常用公文排版培训讲义

1常用公文排版培训讲义（2005年4月15日）在社会保险工作中，起草通知、报告、统计分析等公文类文章是每个员工必须具备的基本素质，排版也成为我们的日常工作。为了提高我处公文排版的水平，按照《国家行政机关公文格式》的要求和工作实际，根据个人实际工作经验整理了常用公文排版方法，请大家参考。不当之处欢迎指正。一、常用公文简介我处常用公文包括通知、报告、请示等。其中通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等；通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；请示适用于向上级机关请求指示、批准；批复适用于答复下级机关请示事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。二、排版要求（一）纸张2公文用纸采用A4型60g-80g的胶版印刷纸或复印纸。（二）页边尺寸起草公文时使用Word默认模板新建文件即可。这时上下边距25.4mm，左右边距31.7mm，与国家要求稍有区别（公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码））。提示：若使用Word默认模板，非公文类的日常文章第一页要增加一空白行（二号字）。新建文件操作方法1、单击“新建”按钮。2、打开“文件”菜单，单击“新建”，打开“新建”对话框：单击“常用”选项卡，单击“确定”按钮或双击“空白文档”图标。（三）颜色公章为红色，未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。（四）字体1.大标题（1）文章标题：二号宋体，上空1行。（2）公文标题：二号宋体，红色线下空2行。（打开文件“大标题”）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。操作方法居中、字体、字号按钮；注意首行缩进标尺。为防止段落前后距离影响，最好不使用回车。将插入点置入希望新行开始的位置，然后按Shift+Enter键，Word将插入一个换行符“”，并把插入点移动到下一行的开始。3技巧：按Ctrl+[键会增加字号，按Ctrl+]键会减小字号。公文知识：公文分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用红色宋体字。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。排版方法可以使用无框线（或白色）表格或插入文本框，分散对齐，“文件”二字缩放。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，如“辽社险发[2005]9号”。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。2.正文4三号仿宋体，一般每页排22行操作方法格式、段落、设置为1.5倍行距。或通过页面设置修改，选择“指定行网络和字符网络”，输入行数即可。设置标题（1）小标题第1层三号黑体，第2层三号楷体加黑，第3层可以使用楷体或与正文一致、加黑，第4层可以使用楷体或与正文一致。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。操作方法选定要添加编号的段落。单击“编号”按钮，可添加编号。效果如图：再次单击按钮可以删除编号。右击设置编号的段落，在出现的快捷菜单中选择“项目符号和编号”命令，在出现的对话框中可以更改编号的样式，可以选择编号是否重新开始，单击“自定义”按钮可以进行更详细设置。当按下回车键以添加下一列表项时，会自动插入下一个编号。要结束编号列表，按两次回车键，也可按Backspace键删除列表中的最后一个编号，或者按Ctrl+Z键。也可以输入标题内容后再设置格式。选中已经设置好格式的标题，单击工具栏上的“格式刷”按钮，在操作区鼠标变成，然后在要复制到的标题上拖动，可以把格式复制过来。重复使用时，双击“格式刷”按钮，复制完毕后单击“格式刷”按钮或按Esc键。例如输入以下方框内的文字：5其中“应会部分”应为第二个标题，修改方法为：单击“应知部分”任意一字，单击工具栏上的“格式刷”按钮，然后在“应会部分”上拖动（注意要包括段落分隔符，或在行左边的选择栏上单击），则文章变为：取消标题序号后的制表符：按住Alt键后可以直接拖动左对齐制表符。更彻底的方法为：设置好标题后，进入“多级符号”，选择“自定义”，在“编号样式”中选择序号样式，必要时在“编号格式”中增加括号、隔点，在“编号之后”选择“不特别标注”。6创建多级符号列表首先输入下图中内容，然后选择全部文本，单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，再单击“多级符号”选项卡，选择第一个选项，单击“确定”按钮。除“社会救济”外，其他内容全部为“社会保险”下的分类项，因此编号为下一级，选择“养老保险”，单击增加缩进量按钮或按Tab键；选择“机关事业单位养老保险”，由于它为“养老保险”下的分类项，因此单击增加缩进量按钮或按Tab键两次（因为“养老保险”已按一次，因此需按二次）；对“企业养老保险”进行同样操作；选择“个体从业人员养老保险”，由于它为“企业养老保险”下的分类项，因此单击增加缩进量按钮或按Tab键三次（因为“企业养老保险”已按二次，因此需按三次）；选择“农村养老保险”，由于它为“养老保险”下的分类项，因此单击增加缩进量按钮或按Tab键两次；再同时选择“医疗保险”到“失业保险”，单击增加缩进量按钮或按Tab键。效果如最后示意图。若想将内容分类增加一级，选定内容后按Shift+Tab键或单击减少缩进量按钮。7（2）主送机关标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（3）公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称（如社保局）。公文中的数字，除成文日期、标题层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语句中作为词素的数字必须使用汉字外（如一往无前），应当使用阿拉伯数码。8操作方法在Word中，尽可能不用空格来对齐文本。特别是在每段前需要空两个字，最好不用空格。因为Windows使用比例字体，字母占据不同数量的水平空间。例如l比w窄。如想段前空两格，首先输入一段文字，然后选中这些文字，设置字体、字号，然后在“段落”中设置“特殊格式”为“首行缩进”，“度量值”选2字符。或者将鼠标放到水平标尺上的“首行缩进”标记上，向右拖动鼠标，以第二行做参照，放到第三个字前的位置。以后段落回车即可。后一种方法在表格下写说明时经常使用。（4）附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1、××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。在智能ABC输入法下可以使用快捷键i。或者使用“插入”“日期和时间”，注意不能选择“自动更新”。（6）页码用四号半角仿宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。一9般也可以居中放置，但无一字线。操作方法“插入”“页码”，对齐方式选择“外侧”。双击页码，选中后设置为仿宋四号字。然后光标定位在页码前，输入“—”（在中文输入法下按Shift键+大键盘中减号键，然后删除一半）和空格，同样在页码后输入。介绍首页不显示页码、第2页显示页码1的方法，介绍删除页眉和页脚横线的方法。（7）公文中的表格公文如需附表，标题与正文第1层一样使用三号黑体(Excel中使用16号)，表内文字使用四号(Excel中使用14或默认的12号)或五号仿宋体、宋体，数字居右排列（特殊情况可居中）、文本居左或居中排列，制表单位、时间和说明使用五号宋体字(Excel中使用10号)。打开“Word例表”，演示在标尺和表内调整列宽的区别，提示标题后距离大一点，合并拆分单元格等。平均分布各行、列来处理小表格，插入行、增加文字后演示“表格属性”、“行”、“不允许跨页断行”。假设在A4纸上设计了一张社会保险报表，现在想打印在B5纸上，在页面设置中修改纸张大小最好，但可能需要修改报表的格式，很麻烦，最好的方法是打印时选择“按纸型缩放”，如图：重复表格标题操作方法（大标题可以通过页眉设置，插入分节符号）表格长度超过一页时，可以将标题自动显示在每一页：选定要作为表格标题的一行或多行（选定内容必须包括表格的第一行），单击“表格”菜10单中的“标题行重复”命令。若修改标题，需在表格的第一个标题上修改。打开“Excel例表”，单元格内回车，上下居中；平均分布各行、列，标题，框线。说明使用第一单元格；页内居中方法；缩印方法；开式表方法；插入页码；（五）装订公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉订眼距书芯上下各1/4处左右。平订钉锯与书脊间的距离为10mm左右（正式要求3mm～5mm）；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚牢固。对横排A4纸型表格，表头在订口一边。（六）补充资料1.发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印11章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。2.附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。3.主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空一字。4.抄送公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。5.印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。三、其他操作（一）分割文档窗口12打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，使用上下箭头来放置水平灰线决定在哪里分割，然后单击鼠标或按回车键。整个窗口分成了二部分，垂直和水平滚动条也变成两个。可以用鼠标拖动分隔线。另外一个容易的方法是拖动或双击窗口右上角、垂直滚动条顶部的分割块。要调整区域的大小，上下拖动分割线即可。要在区域之间切换，单击