展会时间管理方面存在的问题及对策

-1-展会时间管理方面存在的问题及对策——以第七届上海国际家具展览会为例摘要：本文首先从第七届上海国际家具展的概况及时间安排计划等方面介绍了第七届上海国际家具展览会时间管理方面的现状，并结合展会目前时间管理的实际情况分析了存在的问题。在此基础上，从各阶段时间长度安排不够合理、时间管理策划人员不够专业、没有体现明确的阶段性目标、监督协调机制不够完善等方面提出了第七届上海国际家具展览会时间管理的优化策略。关键词：第七届上海国际家具展览会时间管理时间ProblemsandCountermeasuresofTimeManagement——CaseStudyoftheSeventhShanghaiInternationalFurnitureExhibition(LilinMICEMajor072TourismandHotelManagementCollege)Abstract:ThispaperfirstlyanalyzedthetimemanagementstatusofSeventhShanghaiInternationalFurnitureFairaccordingtoitssituationandtimeplanningschedule.ThenanalyzingproblemsexistedinSeventhShanghaiInternationalFurnitureFairaccordingly.Onthisbasis,thispaperdiscussedandproposedsomestrategiesabouttimemanagementintheSeventhShanghaiInternationalFurnitureFairfrommanyaspects,suchasunreasonablearrangementoftimeextentindifferentphases,failuretoreflecttargetineveryphase,faultymechanismofsupervisionandcoordinationandsoon.Keywords:theSeventhShanghaiInternationalFurnitureFairtimemanagementtime引言随着现代会展业的迅速发展，时间已经和成本、规模与品质一样，成为影响会展成功运营的基本要素。越来越多展会意识到，对市场变化做出快速反应、对客户需求做出迅速反馈已经成为展会获取竞争优势的重要手段，现代会展业的竞争越来越基于时间要素的竞争。因此对会展进行有效的时间管理，已经被越来越多的办展机构所重视。-2-一、第七届上海国际家具展览会时间管理的概况上海国际家具展览会由上海百应展览有限公司及中国家具信息工业中心主办，是每年春季在上海举办的例会。第七届上海国际家具展览会于2009年6月在上海浦东新国际博览中心举办，共设展位205个，邀请观众2万余人，规模不大，行业知名度不高。第七届上海国际家具展览会在筹备之初对展会的时间安排做了统筹的规划，将整个展会运营过程划分为招展、招商、宣传推广、展会服务、筹撤展等五个阶段（见下表）。表1第七届上海国际家具展览会时间管理计划表工作内容7月8月9月10月11月12月1月2月3月4月5月6月招展★★★★★★★★★★★招商★宣传推广★★★★展会服务★★筹撤展★备注：打★为该时间为工作时间（资料来源：公司管理组）从上表可看出，第七届上海国际家具展览会是在行业旺季，也就是装修火热的六月份举办，抓住了经销商及买家购买的高峰期，并且六月份的上海未到酷暑时分，天气凉爽，是展商和买家出行的良好时间。同时它距离行业龙头展览会即上海、广州九月中旬的家具展尚有三个月，减少了与同类展会的竞争。二、第七届上海国际家具展时间管理存在的不足（一）各阶段时间长度安排不够合理1.招展时间过长。第七届上海国际家具展还在探索中前进，公司掌握的忠实客户还很有限，因此公司领导人把招展工作作为重中之重，耗时11个月进行集中招展，然而这使业务人员工作疲倦，同时也占用了其他工作的时间、人力及物力资源。2.招商时间太短。第七届上海国际家具展览会招商工作只用了一个月。短短一个月时间难以通知所有家具行业的经销商和专业买家，也没有足够的时间对观众信息做归类以及对观众反馈的信息作分析总结。这就会减少观众数量，也会降低观众质量。3.宣传推广时间不够集中和持久。第七届上海国际家具展览会的宣传推广只是零-3-散的、短暂的，开始是在网站宣传，由于没有专人负责网站的管理，点击率不高，半个月后就结束了网站推广。接下来就是寻求媒体合作，多以报纸和行业期刊为主，由于宣传成本等问题，都在一两期之后就结束合作了。之后也采用了发传单、制作广告牌等方式进行宣传，为期都只有一个星期左右。这样在企业及观众心目中不能留下深刻的印象。（二）展会时间管理策划人员不够专业第七届上海国际家具展览会时间管理策划人员缺乏收集分析行业和市场信息的能力，在对第七届上海国际家具展览会时间管理中，套用了博华公司主办的第十五届中国国际家具博览会的时间管理模式（见下表）。表2第十五届中国国际家具博览会时间管理计划表工作内容10月11月12月1月2月3月4月5月6月7月8月9月招展★★★★★★★★★招商★宣传推广★★★★展会服务★★★★★★筹撤展★资料来源：博华公司网站从上表可以看出，在招展、招商、宣传推广、筹撤展等环节，我公司制定的计划表是与博华展览会类似的。但第七届上海国际家具展览会作为正在成长的展会只汇聚了极少数家具行业经销商、专业买家，在业界知名度不高，国外客户较少，因此像博华展那样在观众邀请和宣传推广方面只投入少数的时间，就必然会导致专业观众在数量和质量上达不到展会的要求，并进一步影响了展会质量和档次的提升。而且在制定计划时，极少与公司员工沟通协调，导致很多计划都具有片面性。（三）没有体现明确的阶段性目标从上表可以看出，第七届上海国家家具展的时间计划表是粗略的，没有细化，各个时间段工作重点在哪项工作上模糊不清，对公司员工工作没有指导性作用。因而，公司老业务员按照自己以往经验和感觉做自己的工作，没有丝毫改进；而新进员工则没有重点的做组长安排的工作，效率相对较低，再加上新员工谈判能力不强，签约率不高。在实习中遇到了离开展不到一个月时间的时候，本应该集中所有人力物力进行-4-招商和宣传，但是公司很多业务员为了个人利益频繁跟进客户，不惜代价招展，遭到客户反感，这都是阶段性目标不明确造成的恶果。（四）监督协调机制不够完善第七届上海国际家具展览会分为招展招商部、服务部及宣传推广部三个部门来操作。各部门在实施计划时，部门负责人没有做到不定期的对计划履行情况进行监督检查，以致于制定的计划只是流于形式，没有真正落实到实践中。同时在展会运作时，部门间的平行沟通较少。我实习的部门—招展招商部的员工，总是盲目的打电话，缺少与其他两个部门间的沟通，很少了解这个阶段公司主要在哪个地区做宣传以及以什么方式做宣传，也很少了解在这个时间段服务部的同事接到了客户对于展会的反应如何。而其他两个部门对于招展招商情况也了解甚少。由此导致三个部门在一个时间段里往往工作的重点不统一，各行各事，这就降低了展会时间管理的效率。三、第七届上海国际家具展时间管理优化策略（一）明确展会运营各项工作的时间分配1.展会招展时间的分配。招展启动时间最好是安排在企业制定年度营销、产品推广和企业形象广告计划的时间安排之前。根据家具行业展会现状及家具企业参展规律，企业都会把上海九月中旬或者广州九月中旬的国际家具展览会作为第一选择，并根据广东、上海展会效益来做接下来的展会计划，因此第七届上海国际家具展的招展启动时间一定要放在九月份之前。九月份之后是加大招展力度的时间，应该集中人力物力进行招展，这个时间要持续到年前，而接下来的时间就是根据参展商数量调整招展策略的时间，这个时间一般结束在展会开幕的前两个月。2.展会招商时间的分配。招商工作可以在招展工作有所成效之后进行，第七届上海国际家具展览会的招商启动时间可以放在上海、广东展开幕当天，这个两个展会中汇集了国内外卓有名气的经销商以及专业买家，到展会现场招商可以与观众面对面交流，提高展会信任度，也可以了解到同类展会的情况。而招商工作的黄金时期为展会筹备的中后期，即2-5月份，这一时期临近展会开幕时间，目标观众容易安排时间，也反馈给公司的信息更加及时有效。3.展会宣传推广时间安排。宣传推广是为展会招展服务的，在展会项目未启动时就应该做好宣传，它应该开始于上一届展会开幕的当天。重点宣传应该放在招展高峰期，主要目的就是树立良好的展会形象。宣传的黄金时期则是展会筹备的后期，这时的宣传-5-可以加深大家对展会印象。4.展会服务时间安排。目前第七届上海国际家具展览会服务主要是展会现场的服务，忽略了展前和展后的服务。展前的服务主要包括展台搭建服务、运输服务等，应该从展会开幕前十五天开始。展后服务是展会结束后的服务，通过展后服务，可以更清楚了解客户需求，提供个性化的服务，发展客户关系，为下一次合作奠定良好的基础，因此，应该重视展会服务，在时间安排上可适当放长，安排两个月左右，即6月4日到8月底。（二）提高展会时间管理策划人员专业水平提高会展时间管理策划人员收集信息、分析信息的能力。第一及时了解行业现状包括行业进出口额以及市场竞争态势，在制定时间管理计划时要划分好淡季与旺季的工作重点。第二通过市场调研了解参展商参展与观众的需求及目的，在时间上尽量配合客户的出行。第三深入分析我方展会的优势和劣势，不能好高骛远，不能攀比其他展会工作进度，根据实际情况稳步推进。（三）确定阶段性目标并进行排序目标是工作的行动指南，没有了目标就没有了动力，第七届上海国际家具展览会时间管理在各个阶段也要确立目标并进行排序，分清主次，时间季度划分，第一季度即2008年6月-2008年8月，这一时间主要目标是招展工作的启动，同时需要伴随着展会宣传推广，好的宣传可以为招展工作开辟好的条件。这时招商工作还没有启动，可以准备招商工作的资料整理。第二季度即2008年9月-2008年11月，这个阶段的重点则转向了宣传推广，其次是招展，再是招商。这个季度需要完成的任务是使第七届上海国际家具展具有一定知名度，招展完成展位销售的40%，招商客户资料收集完毕，并开始通知部分观众。第三季度即2008年12月-2009年2月，这个时间段的工作重点是招展，其次是宣传推广，再是招商。在这个时间需要完成的任务是完成展位销售的45%；做足展会的宣传造势使业界人士都知道有这个展会；观众对我们展会发布的信息有反馈。第四季度即2009年2月-2010年6月4日这个季度又分两个时间段，2-4月为一个时间段，重点是招商，其次是宣传推广，再是招展。需要完成的任务是接到80%观众的反馈信息；会深入人心；完成展位销售的15%，结束招展。而5月-6月4日的重点是会展服务和筹展及撤展，其次是宣传推广，再是招商。需要完成的任务是给参展企业提供及时快速、有求必应、信守承诺的展前、展中服务；协助参展企业完成展台搭建及撤展工作；升华展会形象；跟踪未给反馈信息的目标专业观众，进行各个突破。下面是第七届上海国际-6-家具展览会详细时间管理详表。表3第七届上海国际家具展览会详细时间管理详表工作内容工序时间阶段性目标招展招展铺面7.1-8.3180%家具企业人手一份展会邀请函集中招展9.1-1.222.4-3.15预定80%以上的展位潜在客户跟进3.16-4.30完成所有展位销售招商收集观众资料6.2-6.30掌握大部分家具企业负责人联系方式招商启动9.14-9.16收集90%以上到会观众及展商名片集中招商2.4-5.16通知家具业90%以上经销商买家并得到反馈信息宣传推广发布信息6.2-6.30点击家具展可看到我们展会宣传造势9.14-10.302.2-5.30加深展会印象，树立展会形象，提高展会知名度展会服务展前服务5.18-6.1各展商就位展中服务6.2-6.4维护现场秩序及时有效满足客户需求展会服务6.4-6.30得到客户好评筹