宝迪易用档案管理系统在项目档案管理中的运用

1宝迪易用档案管理系统在**项目档案管理中的运用**公司*****公司于2011年成立，负责投资建设**项目，静态投资约**亿元，是梧州市近期投资最大的一个工程项目。因此，**项目档案管理便是一项重要且复杂的工作，要做好此项工作，使用档案管理系统必不可少。经过约2年时间对宝迪易用档案管理系统的运用，深感其重要性，**项目档案管理已离不开宝迪易用档案管理系统。一、根据实际需要，优选宝迪易用档案管理系统公司成立早期没有使用档案管理系统对**项目进行档案管理，只是采用电子表格的形式对档案进行统记。随着工程增多、工程建设进展加快，档案资料日益增多，如今已包含160多个子项目，40多项临时工程，单纯用电子表格来管理繁多的档案会导致档案管理工作难以进行，档案难于管理、难于查找利用，更大大增加档案人员的工作量，从而影响将来整个**项目档案的竣工验收工作。经多次挑选和申请，我们于2013年9月正式开始使用宝迪易用档案管理系统。目前已录入工程档案300多卷、合同档案60多卷、文书档案50多卷。工程建设还在不断开展，档案资料也在日益增多，宝迪易用档案管理系统扮演着不能取代的角色。二、使用宝迪易用档案管理系统的优势（一）录入数据方便快捷。宝迪易用档案管理系统设有连续录入选择复选框，可根据工作需要选择其中需连续录入的栏目，如项目代号、项目名称、分类号、案卷号、保管期限等，使其所选的内容自动2带到下一条新的记录，避免重复操作，加快数据录入的速度，大大减少录入的工作量。（二）快速检索定位和修改。宝迪易用档案管理系统中，可以在所有的录入栏目中精确检索，只需将已知的信息输入检索的相应栏目中即可查找。若不太清楚录入栏目，甚至可以利用综合检索进行全系统查找。如果不能确切肯定输入的内容是否正确，可以只输入具代表性的个别词组进行查找。例如：需要查找“关于编制《**风貌规划》工作的报告”，可输入“风貌规划”进行查找，再根据检索出来的内容进行筛选。需要注意的是，输入的检索词组需具代表性、连贯性且尽可能少字。例如模糊记得是“**项目风貌规划”，如果输入“**项目风貌规划”进行检索，就检索不出来了，因为多了“项目”两个字。当然，如果很确定需检索文件的标题、文号、日期等内容，也可全部录入进行检索，这样就更为精确。（三）自动统计和排序。使用宝迪易用档案管理系统，无需手工计算案卷中的页数、份数等统计项目，只需经过系统维护的数据管理，系统将会自动把**项目的统计结果自动反映出来。**项目包括那么多子项目工程，无需手工计算大大减少了档案人员的工作量，加快工作效率。（四）打印表格方便灵活。使用宝迪易用档案管理系统进行打印时，可在页面设置中设置纸张大小、打印方向、页边距等，也可通过“检索打印”的“报表制作”可以自由设置打印的页面，像设置电子表格一样方便快捷。（五）提高工作效率。使用宝迪易用档案管理系统后，节省了手3写案卷标题及内外两个封面、案卷排列、编制案卷目录等繁琐的主要环节，节省了一半以上立卷的时间。宝迪易用档案管理系统（网络版）还可以通过网络在多台计算机上使用，只要安装了该系统并连接了内部网便可。方便档案管理系统的操作，无论在办公室还是在档案室，都可以使用，大大提高了工作效率。（六）导出数据方便快捷。只要双击需要导出的相关目录，便可进入目录管理，通过检索查找需要导出的数据，如需全选也可使用右键“选中”并单击“全部选中”，然后点“导出选中数据到EXCEL”便可导出所需数据表格。例如：投资部需要一份**项目所有施工合同的明细表。双击合同档案目录，进入合同档案目录管理，点击检索输入“施工合同”便可查找出**项目所有施工合同，使用右键“选中”并单击“全部选中”，然后点“导出选中数据到EXCEL”便可导出投资部所需的**项目所有施工合同明细表。（七）多项数据管理功能方便实用。宝迪易用档案管理系统的“数据管理”中有“数据备份”、“数据恢复”、“数据排序”、“数据批改”、“数据复制”等功能，实用性很强。例如：**项目各参建单位将其建设档案资料录入宝迪易用档案管理系统（单机版），使用“数据备份”、“数据恢复”功能通过“加密狗”便可导入我公司的宝迪易用档案管理系统（网络版）中。避免重复录入档案目录和导入电子扫描件的工作，大大减少了公司档案人员的工作量，并使各参建单位方便管理其建设档案。（八）设置界面更简便。通过“系统维护”中的“界面显示设定”可以自由设置各个目录录入档案的界面。通过“界面排序”可以根据4使用情况自由排列目录顺序，方便使用。在目录显示界面中，可以任意拖拉条目排序。例如将“文件编号”拖到“文件题名”前面，将“责任者”拖到“文件题名”后面等，非常方便。这样，点击该目录后，相关重要内容便可呈现,一目了然。（九）便于档案的管理和利用。使用宝迪易用档案管理系统最大、最重要的一个优点就是方便了档案的管理和利用。摒弃了传统的只靠在档案室查找实物的落后方式，使用此档案管理系统可以快速查找到档案。如只需复印件可立即调用档案管理系统的扫描件打印出来，如需查看原件也可通过档案管理系统查找出该档案的存放位置，再到档案室取出。不但方便快捷，漏检率还很高，只要输入过就能查到，查全率查准率大大提高，方便了档案的利用和保密。三、使用宝迪易用档案管理系统存在的问题（一）宝迪易用档案管理系统不像广泛使用的GD2000档案管理系统的技术那样成熟，安装后不能马上使用。起初宝迪易用档案管理系统自带的格式不太符合公司档案管理要求，宝迪公司的客服根据我们提供的格式进行修改调整。按照我们要求，增加了综合收文目录、综合发文目录、项目建设卷内目录、项目建设案卷目录等。然而，增加的这些目录，内容都是空白的，所有录入界面、查看界面、打印格式都需要客服重新设置，前期设置工作比较耗时。虽然客服很敬业、专业，我们提出的问题都能修正好，但毕竟身在外地，遇到问题时只能通过网络或者电话进行沟通，远程操作比较麻烦。这点我认为是使用时存在的问题之一，然而，经过长期的使用，日渐发现问题并解决问题，目前还是挺好用的。5（二）宝迪易用档案管理系统的使用需要计算机和网络为载体，一是受外部条件影响，如停电、断网即无法操作，可以在计算机上连接一个供电蓄电池，防止突然的停电关机对档案管理系统服务器的损坏。二是受计算机和网络技术方面的不安全因素影响，如黑客、病毒入侵恶意破坏等，必须安装强劲的杀毒工具，设置防火墙防范于未然。三是权限设置。网络版档案管理系统可以在多台计算机使用，根据使用人的实际情况，必须设置好操作权限，以防泄密。四、使用档案管理系统录入时应该注意几点（一）注意录入完整的题名。如文件题名不规范的，在录入时要另拟题名反映其文件的基本大意，录入完整、规范的题名才能方便检索和查阅。例如：有一份名为“通知”的文件，其内容为“抓紧做好园博园开园相关工作”。那么，录入时应另拟题名为：通知（关于抓紧做好园博园开园相关工作），这样才能在检索时查找得到。（二）注意文件的形成时间。为了方便归档和检索，文件形成的时间必不可少。如遇到个别没有具体落款时间的文件，应对其进行认定或考评，文件时间至少录入到年份。（三）注意备份文件。年底要对电子档案管理系统数据进行备份，防止文件丢失。随着计算机应用技术的不断创新和提高，档案管理与办公自动化已趋向同步。档案管理系统的使用，使档案管理由手工及单机管理发展到网络化。它易学易懂，录入方便、查找快捷、管理实用、保密性好，是**项目档案管理必不可少的工具之一。2015年5月26日