安徽农村商业银行系统档案管理办法

安徽农村商业银行系统档案管理办法第一章总则第一条为了加强安徽农村商业银行系统档案管理，提高档案管理工作质量和效率，使之进一步规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》，结合安徽农村商业银行系统工作实际，制定本办法。第二条安徽农村商业银行系统档案是指省联社及各农村商业银行在各项工作中形成的具有查考价值的文书、音像、实物及其他特殊介质等不同载体的历史记录。包括文秘会议类档案（收发文件、会议文件材料）；纪检监察类档案（纪检监察活动记录、案件查处卷宗、来信来访处理材料）；审计稽核（或风险管理）类档案；财务业务类档案（信贷档案、会计档案、银行卡档案、统计报表等）；科技类档案（计算机系统及机房建设档案、设备档案、科研档案等）；人事教育类档案（员工招聘辞退材料、工资审核材料、劳动保险材料、教育培训、考察考核材料）；党务及群团事物类档案；行政事务类档案（招投标及大宗采购材料、基建档案、车辆档案、工商税务及房产登记材料）。本办法所称文件是指各农村商业银行在经营过程中产生和执行的公文、合同文本、资信证明、会计簿册、声像资料、电子数据、重要会议记录等。第三条安徽农村商业银行系统档案工作实行统一领导、分级管理。省联社办公室是安徽农村商业银行系统档案管理工作的主管机构，负责指导、监督全省农村商业银行档案管理工作；省联社财务会计部负责具体指导、监督全省农村商业银行会计档案归档工作；省联社人力资源部负责具体指导、监督全省农村商业银行员工人事档案材料归档工作。省联社对本机关职能部门、审计中心、督导组在工作中形成的档案进行集中统一管理。各农村商业银行对本单位在工作中形成的档案，进行集中统一管理。第二章档案管理体制和任务第四条省联社和各农村商业银行分别设立综合档案室，具体负责档案接收和集中管理日常工作。综合档案室由办公室或综合管理部门负责管理。综合档案室应配有至少一名兼职档案管理员；有条件的，可配一名专职档案管理员。省联社各部门、审计中心、督导组，各农村商业银行应明确一名兼职档案管理员。第五条省联社各部门、审计中心、督导组对使用和形成的档案，在规定的时间内负责保管，并按照规定进行整理、立卷、归档和移交。除在规定的时间内使用以外，不得以任何理由留置和分散保存，以确保档案完整、准确和有效利用。第六条安徽农村商业银行系统档案工作的基本任务：（一）收集、整理、立卷、归档本单位形成的各种文件材料、音像材料和实物材料等。（二）集中统一管理和利用本单位档案，为安徽农村商业银行系统各项工作服务。（三）定期对档案进行检查、鉴定，符合条件的予以销毁。按规定做好向上级档案部门移交工作，维护档案的完整与安全。（四）对各农村商业银行的档案工作进行监督、检查、指导和组织经验交流。（五）办理领导交办的其他有关档案业务工作。第三章档案材料的整理与归档第七条应当归档的档案材料：（一）中共中央、国务院和各级党政领导机关关于农村商业银行工作的指示、决定、命令、规定、办法、通知等；（二）中共中央、国务院和各级党政部门颁发的非农村商业银行经营业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等；（三）人民银行、银监会及其下属机构颁布的命令、决定、办法、指引、通知等文件；（四）本单位以党委或以行政名义向上级党政领导机关的请示、报告及上级党政领导机关的批复、指示；（五）本单位党委会议、股东（社员）大会、董（理）事会议、行（社）务会议、行长（主任）办公会议等重要会议的记录、纪要；（六）反映本单位重要活动的大事记、年鉴、简报、展览照片、有关声像材料。各种荣誉奖励证书，有纪念意义的实物；（七）各种会议材料，包括会议通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导同志的指示，会议讨论和参阅的文件，以及有关的重要音像材料；（八）本单位下发的各种文件及底稿等；（九）稽核审计和监察工作形成的重要材料，包括工作底稿、检查通知、事实确认书、检查（调查）报告、报表等；（十）统计报表汇总和分析材料；信贷业务档案；（十一）财务报表、凭证、账簿、财务移交凭证和清册等会计档案；（十二）机关党、团、工、妇等群团组织工作材料；（十三）固定资产购建中规划、设计、造价、竣工验收、房屋土地权证等文件材料；招投标文件材料；重要设备合格证、使用说明书等资料；综合业务网络建设和运营的技术资料等科技资料；（十四）重大案件的相关材料；（十五）主办刊物、简报和各种汇编材料；（十六）重要的来信、来访材料，处理重要来信、来访形成的记录、信函、摘要单、处理报告等；（十七）干部任免、调配，职工录用、转正、定级、调资、退休在内的各类人事、劳资文件材料；（十八）与有关单位签订的各种合同、协议书等；（十九）与外国机构签订的协议、合同（正本、副本），有关领导同志外事活动中形成的重要文字材料及声像材料，互赠礼品清单等；（二十）同级单位和非隶属单位制发的非农村商业银行主管业务但需要执行或办理的文件材料；（二十一）其它需要归档的材料。第八条不归档的文件材料：（一）上级机关的文件材料1.上级机关普发供阅、不需办理的文件材料；2.上级机关征求意见，未定稿等文件材料，供工作参考的抄件。（二）本单位的文件材料1.重份文件材料；2.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；3.未经会议讨论或未经领导审阅的各种文件材料，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、负责人修改稿除外）；4.询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信及无特殊保存价值的信封；5.为工作参考从各方面收集的各种材料。（三）同级单位和非隶属单位的文件材料同级或非隶属单位送来仅作参阅、不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。（四）下属单位的文件材料1.下级机关抄送备案的一般性文件材料；2.下级机关转发本联社的通知、规定、办法等抄报文件。第九条省联社机关各部门、审计中心、督导组，各农村商业银行在每年第一季度，按照本办法的规定，对上年度属于归档范围的各类档案及时收集、整理、立卷、归档；综合档案室对归档的档案进行验收，合格的予以接收集中保管；不合格的，责成有关部门、单位重新整理和归档。审计中心、督导组将上年档案归档后，可以保存一年，于次年元月份移交省联社综合档案室集中保管。信贷、财务、稽核、监保部门的业务档案归档后，可以保存一年，于次年元月份移交综合档案室集中保管。省联社管理的干部和机关员工的人事档案，可由人力资源部按员工人事档案管理要求自行管理。省联社根据需要，可以将各农村商业银行保管的重要档案调至省联社综合档案室保管。第四章档案的保管和利用第十条档案的保管：（一）档案管理部门接收档案时，应进行审查，根据案卷目录查点清楚，及时记录入库。（二）档案管理部门应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和架柜。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施和器具。库房内应保持整齐、清洁，调整温湿度，严禁烟火和电磁辐射等。同时应绘制档案存放的示意图，以利查找方便。（三）档案部门应根据工作需要，配备复印机、扫描仪、照(摄)相机、去湿机、空调和计算机等设备。（四）非档案管理人员不得擅自进入档案库房。（五）消防设备经常保持齐备，定期检查维护。第十一条档案管理部门应定期会同相关部室对超过保管期限的档案进行审查、鉴定，对确无保存价值的档案提出销毁的建议，报领导批准后销毁。对批准销毁的档案，必须在归档总目录上予以注销，并要执行两人签字和两人监销制度。第十二条需永久保存的档案，按规定在本单位保存20年，经过整理、鉴定后，连同“案卷目录”（一式三份）向上级档案管理部门移交，并办理交接手续。第十三条实行档案管理信息化。库存档案目录实行信息化检索；省联社档案内容逐步实行全息化检索。第十四条档案的利用：（一）档案的借阅1.档案借阅人员应填写《借阅档案登记簿》。2.借阅人员不得在档案文件上划杠、圈、点等，严禁涂改和撕页，应保持档案原貌和整洁。3.所借档案，不得转借他人或无关人员阅读。4.借阅一般在档案阅览室进行，确需借出的，必须事先经档案管理部门领导批准。5.调阅带有密级文件档案应在档案室阅文。如需要摘录或借出，需经办公室主任签字后方可办理借阅手续。6.借阅党委或省联社办公会议记录，须经党委书记（主任）或经其指派的省联社领导签字批准，并只限在档案室阅文。7.借阅人归还档案时，档案管理人员应当面核查无误后，在《借阅档案登记簿》上注销并签字；如发现归还的档案中有缺页、缺卷现象，应立即要求借阅人弥补；如有遗失，应由借阅人所在部门写出书面报告，按有关规定处理。（二）档案的复制1.普通档案应在档案室复制。2.涉密档案一般不得复制。特殊情况需复制的，机密级（含）以下档案，需经本单位主管负责人审批。复制绝密级档案需经原发文机关批准。3.外单位复制档案资料，需持单位介绍信，经批准后办理。第五章附则第十五条本办法施行中的具体问题由省联社办公室负责解释。第十六条各农村商业银行可以根据本办法制订实施细则。第十七条本办法自印发之日起实施。