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外贸常识单证流程18步：1．客户询盘：一般在客户下purchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PerformaInvoice给客户做正式报价。3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchaseOrder。4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。7．验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8．制备基本文件:工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10．租船订仓：10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11．安排拖柜：11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13．获得运输文件：13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14．准备其他文件：14.1．商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。14.2．FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15．交单：15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。平台B2B分两类，一类侧重在平台上开店铺，如阿里、中国制造、环球资源、Globalspec、DirectIndustry、Europages、Tradekey、ec21；一类侧重提供国外潜在客户数据库，如康帕斯、Thomasnet、wlw.de。如财力允许，两类B2B可都用，取长补短，相得益彰。B2C的亚马逊和速卖通，B2B的环球资源（本人公司）、阿里巴巴和中国制造，主流就这些吧，也不至于选的眼花缭乱。做B2B还是B2C，主要看产品和公司实力吧，如果你公司规模小，但产品有卖点，更新快，有价格优势，无售后问题，搞搞B2C，做快销，应该能赚点钱。如果公司实力不错，有能力搞定国外企业，产品质量过硬，能和客户建立长期合作，搞B2B绝对让你更轻松，基本后期几个固定客户就够吃了，能带公司做大。其实两者区别很明显了，就看你想要什么结果了，低风险、拼收入的B2C，还是风险稍高，求发展的B2B。工作时间管理（工作计划）：每天工作:早上来做个安排，比如找多少客户邮箱，发多少。每日计划书：做好日计划，用一天工作的时间作为节点。每日客户资料整理及总结：下班之后或者临近下班时，整理一天询盘的结果，或者意向客户的资料，顺便可以做一下明日计划。每周总结：本周工作的类容重点做罗列，然后对比效果，看下周是否要做出调整，那些版块需要多花时间，哪些版块效果不好的减少时间。每月总结：每月末做总结，下月计划拟定。做好时间管理。==============================================================================外贸的特点：不见面，书面口头信息不完整，与客户异国文化差异等等…区别于内贸，更依赖心理推测。真正的外贸高手都有:1.强大的客户沟通，2.客户管理，3.客户分析体系关于邮件开发信：第一封邮件要特别注意正文内容Clearness(清楚):每句话就一个关点,每段一个主题,每封邮件一个事情.Conciseness(简洁):切中要点,慎用长句和复杂语法Courtesy（礼貌):积极,友好,真诚Correctness(准确):语句通顺,单词正确.1.回覆客户邮件：24小时内2.发邮件给客户，客户未回覆，怎么办？？@2个工作日内写出有质量的邮件@重要客户,发完邮件打电话关于在线聊天工具：1.上班时间trademanager在线,下班时间trademanager不离线2.客户上线后,第一时间和客户打招呼谨记：做生意其实是一个信任的问题，我们接到的不止是一张订单,而是一份信任。@如何稳住客户（动之以情）？*用TradeManager中的表情符号*经常称赞和夸客户*学习客户国家的语言比如说香港的台湾的都喜欢用繁体字,如果的邮件也换成繁体字客户看到你的邮件与其他的不同@客户假日发短信提醒@经常与客户分享心情不只是谈工作的其他话题也可以给客户提建议先建立个人关系，再深入洽谈业务，没有个人层面的关系，业务内容就是公事公办的应付和敷衍。收到询盘后首先应该思考这些问题:1、客户对什么产品感兴趣了?(有详细产品规格?所有产品?无具体产品?)2、我们能否提供客户需求的产品/服务?3、我们应该为客户提供哪些信息?(价格?产品信息?包装?付款方式?)4、什么方式回复客户才有吸引力?(突出价格优势?产品认证?快速交期?免费样品?)5、什么时候回复这个询盘?(太忙有空回?马上回?骗子不回?半夜回?)客户发送询盘的动机是什么:(明确目标型,潜在需求型,信息收集型,索要样品型,骗子钓鱼型)判断方式:询盘的内容、联系方式、IP地址、客户网站等Retailer:量小，频率高，定单急。Trader：量适中,价格敏感,往往找很多厂家比价价格。OEMimporter：有自己品牌,量大,要求严格,定单稳。Supermarket:量比较大，要求严，持久战斗客户为什么不回复邮件?1.产品信息是否足够吸引客户2.交易条件,客户是否满意?(从以前客户谈话时的暗示分析)3.自已的专业度:邮件的书写4.服务的态度(用语,不表现急功近利，给客户一种很有压力的感觉，尽量表现得你的身份是帮助他，而不是低声的祈求他购买。)一些外贸邮件或者电话谈判小技巧：1.价格是活的:产品的成本构成是复杂的,订量多少,付款方式,运输方式等都会带来一定程度的成本变动.2.人也是活的:主动给客户建议:很多时候客户最关心的是价格,这时他不一定会固守对某个产品的要求.(原装芯片可以用兼容芯片代替,非标尺寸可以改成标准尺寸或建议用工厂已有模具,某些手工活可以劝说客户省略)遇到价格实在不能做,无法说通客户,只能哭穷,原材料涨了,人工涨了,利润很低了,要亏本了.....(但基本上很难说通)另外给一些诱惑:下次订单给予多少优惠,折返多少款给你但记住永远不要放弃任何一个客户,他们是在考验你,只是时间有点长.