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企业管理体系文件—对账请款管理规定1对账请款管理规定1.0目的为了加强公司对供应商的对账及请款工作的管理，提高对账的准确性、请款的及时性，保证应付供应商货款能及时支付，促进诚信合作、互惠共赢。2.0范围适用于与本公司合作的所有供应商货款，以及零散账款的请款与支付活动。3.0职责3.1采购部负责供应商与财务相关问题的协调与沟通，以及对账与请款工作的执行；3.2财务部负责相关数据的复核、监控及款项的支付；3.3总经理负责相关请款单的审批。4.0管理规定4.1货款支付形式与原则4.1.1现结：一单一结，货物收到后，三个工作日内请款并支付完毕。4.1.2月结：按已商定的结算周期进行结算，在结算周期的月底进行对帐、请款与支付。4.1.3原则：公司不支持货到即时付款或货到代收（包括邮寄和货代等），确保双方的资金安全；不支持预先交付订金或预付款项；公司任何操作人员都无权擅自破例，特殊情况下，当事人报总经理或其授权人定夺。4.2对账与请款4.2.1现结：1）货物到达后，采购部按照《采购管理规程》和《货物收发管理制度》等相关要求，结合当单的采购单（或合同）、送货单等，进行验收货物（物料名称、规格、数量、单价、质量等），无误后签收（收货人/验货人/物控负责人分别签字），并分类保管好相关所有单据、资料。2）验收无误后，采购员务必在三个工作日内进行请款（请款时务必关注有无之前遗留款项或退货等情况，若有请一定注明），在《请款单》后附《送货单》、《采购单》（或合同）等单据，报总经理签批。3）采购员将审批后的请款单提交财务部支付货款，财务部在支付前应认真复核相关数据，确认无误后即时付款。4.2.2月结1）每月月底前三个工作日内，采购员根据供应商提供的《对账单》，根据对账明细表仔细核实物料代码、物料名称、物料规格、单位、数量、单价、金额、当月总对账金额等信息。2）采购员将当月月结供应商对账金额汇总表与供应商确认后，交采购负责人审核并签字，经签名后此表将作为请款的原始依据。3）、采购员根据已签字确认的《对账单》，将按当月月结供应商对账金额表进行请款工作（请款时务必关注有无之前遗留款项或退货等情况，若有请一定注明），制作资金支出凭证（注明所请款是属于那年那月对账金额），同时附上《送货单》、《采购单》（或合同）等单据，报总经理审批、签名同意付款。4）财务部门在收到资金支出凭证（《请款单》）后，应仔细与当月月结供应商对账金额表进行核对，对于该表金额不对、已经付过款等有疑问等情况的，暂不支付且应即时报告总经理（总经理责令相关人员进行进一步核实与重新确认、签批）；对于复核无误的，财务部应自收到《请款单》后的三个工作日内支付款项。4.3预付货款管理4.3.1预付货款实行逐单审核制度，先由采购员根据购货合同的单价及预付货款条款，与采购订单数文件编码：RK-WK-003企业管理体系文件—对账请款管理规定2量计算应当预付的金额，并填制资金支出证明单；资金支出证明单由采购负责人审核后交总经理批准。4.3.2预付货款供应商管理应当视为现金付款方式的供应商，管理办法应当按现金付款方式进行管理。4.3.3采购员在确认供应商分类的对账明细表或采购订单/合同时，务必在表中注明已预付金额，在对该供应商实施请款时，切记将已预付金额扣除（包括其他遗留款项或退货款/索赔款等）。4.3.4由于采购员没有将预付货款等注明的，造成多付（包括少付款）货款时，应追究采购员的责任。财务部在入账时应关注已预付款金额是否与采购员注明的金额一致，不一致的应当追查并报总经理。4.4问责制度与其它事项4.4.1单价管理：1）采购员应当坚持先定价后下单的原则，要确保每一采购订单上的单价（含质量、数量、规格、特殊要求等）准确无误；确保每笔《请款单》所有数据信息准确无误，即要求是零错误率。2）财务部每月统计采购员下错采购单价及《请款单》数据错误的信息交采购部负责人、总经理，由运营监管负责人按错误一次处罚20元进行查处（造成经济损失的按损失金额赔偿，情况严重者做辞退处理）。3）公司原则上不同意采购在下采购订单后调整单价，但基于某种特殊原因而不得不采用时，应先由采购人员提出书面申请，经采购部负责人审核后，交总经理批准后方可采用。4）采购部人员对于新增物料的单价及以前定过价后进行单价更改的，必须经过总经理的审批，并将审批的定价或更改在一个工作日内报财务部备案，对于超过时间的应当按违反公司制度处理。5）财务部、采购部同时建立物料单价档案，并对档案资料进行分类管理，管理方法由两个部门自行制定，但要体现“便于查找，易于自追溯”原则。4.4.2付款方式管理1）付款方式分为现金支付、月结付款两种方式，每一供应商在一个月内只能采用一种方式进行结算。2）两种付款方式可互转，但互转时应当采用书面通知：①月结付款方式转现金付款方式的，应在提出的下个月开始执行新的付款方式；②现金付款方式转为月结的经采购部负责人审核、总经理审批后可在当月进行；③对于现金转月结形式的供应商，采购员应当在传递给财务部的书面通知上，明确注明清晰的分界点，让财务部能清晰的知道从何时开始算作月结。④采购员应当做好供应商的沟通工作，两种付款方式互转时，应由采购部负责人审核、报总经理批准同意后，方可执行。5.0表格/记录5.1《对账单》5.2《送货单》5.3《采购订单/合同》5.4支付凭证及相关原始单据或请示审批资料（无固定格式）5.5物料需求计划表版本/状态A/0生效日期2014年12月1日页码共2页发放范围发放；市场/工程/生产/物控/财务部门负责人抄送：总经办编/修制胡新华日期2014.11.28审核日期批准日期