工程档案(房建项目)管理培训讲义

工程档案(房建项目)管理培训讲义公司档案中心二00八年二月二十六日第一章工程项目档案术语一、建设工程项目的定义经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。二、单位工程的定义具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。三、分部工程的定义单位工程中可以独立组织施工的工程。四、建设工程文件的定义在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件，也可简称为工程文件。五、工程准备阶段文件工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。六、监理文件监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。七、施工文件施工单位在工程施工过程中形成的文件。八、竣工图工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。九、竣工验收文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。十、建设工程项目档案工程项目档案是指建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁盘、光盘等载体形式存在的全部文字、图象、声像文件，包括前期文件、竣工文件（图）和竣工验收文件等。它的形成反映了该项目从设计勘察到施工、竣工全过程的真实面貌。十一、案卷由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。十二、立卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。十三、归档文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。十四、编制单位工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位；勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位；监理文件的编制单位一般为监理单位；施工文件的编制单位一般为施工单位。十五、什么是档案工作与工程项目建设三同步？档案工作与工程项目立项同步；与施工进度同步；与竣工验收同步。十六、什么是档案工作“三纳入”制度？档案工作纳入本单位工作计划；纳入各项管理工作程序；纳入领导干部工作责任制。十七、档案工作“四参加”制度？档案人员要参加产品定型投产过程；参加工程竣工验收；参加设备开箱工作；参加科研成果过程。十八、工程项目档案工作的基本原则？是集中统一地管理工程档案，维护工程档案的完整、准确、系统和安全的基本要求。第二章工程文件的归档范围及质量要求一、工程文件的归档范围工程项目档案是以竣工图为核心，在工程建设和工程对象的使用、维护活动中形成的基建档案。它的基本内容包括：1、工程准备阶段文件。立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人。2、监理文件。监理规划；监理月报中的有关质量问题；监理会议记要中的有关质量问题；进度控制；质量控制；造价控制；分包资质；监理通知；合同与其它事项管理；监理工作总结。3、施工文件。（1）建筑安装工程包括：土建（建筑与结构）工程；电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程；室外工程。（2）市政基础设施工程包括：施工技术报告；施工现场准备；设计变更、洽谈记录；原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质工程项目档案内容建设单位设计单位监理单位施工单位量合格证及试验报告；施工试验记录；施工记录；预检记录；隐蔽工程检查（验收）记录；工程质量检查评定记录；功能性试验记录；质量事故及处理记录；竣工测量资料。4、竣工图（1）建筑安装工程竣工图包括：综合竣工图、专业竣工图。（2）市政基础设施工程竣工图。5、竣工验收文件（1）工程竣工总结。（2）竣工验收记录。（3）财务文件。（4）声像、缩微、电子档案（详细内容见归档范围表）。补7页合同范围二、归档文件的质量要求（一）工程档案质量要求。指对工程档案完整、准确、系统和安全的基本要求。工程档案质量要求完整性准确性系统性安全性1、工程档案的完整，要求工程档案要齐全成套，并且种类也应完备。一方面，就单项工程建设活动形成的工程档案而言，应包括该活动全过程中形成的所有具有保存价值的施工文件，符合成套性的要求；另一方面，就一定的库藏范围而言，工程项目应按系统科学排列档案，使工程项目档案从个体到整体的构成更加合理，维护工程档案的不可分散性。2、工程档案的准确，要求工程档案必须是真实的历史记录，并且在内容上始终与所反映的实际施工相一致。首先要求工程档案是其工程施工活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映工程建设的历史面貌；其次要求工程档案能够动态地反映工程文件归档后其科技对象发展变化的基本情况，使科技档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。3、工程档案的系统，要求保持工程档案之间的有机联系，不得任意肢解与组合，并且实现库藏工程档案排列的有序化。4、工程档案的安全，要求保证工程档案实体的安全，尽可能延长其自然寿命；同时还要求保护工程档案信息的安全，保守科技机密，保护知识产权。5、工程档案的规范性（1）归档的文件应为原件。（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（4）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（5）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（二）建设单位对工程档案质量的落实措施1、从制度和经济手段上控制（1）严格执行国家标准GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》，项目法人在招标、投标和与勘察、设计、监理、施工等单位签定合同、协议时，设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸（含竣工图纸）及其它特殊载体（声像、光盘、磁盘）等文件的整编归档内容及各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、移交时间等。经济手段控制手段准确性上做到坚持四级审查制度规范性上严格按照几家行业标准进行整编完整性上做到账、账，账物相符系统性上以设计总目录为纲档案工作与工程建设同步进行工程资料归档后予以结算做到“三纳入、”四参加“签定合同时设有档案整编专制度落实技术管理（2）严格执行国家计委、建设部、国家档案局对重点工程项目管理规定，完整、准确、系统的工程档案是进行工程竣工验收的重要条件，工程文件的收集、整理、归档和移交应与工程的立项准备、建设和竣工验收同步进行。（3）保证工程档案的完整、齐全、准确，应做到“三纳入”，即档案工作纳入公司管理工作计划；纳入各项管理工作程序；纳入管理责任制。做到“四参加”，即产品定型投产档案人员要参加；基建工程竣工验收档案人员要参加；设备开箱档案人员要参加；科研成果档案人员要参加。做到“严把四关”，即严把合同签定关，运用法律手段超前控制；严把责任关，运用经济手段超前控制；严把不时督导关，运用职能手段超前控制；严把重点建设项目档案的登记关、验收关，运用行政手段超前控制。2、从技术管理上控制（1）工程项目档案的系统性。建设单位在复杂的水电工程项目档案管理中，坚持做到以设计总目录为纲，以工程项目竣工验收分部分项资料编目大纲为目，进行系统地排列，使工程项目竣工资料完整、系统地进行收集、整编。（2）工程项目档案的完整性。建设单位要坚持做到设计总目录、工程项目竣工验收分部分项编目大纲，工程项目竣工资料移交目录实现帐帐相符，帐物相符的目标，确保工程资料的完整与安全归档。（3）工程项目档案的准确性要认真执行国家颁发的《建设工程文件归档整理规范》，同时建设、施工、监理单位要坚持工程档案四级审查制度，即：各参建单位根据项目的编目大纲和归档范围进行分类、组卷、整编，装订前由项目负责人审查确认；整编完成后由监理单位对资料的质量进行审签；移交归档前建设单位技术负责人对勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料真实、完整进行复审；档案部门对工程资料的规范性进行审查。3、建设单位、竣工办、档案部门跟踪指导、检查、监督、协助工程项目文件形成、积累、归档。（1）竣工办、档案部门参与制定工程项目文件形成、积累的质量指标和管理办法，制定工程项目档案的归档范围、分类、整编、移交、保管、利用等制度和方法。（2）深入各部室、参建单位，具体检查和协助技术人员做好工程技术文件的形成和积累工作，确保工程技术文件质量和安全。（3）宣传工程项目档案的作用和工程项目档案工作的意义，贯彻执行《档案法》和有关工程项目档案工作的方针政策与规章制度，提高工程技术人员对工程项目档案工作和工程项目文件完整形成、积累的认识。（4）为工程技术人员形成、积累工程技术资料，提供业务指导、服务。第三章工程竣工文件的编制一、工程档案整编的主要职责分工1、项目建设单位：负责工程建设全过程文件材料的编制、归档等工作的组织协调、监督、检查；负责工程前期文件、工程管理文件、设备文件、工程竣工验收文件的收集整理与归档；负责接受工程全部档案，汇总后将有关部分向城建档案馆、物业管理单位移交，建设单位自行保管一份。2、设计单位：提交工程各阶段的勘测、设计文件，提交全部设计修改通知单和设计说明书总结。3、施工单位：负责编制、收集、整理、提交全部竣工图、施工、安装记录（含隐蔽工程及测量记录）等资料4、监理单位：负责编制、收集、整理、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结；督促检查工程建设中文件材料的收集、积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见。二、竣工文件（竣工图）编制编制竣工文件（竣工图），应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。竣工文件（竣工图）编制完毕后，项目法人应督促有关单位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，发现不准确、遗漏或短缺时，应及时修改和补齐。1、文字材料的整编（1）将已按照工程档案分类大纲进行分类的文件进行组合，管理性文件按阶段问题或重要程度排列；同一问题（事件）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应放在一起，依时间顺序排列；一般文字材料在前，图样在后。（2）与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更应单独组卷。（3）凡为易褪色（如复写纸、热敏纸等）形成的并需永久和长期保存的文件，应附一份复印件。2、竣工图编制竣工图是工程建设最终情况的真实反映，是项目工程建成后投产运行、维护、保养必不可少的凭证和依据，工程建设过程中必须按工程实际情况编制竣工图（包括设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等均应在竣工图上反映）真实反映工程竣工验收时的实际情况，并加盖竣工图章。做到准确、清楚、完整、统一，技术数据可靠，各项签字手续完备（不得由他人代签或以个人印章代替签字）。竣工图章应使用不褪色的红色印泥，盖在图标上方空白处或折叠后竣工图外翻图标的上方。竣工图章的尺寸为80mm×50mm，内容为：编制单位名称、工程名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和现场监理人、总监。竣工图编制完毕后，各编制单位应提供竣工图编制说明（包括总说明及各专业编制说明），叙述竣工图编制原则及各专业的编制情况等，与竣工图一起向建设单位移交。（1）凡按图施工没有变动的，或有一般性设计变更和材料代用、符号杠改或划改要求的，可在原图（须是新图）上修改，并注明修改依据、设计变更通知单、监理通知单、商洽记录等文件编号，加盖竣工图章。（2）凡有重大变更或图面变更面积超过30%的，应重新绘制竣工图，仍用原图编号，末尾加注“竣”字。（3）一张更改通知单涉及多张图纸的，如图纸不在同一卷册，应将通知单复印后附在有关卷册中，或在备考表中说明。（4）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。（5）项目法人应负责或委托有关单位编制项目总平面图、综合管线图。（6）竣工图按GB11822-20