进程中行动管理（Aip管理）

PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReservedAIPManagement进程中行动管理PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved今日学习目标1.了解进程中行动的影响2.认识到进程中行动需要并可以进行管理3.说明管理进程中行动的流程，并将其转化为成果4.学习如何分析现有的进程中行动（基础状况）和期望的进程中行动（目标状况），并制定行动计划，将进程中行动从基础状况发展到目标状况5.进行实际操练，说明进程中行动管理的威力AIPManagement进程中行动管理PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved进程中行动天天在做进程中行动是来自于生活中的行为、行动,它存在于人们的生活、工作、学习当中：企业：生产、研发、销售和市场等；生活：婚嫁、旅游等；学习：上学、培训等PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved一定时间段内太多进程中行动的后果1、第一次成功率低，经常返工。2、解决问题的时间太长3、太多紧急、应急的事情需要马上处理。4、解决问题的能力下降。5、不能在预定完成的时间完成。6、引起其他相关的工作或整体计划完成的时间拖延。7、引起部门之间、领导与下属、同事与同事的不信任，相互指责。8、不得不对替代方法和替代工作采取迁就的态度。9、因担心出错，花过多人力、时间用于准备和检查。10、频繁改变优先排序，员工工作的实际目标和企业目标不一致YESPROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReservedAIP基本概念AIP是进程中行动的英文缩写。AIP是指人们在生活、工作、学习中需要进行的工作。AIP的概念产生于：对人们的思维和为达到预期目标（目的）的行为进行抽象概括而成。PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved支持AIP的公理企业和个人的工作只有通过酝酿、筛选、计划和排期，同时在条件（资源保证）成熟的前提下进行实施才能成功地达到企业的目的PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReservedAIP的来源企业里提出AIP任务：首先是上级项目负责人客户岗位描述执行计划家庭里提出AIP任务家长学校里提出AIP任务校长PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved完整AIP的要素构成明确的负责人；资源条件成熟的保证；明确的完成日期；明确的最终达到目标成果；相关部门和人员的管理与合作；PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved任何组织和个人都需要AIP管理1、任何组织和个人都希望用最短的时间，最低的成本达到最优的效果；2、任何组织和个人的时间和经济资源都是有限；3、任何组织和个人的行为结果都必须符合环境的要求：•符合法律的要求•符合道德的要求•能在竞争中胜出的要求PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReservedAIP管理与传统工作管理的区别主要特征AIP管理方法传统工作管理方法做事方法与效果做正确的事系统/规则计划性强/要求高埋头做事简单/直觉计划易变/要求低管理方法与效果平台式的工作环境重流程管理、多分析重效率与结果挂钩职能式的工作环境重指挥、少分析重结果、轻过程企业文化表现专注做事、求合作信息、智慧共享求知求学成自觉行为以身作则自律强做事易分心、少合作信息、智慧利用少“打工心态”普遍以身作则自律差PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved有效AIP管理的好处1、把有限的资源集中于实现统一的目标，使工作结果更有成效2、创造、培育人们的文化素养基础3、提高人们对信息、智慧的管理水平4、节约成本提高效率和竞争力0102030405060708090第一季度第三季度东部西部北部PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved企业为什么需要AIP管理1、企业有许多AIP。企业有许多AIP项目，没有AIP的管理就会什么事都做，结果什么都做不好，最后都做不成。无AIP管理产生重叠的工作或工作的断层将造成经济资源。2、AIP管理需要沟通。接受者只有知道上级的意图/目标/目的及自己所拥有的资源是否能承担和按时完成，才能做好AIP管理3、不增加资源的情况，提高：企业效率（节约时间）企业效益（简化流程）如何有效地进行AIP管理PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的AIP管理回顾AIP的产生和基本概念明确的负责人；资源条件成熟的保证；明确的完成日期；明确的最终达到目标成果；相关部门和人员的管理与合作；PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的AIP管理AIP管理工具号码No.本人现行事务ACTIVEAIPs来源Source开始时间STATARTTIME完成时间COMPLETETIME1234现行AIP管理表PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的AIP管理AIP管理工具待办的AIP管理表号码No.待办事务BACKLOGAIPs状况Status1234PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved部门:___培训与教育分部______中高层个人每周AIP管理表格（电子版）姓名：______蔡一雷____20002年第36周9月2日——9月7日填表时间________号码.待办事务状况号码本人现行事务来源开始时间完成时间1学习PMS资料并领会其核心内涵1对部分未能完成员工手册进行跟进、辅员工手册任务9月4上午9月4日上午2落实财务培训课程的教材2制定关于推荐公司后备人才的文件起草短期计划9月5日2002-9-73落实销售预测培训课程的教材3落实总经理岗位培训的具体时间和发文短期计划9月5日号码每周重复性的AIP时间1参加BRT会议星期2下午2号码交办他人的AIP时间号码最近完成的AIP何时1吴：负责实施AIP培训时的录像9月5日1完成员工手册个人能完成的部分，且历8月31日2吴：负责实施培训需求调查表9月4日2完成向CEO汇报部门短期工作计划和重点8月30日3完成培训需求调查前的技能菜单8月29日PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的AIP管理AIP层次分布图AIPR/G分部GMAIPR/G分部GMAIPR/G分部GMR/GR/GR/GR/GR/GRRRRRRCompletion完成AIPGCOO或总监CEOAIPGR=Receiver接收者G=Generator产生者PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved大AIP包（大齿轮）分解（尽力带动）简单的AIP（小齿轮）•范例•CEO•大项目•大客户•上级如何进行有效的AIP管理AIP的启动PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的AIP管理做AIP前的筛选原则用筛选原则优化管理AIP：•是否符合战略目标•能否让客户和消费者更满意•能否增加销售或利润值•部门或个人有能力做吗•如果不做–后果如何•能否集中精力PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的AIP管理待办的AIP排序标准待办的AIP优先排必须按照某种标准进行选择：确保重要事项；财务影响最大的事项能得到最先解决。产生标准的重要公式：周期内的利益公式的要素=完成的成本完成的时间公式要素应考虑的特征：•放置的时间长度•法律和法规的规定•产生的经济收益•个人情感的偏好•能够解决现有的故障或问题•对生存比较重要•竞争的需要•如果不做会有风险PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved1.根据以下特性从最高价值的项目开始，进行“启动控制”•影响–高经济回报•要求日期–最近的日期优先•风险–低风险优先2.将大的AIP分成小的可衡量的AIP3.明确最终结果4.在规定时间内，只有当资源充足时才开始实施AIP5.在规定时间内越晚开始越好如何进行有效的AIP管理接受者AIP管理启动控制原则PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved1.记录AIP，按筛选原则优先排序2.了解完成AIP所需时间每周重复性的AIP（如会议）哪些AIP必须现在处理（处理）哪些必须等待（储存）哪些AIP可以分派给他人3.分析现在的AIP工作量（基础状况）确定理想的AIP工作量（目标状况）4.实施行动计划达到明确的最终结果如何进行有效的AIP管理AIP分析和管理流程PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReservedAIP接受者的三个反应：1.拒绝AIP，因为该AIP属:•最终结果不明确•与战略战术不符•可替代流程•不增值2.重新确定AIP•简化复杂的AIP•商定完成日期•重新确定最终成果，以减少非增值行动或可替代流程•重新确定内容以符合企业战略战术需要3.接受AIP•放在储存列表中•合理化排序•现有AIP完结后，筛选储存的AIP•提取最优先AIP如何进行有效的AIP管理AIP管理中可采取的行动REJECTPROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved姓名：张劳作周末:星期六DocumentYourAIP’s记录你的进程中行动PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的AIP管理个人AIP管理的实用工具这一简单的程序就能行之有效！储存AIP列表1.2.3.4.5.OTHERAIP筛选原则的运用新的AIP来源现行AIP列表1.2.3.4.完成的AIP列表XXXXXAIP启动原则运用•先做必须做的•FOM=生命周期内的受益完成的成本完成的时间PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的AIP管理AIP的产生流程NoYes是Yes有Yes是No无开始控制形成/识别新的AIP:明确预期成果完成的衡量指标;完成的时间期限接受人AIP管理流程AIP有无实质性目标清除KillAIP是否符合战略和附加价值的要求？给接受人的说明储存管理•按照附加价值排序:–高–中–低•其它是否分派合适、精干的接受人No否SCOPE范围CyclesofLearning®学习周期No否PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved启动控制StartsControl现在处理的AIP清单AIP储存清单排序/仅留三项完成的AIP清单1.2.3.4.5.实施规则可能予以清除新的AIP/最终成果按照战略和附加价值标准的过滤可能予以清除AIP有无实质成果回到产生者如何进行有效的AIP管理接受者持续AIP管理启动规则：•将大的进程中行动细化为小的可衡量的单位•确认最终结果•只在有充足资源按期完成的情况下才予以实施PROPRIETARY©2001ThomasGroup,Inc.,AllRightsReserved如何进行有效的