确认校对报到人数，在综合信息组给出的确切数据的基础上另备礼品和资料100份②礼品发放时如有差错或损坏，应先确认是否有误，如属实先发放相同规格的礼品给来宾，再及时综合信息组联系解决③派专人分阶段及时更新综合组提供的来宾信息管理平台，确保准确无误④安排机动志愿者5名，以备现场报到人员临时