安徽省社区矫正人员档案管理办法

安徽省社区矫正人员档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强对社区矫正人员档案的管理，准确执行刑罚，做好监督管理、教育和帮扶工作，根据《中华人民共和国档案法》、《社区矫正实施办法》等有关法律法规，结合我省社区矫正工作实际，制定本办法。第二条社区矫正人员档案是社区矫正机构对社区矫正人员实施社区矫正过程中形成的接收登记、考核奖惩、监管审批、解除矫正等具有保存价值的执法文书。第三条省及设区的市司法行政机关和各级档案行政管理部门负责对本行政区域内社区矫正人员档案管理工作的指导和监督。县级司法行政机关应确定专人负责社区矫正人员档案管理工作。第四条社区矫正档案管理人员必须严格遵守国家保密制度，不得泄露档案内容，确保档案实体和内容绝对安全。任何个人不得据为己有。第二章档案归档第五条县级司法行政机关应当为社区矫正人员建立社区矫正执行档案，司法所应当建立社区矫正工作档案，同时留存社区矫正执行档案副本。做到一人一档。第六条社区矫正人员执行档案应当包括以下内容：结案登记表；假释人员的原判法律文书、假释裁定书、假释证明书、罪犯出监鉴定表、执行通知书；暂予监外执行人员的起诉书副本、判决（裁定）书、执行通知书、结案登记表、暂予监外执行审批表、暂予监外执行决定书、具保书；（二）社区矫正人员基本信息表；（三）社区矫正告知书、接受社区矫正保证书；（四）适用社区矫正社区影响调查评估意见书；（五）社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表；（六）社区矫正人员外出（居住地变更）审批表；（七）对社区矫正人员给予警告等决定书；（八）对社区矫正人员提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等建议书和审核表；（九）解除社区矫正通知书；（十）社区矫正人员死亡的，死亡证明、法医鉴定、社区矫正人员死亡通知书等有关材料；（十一）其他应当归档的重要材料。第七条社区矫正人员工作档案应当包括以下内容：（一）社区矫正执行档案副本；（二）社区矫正人员基本信息表；（三）社区矫正宣告书；（四）社区矫正责任书；（五）矫正方案；（六）社区矫正人员日常报告记录；（七）社区矫正学习教育、社区服务记录；（八）社区矫正帮困扶助记录；（九）社区矫正人员进入特定区域（场所）审批申报材料；（十）社区矫正人员外出（居住地变更）审批申报材料；（十一）给予警告决定审核材料、审批表；（十二）提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等审核、审批表；（十三）社区矫正人员月、季度、年度考察表；（十四）社区矫正期满鉴定及上报材料；（十五）解除社区矫正宣告书；（十六）与安置帮教衔接记录；（十七）其他应当归档的重要材料。第八条社区矫正人员组卷档案的文书印刷格式和纸张使用，应按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）的要求执行，用纸采用国际标准A4型；对于一式多份且需要加盖骑缝章的文件，采用A3型或A3拼接型，左侧装订。文件标题字体一般用2号小标宋体字，正文字体一般用3号仿宋体字。栏目较多的表格式文书，填写时可用小四号仿宋体字。第三章档案查阅第九条查阅社区矫正人员档案，必须履行登记手续。外来人员查阅，须持县级以上政府或政法机关外调介绍信和本人有效证件，经县级司法行政机关批准，在指定地点阅卷。社区矫正机构内部人员查阅，须经部门领导同意，涉密的须经单位领导批准。第十条查阅社区矫正人员档案时，不得遗失、涂改、拆散、裁剪、钩划、批注。第十一条归还档案时要当面查清，如发现损坏的情况，应及时追查责任，认真处理。阅卷人摘抄或复印的材料，经档案人员核对无误后，可签署意见，并经领导批准，加盖公章。第十二条社区矫正人员档案原则上不外借。如有特殊情况需外借的，需经县级司法行政机关主管领导批准。借出时要点交清楚，办理外借手续，并限期归还。第十三条未成年社区矫正人员相关犯罪纪录应当予以封存，不得向任何单位和个人提供。司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的，应严格办理相关手续。依法进行查询的单位，应当对被封存的犯罪纪录的情况予以保密。第四章档案移交和销毁第十四条社区矫正人员解除矫正、死亡、被收监执行或被判处监禁刑后，县级司法行政机关社区矫正机构及司法所应对其档案进行整理立卷，执行档案与工作档案合并，在1个月内将该社区矫正人员档案移交县级司法行政机关档案部门集中统一保管。第十五条社区矫正人员居住地变更的，县级司法行政机关应当自作出决定之日起三个工作日内，将有关法律文书和矫正档案移交新居住地县级司法行政机关。社区矫正人员重新犯罪，撤销缓刑、假释或者收监执行的，矫正档案应移交给侦查机关、监狱或者看守所。档案移交双方应做好交接登记手续。县级司法行政机关留存档案副本。第十六条县级司法行政机关应组织由档案部门、社区矫正工作机构等部门组成鉴定小组，定期对保管期限已满的档案进行鉴定和销毁。第十七条销毁的档案应将第六条第（一）项、第（九）项和第七条第（十四）项内容留下，并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登记造册，经县级司法行政机关主管领导书面审批后，在符合保密的条件下，由二人监销，并报上级主管单位档案部门备案。第五章档案保管第十八条社区矫正机构档案室，应具备保密、防盗、防火、防渍、防有害生物等基本保管条件，室内应当保持清洁、整齐、通风。应设立独立的档案库房，设置调阅室、档案管理人员办公室。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品及其他杂物。第十九条档案管理人员每年应定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。第二十条社区矫正人员档案管理应使用的独立的计算机，且不得与互联网等网络连接。第二十一条社区矫正人员档案保管期限，从解除社区矫正的当年算起不少于二十年。第二十二条各级司法行政部门应加强对社区矫正人员档案管理工作的领导，配置必要设施设备，确保档案安全，实现档案管理现代化。第六章附则第二十三条在社区矫正人员档案形成和管理过程中，造成社区矫正人员档案损毁、丢失等情形的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予相应处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第二十四条本办法由安徽省司法厅、安徽省档案局负责解释。第二十五条本办法自印发之日起执行。省司法厅2006年公布的《安徽省社区矫正对象档案管理规定（试行）》同时废止。附件：1.社区矫正人员档案案卷封面、目录格式样本2.社区矫正人员案卷封面及案卷目录印制说明