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学生工作实用文体写作二〇一〇年十一月内部资料1一、短信总体要求：礼貌正规、简明扼要。按照接收对象不同，简单分为以下几类：（一）老师、辅导员、嘉宾等必备要素：（1）称呼；（2）问候；（3）自我介绍；（4）具体内容；（5）结束语，感谢、希望得到指导或再次问候等。是否添加“收到请回复，谢谢！”视具体情况而定，对此类人群一般不使用此句。例1短信提醒张老师查收邮件。张老师您好，不好意思打扰了！我是校会主席团助理孙骁，“学生代表常任制”通知文件已于今天上午发至您的厦大邮箱，有劳老师请查收！如有纰漏，还望老师不吝赐教，谢谢！小结：1、发送邮件后最好以短信通知收信人及时查收；2、发送邮件的内容是自己写作或统计的文案等，最好添加“如有纰漏，还望老师/学长/学姐不吝赐教，谢谢！”，如果对象是同级同学，可以改为“如有纰漏，还望多多指教，谢谢！”，总之，做到语气恰当，既不无礼也不过分客套。对此类人群，一般不使用短信进行联系，使用短信多是如例1的情形。（二）学长、学姐等必备要素：（1）称呼；（2）问候；（3）自我介绍（对方是熟悉的人时可以省略）；（4）具体内容；（5）结束语，感谢、希望得到指导、内部资料2回复或再次问候等。例2短信通知办公室主任曾超学长参加部长例会。学长（主任）您好，非常抱歉打扰了！兹定于本周五（19日）20:00于学生活动中心232会议室召开校会部长例会，欢迎您届时参加，收到烦请（有劳）回复，谢谢！学长回复：收到，谢谢，辛苦了。则可以再回复：“不会/学长客气了/晚安”等小结：在不打扰对方的前提下，短信“起于你终于你”，再正式通知结束后，温馨的回复会令对方对你产生好感。例3短信邀请物理与机电工程学院主席于璐学姐参加本周五晚的新生杯辩论赛开幕式并通知本周末的主席例会因半期考暂停一次。“学姐您好，不好意思打扰了！我是校会主席团助理孙骁。新生杯辩论赛开幕式将于本周五晚7时于主楼群3号大报告厅举行，我们诚邀您届时莅临指导，请问您届时是否能够到场？如蒙拨冗，不胜感激。另，因半期考即将到来，本周末的主席例会暂停一次，感谢贵院对校会工作的支持与帮助。收到烦请回复，谢谢！”学姐回复后可回复：“祝学姐考试顺利！”“祝学姐周末愉快”等。（三）同级同事、同学等要求基本同（二）。调整心态，以心换心。内部资料3二、邮件格式、措辞介于短信与公文之间。格式：与书信类似，（1）开头称呼；（2）问候语；（3）正文；（4）结束问候语；（5）落款署名。措辞：“专业性”方面低于公文，“正式程度”高于短信。以附件为主要内容的邮件也要加上称呼、问候语、请查收结束语等，切忌发只有附件的“空邮件”。关于信纸和签名：发正式邮件时要正式、规范。例4尊敬的张老师：您好！我是校会主席团助理孙骁，这份文件是我们制作的“学生代表常任制制度”，请您验收！如有纰漏，还望老师不吝赐教，谢谢老师！校会主席团助理孙骁2010年11月16日内部资料4三、公文及其他常用文体常见公文文体有函、调查报告、总结、“三通”（通告、通报、通知）、“三书”（倡议书、建议书、责任书）、请示、讲话稿、演讲稿等。公文写作，“有常法而无定法”，掌握一定的基础知识后，需要长时间的练习、应用，才能够得心应手。不同场合、不同情境，对公文的格式、内容要求都有可能不同，也要学会因地制宜、举一反三、触类旁通。学会灵活运用，切勿死板硬套。通常要求：（1）字体：一级标题，宋体二号（加粗）；二级标题，仿宋_GB2312四号（加粗）；正文，仿宋_GB2312四号（不加粗）。标题等级较多时还可以：一级标题，黑体二号（不加粗）；二级标题，宋体三号（加粗）；三级标题，仿宋_GB2312四号（加粗）；正文仿宋_GB2312四号（不加粗）。其他视具体情况而定。（2）标点：注意区分中英文标点，中文中切忌使用英文标点，省略号不可用一串英文句号代替。输入码默认的是：字母为半角，标点为全角。（3）行距：25磅。操作：全选（Ctrl+A）——右键——段落——行距选择固定值——设置值为25磅。（必须熟习word等常用办公软件的操作）（4）段落：每段开头空两个字的位置（一般为4个空格）等。（5）居中、右对齐一般情况下不要使用空格一律用对齐。（6）日期，最正式、普遍的是使用汉字中的数字，注意，数字“〇”（ling）不能用“0”、“O”或者其他圆圈代替，此外，“零”不如“〇”正式规范，所以一般不要使用“零”。（7）开头称呼，不论全称还是简称都要准确。简称如“各学院、机构”；要熟记校区各机构和各学院的全称，各机构全称如下：“厦门大学学生会漳州校区分会”，内部资料5“厦门大学学生社团联合会漳州校区分会”，“厦门大学漳州校区青年志愿者行动指导中心”，“厦门大学漳州校区艺术团”，“厦大青年漳州校区宣传中心”，“厦门大学漳州校区勤工助学中心”，“厦门大学学生科技创业与就业服务中心”。例5关于二〇一〇年元旦放假的通知全校各单位：根据国家规定及有关通知，现将2010年元旦放假安排通知如下：2010年1月1日至3日放假，共3天。其中1月1日（星期五）为法定假日，1月2日（星期六）至3日（星期日）为公休日。放假期间各单位要妥善安排好值班、卫生防疫和安全保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置。厦门大学办公室二○○九年十二月二十一日以下介绍接种常用公文的基本知识：（一）函一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款、时间。标题：全要素标题，即包括发文单位、事由、文种。内部资料6正文：文件的主要部分。就事论事，直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分是说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。“事项”部分应简明扼要，交代清楚。“要求”部分可多可少，口气谦和。复函先引述来函，可引用来函的文件名、发文字号、主要内容，如“贵院XX字XX号文悉”或者直接写“函悉”、“电悉”，然后写答复的主要事项（围绕来函），准确、鲜明地表达本机构的意见和态度。结尾一般写“特此复函”等结束语。落款与日期：注意加盖公章。按用途分类，函有多种，如商洽事宜函、通知事宜函、征求意见函、请求批准函、邀请函等。例6邀请函尊敬的先生/女士：您好!我们很荣幸地邀请您参加将于5月15至16日在北京21世纪饭店举办的“第27届联合国粮食及农业组织亚太地区大会非政府组织磋商会议”。本次会议的主题是：从议程到行动——继“非政府组织粮食主权论坛”之后。此次磋商会议由联合国粮农组织(FAO)和国际粮食主权计划委员会亚洲分会(IPC-Asia)主办，中国国际民间组织合作促进会协办。届时，来自亚太地区80多个民间组织的100余名代表将参加会议。本次会议宣言将在5月17至21日召开的27届联合国粮食及农业组织亚太地区大会上宣读。本次会议的主要议题包括：1、亚太地区粮食和农业领域的非政府组织如何在地区和国家层内部资料7面执行“全球行动议程/公民社会战略”。2、亚太地区粮食和农业领域的非政府组织如何根据目前形势确定今后行动的参与者。3、参会机构起草非政府组织建议书提交给第27届联合国粮食及农业组织亚太地区会议，继续呼吁维护农民的利益。真诚地期待着您的积极支持与参与!国际计划委员会亚洲分会代表中国xxxxxxx二〇〇六年四月六日（二）调查报告1、调查报告的特点（1）针对性。体现在其撰写目的。一是为了给决策者提供决策依据；二是发现典型，总结经验，指导工作；三是便于领导机关了解情况，处理实际问题。（2）真实性。不能有半点浮夸和歪曲。（3）叙议结合。表达要条理清楚、简明扼要，评论要适当分析、议论，起到画龙点睛的作用，点到即止，不展开、不反复论证。2、调查报告的结构（1）前言。开头部分，通常是简要叙述为什么进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用何种方法；调查对象的基本情况、背景；以及调查后的结论等。结合具体情况而定，不必面面俱到。常用方法有：说明式、概述式、提问式、结论式等。总体要求，简洁明了，有吸引力，便于引出下文。（2）主体。前言的引申，结论的根据。一般包括三方面：一是调查到的事实情况；二是分析事实材料所揭示的事物本质特点、规律；内部资料8三是提出具体建议或措施。（3）结尾。可有可无。一般而言，结尾也叫结论。需要写结尾的情况：一是主体报告情况、介绍经验，需结论；二是主题中没有提到的问题、希望、要求、建议等，需在结尾提及；三是附带说明有关情况；四是有附带材料，如表格、图标等。无论何种情况，切忌画蛇添足。例7调查报告关于农村交通安全问题的调查报告近年来，农村交通安全形势越来越严峻。据统计去年5至12月，发生在全国县乡道路上的交通事故1.4万起，死亡1.5万多人，而且特大交通事故居多，死亡10人以上的交通事故中，发生在县乡道路上的占40%，……，由此可见，分析农村交通安全事故频发的原因，采取切实有效的措施解决农村交通安全问题，从而打造一个和谐的农村已刻不容缓。第一，造成农村交通安全形势严峻的原因是多方面的，……第二，…………（以上陈述调查分析发现的原因和存在的问题）针对以上问题，采取切实有效措施解决方能保障农村交通安全，维护广大农民的切身利益。一，各职能部门加强管理，确保管理到位。二，…………（以上提出具体措施）内部资料9（三）通知通知的主要用途有：批转下级机关公文，转发上级机关公文和不相隶属机关公文；发布规章；传达要求下级机关半离合有关单位需要周知或者共同执行的事项。按性质和内容分类如下：1、告谕性通知：只告知，不要求办理。如人事任免、机构设置撤销等。这类通知由标题、受文单位、正文、落款组成。题目要包含发文机关、事由和文种（通知）；正文中常有“为了”、“根据”、“特”等固定句式；落款须署名成文时间。例8通知厦门大学文件厦大人﹝2005﹞66号关于雷根强等同志职务任免的通知全校各单位：经校党委常委、校行政领导研究决定：雷根强同志任厦门大学经济学院副院长，免去其财政系主任的职务；李明欢同志任厦门大学公共事务学院副院长；郑建华同志任厦门大学漳州校区学生办主任兼校学生工作部（处）副部（处）长；林东伟同志任厦门大学学生工作部（处）副部（处）长；郭如梅同志任厦门大学考试中心副主任；内部资料10郭嘉同志任厦门大学计算机网络管理中心副主任，免去其教育管理信息中心副主任的职务；林盛铨同志任厦门大学漳州校区学生办副主任；谢火木同志任厦门大学漳州校区教务办主任兼校教务处副处长；陈端端同志任厦门大学外文学院日本语言文学系主任，免去其亚欧语言文学系主任的职务；杨杰同志任厦门大学外文学院欧洲语言文学系主任；计国君同志任厦门大学管理学院管理科学系主任；戴亦一同志任厦门大学管理学院高级经理教育中心主任；彭兆荣同志任厦门大学人文学院人类学与民族学系主任兼人类学研究所所长；赵艳芳同志任厦门大学艺术教育学院音乐系主任；免去谢银辉同志厦门大学漳州校区学生办主任、校学生工作部（处）副部（处）长的职务；免去吕子玄同志兼任的漳州校区教务办主任的职务。二○○五年四月廿九日主题词：干部任免通知主送：全校各单位厦门大学办公室2005-05-11印发内部资料112、布置性通知：会议通知、征订通知。3、指示性通知：提出问题；分析问题；通知事项，即解决问题。常用句式有“请务必”、“必须”、“一定”、“严格”、“决不允许”。4、批示性通知：“现将XX印发、转发给你们，请XX。”（四）请示向上级机关请求指示、批准，分为三种情况：求示性的、求准性的、求助性的。结构分为标题、主送机关、正文、结语。结语常用“妥否”、“可否”、“是否妥当”、“请批示”、“请批准”等，后有署名、时间、盖章等。请示写作关键在于请示的理由。一是要讲必要性。二是要明确政策允许，说服上级。三是要表明具备的条件，尤为重要。此外，还要注意一事一请示，有请示必有批复，一请示一批复。内部资料12四、练习1、请用下面的关键词拟一则短信通知。关键词：9月10日晚上7点迎新晚会9月15日下午3点彩排全体演员正式演出1-401步行广场（要求：每个词语只使用一次，符合逻辑，并请在答案中将关键词用下划线标出）2、请拟一条