差旅费管理办法-2011年

第1页共11页北京中瑞蓝科公司文件SinoEVTechCo.,Ltd.差旅费管理办法中瑞蓝科(财)字2011（001）号第2页共11页总则第一条为加强公司财务管理，加强成本核算，开源节流，促进财务管理和会计核算，根据国家法律法规和公司有关规定，特制定本办法。第二条公司差旅费及补贴费用管理的基本原则是：制度先行，目标管理，厉行节约，合理开支。第三条公司建立健全出差审批管理制度。出差期间机票、火车票、大巴、公共汽车等费用凭票报销。出差期间住宿等相关费用在规定标准内，凭发票报销并附有酒店提供的明细帐单。目的：为保证出差的有效管理，提高工作效率、控制成本。定义：在公司经营过程中，由于工作原因在国内、外出差的申请和报销程序，以及出差借款和其他目的现金借款流程。适用范围：公司全体员工。第3页共11页程序：出差/借款/报销流程程序文件负责人备注《出差/借款申请单》《开支报告单》出差/借款员工部门经理分管副总裁行政部人员财务经理财务部出纳出差员工出差员工部门经理财务经理分管副总裁财务部会计、出纳员工需要出差或借款时填写《出差/借款申请单》部门经理批准分管副总裁在需要预订酒店和购买机票等时，协助预订和购买在需要借款时财务经理批准支付现金如实填写《开支报告单》报销出差费用，并将《出差/借款申请单》及其他原始单据附其后，准确写明每项费用的原因、日期等明细部门经理、财务经理分管副总裁审批审核并结清余款出差/借款申请单部门经理签字副总裁审批行政部财务经理审批财务部借款出差财务部审核并结清借款相关经理审批出差费用报销第4页共11页一、出差申请：1、员工由于工作原因需要出差的应预先计划，有利于成本的优化及出差的效率。出差前填写《出差/借款申请单》（附件五），报直接所属事业部总经理、分管副总裁批准。批准后的《出差/借款申请单》复印件报送行政部进行飞机票(或车票)预订。2、具体出差申请应包括出差目的，飞机、轮船及火车的班次，离港及返回日期、出发及抵达时间等信息，以及各项费用预算。3、出差申请将根据下列情况审批合理的出差时间出差事先有计划，紧急业务除外出差与公司业务活动相关（提供具体日程安排）4、预借现金员工因公出差需预借现金时，应填写《出差/借款申请单》并注明每日费用明细计划及经批准的《出差/借款申请单》作为借款依据，包括以下费用的总计：票（火车、公共汽车，等）住宿费市内交通费其他费用为了安全，员工尽可能减少携带现金，尽量使用信用卡、银行卡。5、飞机票由公司行政部按出差规定的往返地点及《员工手册》的规定统一预定（所有机票预定须经分管副总裁批准），轮船及火车票通过行第5页共11页政部或公司指定代理机构预订。任何列外均须预先获得分管副总裁批准并有相关业务原因。二、费用标准住宿安排与费用标准国内出差住宿酒店由行政部门或出差人员参照《员工手册》及如下规定的标准预订；任何例外均需预先获得分管副总裁批准并有相关业务原因。国外出差，酒店由公司行政部或国外中瑞蓝科合作公司或出差员工按标准预定。早餐应包含在酒店费用中。员工出差期间实行住宿、餐费及交通费用限额控制，凭票报销（控制在本办法规定的标准内）。（1）、员工出差住宿日均限额标准上限为：单位：人民币元CNY/欧元EUR/美元USD董事长、总裁、副总裁或同级人员事业部主管或同级人员高级经理或同级人员经理及普通员工欧美地区EUR120908070亚洲地区USD100706050非洲地区:南非、摩洛哥、毛里求斯、埃及的开罗等发达地区USD120806050非洲其他地区80504030经济特区、直辖市CNY600400300250省会城市CNY500350300200其他城市CNY400300250200注：两名同性别的员工（指：除董事长、总裁、副总裁；事业部主管或同级人员之外的其他员工。）出差时应共用一个房间，任何特殊均需提前得到部门经理或分管副总裁批准。第6页共11页（2）交通及餐费日均限额标准上限为：单位：人民币元CNY出差地点限额/日备注国外出差欧美地区450非洲地区200亚洲地区300国内出差130不含机场到酒店、公司的往返交通费。40元/餐；交通费50元/天。当日往返市外出差全员15主要包括餐费，每餐15元。相关交通费实报实销。当日往返市内全员15主要指午餐不能在公司就餐的情况。公司提供交通工具或公交卡昌平附近区域全员无公司提供交通工具或公交卡注：1、出差期间的电话费凭清单给予实报实销（指：没有通讯补贴的员工）。2、出差期间的洗衣费、赠送小费等不予报销。3、其他费用，经分管副总裁批准后予以报销。交际费用：1、员工出差期间，所发生之交际费用必须确定为业务所需。无论在任何情况下，应本着最适当和最能达到成本效益的原则，并事先与分管副总裁汇报沟通（在出差申请中注明）。所发生的交际费应由员工中职位最高者负责，并于差旅结束后填列《交际开支报告表》（见附表二），向分管副总裁报告该次交际活动所产生之费用。2、在任何情况下，礼品之价值如超过人民币贰佰元须经公司分管副总裁事先批准。公司无论何时均恪守反贪污及防止贿赂有关的法律。3、预报销用于业务款待的餐费开支，在业务款待之前、之中或之后必须存在实质和真实的业务讨论。并填列《交际开支报告表》，《交际开支报告表》须提供下列信息：第7页共11页以建立业务关系为目的的受款待人士的公司名称、个人姓名及职称、电话等联系方式；款待的原因或业务讨论或活动的性质；款待地点及餐厅名称，以及款待的方式；每笔费用的日期和数额；以及相关开支的正式发票或收据（信用卡、银行卡收据仅能作为辅助性的凭证）4、应酬费（餐费）发生在出差中的，每发生一次应酬费，扣减当日出差费用相对应的用餐费用。三、出差费用报销：1、只有与业务相关并按照批准的出差计划发生的费用方能予以报销。其他计划外发生的与业务相关的费用需在发生之前经过相关直接经理和分管副总裁批准方能予以报销。2、出差当天及最后一天可能按餐费、交通费日均限额标准的半天计算出差费用的情况如下：出发日出发时间在16：00后计半天出发时间在16：00或之前计一天返回日到达时间在中午13：00前计半天到达时间在中午13：00或之后计一天出发时间是指出差人员离开工作地，到达时间是指到达目的地城市。业务出差通常起始地点为家或公司办公室。员工出差回到公司后应于一周内填写《差旅费开支报告表》（见附件第8页共11页一）、《交际开支报告表》（见附件二）、连同批准的《出差/借款申请表》（见附件五）、及正规单据尽快提交财务，由财务部提交分管副总裁批准、报销。四、其他1、员工出差期间的住宿、伙食、用车等由接待单位承担的，不再给予报销出差费用。2、如员工将私家车用于公务活动，需事先得到行政部经理或分管副总裁的批准，公司将根据实际行程给予汽油费和过路费补贴。3、外汇兑换汇率出差员工如有兑换过外汇，需提交外汇兑换水单。当没有外汇兑换单时，以出差当天的兑换率计算。五、附则1、参考文件：收支和报销管理制度；员工手册。2、本办法未规定的内容，按公司有关规定和国家有关法律法规的规定执行。生效本办法自批准之日起执行。公司保留不时修订的权利批准北京中瑞蓝科电动汽车技术有限公司2011年03月01日第9页共11页北京中瑞蓝科电动汽车技术有限公司编号：附件：五出差/借款申请单部门：姓名：项目名称：日期：出差目的：出差费用负担方：交通方式飞机火车汽车出租车公司车其它如乘飞机打折机票全价机票出差安排：日期自到飞机火车班次离开时间到达时间酒店预订出差预算：机票/火车票住宿市内交通其他合计预支现金：批准：部门经理：行政部经理：财务经理：副总裁：领款人：日期：日期：日期：日期：日期：第10页共11页北京中瑞蓝科电动汽车技术有限公司编号：附件：一差旅费开支报告单部门：申请人：申请日期：附件数量（张）：姓名/职务：出差事由：出差地区（国内城市、国外区/国家）：出差城市出差时间火车票/船票/飞机票餐费市内交通机场到酒店/公司忘返交通住宿其他备注合计出发地到达地出发日期/时间到达日期/时间限额：合计审查及确认人（本部门经理）：分管副总裁审批：总计金额（大写）万仟佰拾元角分预支现金元会计主管：复核：领款人：第11页共11页北京中瑞蓝科电动汽车技术有限公司编号：附件：二交际开支报告表部门：电驱动事业部申请人：刘杨申请日期：2011.7.8票据数量：2张会计主管：复核：领款人：姓名刘杨，关庆斌，李旭荣职别电机工程师，电控工程师支票号预支现金453元对方姓名张翔，陈平，彭朝钊职务销售经理，技术部门主管公司名称东方电气集团东风电机有限公司活动事由：作为合作单位以及电机供应商，来我公司提供大巴车安装调试技术支持，参观考察项目进度，并就双方下一阶段的合作以及需要对方提供哪些配合进行磋商费用发生日期地点及名称数额2011.6.29眉州东坡饭店亦庄店1922011.7.6眉州东坡饭店亦庄店261合计453审查及确认人（本部门经理）：分管副总裁审批：总计金额（大写）万仟佰拾元角分