广东电网公司建设项目档案管理办法

1附件1：广东电网公司建设项目档案管理办法（试行）1.总则为加强和规范工程项目建设全过程的文件材料、档案管理，严格控制工程文件材料质量，确保工程项目档案的齐全完整和系统准确，根据国家档案局《重大建设项目档案验收办法》、广东省实施意见等有关规定，以及南方电网公司有关档案管理要求，结合广东电网公司工程项目规划和建设的实际情况制定本办法。2.定义2.1工程项目：本办法中所称的工程项目是110千伏及以上输变电工程、3000万元及以上技改工程、1000万元及以上小型基建工程。2.2项目建设单位：本办法中所称的建设单位是指经省公司批准的承担本办法第4.1条所指项目建设管理任务的直属供电局（通信中心）等单位。将发展规划部、工程建设部合并为规划建设部的项目建设单位，参照履行发展规划部、工程建设部的职责。2.3项目参建单位：是指经招投标程序中标承担项目设计、施2工、监理、物资供应等任务的各单位。2.4项目档案：本办法所称的项目档案是指本办法第4.1条所指的工程项目，在建设管理过程中形成的、具有保存价值的各种形式的文件。3.适用范围本办法适用于广东电网公司（以下称省公司）及直属的供电局、中心机构、基建等单位的110千伏及以上输变电工程、3000万元及以上技改工程、1000万元及以上小型基建工程项目档案管理。35千伏输变电工程和10千伏及以下配网工程、3000万元以下技改工程、1000万元以下小型基建工程项目档案管理可参照执行。4.相关文件4.1《关于转发国家档案局〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（广电办〔2006〕137号）4.2《关于印发〈电力工程达标投产管理办法〉（2006版）的通知》（中电建协工〔2006〕6号）4.3《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）4.4《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）4.5《国家重点建设项目档案管理登记办法》（国家档案局、国3家计委1997年8月19日印发）4.6《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）4.7《供电企业分类表》、《电力施工企业分类表》5.建设项目档案管理的主要任务5.1贯彻执行国家和广东省有关项目档案的法律、法规、方针政策，以及南方电网公司的有关管理制度，建立有效的项目文件收集归档机制，确保项目档案与项目建设同步发展。5.2贯彻落实省公司发展子战略和电网规划建设关于档案工作的任务，工程建设各有关单位要将项目档案工作纳入工程建设管理程序，严格控制项目档案的齐全完整和系统准确，依法、合理、及时收集归档项目建设过程的各门类文件材料。5.3执行国家和行业关于项目档案的标准，组织编制项目档案，严格控制项目档案的规范性。5.4执行国家和行业关于项目档案的管理要求，组织对项目档案的专项验收，评价、考核项目档案管理效果。5.5为项目规划、建设和生产提供档案信息利用服务。6.建设项目档案管理机构及职责6.1省公司职能部门的管理职责6.1.1办公室负责建设项目档案工作规范性的组织、管理和协调，督促和协助项目规划、建设、生产管理部门控制项目档案的4齐全完整和系统准确。负责接收相关项目档案。6.1.2发展规划部负责检查和监督项目建设单位对项目规划前期文件的收集归档，确保齐全完整、系统准确。6.1.3工程建设部负责协调和督促项目建设、参建单位落实项目档案责任制；督促检查项目建设、参建单位严格监控项目档案的齐全完整、系统准确；督促检查项目建设单位组织对项目档案的专项验收和移交。6.1.4生产技术部负责协调、落实技改项目文件的收集归档，确保齐全完整、系统准确。督促检查项目建设单位严格控制技术改造项目档案的齐全完整、系统准确，并及时移交。6.2项目建设单位职能部门的管理职责6.2.1办公室对项目档案的标准规范性负责；督促和协助项目规划、建设、生产技术部门开展项目档案管理工作，协助项目管理部门做好档案专项验收工作；组织对项目管理人员、档案网络人员进行档案业务培训。负责接收经验收合格的全套项目档案、技改工程档案。6.2.2发展规划部对项目档案前期文件的齐全完整准确性负责；收集归档项目前期文件，并向工程建设部移交。6.2.3工程建设部对项目档案建设过程文件的齐全完整准确性负责；协调和督促各参建单位严格执行本办法；负责落实项目档案责任制，监督招投标合同中关于项目档案管理条款的落实，收5集积累项目前期、建设管理过程文件；负责组织对项目档案的专项验收，并向办公室移交全套经验收合格的项目档案。6.2.4生产技术部对技改项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累技术改造工程项目档案，协调和督促各参建单位严格执行本办法，组织对技改项目档案的验收，并向办公室移交全套经验收合格的技改工程项目档案。6.3项目参建单位的职责6.3.1设计单位负责将项目档案工作纳入设计管理程序；指定人员负责项目设计文件的收集整理；按合同条款要求向项目建设单位提供全套经整理的设计文件和竣工图（含电子目录、CAD文件），并对所移交的工程档案信息准确性负责。6.3.2施工单位负责将项目档案工作纳入施工管理程序；指定人员负责项目施工文件的收集整理；按合同条款要求向项目建设单位提供全套经整理的施工文件（含电子目录），并对所移交的工程档案信息准确性负责。6.3.3监理单位负责将项目档案工作纳入监理管理程序，指定人员负责项目监理文件的收集整理；按合同条款要求向项目建设单位提供全套经整理的监理文件（含电子目录）。履行监理职责，对项目工程档案信息齐全完整性、系统准确性进行全方位、全过程的监理和审核，向项目建设单位提交说明。6.3.4省物流中心负责将项目档案工作纳入项目物资管理程6序；指定人员负责项目物资管理合同及其他文件的收集整理，协助向各直属供电局物流中心提供建设项目物资供应有关材料和提供物资招标采购文件资料的查阅服务。各直属供电局物流中心是提供建设项目物资管理文件、材料的主体部门，负责建设项目物资管理文件、材料的收集、整理，并向工程建设部或生产技术部移交。7.建设项目档案管理的内容7.1建设项目档案工作的组织7.1.1省公司办公室按照项目档案工作有关国家、行业标准，负责建立广东电网公司建设项目档案工作业务规范和标准，并督促项目建设单位、各参建单位严格执行。7.1.2省公司工程建设部负责督促项目建设单位、各参建单位落实项目档案工作领导人责任制。7.1.3项目建设单位项目管理部门、各参建单位要将项目档案工作纳入项目管理程序和工作计划，设立项目档案管理机构和人员，建立适应项目建设管理需要的档案管理网络人员队伍。7.1.4项目建设单位在签订项目建设各类合同时需明确项目档案质量、数量、移交时间等内容的要求。具体内容见附件2。7.1.5省公司办公室结合公司实际，统一部署，依据省公司电网建设年度任务，每年填报《国家重点建设项目档案管理登记表》，以便及时了解220kV及以上项目及项目工作的进展和变化7情况，负责向上级机关上报汇总情况。7.1.5省公司办公室协调项目档案管理工作，组织对建设项目档案规范管理情况的中间检查，协助工程建设部完成对建设项目档案的专项验收和评估。7.1.6项目建设单位、各参建单位采取档案工作交底、档案业务培训、项目档案中间检查等有效措施，积极主动地控制项目档案质量，保证建设项目档案的完整、系统、准确。7.2建设项目档案的安全保密7.2.1项目建设单位、各参建单位要建立有关制度和措施，防止人为丢失或保管不善，确保档案安全。7.2.2项目建设单位、各参建单位要建立符合要求的库房保管项目档案；施工现场配备文件收集袋(盒)及专用文件柜，并采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。7.3建设项目文件的收集、整理归档7.3.1项目建设单位的规划、项目管理部门，项目设计、施工、监理单位、物流中心均要求建立相应的文件材料收集归档工作机制和规章制度，将文件收集纳入项目建设管理程序，采取收集袋（盒）、文件关联表等形式，确保项目档案的齐全完整和系统准确。项目文件质量的具体要求见《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》。7.3.2项目建设单位规划部门负责项目档案前期文件收集整8理，并向项目管理部门移交。7.3.3项目建设单位项目管理部门督促检查本单位职能部门、各参建单位项目档案收集、分类、整理组卷工作，严格监控项目档案完整、系统准确情况，具体要求见《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》。7.4建设项目档案的移交7.4.1各项目参建单位，要在工程竣工投运后三个月内，向项目建设单位项目管理部门移交全套项目档案。7.4.2项目建设单位项目管理部门组织对项目档案审查验收合格后，在项目竣工投运六个月内，向生产使用单位、档案管理部门办理档案移交。移交要求及清单格式见《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》。7.4.3对不能按合同及规定的要求向项目建设单位项目管理部门进行项目档案移交的参建单位，项目建设单位按合同条款扣留质量保证金。7.5建设项目档案验收工作7.5.1纳入国家或省重点建设项目的电网工程，项目建设单位项目管理部门要在项目竣工投运三个月内，向省公司提出专项档案验收申请，由省公司办公室牵头组织有关部门形成验收组，共同评价和考核项目档案管理效果。具体工作程序和方法按《广东电网公司建设项目档案验收细则》执行。97.5.2未纳入国家或省重点建设项目的电网工程，项目建设单位项目管理部门可参照《广东电网公司建设项目档案验收细则》，自行组织验收。7.6建设项目档案接收工作7.6.1项目竣工投运六个月内，项目建设单位档案管理部门接收本单位项目管理部门移交的全套经验收合格的建设项目档案。7.6.2项目竣工投运三个月内，各参建单位档案管理部门接收本单位项目管理部门移交的全套经验收合格的建设项目档案。7.6.3技改项目竣工两个月内，项目建设单位、各参建设单位档案管理部门分别接收生产技术部门、施工单位移交的全套经验收合格的技改项目档案。7.7建设项目档案管理流程见附录A。8.项目档案管理工作的考核8.1为加强工程项目档案管理，严格控制项目档案的齐全完整和系统准确，省公司办公室、工程建设部联合对项目建设单位的工程项目档案管理工作实行考核。8.2以《广东电网公司建设项目档案验收细则》的评分为参考依据，对项目档案验收综合评分达到优良和优秀的电网建设项目，省公司、各直属单位应根据《档案法》、《广东省档案管理10规定》的有关条款予以奖励。评分达到优秀且“案卷质量”单项总分不低于57分的220kV及以上建设项目，省公司向广东省档案局推荐申报“广东省重大建设项目档案金册奖”。8.3项目档案验收不合格的国家或省重点工程项目，不能参与申报投产达标、优质工程的评比。情节特别严重的，省公司将对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。9.附则9.1本办法由广东电网公司负责解释。9.2本办法自发布之日起执行。10.附录10.1附录A：广东电网公司建设项目档案管理流程11附录A：广东电网公司建设项目档案管理流程阶段广东电网公司建设单位参建单位发展规划部工程建设部办公室生产技术部发展规划部工程建设部办公室财务部门生产技术部设计单位施工/监理单位各直属供电局物流中心项目前期准备阶段项目施工阶段项目竣工验收阶段︵含档案专项验收︶项目后评价项目技改阶段可研批复并列入年度计划归档设立项目管理机构及建立人员档案管理责任制工程招标、签合同并整理、移交合同出版、移交施工图否鉴定、接收是收集、整理、移交报建前期资料鉴定、接收否是设备招标、合同、涉外文件等资料整理、移交下达年度大修技改项目计划移交全套技改项目档案鉴定、接收否是移交竣工档案是会审、接收“‖）》接收施工图、建立施工、监理档案整理归档初步设计移交否建立、整理、移交技攺项目档案鉴定是否工程招标、签合同并接收整理初设等资料否整理、移交否是结算整理并移交结算资料鉴定接收汇总全套项目档案并提出专项验收申请是本单位档案室接收竣工档案出版竣工图否是否鉴定、接收是否档案评估保管利用是收集、整理、招标、合同、和审批资料归档会审、接收“‖）》归档归档审批提出项目后评价报告12保管利用