工程竣工资料整理归档管理办法

关于加强竣工资料归档管理的通知各项目监理部：为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容。附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》银川夯实工程咨询有限公司二0一三年一月八日1工程竣工资料整理归档管理办法工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001)、《建筑工程资料管理规程》（DB64/266-2010）及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。一、工程监理文件的收集整理和归档1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段：项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件（包括电子版）均应收集齐全，整理立卷后归档。3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并将资料交与指定的资料管理员存放保管。各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集，并考虑按单位工程、分部工程、2分项工程划分。监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。5、由总监指定的项目资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料,并分类、分专业建立案卷盒,按规定编目、整理,做到存放有序、整齐,如将不同类资料放在同一盒内,应在脊背处标明，以便于跟踪检查。6、对于已归指定管理资料员保管的监理资料,如本项目监理部人员需要借用,必须办理借用手续,做好借阅登记记录，用后及时归还；其他人员借用,须经总监同意,办理借用手续,资料员负责收回。7、项目监理部负责所管辖项目工程档案资料的催交、检查验收、整理、移交，并对资料的系统性、真实性负责。在被监理项目竣工验收后一个月内，由总监理工程师负责,将监理资料整理、装订成册分别移交业主及公司工程部归档，并办理移交签收手续。监理资料在移交给公司工程部前必须由总监理工程师审核并签字。向公司归档及归档时间应符合下列要求：（1）、已向建设单位移交监理文件，并已办理移交手续，有双方签字盖章档案交接单（见附件四和附件五）。（2）、监理文件向公司移交时限及要求：工程项目通过竣工验收后的30天内向公司工程部办理完结监理文件移交手续（见附件四和附件五）。二、监理文件资料归档的质量要求1、归档的资料应为原件，应采用打印的形式并使用档案规定用3笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。2、资料必须完整、真实准确、系统，与工程实际相符合，并做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、装订整齐、签字手续齐全完备。3、材料的载体和书写应符合耐久性要求，应采用耐久性强的书写材料，不能使用热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水或纯蓝墨水书写。4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4大小（297mm*210mm）。（不够A4纸大小的纸张要粘贴在空白A4纸上，成册的除外）5、工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，并应附相应的文字说明，并做到内容准确。三、监理文件资料的组卷要求1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、归档的监理材料应按年度、工程项目种类（民用、市政等）分类组卷。并以案卷形式移交，同时要保证案卷封面、卷内目录、卷内备考表等项目的填写齐全、准确。3、在对监理材料进行组卷时要以监理合同为依据。一项监理合同可能包含多个单项工程。各个单项工程共用部分按合同项统一组卷，其他部分按单项工程组卷。当一个工程项目的档案材料过厚时（每卷的厚度一般不宜超过40mm，如建设单位有特殊要求时，应按照其4特殊要求进行组卷），可组成两卷或若干卷。卷内文件材料的排列要遵循工程项目文件材料形成的规律。4、同一案卷内不能有重份文件，不同载体的文件要分别组卷。5、卷内文件材料要编写页码，页码的编写要符合以下标准：（1）、卷内文件材料凡有书写内容的页面均应编写页号，空白页不编写页号。所编页号采用打号机打印，用阿拉伯数字从1起自然流水开始依次编写。（2）、单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、反面在左下角编写页号。（3）、漏编页号时，可在漏编页前页号的后面加“-”及所漏页号来表示（如第6页漏编，则在第5页标：“5-6”，同时在卷内备考表中注明“6为漏页”或“5-6页为一页”）。页号编重时，在重页的各页号后面用括号编顺序小号（如第5、第6两页都编成第5页时，则编为5（1）、5（2）页，并在备考表中注明“第5页共两页”）。无论编重页号或是漏编页号，备考表中除有上述说明外，还要说明本卷总共实有页数。6、每卷档案要附卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，不编写页号，每卷目录与本卷内容相符，用打印机打印。7、卷内备考表要注明卷内文件的总页数，各类文件的页数（照片的张数）、立卷人、审核人以及立卷人（或审核人）对案卷组卷情况填写的说明或审查。说明主要是对卷内文件复印情况、页码错误情况、文件的更换情况、主要文件缺少情况等的说明。如没有需要说明5的事项可不必填写。立卷人、审核人是本案卷立卷责任人，应对本案卷立卷负责（卷内备考表见附件三）。四、监理文件资料的装订要求1、文件资料装订时，文件材料下口和右口取齐，左口和上口可适当切齐，卷内文件材料不得露出卷皮之外。2、文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。案卷内不应有易锈蚀的装订物。3、外文应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号、及装订形式。4、卷皮、卷内表格的规格案卷封皮、卷内目录、备考表、移交封面、移交清册的尺寸为标准A４幅面纸张。5、案卷封皮（见附件一）6、卷内目录（见附件二）（1）、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（2）、文件题名：填写工程文件原有的文号或图号。（3）、文件编号：填写文件标题的全称。（4）、编制单位：银川夯实工程咨询有限公司（5）、编制日期：文件形成日期；（6）、页次：填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一份文件填写起止页号。五、监理资料的内容（一）、移交业主归档保存的监理资料6由于各地区对监理单位需移交的监理资料的要求各不相同，因此项目监理部应按工程所在地的工程档案管理要求并结合《建设工程委托监理合同》的要求，将需移交的监理资料组卷后交给业主。如果没有具体规定，应包括下列资料：1、工程开工/复工报审表2、工程暂停令3、施工组织设计（方案）报审表4、施工进度计划（调整计划）报审表5、分包单位资格报审表6、主要施工机械设备/计量设备报审表7、施工测量放线报验单8、单位工程竣工报验单9、分项工程报验单10、分部工程报验单11、工程材料/构配件/设备报审表12、工程款支付申请表13、工程款支付证书14、工程延期报审表15、费用索赔审批表16、费用索赔申请表17、工程计量报审表18、工程变更单719、工程变更费用报审表20、工程质量事故报告单21、工程质量事故处理方案报审表22、施工单位申请表（通用）23、第一次工地会议纪要24、工地监理协调会议纪要25、监理工程师通知26、监理工程师通知回复单27、工作联系单28、工程材料、构配件、设备监理台账29、见证取样计划30、监理旁站方案31、监理巡检抽检记录32、不合格项处置记录33、监理月报34、监理规划35、监理实施细则36、监理单位工程质量评估报告（二）、移交公司工程部归档保存的监理资料第一册基本建设程序资料1、项目批复文件2、建设用地规划许可证及附件3、建设工程规划许可证84、地质勘察报告5、施工图设计审查、审批文件6、施工招标文件（中标通知书）7、施工承包合同8、监理招标文件（中标通知书）9、监理委托合同10、建设工程质量监督书11、建设工程质量保证体系审查表12、建设工程质量整改通知书13、建设工程质量整改情况报告书14、建设工程施工许可证15、工程概况表16、工程竣工报告17、建设工程竣工验收报告18、勘察单位工程质量检查报告19、设计单位工程质量检查报告20、规划验收认可文件21、公安消防验收意见书22、节能验收合格证23、环保验收合格证24、建设工程竣工验收备案表第二册监理管理资料1、工程开工/复工报审表9附件：（1）工程开工报告（2）具备开工或复工条件的相关资料2、施工组织设计(方案)报审表附件：施工组织设计（方案）3、分包单位资格报审表附件：（1）分包单位资质材料（2）分包单位业绩材料4、主要施工机械设备报审表附件：（1）施工机械设备有关技术说明、调试结果（2）计量设备经法定检测部门鉴定的鉴定证明5、施工测量放线报验单附件：（1）专职测量人员岗位证书（2）测量设备鉴定证书复印件（3）测量放线依据材料及放线成果6、试验室资格报审表附件：（1）试验室的资质等级及试验范围（2）法定计量部门对试验室出具的计量检定证明（3）试验室管理制度（4）试验人员的资格证书（5）本工程的试验项目及其要求7、施工进度计划（调整计划）报审表附件：施工进度计划表108、工程款支付申请表附件：工程量清单及计算方法9、工程款支付证书附件：项目监理机构审查记录10、工程变更单11、工程变更费用报审表12、工程延期报审表13、工程计量报审表14、工程质量事故报告单15、工程质量事故处理方案报审表16、施工单位申请表（通用）17、费用索赔申请表18、费用索赔审批表19、总监授权委托书20、总监代表授权委托书21、监理规划22、监理实施细则23、监理工程师通知单24、监理工程师通知回复单25、工作联系单26、工程暂停令27、第一次工地会议纪要1128、工地监理协调会议纪要29、旁站监理方案30、旁站监理记录31、平行检验检查记录32、监理巡检抽检记录33、不合格项处置记录34、见证取样授权委托书35、见证取样及送检见证人备案表36、见证取样计划37、工程材料、构配件、设备监理台账38、见证取样记录39、监理月报40、监理工作总结41、监理单位工程质量评估报告42、监理日志第三册工程报验资料1、单位工程竣工报验单附件：（1）单位工程质量竣工验收记录（2）单位工程质量控制资料核查记录（3）单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（4）单位工程观感质量检查记录122、_____分部工程报验申请表附件：分部工程质量验收记录及结构验收报告3、_____分项工程报验申请表附件：分项工程质量验收记录第四册材料报验资料工程材料/机械/设备报审表附件：（1）数量清单。即：名称、产地、规格、数量。（2）证明资料。即：合格证、性能检测报告等。（3）自检结果。即：承包单位的进场验收记录、复试报告和项目监理机构见证取样证明。第五册施工试验及安全功能检验资料(建筑工程)1、施工试验资料建筑与结构（1）土壤试验报告汇总表（2）土壤干密度试验报告（3）土壤击实试验报告（4）桩基检测报告（5）地基与基础处理检测报告（6）砂浆配合比通知单（7）砂浆试验报告汇总表（8）砂浆（试块）抗压强度试验报告（9）混凝土配合比通知单13（10）混凝土实验报告汇总表（11）混凝土（试块）抗压强度试验报告（12）混凝土抗渗试验报告（13）混凝土抗冻试验报告（14）饰面砖粘结强度试验报告（15）后置埋