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实物资产电子标签管理项目可行性分析报告一、系统项目背景实物资产（包括固定资产、低值易耗品等，以下简称实物资产）是局（公司）资产构成的最重要的组成部分，也是单位正常运行的重要物质保障。如何加强实物资产管理，发挥实物资产的最大效益，防止实物资产的流失和闲置，这些问题日益受到局（公司）管理层的高度重视。当前局（公司）专卖、物流、办公室、人劳、财务等部门采用不同的系统软件，在其办公过程中均发挥着自身功能，但公司的实物资产管理牵扯部门多、牵扯面广，存在着诸多“盲区”，主要体现在如下几个问题：1）实物资产管理手段落后，无法适应日常管理的需要。目前，财务核算系统主要是从资产名称、数量、金额、使用部门、使用人、使用时间及使用年限等角度对单位的实物资产进行核算，而实物资产管理则注重资产的全过程动态管理，包括采购、入库、调拨、维修、报废等环节。前者是静态、宏观的管理，而后者是动态、微观的管理。由于这两种实物资产管理方式的角度和需求不同，加之单位实物资产的种类和数量每月、每年时刻都处在增加、减少中变化着，因而将实物资产管理作为财务核算系统的子模块已经无法适应日常资产管理的需要，迫切需要建立一套适应局（公司）实物资产管理特点的信息系统。2）资产盘点手段落后，资产清查费时费力，效率低，效果差。根据资产管理规定，固定资产要定期进行盘点清查，目前定期盘点清查时只能通过纸质管理卡片、纸质标签进行人工登记、核实处理。由于传统管理方式的制约，加之目前资产种类繁多、数量庞大、分布广泛，使盘点工作费时费力，不可避免存在漏盘、重盘、错盘等问题，导致账实不相符。3）固定资产难以实现动态监控。目前，基于机构调整、岗位轮换等原因，固定资产的调整和流动随之产生，在传统的管理模式下，只有办公室、固定资产管理部门、资产使用部门能自觉的按照相关的操作规定完成资产移交工作，固定资产的变动信息才不会遗漏或缺失。但事实上，涉及人员变动时工作的重点都不是固定资产的调整，而且因为调整程序复杂、关联部门多，即使大家都能考虑的资产问题，也会因为步调不一致而出现遗漏问题。而人员的调整是常态，若跟进不及时，人员调离后，其名下的资产就会随时间的流失而造成职责不清、使用不明等问题，要做到账实相符也就成了一句空话。二、系统项目建设总体需求通过以上对实物资产管理弊端分析，我们应该认识到，开发一套实物资产管理系统，实现实物资产管理的统一、高效、精准，这项工作刻不容缓。具体到局（公司）而言，该项系统主要应满足以下几个方面：1）能够实现固定资产管理中“人、地、时、物”同步管理，提高局（公司）实物资产管理效益。实物资产管理系统能够实现信息自动采集和无线传输功能，将实物资产日常管理工作融入其中，实时对实物资产日常操作流程中涉及的人员、地点、时间、资产等信息进行记录和监控，简化管理流程，减轻企业日常资产管理的压力，提高全系统实物资产管理效率。2）能够改善实物资产购置、变更、转移、盘点、维修、报废的整个管理流程，减轻局（公司）实物资产管理的工作量。实物资产管理系统能够改善实物资产购置、变更、转移、盘点、维修、报废的整个管理应用流程。作为资产管理的难点，固定资产的变更、调拨、维修和报废等业务具有频发性、紧迫性和无序性等特征，直接影响了资产的有效管理。而借助于实物资产管理系统能够自动记录准确的变动信息，免去琐碎的人工记录的工作量，减少差错和遗漏。3）能够形成‘全生命周期管理和智能化管理“便于实时掌控实物资产的变化情况，实现实物资产的精细化、科学化管理。通过实物资产管理系统，能够不受次数限制地新增、修改、删除其中存储的信息，通过手持信息采集设备，实现对固定资产全生命周期（新增、调拨、维修、报废等）过程的智能化动态实时跟踪和集中监控管理。三、系统具体需求：针对市局（公司）资产管理弊端及总体需求，拟运用目前资产动态管理比较前沿的RFID技术，以便于加强资产管理，提高资产使用效率。基于RFID的固定资产管理系统的硬件包括：数据服务器、应用服务器、标签打印机、出/入库读写器、位置读写器、手持读写器、报警装置等。总体轮廓如下图所示。其中数据库服务器记录整个固定资产系统的数据信息，位置读写器记录和实时监测固定资产存放位置，出入库读写器采集固定资产出入库记录等。根据上图所示，展开市局（公司）及县市局（分公司）具体需求如下：1）RFID标签制作。首先，需要对新采购的固定资产贴上RFID标签，并在后台数据库中记录该资产的相关信息：如资产类别、品牌、型号、使用部门、开始使用日期、使用（责任）人、折旧年限、RFID标签号等，建立RFID标签和资产信息的对应关系，以便能唯一标识该固定资产。在实际应用中，可将资产名称等固定的管理信息写入标签后永久锁定，防止使用部门进行更改，以免造成管理混乱。同时设定，不能人为取下标签，否则标签自动损坏。2）资产监控。资产根据需要可以分为监控资产和非监控资产。监控资产可以使用有源电子标签，通过在资产使用区域（如办公室、大厅）安装固定读写器，自动通过网络与资产管理系统通信；非监控资产可以使用普通相对低价格无源电子标签，通过手持读写器实现管理，然后将信息上传至资产管理系统。3）资产登记。财务部门通过资产管理系统对资产进行登记，制卡，贴标签，这样既可以从标签表面信息识别设备，也可以通过手持终端扫码电子标签的RFID芯片来识别资产或执行相关业务。具体如下图：4）调拨管理。当资产使用部门提出调拨申请时，资产管理部门对该调拨申请进行审批，若资产管理部门审批不同意则退回资产使用部门进行修改；若审批同意，则安排资产调拨。由于采用RFID技术，当资产调拨经过该区域的位置读写器，读写器记录了该资产电子标签内的信息，由逻辑判断出资产进出的方向，管理机接收记录及进出标识，对数据库进行修改。若该资产进入某区，就在数据库中将记录添加到该区；反之则删除记录。以此可以实现资产的自动识别和移动管理。同时，系统自动生成资产调拨单发至资产调出部门和资产调入部门。具体调拨流程见下图。5）盘点管理。RFID标签的使用，使固定资产盘点模块的操作比传统的盘点方式简便很多。首先是确定盘点地点，制定盘点计划。随后资产管理系统发出盘点操作命令，通过无线网络控制读写器读取数据，并将盘点数据上传到数据库中，计算出资产的损益数量，并生成资产盘点表报财务部门。对于资产集中放置的场所,如新品仓库、办公区、报废仓库,都可以用固定读写器方便地读取资产信息。对于资产太分散且不适合放置固定读写器的地方,可以采用移动读写器依次经过所有货架，读写器会自动获取所有标签信息，利用计算机进行盘点记录。使用RFID盘点操作的效率相对于传统方式将明显提高，具体流程见下图。基于RFID技术，基层单位定期对各部门实施清产核资成为可能，为加强资产管理提供了有效的手段和可靠的技术保障。6）报警管理。该系统能实现对特定区域、特定资产的报警功能，一旦这些资产移出某一特定的区域，系统就会自动报警，从而保障了固定资产的安全、有序管理。每个区域（例如办公室、仓库、大厅等）的出入口均设有一台出入库读写器。该读写器与安装在出入口的资产报警管理机相连。当资产被带离仓库时，读写器将资产的电子标签ID号发给资产报警管理机，资产报警管理机通过数据库服务器查询该资产的出库授权记录，判断该资产是否有权限出库。若有出库权限，则系统自动将该资产出库信息（资产编号、电子标签ID号、出库理由、出库时间等）存入“资产出库明细表”，同时更新资产登记表里的库存状态为出库；若无出库权限，系统自动将该资产的相关信息存入“报警登记表”，同时启动报警机制，防止资产被盗，具体流程见下图。7）维修管理。由于固定资产在入库时已经记录了其购买日期、保修年限、主要配置等信息，因此，当部门上报资产维修申请时，资产管理部门可以很方便地在固定资产管理系统中查找到该资产的相关信息，若在保修期内则通知厂商进行维修，若过了保修期则启动资产调拨流程，并将相关信息记录到资产管理系统中备查，具体流程见下图。8）报废管理。固定资产管理系统中，资产报废工作十分便捷，只需根据报废年限的要求制定报废计划，上报市局相关处室进行审批。待审批通过后，即可根据准予处置的资产清单在该系统中的相关记录定位其在待报废仓库中的具体位置，资产报废前系统会再次对报废清单进行确认，清单确认无误后即进入资产回收环节。报废资产移出待报废仓库时，出入库读写器会自动获取信息，并在后台数据库自动删除记录，同时生成资产报废清单发至财务部门，完成整个资产报废工作，具体流程见下图。9）与财务管理系统的接口功能。为了方便固定资产管理系统和财务管理系统的数据共享，避免在两套系统中重复录入固定资产信息。系统需要设计与财务管理系统的接口功能，既要保证两套系统的数据一致性，又能减轻基层单位固定资产管理的工作量，提高了管理工作的效率。10）权限管理。为了确保固定资产管理系统的安全，系统要设置三个操作岗，分别是部门管理员岗、资产管理部门领导审批岗和系统管理员岗，并为每个岗位制定相应的操作权限，通过用户的身份和密码识别，保证不同岗位只能在其职责范围内进行有限的操作。这样既保证了制度实施的稳定性，又具有一定的灵活性。附：系统具体配置需求：针对市局（公司）及县市局（分公司）资产管理特点及难度，结合总成本领先战略因素，市局（公司）及县市局（分公司）实现“系统共享、硬件共用”，在实际盘点过程中市局（公司）及县市局（分公司）之间协调好盘点时间，有计划、分步骤进行盘点，充分发挥资产管理硬件的动态作用，搞好资产一系列管理工作。基于以上综合因素，预估动态资产管理系统需求规模及价格如下：