实验室仪器设备管理问题的分析和解决途径

472011年第1期（总第929期）黑龙江教育（高教研究与评估）HEILONGJIANGEDUCATION（HigherEducationResearch&Appraisal）No.1，2011SerialNo.929■教育组织与管理实验室仪器设备管理问题的分析和解决途径钱泉，康黎明，孟娜（云南大学，云南昆明650000）摘要：文章指出目前高校实验室仪器设备管理中存在实验室仪器设备使用率偏低、管理的标准化程度不高等问题，并针对这些存在的问题，提出了相关解决途径，即通过细化并进一步完善管理制度、增加校内外合作提高实验室仪器设备的使用效率，加强实验室各部门间的协调配合等几个方面来加强实验室管理的标准化。关键词：高校；实验室；管理；标准化中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1002-4107（2011）01-0047-03近年来，伴随着我国高校办学条件逐步改善，国家对高校教育投资不断增加，各高校在加大对学科建设和科研方面投入的同时，也加大了对实验室仪器设备的投资力度。以云南大学软件学院为例。该学院现拥有16个实验室，其中5个基础实验室，10个专业和联合实验室，1个省级重点实验室。实验室使用面积3775m2，仪器设备2200多台套，设施总值2800万元。这些实验室及仪器设备主要承担本院师生的各项教学和科研活动。近年来，学院不断购置、更新实验室仪器设备，进一步通过实验教学加强和配合主要教学科研工作，将教学理论和实践相结合，在一定程度上提高了学院知名度，扩大了学院的对外交流与合作。实验室的仪器设备为学生的实验教学课程和进行创新实验提供了软硬件环境，使学生的理论水平和实际运用水平同步提高，增强了学生的专业综合能力，为社会培养了一批高素质的毕业生。实验室仪器设备的增加和投资力度的加强，使学院教师开展科研工作的积极性和有效性明显提高，由此也培养出一批高质量的教师科研队伍。拥有高水平的实验室是高校科研实力的重要体现，从国家重点实验室的建设来看，依托高校建设的国家重点实验室已成为整个国家重点实验室体系中的重要组成部分[1]。然而，随着实验室仪器设备的增加，也暴露出一些对仪器设备管理方面的问题。如何将实验室仪器设备的使用管理标准化，如何进一步提高实验室仪器设备的使用效率，如何保证仪器设备的正确安全使用，如何提高管理机构之间的协调能力等，已成为各高校所面临的现实问题。本文围绕加强实验室仪器设备的标准化管理展开研究，主要通过分析实验室仪器设备的标准化、制度化建设、实验室仪器设备有效使用率的提升、加强实验室机构的协调和实验室与其他部门间的协调配合、实验室教师队伍建设和实验室专业管理人员的培养几个方面，最终使标准化管理水平得到提高[2-5]。一、提高实验室仪器设备管理标准化程度目前，高校的实验室基本已建立起一套相对完整的规章制度，也有比较清晰的仪器设备使用流程，能够保证实验室的正常运行。但由于实验室教师在管理实验室的同时，需要配合任课教师承担学生的实验教学课程工作，因此，在实验室仪器设备管理方面有时会兼顾不暇。实验室教师的工作量大，工作强度大。以云南大学软件学院为例，学院的实验室教师均承担了本科生的实验课程，包括实验教学、实验指导和实验报告的审阅工作。同时，这些实验室教师还负责管理实验室，包括公共实验室和专业实验室。这样的工作模式必然导致在实验室仪器设备管理方面会出现疏忽，因此，为使管理工作更加科学和完善，须进一步提高实验室管理的标准化程度，细化各项工作职责，把每项工作都落实到具体的某个人，使每项工作都有标准可循，有标准可依，确保将实验室教师的各项责任真正落到实处。实验室教师均要求做到责任明确、事前计划、过程控制、事后记录、有据可查。（1）实验室教师的岗位职责必须明确，其工作性质必须明确。因各个实验室的仪器设备不同，使用的情况不同，每个实验室教师在明确实验室统一管理要求的同时，还应当清楚所负责的实验室的具体管理要求。（2）在操作仪器设备前必须要有计划收稿日期：2010-07-06作者简介：钱泉(1982—)，女，云南昆明人，云南大学软件学院助教，主要从事学生管理研究。基金项目：教育部人才培养创新工程项目“云南省学生日常管理创新与素质培养”（RJ002）实验室仪器设备管理问题的分析和解决途径性。如实验将要使用或可能使用的是哪台（套）仪器设备，如何使用，以及在使用操作过程中应当注意的相关事项，包括如果在使用过程中发生意外，将如何处理和应对等问题都应当在使用前详细计划，以保证仪器设备能够正确有效并安全地得到使用。（3）在操作过程中，实验室教师必须全程控制，特别是对学生进行实验教学时，实验室教师禁止脱岗，必须在实验教学开始前检查每台（套）设备的情况，在教学过程中不断进行巡视，教学结束后再次检查仪器设备的情况，保证所负责仪器设备的正常运行。（4）实验室必须建立日志登记制度。实验室负责人定期对仪器设备进行检查并做登记。另外，在师生进行教学科研使用前及使用后，由专门负责的实验室教师对仪器设备的使用情况及使用人员的情况进行登记备案，做到每个实验室的仪器设备均有日志，记录检查、使用、维护、维修情况。（5）建立和完善日志登记制度的目的是为了使实验室仪器设备的使用和维修情况有据可查。这样能够让实验室教师在认真履行管理职能的前提下保障实验室教师的利益，避免出现违规操作。当仪器设备发生故障和问题时，使用和维修情况的登记记录就能够准确地反映该仪器设备的历史情况。此外，对精密贵重仪器，除建立日志登记制度外，还应实行专管共用制度,即每台（套）精密贵重仪器均由专人负责管理，从仪器购置后的外观检查、安装调试、验收报告到对仪器的使用培训都由专人负责管理。精密贵重仪器的使用原则是在保证配合完成学院的教学和科研任务的前提下，积极参与校际和地区的科研活动。这些使用均由专人负责安排协调，并做好使用和检查的日志登记工作。二、进一步提高实验室仪器设备有效使用率高校对实验教学的投资力度逐年稳步提高。由于教学的需要，每年均有部分仪器设备老化淘汰，实验室每年都在购置新的仪器设备，仅从数量上看就呈递增的趋势。然而，仪器设备的不断更新和增加并不能说明其使用效率在不断提高。相反，如果购置了不需要的仪器设备，将造成仪器设备的闲置和资金的浪费；如果管理和使用不善，会造成仪器设备的闲置和浪费。在使用方面，高校的仪器设备使用与其他企事业单位的仪器设备使用不同，使用主体多以学生为主，多用于学生的教学和科研，除理论教学课程外，学生多使用实验室仪器设备进行学习、练习和完成实验作业，耗损比较大。另外，由于实验室教师数量不足，仪器设备的维护有时由没有经过专业培训的学生管理员协助实验教师完成，这是造成高校实验室仪器设备的使用周期变短、使用寿命减少、仪器设备不能得到有效使用的一个因素。因此，提高实验室仪器设备的使用效率，必须从仪器设备的购置和使用两方面入手。首先，仪器设备的购置要科学化。仪器设备的购置必须根据学院及实验中心的发展规划、专业设置和课程设置、教学和科研方面的需要和财力的可能，分轻重缓急制订购置计划。购置计划应由各相关专业或实验室提出，并上报实验中心及学院，经同意后方可购置。这样规范的购置程序可以最大限度地避免不必要的浪费，减少仪器设备购置后的闲置状况。同时，也可以优先购置教学和科研中急需的仪器设备，满足师生的教学和科研要求。其次，当一些重大的科研项目需要多个专业的科研人员共同参与研究完成时，分置在各个实验室的一些大型精密仪器设备，在使用和管理上很难进行统一有效的协调。其中，大型仪器设备的购置费用非常大，其中相当比例的费用是由课题组自筹资金支付，加之大型精密仪器设备的运行，维护成本高，须由课题组自行解决经费问题，使得设备管理者对资源共享的积极性不高，客观上限制了大型仪器设备的对外开放使用[6]。所以，设立院级、校际和地区一定范围内实验室仪器设备的免费使用和技术支持也是提高仪器设备使用率的有效途径。对学校其他部门教学和科研的需要，在保证完成学院师生教学和科研的前提下，可以为以上部门提供一定范围内的免费使用、技术支持和仪器设备的共享。实验室依托所属学校的优势，积极开展对外交流和合作也是提高仪器设备使用效率的有效路径，同时也能增加技术上和科研上的合作与交流，提高学院师生的科研能力。另外，需要设立并完善仪器设备对外使用和外借制度，通过对外使用和外借提高仪器设备的使用效率。对外使用和外借必须签署相关合同，合同内容包括对外使用和外借的条件、范围、时间、使用人员、使用内容和费用问题。在加大实验室仪器设备尤其是大型精密仪器设备的对外使用和外借的同时，要注意在此过程中责任人的安排和落实，可以同时安排该仪器设备的管理人员和使用负责人为具体借用、共享中的责任人。目前，学院大部分仪器设备都可以提供一定范围内的外借，通过这样的方式加强了学校、学院与外单位的交流和合作，保证了仪器设备得到最大限度的有效使用，也通过制度的完善，保证了使用过程中仪器设备的保护和安全。三、加强实验室仪器设备安全管理，完善事故应急程序安全是任何管理的重点，也是保证管理工作正常有序进行的前提条件。计算机信息类实验室，如软件学院的实验室仪器设备中包括大量计算机设备，因此，实验管理中心保证计算机设备信息网络系统安全是安全管理的重点。计算机信息系统是由计算机及其相关的配套设备、设施（含网络）构成的，按照一定的应用目标和规则对信息进行收集、加工、存储、传输、检索等处理的人机系统。建立安全管理组织是必要的，实验室必须通过安全管理组织成员把各项安全措施落到实处。这主要包括以下几个方面：（1）运行审批制度（含户名和IP地址等）和安全审计制度。网络的运行必须经过相关部门的48实验室仪器设备管理问题的分析和解决途径49转自中国粮油仪器网审批，并遵守国家信息系统安全标准和安全规范。与国际联网单位，必须具有健全的安全保密管理制度和安全技术保护措施。（2）建立灾难恢复计划。预先做好计划和测试，及时保存和备份数据，防止有效数据的丢失，避免信息系统的基础设施遭到攻击和破坏。一旦发生最坏情况时，可以通过灾难恢复计划，在最短时间内恢复使用，减少损失。（3）计算机信息系统要实行安全等级保护，其安全等级分为信息安全等级和系统可靠性等级。（4）有害数据及计算机病毒的预防、发现、报告及清除都必须及时有效。维护计算机和软件的人员，在维修后必须保证计算机和软件无病毒，无其他有害数据。在完成实验教学和科研活动后，必须进行有害数据和病毒的清理，并做好日志记录。四、加强管理机构的协调根据目前实验室仪器设备的使用情况，实验室仪器设备管理部门之间的协调和配合还需要进一步加强。以云南大学软件学院实验中心为例。由于实验室仪器设备主要提供给师生的教学和科研活动，院级教务部门和实验中心均负责安排实验教学课程时间，科研活动主要由实验中心安排，在此过程中，两个部门如不能很好地协调则会导致管理和使用仪器设备上的矛盾冲突，当发生仪器设备使用冲突时，部门间如果不能很好地及时协调并解决问题，就可能影响到学院实验教学活动或者重要实验的实验进度。加强管理机构间的协调，关键是转变管理观念。管理机构应本着为师生服务的理念，尽量为师生的实验活动提供便利。管理机构之间以相互配合支持工作为前提，以为学院的教学科研服务为宗旨，提前做好工作计划，及时准确地公布实验室的预约和使用情况，为师生提供准确畅通的信息服务。应加强部门之间的沟通，定期交换意见，如有特殊情况时，管理部门间及时做好协调工作，分轻重缓急安排仪器设备的使用。五、加强实验室教师队伍建设管理的主体是人，决定仪器设备管理标准化程度水平高低的一个重要因素是管理人员的素质和管理人员的优化配置。韦伯的理想型科层组织理论认为，管理人员按一定的职务等级系列组织起来，每一个职务均有一个明确规定的职权范围，并且职务是通过自由契约关系来承担的。实验室教师也一样，必须按照一定的职务等级系列组织起来，各自都有一个明确的职权范围。所有实验室教师必须按照各自的职权履行职责。实验室教师必须是依据技术条件从候选人中挑选的，本身具有相应的仪器设备使用和管理的专业能力和经验，进行统一培训后上岗。