完善文件保管制度

完善文件保管制度论文将文档保存视为重要性最低的一项工作的时代已经一去不复返，今天的公司已无法承担这样“奢侈”的行为。对公司而言，文档管理要成为首要任务，而不再是一件可做可不做的事情．公司缺乏成熟的文件保管制度，问题在于归档。大家通常在争夺和服务客户，以及与同事打交道方面花费大量时间和精力，因此无暇顾及缺乏乐趣的任务。在处理文档问题上，很多人通常的做法就是不加选择地保存下所有的文件，直到某一天突然遇到麻烦，就会抓脑袋。有的企业会把所有资料永远保存下去，有的则走向另一个极端，对任何资料的保存都不会超过几个月。总的来说，多数公司并没有为此费心劳神。这使得文件保管问题就像一只暗中潜伏的巨兽，伺机而发，最后给企业以沉重打击，这个问题是刻不容缓，必须立即采取行动。制定简单明了的政策，规定文档的序列、类型、保存期限，以及制订这些要求背后的原因。首先你要弄清楚在法律上有哪些具体要求，企业文书档案，一般分为定期、永久两种，；从某种意义上来说，文件保存计划实际上也是一个文件销毁计划。你需要知道文件应该保存多久，而这一规则因不同产业、不同职能部门其要求也各不相同。我们要先清楚这几个事宜：法律对此文件有哪些要求？保存此文件有何意义？将来又有哪些作用？如果文件丢失，会导致严重后果吗？令企业颇感头疼的“纪录”的术语：1.是暂时记下来，还是永久记下来？2.是可以更新的，还是固定不变的？3.哪些人有权使用这些纪录下来的信息？4.哪些纪录是重要的，哪些不是？如果一份文件与你的诚信责任和监管要求无关，那你尽可以自行处理。一个值得遵守的原则是，妥善保管你的关键信息，不需要的资料尽早处理。留下不再需要的文件只会造成资源浪费。你要确定企业在日常运作中创建和接收了哪些文件。通过询问那些负责创建和接收文件的人员，可以确定哪些人是文件的所有者或控制者，这些文件都保存在哪里，并决定如何存储和处理电子讯息等等。然后，团队方可确认企业究竟是出于运营、财务还是历史纪录方面的原因，需要保管某种类型的文件。文件的类别一旦确定，便可在公司范围内做出统一的决定，例如文档的保存期限等。交流至关重要：一旦制订好了计划，就该付诸讨论，相关的信息需要自上而下传递给全体员工。每个人都必须清楚哪些事情可以做，哪些不可以做。数字化管理之路，开始实施文件保管制度。公司把文件扫描进了电脑，从而减少了纸质文档的数量。此外，公司还有备份文件的磁盘。你可能觉得，堆在办公桌上的文件不见了，实际上它们都还在计算机里保存着。如何保存文件，用什么样的规则给文件命名，采用什么逻辑顺序比较方便大家查找信息，这些都花了很多时间才确定下来。当然，这项耗时的工作已经初见成效：我们的工作效率提高了！办公桌上比原来多了一台显示器，我们不但可以查阅顾客去年，甚至过去7年的资料，甚至整个做生意的方式都因此改变了！在扫描过程中，尽管还是有几份资料丢失，但都不是重要文件。整个转换过程虽然历时较长，但还算平稳。纸质文件减少之后，公司在多出来的空间里增添了办公桌和几名得力的员工。在不久的未来，更多企业将走上ECS模式的变革之路。文档存储的数字化将为企业节省大量金钱，而实际存储空间的消失使得人力成本也相应减少。另外，人们可以从查找文件的体力活中解放出来，投入核心业务，由此促进员工生产效率的提高以及企业整体利润的增长。贯彻执行保管制度，如果说还有什么要点的话，那就是企业应该以书面形式确立制度，并持续、有力地执行下去。否则，一定会遇到麻烦。如果计划上说，某个文件应该保留6个月零3天，但某职员却在5个月零3天的时候把它删除了，那就等着接受惩罚吧。我们的工作前提是，贯彻执行文件保管制度，全体员工都要接受培训，同时建立一个内容管理系统，这一切都至关重要。如果你没有保存好应该保存的文件，就再也制定不出相同的文件了。无论企业的规模如何，文件保管都是最起码的要求。历史上一直就有文件保存的传统，这并不新鲜。