天津师范大学档案管理办法

师大政字（2001）72号第一章总则第一条为了加强档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《天津市档案管理条例》以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法规，结合学校的实际，制定本办法。第二条本办法所称档案的范围，是天津师范大学主要职能活动和本校师生员工在从事教学、科研和管理等各项工作活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的文件材料。第三条天津师范大学内部各单位和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。第四条档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一。做到“四同步”（布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。第二章管理体制及其机构职责第五条校档案工作遵守统一领导、分级管理的原则。校级设档案工作委员会，负责指导和检查档案工作。设档案馆，由校长直接领导，副校长分管。各处、部（室）和各院（系）档案工作受校档案馆指导和本单位主管领导分管。第六条校档案工作委员会的组成与职责：（一）校档案工作委员会设正、副主任和委员。校长、副校长、党委副书记分别担任正副主任，委员由与档案工作密切相关的职能部门的领导担任。委员会设秘书长，由档案馆馆长兼任。秘书长协助正副主任处理日常工作。（二）档案工作委员会职责：指导全校档案工作；协调各单位落实档案工作“四同步”，做好档案工作；负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；研究决定档案工作的重大事宜；审议通过档案工作计划、总结等。（三）领导职责分工：校长负责领导全校档案工作；副校长具体负责日常档案工作的领导，决定鉴定、销毁等重大事宜；副书记负责档案的划密、解密和党委系统档案归档的领导工作。第七条校档案馆既是学校档案工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护档案的科学文化事业机构，同时又是开发利用档案资源的信息交流中心。档案馆的主要职责：（一）宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定；执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。（二）负责规划、协调全校档案工作，对各单位档案工作进行监督、指导和检查。（三）制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。（四）负责本校档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。（五）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密工作。（六）开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务。（七）发挥档案的教育功能，将档案馆办成学校教育基地之一。（八）开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。（九）开展档案理论和档案业务的研究，组织参加有关交流活动。（十）组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训，负责指导各部门档案工作和兼职档案人员的工作。（十一）做好防火、防盗、防虫等“八防”工作，确保档案安全。（十二）围绕学校中心工作，完成学校交办的任务。第八条学校所属院（系）和各职能部门均有履行《档案法》，做好本单位档案工作的责任和义务。（一）为避免档案工作的多头领导，提高工作效率，各院（系）确定一名院、（系）级领导分管档案工作，将档案工作纳入院（系）办公室工作职责范围，并确定一名专职或兼职档案员负责本院（系）具体的档案工作。（二）学校各职能部门必须确定一名领导分管本部门的档案工作，并确定一名专（兼）职档案工作人员负责统管本部门档案具体工作。各部门工作人员都有配合档案员做好各口档案工作的职责。（三）院（系）、校职能部门的专、兼职档案员是做好档案工作的主体，各级领导一定要给以高度重视，做到人员落实（各院（系）、校职能部门无论规模大小，均应确定一名专职或兼职档案员）、岗位落实、工作量落实，以保证档案工作的具体落实。第三章文件材料的形成和归档第九条各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每个立卷人员应按照工作程序和立卷要求，进行材料的积累、整理、立卷。经本部门负责人审查合格签字后归档。上报科研成果、验收基建工程、大型仪器设备开箱验收、新产品试制鉴定等，应由档案人员按管理要求核准后，方可进行，其文件材料应归档。第十条对于个人在从事学校工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案管理部门移交，任何个人不能据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管、捐赠的方式处理。第十一条学校实行部门立卷制度，各院（系、所）、各职能部门及相当于处级建制的部门均系部门立卷单位。其下属机构，均由上述各单位统一组织、指导，各口工作人员具体做好文件的收集、整理、立卷工作。校档案馆按立卷单位接收档案。第十二条归档范围依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案工作实际情况，我校归档范围分为十一大类：（一）党政管理类：主要内容包括党务、行政、审计、纪检、工会、团委、学生、统战工作等产生的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津师范大学党政档案管理细则》执行。（二）教学类：主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津师范大学教学档案管理细则》执行。（三）科研类：主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津师范大学科研档案管理细则》执行。（四）产品生产类：主要内容包括学校设计、试制、生产、经营和销售活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津师范大学产品档案管理细则》执行。（五）基本建设类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津师范大学基建档案管理细则》执行。（六）仪器设备类：主要内容包括属于学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器、设备（价值在10万元以上的），在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津师范大学仪器设备档案管理细则》执行。（七）出版物类：主要内容包括本校自行编辑出版的报纸、学报、刊物、图书、音像出版物等具有保存价值的不同载体的文件材料。按照《天津师范大学出版档案管理细则》执行。（八）外事类：主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的文件材料。按照《天津师范大学外事档案管理细则》执行。（九）财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。按照《天津师范大学财会档案管理细则》执行。（十）实物类：主要内容包括在学校各项活动中形成的、或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物。按照《天津师范大学实物档案管理细则》执行。（十一）声像类：主要内容包括学校各项活动中形成的、或者外部形成与本校有关的，有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。按照《天津师范大学声像档案管理细则》执行。第十三条归档要求（一）学校实行由文件材料形成部门立卷制度（简称部门立卷）。立卷人按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，编写件号,填写卷内文件目录、备考表，报主管领导审核签字后，由院（系）或主管职能部门（处级）统一移交档案馆。（二）归档的文件材料同一类的应格式一致、书绘装订工整、字迹图像清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。（三）由几个单位合作完成的项目，由主办单位将一套完整的材料立卷归档。协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本，将副本送主办单位保存。第十四条归档时间（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年六月前归档。（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定后两个月内归档。（四）仪器设备在开箱验收后归档。第四章档案管理第十五条档案馆接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等。第十六条按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《天津师范大学档案保密制度》，对馆藏档案实行密级保管。第十七条库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。第十八条档案保管期限分为永久、长期、短期，对保管期限已满的档案根据有关规定进行鉴定销毁。第十九条对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。第二十条建立和健全档案库房管理有关制度。设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。第二十一条做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。第五章档案的开放利用第二十二条档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。档案馆开放档案，应遵循下列规定：（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅开放范围的档案，并可摘录和复制。（二）凡利用馆藏档案，均应按本规定办理利用手续，填写《阅档登记簿》。对校外单位和个人利用档案信息资源实行有偿服务。（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍。（四）馆藏档案原则不可外借出馆，特殊情况要经馆长批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校严肃处理。第二十三条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经馆长同意；涉及未公开的技术问题，须经课题负责人同意；涉及机密问题的须经有关校领导批准。第二十四条档案馆须为查阅者提供便利和必要的检索工具。第六章档案的鉴定和销毁第二十五条档案鉴定工作在主管副校长的领导下，由业务部门、保密委员会、档案部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告，经校有关领导签字后销毁。第二十六条销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。第七章档案信息开发与编研第二十七条档案是学校重要的信息资源之一，提供有价值的档案信息和编研成果，是档案馆具有科学文化事业实体的一大功能。（一）配合学校中心工作，参与编史修志研究。（二）配合宣传部门建立校史陈列室，使之成为对师生员工进行优良传统教育和爱国荣校教育的基地。（三）将原档案编研材料继续完善，提供领导和主要处室做工作参考，发挥档案的信息资源作用。第八章档案工作人员第二十八条档案工作人员（包括专职和以做档案工作为主的兼职人员）属专业技术人员，按有关规定实行技术职务聘任制。第二十九条对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责，按照学校规定进行德、能、勤、绩的考核，根据工作实绩决定聘任。第三十条档案工作人员（专、兼职）职责：（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策和法规，公正廉洁、严守秘密，确保档案安全。（二）热爱档案事业、忠于职守、埋头苦干，认真完成本职工作。（三）认真学习和掌握档案专业理论知识和有关的新知识、新技术，不断提高档案管理水平。第九章考核、奖励和处罚第三十一条学校建立档案工作检查、考核、评估制度，对档案工作先进单位和个人（专、兼职）给予表扬和奖励。第三十二条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照规定上报执法机关给以行政处罚。第十章附则第三十三条本办法中各类档案管理细则附后。第三十四条本办法由档案馆负责解释。第三十五条本办法自发布之日起施行，并报天津市档案局备案。