城市水务设计企业知识管理平台建设

两源融合推动城市水务设计企业知识管理平台建设上海市水利工程设计研究院有限公司祖启艾刘小梅钟亚丽北京理正软件股份有限公司王云龙王洪军【摘要】上海市水利工程设计研究院既作为全国最早改制成立水利、供水、排水“三位一体”的设计院，又是上海水务设计任务重要承担单位，已经积累了相当量的城市水务知识内容，亟需要求进行知识管理试点应用并推广，提升知识管理应用效能。城市水务设计企业知识管理平台实现了对设计图档资料、文档资料、图书资料、设计规范和其他外部资料等进行科学化管理，并可以将个人设计资源和企业资源有机的融合为一个整体，与企业资源进行互动，最大限度地挖掘和共享企业的知识成果，防止知识流失，保护企业知识产权，有效提升员工整体技术水平。经过一年的平台使用，一直在持续进行优化和进一步改进，目前已正常运转。同时，10个知识库中也已经有相当量的知识资源储备，譬如，获奖成果库中有161件、知识产权有63件、工程图片220件、技术论文与专著49件、科技档案35549件等，并于2016年1月荣获住房和城乡建设部科技计划项目。一、概述上海市水利工程设计研究院自确定城市水务设计企业知识管理平台项目建设以来，项目组积极筹备，精密部署，于2013年10月正式启动。建立了一个安全、合理、高效的知识资源集成管理平台，将知识管理与档案管理相结合，建立了知识管理运行体系，构建了跨库检索应用平台，编制完成城市水务类标准成果，主要包括《工程分类专业知识属性标准套表》、《工程档案电子文件归档标准清单》和《工程设计CAD制图标准》。在上海市水利工程设计研究院与北京理正软件股份有限公司的共同努力下，2015年4月完成平台项目的系统主体设计与开发、系统测试、集成测试以及平台项目历史数据处理、线上部署、试运行。城市水务设计企业知识管理平台经过一年的运行，取得了明显的效果，各岗位人员也反应积极。生产项目的管理人员通过学习、掌握和运用管理信息系统，从具体管理方法到管理思想都有新的突破和提高，管理人员致力于实质性管理工作，实现了规范化管理。由于成效显著，于2016年1月荣获住房和城乡建设部科技计划项目。二、建设背景上海市水利院前身是成立于1977年的上海市农田基本建设指挥部规划设计室，1984年9月更名为上海市水利工程设计研究院；2003年5月，上海自来水设计院、上海市城市排水技术设计研究所整合归并，成为集水利、供水、排水三位一体，覆盖水务全领域的甲级设计院；2009年9月，水利院资产管理和党组织关系由上海市水务局调整划转至现代设计集团。上海市水利院拥有水利行业设计、市政公用（给水）设计、水利行业咨询、市政给水咨询、水利工程施工图审查等甲级资质以及对外承包工程经营资格，是国家高新技术企业。随着“互联网+”的时代到来，知识已逐渐成为勘察设计企业的一种战略性数字资产，是企业保持竞争优势不可缺少的要素和资源，是适应“互联网+”时代并提升企业整体能力的一种思想和手段之一。知识资产催生了知识管理，企业实施了知识管理，才能够更好地适应竞争环境，提升企业核心竞争力。在工业化社会与信息化社会交替的大环境下，勘察设计企业要顺应新技术新业态的要求，可借助技术手段革新传统的生产管理模式架构，实现从生产管理向知识管理的模式转变。在此背景下，具有城市水务设计企业鲜明特色的上海市水利工程设计研究院（SWEDRI），需要转型发展，需要支撑水利、供水、排水三位一体，多专业、跨行业集成发展。在大量调查研究工程勘察设计行业知识管理应用情况的基础上，结合城市水务工程设计企业特点和SWEDRI实施知识管理后的应用分析，提出了具有水务行业特点的知识管理技术策略应用模式。三、建设目标公司知识管理平台实现了对设计图档资料、文档资料、图书资料、设计规范和其他外部资料等进行科学化管理，并可以将个人设计资源和企业资源有机的融合为一个整体，与企业资源进行互动，最大限度地挖掘和共享企业的知识成果，防止知识流失，保护企业知识产权，有效提升员工整体技术水平。最终建成完成“两台两系”四大工程，即知识资源集成平台、知识管理运行体系、跨库检索应用平台、标准规范成果体系。具体实现以下3个目标：1．建立知识资源获取、管理、利用体系；2．搜集管理和生产过程中的各类知识资源，并进行科学规范的整理和分类，形成不断积累的完整知识资源库；3．提供便捷有效的知识收集与利用手段，并能快速分享，促进管理和生产工作效率的提高。四、建设内容1、建立一个安全、合理、高效的知识资源集成管理平台对我院知识现状进行梳理和分析，对企业各种信息资源进行分类、分级管理。在图1中，将知识管理定位为系统支撑层的架构平台，与生产平台、管理平台和公共平台在数据源、业务流程、权限访问等多方面进行相对接，避免信息孤岛，形成合力公司“十二五”信息化建设规划图知识利用知识门户2、将知识管理与档案管理相结合将知识管理与工程档案管理功能相融合，分布在10个知识库中进行统一管理，同时，将工程档案单独归类在科技档案中，并将符合一定标准和典型项目类型的工程档案升级至设计产品库中，形成知识资源供全院使用。（1）知识主要在设计过程中产生。（2）将工程档案管理前移。（3）利用档案中关键节点流程控制。3、编制完成城市水务类标准成果，主要包括《工程分类专业知识属性标准套表》、《工程档案电子文件归档标准清单》和《工程设计CAD制图标准》。城市水务类标准4、建立了知识管理运行体系从知识流梳理、知识积累、加工、共享等方面着手，建立知识管理运行体系，确保知识管理正常运转。主要包括：知识流程系统、知识积累系统、知识加工系统、知识共享系统。5、构建了跨库检索应用平台知识管理能否成功并持久应用，很大程度上是要由检索来体现其知识资源利用率，由检索方式、检索便捷性、检索展示手段等关键性参考指标来保障。通过业务需求分析与系统资源优化，构建了可以跨知识库且便捷检索到相关知识资源的应用平台。主要包括模糊检索系统、精确检索系统和检索展示系统等方面内容。五、系统建设实施方选型与合作为推动知识管理平台建设工作，公司成立了知识管理平台系统建设项目领导小组和工作小组，通过招标方式选定了软件供应商，重点关注的是对方的管理理念、技术集成实力、发展和创新能力、服务质量。实践表明，一家适合本企业的软件供应商，能保证系统的建设、实施、维护和升级等工作正常而有序地实施。1、合作双方的互相理解和支持是保证项目顺利实施的基础。各设计院项目管理流程在项目分解的层次、控制的节点、编号的规则等方面差异较大，二次开发工作是必不可少的，客户的需求与供应商提供的系统框架之间存在的差异，是双方沟通的重点。对一些传统的管理和操作模式，需要进行梳理和评价，充分考虑计算机管理和手工管理之间的差异，吸收和采纳软件商提供的通用开发平台中的先进、合理、有效的管理理念和手段，在系统建设过程中不断完善和改进现有管理流程，以提高开发效率和实施效果。2、提高系统管理人员综合能力，积极配合开发工作。在系统开发过程中，系统的调试、安装、测试和更新工作量比较大，按理说这些工作都应该由开发商负责实施，一年的实践经验表明，企业在这些工作中的积极参与能有效提高系统运行效率。首先要保证与开发商的沟通渠道畅通，做到发现问题及时响应、处理及时，我们通过电话、邮件、即时通讯等手段，与理正公司项目负责人保持密切联系，做到在最短的时间解决问题；其次企业系统管理人员要具备一定技术和管理能力，积极参与开发方案的讨论，配合开发商做好测试、更新等工作，能有效提高开发效率，保证功能实现和可操作性的统一。六、实施效果城市水务设计企业知识管理平台经过一年多的使用，大大提高了工作效率和质量水平。目前，知识库中已有大量知识资源储备（获奖成果库中有161件、知识产权有63件、工程图片220件、技术论文与专著49件、科技档案35549件等）。2016年，该项目通过住房和城乡建设部信息中心测评。具体实施效果如下：业务方面：1.基于知识属性标准化成果体系的建立，在勘察设计行业内形成了知识颗粒度标准和相应的技术管理规范，在成果应用上将起到示范效应；2.基于知识流程的集成管理，改进了企业业务流程，促进企业流程改造，加深企业中各部门和员工之间的协同与合作，降低了企业管理成本；3.基于系统工程和业务流程，将部分工作前移，把设计人员从日常繁杂的工程项目归档工作、出图工作、重复于格式标准的统一、快速查找后再利用等工作中解放出来，节省了约30%工作量，将节省下的时间可快速投入到有效益的设计任务中，从而大大提高了工作效率和质量水平。示范性方面：1.基于行业内首次将知识管理与工程档案管理相结合，该研究成果和模式可推广应用于全国勘察设计行业企业，将有力提高勘察企业知识资产管理水平和整体竞争力。2.成为行业内首次在城市水务方面进行知识资产的管理，为全国快速发展的城市水利、给水、排水工程提供技术支撑和咨询服务做好了充足准备，也为推动工程设计全过程生命周期的数字化管理、“蓝转白”等做好了实施的条件。3.建立了标准统一的知识资源、统一的技术规范，集成了各相关业务模块，避免信息孤岛和重复建设，可为行业内精细化管理、信息资源集成化建设、跨平台的信息共享与交换提供了较好地借鉴。4.由于该项目的知识属性标准化成果体系、知识管理与工程档案相结合、平台软件，均具有非常广阔的应用前景。因此已在2013年通过住房和城乡建设部立项，并于2016年获得住房和城乡建设部科技司认可，荣获住房和城乡建设部科技计划项目。七、实施体会1、建立风险监管机制。在知识管理项目实施前，可制定有效的《风险管理计划》，对风险进行评价和分析。跟踪风险并及时分析。定期通报项目进展，召开阶段评审会，通报当前进度及分析项目问题。2、组织流程优化先行。为了避免流程设置不合理和增加不必要的工作量，要尽可能优化流程。而优化是技术和文化两方面综合起来的优化。3、领导参与和支持。实施知识管理应该是“一把手”工程，如果没有企业领导的高度重视，很难取得真正意义上的实施成功。同时，领导做出表率，员工也会积极参与并配合知识管理工作中来。4、关注需求变更。在需求分析阶段，要消除对知识管理模糊、笼统的理解，应尽可能理解和翻译出企业业务人员用于表述他们需求的思维和过程，充分研究并架构出其潜在的逻辑关系。5、建立有效地激励机制。针对不愿共享或抱怨知识管理工作的情况，一方面加大宣传力度，另一方面设立知识管理专项奖，鼓励员工积极共享知识资源。八、结语通过实施知识管理，分析提炼出了知识管理相关应用技术。目前，知识管理已在勘察设计行业的应用不断深入，随着“互联网+”、大数据、移动互联、BIM、全生命周期管理等行业新技术、新模式的发展演变。因此，这对知识管理提出了新的要求和发展方向，也会借助新的技术背景，将知识管理作为一项可持续、系统性工程，循序渐进适时地进行。其工作成效取决于企业全体员工对知识和知识管理重要性的认知，需要共同支持和努力，也势必会推动行业新一轮知识管理资产的管理。