城建档案信息资源建设策略研究

1城建档案信息资源建设策略研究陈梅摘要：信息、能源、材料并称当今世界三大资源，随着社会的发展和科技的进步，信息资源成为国民经济和社会发展的重要战略资源。本文从城建档案信息资源收集整合、保护以及开发利用三方面，重点对信息化、网络化环境中城建档案信息资源建设进行研究，探索城建档案信息资源在城市发展和社会建设中更好地发挥作用，更好地实现其应有的价值。关键词：城建档案信息资源建设策略研究随着我国城市化建设的发展,城建档案日益受到社会的关注。为了保护城市记忆，传承城市的优秀历史文化遗产,开创富有时代精神的城市现代文明,应该加强城建档案信息资源建设，实现城建档案信息资源全社会共享。1、城建档案信息资源收集整合1.1、广泛收集反映城市发展并具有永久保存价值的各种形式的城建档案资料，完整保存城市发展历史城建档案是城市形成、变迁和发展过程中直接形成的对城市具有保存价值的各种文字、图片、录音、录像、电子文件等各种形式的历史记录。在城建档案资料的收集过程中应注意以下问题：1.1.1、广泛收集城建档案资料。城建档案资料的收集范围应该既包括历史街区、文物古迹、地方民居等城市物质文化遗产的收集，也包括社会习俗、传统技能等城市非物质文化遗产的收集。1.1.2、收集具有永久保存价值的城建档案资料。在广泛收集反映城市发展历史档案资料的前提下，还要注意城建档案资料的收集工作要有主次之分，有所侧重。对反映城市发展并具有永久保存价值的遗迹遗址、文化景观、老街旧巷、传统民宅、名人故居、老字号、百年名校、重点工程建设项目等城建档案资料进行重点收集,而对一般性的城市建筑可以选择有保存价值的进行收集。21.1.3、收集各种形式的城建档案资料。为了全方位、多角度、多层次地保留城市面貌，通过拍照、录像与征集、搜集相关文字材料相结合的方法，在自然、社会、人文等各个领域，摄取有档案价值的画面和镜头，形象生动地录制古民居、名胜古迹、旧城改建、市政建设、城市风貌等声像档案产品，多媒介地记录和保存城市面貌，把处在深刻变革中的城市面貌以图文、视频形式真实、详细、直观地保存下来。1.2、科学整合城建档案信息资源，实现城建档案信息资源全社会共享科学整合城建档案信息资源的目标是通过对城建档案信息资源集中统一管理，建设全市跨领域、跨部门，多层次、多形式的城建档案信息资源数据库，实现城建档案信息资源的全社会共享。通过信息化，把不同载体上的档案信息以数字化的形式存贮，在搭建先进完备大容量存储平台(数据库)的基础上，建成全市性覆盖各领域的档案信息资源数据库，分门别类建立相应的目录数据库、重要全文数据库、专题数据库,构筑一个集文字、图片、多媒体技术等于一体、全面反映城市风貌的城建档案信息资源系统，通过网络平台进行信息传递和信息交流，向用户提供包括原文在内的多种档案信息产品，支持用户对各种城建档案信息的有效访问、检索和查询利用，实现城建档案信息资源全社会共享。充分利用档案信息化建设的成果，能够降低档案信息资源库建设、维护和管理的成本，提高信息提供利用的效率和质量。从根本上解决多头开发、各自为政而可能造成的城建档案信息资源整合标准不一问题，使档案信息资源能够适应跨系统、跨平台的网络化应用需求，实现档案信息的统一开发利用和信息联网、资源共享。2、城建档案信息资源保护传统纸质档案信息与载体合二为一，保护和延续档案载体的寿命就可以保护和延续档案信息的寿命，档案保护的重点集中体现在对档案载体的保护上。传统档案保护技术相对成熟，本文不再赘述，重点谈谈电子档案资源保护。电子档案的出现对传统纸质档案保护工作提出了严峻的挑战。电子档案与纸质档案不同的特性使得人们不再固守档案保护以载体为本的传统理念，信息数据的安全有效长久保存成为档案保护的研究重点。有学者提出建立“电子档案保护技术学”的主张，以“探索数字信息的完整、安全、可靠的技术手段和法规体系，其目的是保持数字信息的真实性、可靠性和长期可读性。”①电子档案信息与载体之间可分离、信息可变、信息可操作等特点使得人们从注重载体①赵淑梅.电子档案保护技术学初探[J].档案学通讯.2001.4:69.3本身寿命的延长以及损毁后的修复向载体与信息双重保护观念转变。就电子档案载体保护而言，要选择稳定性较好的介质存储电子档案，创造适宜电子档案长期保管的环境条件，特别注意适当的温湿度以及防止强磁场干扰等。就电子档案信息保护而言，需要注意以下问题：2.1、电子档案的前端控制与全程管理传统文件管理与传统档案管理以“归档”为界，前者为文件管理阶段，后者为档案管理阶段。根据电子档案的特点，需要对电子档案从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。国际档案理事会指出“档案馆应参与产生和保管具有档案价值文件的电子系统的整个生命周期，以便文件真实可靠，且适合保存。”②电子档案的前端控制是确保电子档案真实性、完整性和长期可读性的有效措施，是实现电子档案全程管理的重要保障。加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜·杜兰蒂教授认为，“如果形成者不从电子文件产生之时就采取措施来保护它们的可靠性（包括内容的可靠性和文件本身作为‘文件’的可靠性）的话，未来将没有多少电子文件值得保留。”通过建立电子档案全过程记录系统，将与电子档案形成、运转、保管、利用等有关的技术数据和背景信息随时记录下来，便于及时发现和纠正失误。美国学者D·比尔曼指出“未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理，而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的保存、处置和利用”。③2.2、电子档案长期可存取技术由于电子档案在存储和识读方面对系统具有依赖性，存储格式的转换以及技术设备的更新换代会导致电子档案因脱离赖以支持的软、硬件系统而无法识读，此外，病毒感染，载体损伤，信号衰减，加密文件无相应密码等原因也都可能影响文件的顺利读出。电子档案的可读性是其存在和保存的基础，如果电子档案不能顺利读出，再有价值的东西也失去了存在的意义。针对这个问题，我们可以通过信息迁移的方法解决。我们知道，电子档案具有信息与载体可分离性，原始的记录信息可以在非原始的载体上自由迁移，因此延长电子档案寿命的方法，不再以保护原始载体来延长其上信息的寿命了，而是以不断在非原始的载体上迁移原始信息为主要的保护手段。我们可以通过定期采用载体转换和格式转换等再生性保护措施，以确保信息不失真和可识读。因此，有学者认为“不管是何种记录技术条件，档案的寿命表现形式如何的不同，档案保护工作的本质目的都是一样国际档案理事会电子文件委员会：《电子文件管理指南（征求意见稿）》.国家档案局科研所译第十三届国际档案大会报告集[R].中国档案出版社.1998:120.4的，这就是最大限度地延长档案中“原始记录”的寿命。在纸张时代及纸张之前的时代使用的方法是用延长档案制成材料的寿命来达到延长材料中保存的“原始记录”的寿命。因为这个时代的记录技术条件下，档案制成材料与档案信息是不可分离的。数字时代形成的电子档案，信息获得了自由，可以抛开原始制成材料的外壳，用迁移原始记录等方法直接延长“原始记录”的寿命。”④2.3、电子档案信息保护其他技术电子档案信息保护还涉及信息加密技术、信息认证技术、防治计算机病毒、信息备份以及网络安全等。3、开发、利用城建档案信息资源，为城市发展和社会建设服务3.1、开发城建档案新产品，创造城建档案新价值韩宝华教授指出：“研究档案信息的价值，分析原生档案信息保存状态及表现形式的优点和不足，在更高层次上建立各条档案信息之间的联系，从而以新的表现形式传递相关档案信息，是档案文献编纂全部实践活动的实质”。通过档案编研活动，使原城建档案产品在传承城市优秀历史文化的同时，产生文化增殖，创造出城建档案产品的新价值。在新形式下，档案编研工作除了传统档案编研外又有了新的发展，主要表现在以下两个方面：3.1.1、联合编研。联合编研是指通过档案部门将其他相关各部门、各单位的编研人员组织起来，充分利用城建档案信息资源整合结果，共同编研开发档案新产品。联合编研拓展了编研的主体范围，丰富了编研的客体内涵，是实现社会化“大编研”和城建档案信息资源全社会共享的重要手段。3.1.2、网络编研。网络编研是指档案编研人员充分利用城建档案信息化建设成果，对城建档案信息进行加工，通过网络以电子编研成果的形式传播，服务于整个社会对城建档案信息资源的共享需求。网络编研主要有以下一些特点：(1)档案编研载体及传播媒介从有形实体向虚拟网络转变，借助信息化成果、网络化环境，档案编研工作的开展更为便捷与灵活。(2)编研成果通过网络以数字形式进行传送，加快了传递速度,拓展了传播范围，扩大了其成果的受益者。(3)利用城建档案信息资源整合结果，依托网络编辑技术支撑，创造出更为丰富多彩的网络档案编研成果。网络编辑技术较好地融合了现代网络技术、Web技术、电子文档处理技术、多媒体技术④赵淑梅.记录技术的发展对档案保护技术的影响[J].档案学通讯.2006.2:64.5以及数据库技术，通过各种网络编辑软件对城建档案信息资源数据库中各种形式的档案信息进行数字化加工和综合处理，以超文本链接的方式存取各种形式的档案信息，建立逻辑关系，提供集文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种形式于一体的编研成果。(4)利用网络编辑系统提供的“虚拟编辑室”，使处于不同地理位置的档案编研人员为同一个编研成果的完成协同工作，从而全面提高档案编研成果的质量,这就是网络联合编研。3.2、档案展览是档案信息开发利用的有效方式，是档案传播的重要手段城建档案见证着尘世沧桑，承载着历史和文化的沉淀，反映了城市发展、变迁的历史轨迹，成为城市成长的真实记录，档案展览对于传播档案知识，传承城市悠久的历史文化遗产具有重要作用。新形式下，传统档案展览也出现了一些新的变化趋势：3.2.1、联合展览。联合展览是档案部门与相关部门联合举办综合性较强的大中型档案主题展览，因其涉及面较广、影响较大已日益成为办展的主要方式。3.2.2、巡回展览。为了让更多的市民能够参观展览，可以进行巡回展览。巡回展览特别方便于生活在中心城区以外的观众、也适用于在公园、闹市区等人流量较大的场所，同时还适用于与展览有直接关联的工厂、社区、学校以进行专题教育活动。3.2.3、网上展览。与传统档案展览相比，网上档案展览可以打破时空上的限制，方便人们随时登陆阅览，受众多，影响广泛。总之，为了保护城市记忆，传承城市历史文脉，提升城市文化品位，彰显城市地域特色，要广泛收集城建档案信息资源，在城建档案信息资源数字化、信息化的基础上，实现跨行业、跨部门的城建档案信息资源整合，依托网络技术提供开放、便捷的城建档案信息服务。要做好城建档案信息资源保护工作，新形势下，根据电子档案的特点，注重电子档案的前端控制与全程管理，通过采取各种有效措施和保护技术保证电子档案的真实可靠、完整安全以及长期可读。要全方位、深层次、多视角地开发利用城建档案信息资源，通过现代信息技术和大众传播媒介宣传城建档案知识，满足社会对城建档案信息资源的共享需求。参考资料：[1]段丽波．试析我国档案合作编研的现状和特点［J］．档案学通讯.2004.5.[2]王保忠．略论网络环境下的档案编研工作［J］．档案学通讯.2004.5.作者简介：6陈梅，温州市城市建设档案馆