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推广会议详细工作指引会议主席和讲者选择大会主席及讲者一、主席、讲者人选原则：1.主席人选的举办地原则：一般区域会议应从当地请主席。以下情况可选择异地主席1）对当地有特殊影响力的异地专家，可考虑做主席或联合主席；2）当地专家无法或难以选择出公认的学科带头人，或专家矛盾难以协调；3）中华医学会等全国专科学术年会之卫星会；4）公司组织的全国目标医生会议；5）公司组织的国外会议或国外参会；2.主席、讲者匹配原则：1）主席在学术地位、资历、影响力等方面要略高于讲者；2）主席与讲者性格特点、人际关系良好，无不良合作记录；3）主席与讲者的学术观点、派别、研究方向无明显冲突；4）确认两者的配合可以平衡当地各专家，切忌褒贬；3.主席、讲者在位原则：1）优先邀请现任专家做主席或讲者；2）仍有现实影响力的专家如：院士，可作为掌控局面的备选；4.主席、讲者与产品关联度原则：选择与产品治疗领域相关度高的专家做主席和讲者；5.主席、讲者与会议性质、重要性、学术性原则：主席、讲者人选与会者来源与会者层次会议重要性会议学术性学科全国顶尖专家来自全国或大城市含全国专家产品最重要的会议之一较强的学术性或新观点学科全国顶尖专家或学科直辖市级专家或学科省级顶尖专家来自省会城市含省级专家产品最重要的会议之一较强的学术性或新观点学科全国顶尖专家或学科直辖市级专家或学科省级顶尖专家或学科本市级顶尖专家来自二级城市含本市专家产品重要的会议之一较强的学术性或新观点6、讲者本地、外地原则：在邀请两名以上讲者时，尽量安排一个本地讲者、一个外地讲者，以增强会议的交流气氛。并遵循以上金字塔结构。二、主席、讲者人选信息渠道：1.公司产品专家资料库；2.本人或通过当地市场、销售的同事向拟参会的医生了解；3.参考同专业其他产品会议，及专业会议和杂志；主席、讲者身份取得主席、讲者的最新有效名片，以名片信息为准比较可靠，必要时可与本人确认。主席、讲者沟通与主席、讲者正式沟通前，应首先复习一下公司产品专家资料库中的相关专家资料。对不熟悉的专家尤其如此，最好同时和熟悉该专家的同事或他人详细了解清楚。了解专家是否是少数民族或外宾，其相关风俗或饮食的特殊要求及翻译配备；对于外籍专家的沟通很大程度上要与翻译沟通好；掌握专家的下列信息对你更好地理清拜访思路和制定拜访前计划十分有帮助：专家的学术倾向、派别、专业特长、发表学术论文、研究方向及进展水平、最近研究方向和进展、学会和社会职务、学会会议活动中的角色、地位、兴趣爱好、人际关系、重要纪念日期、作息常规、与公司的合作记录和对各药厂的态度、支持程度等信息技能等。一、90沟通日：1.要点：即正式邀请专家作为大会主席或讲者之日与主席或讲者的第一次沟通。主席或讲者候选人一般都是业内著名专家，日程非常繁忙。应在会议基本确定后的第一时间尽早联系主席和讲者`，以便进一步协调公司、主席、讲者三方的时间（有时还有合作方如学会），准确确定会议日期。一般从充分和礼貌考虑，应在会前90天以上，但具体还要根据会议的情况和性质决定。如；有些两年或每年一次的中华医学会专科年会的厂家卫星会，由于大专家几乎都会参加年会，并且会担任各个时段的主席或讲者，有的厂家会在本届会议结束后，马上与一些专家口头预定下一届卫星会的主席或讲者，然后随时间临近再一步一步的跟进。这种情况下邀请专家作为大会主席或讲者提前的时间就一定要多于90天。而有些公司自己组织的大会，举办时间可能不在该专科医生国内外的会议高峰期，专家们的时间可能比较从容，这种情况下，可能会前60天也能请到满意的专家。总之，90天是一般情况，要以能请到满意的专家为准。但切忌会前一个月以内，临时请专家，专家会感觉是去当“替补”，很不礼貌。2.沟通指引：1）确定接受邀请，做为主席或讲者；2）向主席通报拟请讲者和向讲者通报拟请主席，征得认同；3）尽量确定会议确切日期。由于涉及主席、讲者（可能不止一人）和公司及合作方等多个方面，有必要请对方允许在一定的时间之内，有细微的调整，并承诺自己将尽快与各方协调后，将进展在第一时间向专家汇报；4）通报会议议程，沟通会议主题，讲者讲题，征得认同；5）征求主席、讲者对会议安排的意见和建议，记录；6）与讲者讨论讲稿大纲的具体包括的内容，记录；7）告诉讲者，“我会尽快将和您今天讨论的大纲制作成幻灯片，再与您沟通”8）一定要由公司自己的人（通常是产品经理）制作幻灯片，不要让讲者自己做，因为那样做你承担的风险会很大，并且会失控！9）告诉主席，“我会将会议安排的进展和与讲者的沟通情况随时汇报给您”3.跟进拜访或通讯跟进：在随后的两周内保持每人两次以上的跟进拜访或通讯跟进（电话、短信、email），沟通会议安排及讲者或主席沟通情况。异地主席或讲者不能每次出差拜访，可以通过通讯跟进，最好事先得到专家的认同和谅解，比如可以在将要结束拜访时说；“由于我的base在xx市，如需要及时与您沟通时希望能借助电话和email，能否让我了解哪个时间段？打哪个号码或是发短信？您会比较方便？”4、将选定的主席、讲者的姓名、身份及90沟通日的日期、拜访结果填入工作索引。二、60沟通日：1、要点：1）引导主席和讲者逐步进入角色，使会议按照设想的目的进行；2）确认会议时间、议程及各项安排；3）了解主席和讲者学术观点，讨论提问与解答；2、沟通指引：1）正式将会议的时间确定，最好请专家将此日期记录在其日程安排表内；2）就议程安排顺序、发言时间、讨论时间等达成一致；3）了解主席对产品主要学术观点的支持度，讨论可能会遇到的提问及解答要点。4）与讲者首次沟通片子内容，重点了解讲者对全部观点的接受和支持度；讨论可能会遇到的提问及解答要点。5）如果你在会议讨论时安排了病历发言，不要直接告诉主席和讲者是你安排的。可以说“我的销售同事告诉我，有些有用药经验的参会医生可能会在讨论时提一些问题并分享一些他们的感受，我会进一步了解一下具体问题汇报给您。”6）与主席沟通不要带整套片子，而是仅准备几张要点，将观点讲清楚即可；7）与讲者沟通要带完整片子，不必每张都过，将重点的内容拿出来讨论；8）告诉主席和讲者“我会将今天与您确定的内容，包括讲者/主席对提问的一些准备，以及从医院反馈来的问题，再整理出来下次拿给您，以便您主持时参考。3、跟进拜访或通讯跟进：保持适当的沟通频率和渠道通报情况。4、将60沟通日的日期、拜访结果填入工作索引。三、30沟通日：1、要点：1）与主席和讲者就会议的细节进行沟通；2）使主席和讲者能够体会和设想会议的实际状态或效果；3）与主席和讲者充分交流学术观点，以达成共识；2、沟通指引：1）与主席简单回顾前次拜访所述学术观点，取得认同并表达希望主席予以强调的观点或治疗方法（在主席发言稿中也要强调）；2）对主席发言稿的三个部分即：开场白、提问及解答要点、总结要点进行具体讨论，达成一致；3）带修改后的完整片子与讲者沟通，过每一张片子，明确表达希望讲者予以强调的观点或治疗方法，得到承诺；根据前次沟通情况做以下处理：对已接受并支持观点的讲者，将片子解释清楚，确认他已经理解即可；对比较中立的，没有完全赞同或否定的部分，最好能探询出其真实需求或顾虑，通过FAB特别是益处满足之，并确认其已接受；最后对部分内容/观点赞同，对部分还有顾虑的讲者，把焦点转移到总体利益上，并重提先前已接受的利益以淡化缺点并确认其已接受，4）注意片子的数量与讲者讲课风格和控制技巧是否能符合议程时间上的要求，是否有必要增减；5）讨论提问及解答要点，表达希望讲者予以强调的观点或治疗方法；7）告诉主席和讲者“我会将前面与您讨论的所有内容整理出定稿，会前给您”3、跟进拜访或通讯跟进：保持适当的沟通频率和渠道通报情况。4、将30沟通日的日期、拜访结果填入工作索引。四、5天沟通日1、要点：1）确定主席和讲者到会和发言的每一个细节；2）将前面的沟通贯彻为实际演练；3）加强主席和讲者对会议成功的自信心；2、沟通指引：1）简述前次拜访的共识；将最终确定的主席发言拿在手里；2）可以说：“时间有点长了，您是否还记得我们希望您在会上予以强调的观点或治疗方法？”如果他能很愿意也很轻松、准确表达了你的希望，证明你的工作很成功！可以马上鼓励：“您真是顶尖的主席，如此繁忙，样样事情还都记得这么清楚！这是我按照前面与您沟通的结果准备的要点，留一份给您”如果他忘记了或表达的不准确，也不要表现得太失望，可以说：“象您这样繁忙，要您回忆起一个月以前的事确实不容易。没关系，这是我按照前面与您沟通的结果准备的要点，您可以做为参照。”然后和他一起回到发言稿上你希望的语言，直到确认他已经掌握。3）带最终定稿后完整片子与讲者沟通，将电脑片子打开；4）可以说；“这是按照前面与您沟通的结果准备的最终的定稿，一共xx张，要在xx分钟内讲完，想请您根据与会医生的实际情况，帮我过一遍，看看哪些片子要重点多讲一些，哪些可以一代而过？”5）前面拜访主要是你给他讲片子，并取得观点认同，而从这里开始一定要调动专家，让他讲给你听，并留意其观点和重点是否是你所希望表达的。别忘记说几句赞美和鼓励的话，让专家更有动力！6）按同样的方法，将准备好的提问及解答要点分别和主席及讲者过一遍。7）与主席、讲者确定接送事宜，异地者的机票时间、身份证号码、机票意向要求、住宿酒店、返程机票时间等等；3、跟进拜访或通讯跟进：保持适当的沟通频率和渠道通报情况。4、将5天沟通日的日期、拜访结果填入工作索引。五、1天沟通日1、要点：1）检查前面工作是否有重要的、没到位的地方，抓住最后的机会补救；2）确定专家到会时间，接会安排，礼貌问候；2、沟通指引：1）如果感觉主席或讲者在某方面仍然有需要进一步沟通的地方，抓住最后的机会！2）如果没有必须去见主席和讲者的必要，可以通过电话、短信确认接送他们的时间、地点。可以让讲者、主席提前40分钟到场，以便会前沟通。3）询问主席和讲者还有没有其他可以为他们做的事；4）如果是下午的会议也可以邀请主席和讲者在酒店或附近一起共进午餐，以增加他们的沟通和保证准时；5）提醒他们不必将电脑带到会场。议程、讲稿片子和主席发言稿都会准备好。这样做可以确保将要开讲的片子和发言都是你的最终版本！避免专家自作主张讲一些你从未见过的片子和从未听过的发言。4、将1天沟通日的日期、结果填入工作索引。六、当日沟通日与相关责任人落实，将主席、讲者准时接到会场。填入工作索引。个案发言1、要点：可考虑在大会讨论中安排一两个切合产品推广主题的、有代表性的个案发言，请已经处方过产品的医生介绍临床使用状况和心得。有个案分析的学术会议会更鲜活生动，更有启发意义和可信度。尤其对尚未进药的医院，会起到拉近距离的作用。2、沟通指引：1）与销售同事合作寻找合适的医生和病历，制作3-5分钟的幻灯片；2）一定要有当地学术专员或产品经理的参与，保证片子的观点和结论能够配合大会的主题和产品推广方向；3）具体沟通步骤、幻灯片制作参照讲者沟通指引及个案发言索引；会议场所会场选择原则：一、会议地点与目的、内容相适应：会议地点应与会议目的、内容相适合。可参照以下因素选择；1、需要体现公司形象的重要会议如：产品上市、新闻发布、重要项目启动或总结、聘请国外或重量级讲者、公司年会等，要选择星级较高的五星或四星级酒店；是否属于需要体现公司形象的重要会议，建议咨询你的主管或公司管理层。2、以讲者、主席为主传递推广信息、新的治疗方法，不包含会后娱乐交流的会议，安排在市内方便到达的酒店；3、希望促进与会者之间或员工与客户之间交流的，或希望包含会后娱乐交流，增进感情的会议，考虑安排在郊区度假村；二、会场、环境及配套1、会场面积要以可能参会的人数和会场布置要求为限，并非越大越好。避免使会场显得过于空旷，并掌握不使与会者感到拥挤即可。2、要求准备足够的座位，每个座位是否可以看到所有视听设备的显示。大型会议需检查大批人员是否能够容易进出会场，是否会造成拥挤甚至安全隐患，意外情况下，有无安全疏散通道，确定其位置并检查完好。3、会场宁静、专业，设备完好，洗手间要方便，安有座机的电话可以移除。4、如需要VIP休息室，不要远离会场，