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声像电子文件归档范围建设档案馆搜集、拍摄产生有关的照片电子档案文件及视音频电子档案文件。项目目标是要对这些档案文件信息进行数字化处理，实现档案信息的采集、建库与存储。主要内容包括：1.对上述照片档案按照要求进行数字化处理及标准化整理。2.对上述照片档案按照要求进行入库及标准化著录。3.将上述照片档案电子文件信息上传到我馆服务器，通过我馆多媒体档案管理系统，与照片档案著录数据进行挂接，满足照片档案的查询与利用。4.对上述视音频电子档案按照要求进行数字化处理及标准化整理。5.对上述视音频电子档案按照要求进行入库及标准化著录。6.将上述视音频电子档案信息上传到我馆声像专用服务器，通过我馆多媒体档案管理系统，力求与视音频电子档案著录数据进行挂接，满足视音频电子档案的查询与利用。本项目实施方案对包括档案接收、档案整理与编辑、档案数据采集和著录、档案数据上传与挂接等工序做了描述，所有工序形成一个完整的流水线加工流程，支持工序回馈，形成一个闭环的质量监控系统。方案将对各主要工作流程作出详细的说明。声像电子文件工作流程图声像档案管理系统建设需求1、删除与项目主题无关的资料。2、删除拍摄质量达不到归档标准的照片。3、删除内容重复的照片。照片档案接收清点视音频电子档案接收清点照片档案质量检查视音频电子档案质量检查照片档案标准化整理视音频电子档案标准化整理数字化导入1、根据声像档案分类标准与项目内容给定档号。2、项目文件夹一式两份，用于归档与预览。数据采集与著录档案整理、著录环节质量检查数据备份与上传1、保证原始载体的质量与数据的原始性。2、保证内容清晰、完整。1、参照视音频电子档案归档编制要求进行分类整理。2、保证数据的完整性与内容的一致性。3、输出格式和质量达到视音频电子档案归档编制要求数字化导入数据采集与著录手工检查与编制验收申请及准备不合格不合格合格项目组接收声像档案一、建设目标：1．操作简便，功能完善，性能高效的声像电子数据资源管理系统。2．能够将声像工作管理业务纳入到声像电子数据资源管理的过程中。3．系统要能够兼容我馆原有的声像档案资源数据。4.系统和我馆其他系统要具备开放性（统一的）的通道。二、功能模块构成：结合声像工作业务管理及业务流程需求。1．基本操作方式操作方式尽量靠近windows的操作模式，返回上一级界面，不要均在新的标签页显示。在鼠标操作时，可以双击进入。2．任务管理模块该模块完成拍摄任务的安排，内容由项目名称、拍摄者、拍摄时间等基本条目组成,其中被安排人员，有强制弹出窗口提醒，并确认。设置两、三种选择，例如：城市建设声像档案拍摄任务管理、征集档案任务管理、工程声像档案接收任务管理。3．资源生产模块该模块主要完成项目声像素材的下载，数据的系统导入，重点在于需要对各种图片格式和视音频格式兼容，能采集市面上主流声像器材所生成的声像数据文件。该模块次要完成项目是针对项目的其他电子数据文件（如PPT）的产生和导入。该模块能完成声像素材的快速阅览初步筛选、剪辑、制作、格式转换、整理等任务。该模块内容增加档号、数量、时长、数据量，其余项目名称、拍摄者、拍摄时间等基本条目由上一模块信息自动继承录入。键入历史输入内容时，弹出历史下拉菜单。该模块要求照片、视频可以批量导入、也可以单项导入原素材规定格式的原始文件。该模块增加审核功能，设定完成时限及任务提示，完成后方可进行下一模块的操作。注：该模块实际完成的是案卷级（项目）的入库著录功能。4．编目及文件管理模块素材上载时依据规定的标准，系统自动完成文件信息的初级编目著录；著录者可以根据需求完成上载文件信息的完整编目著录；系统预装基于《档案业务管理规范》的编目模板；系统需支持多种编目分类模式；提供编目对象类型，编目结构，编目字段多层次的自定义；支持编目模板定制，编目信息智能化记忆，最大限度的减轻工作量，提高工作效率；可完成多层次编目。（1）、完成单张照片的图象显示、信息著录任务。主要内容有：照片号（案卷档号自动继承录入+照片导入顺序号组成）、文件名称（由项目名称自动继承录入+照片具体内容描述组成，并且可以在著录时批量重命名，而非仅在上传时才可以）、照片源信息（照片格式、照片大小、生成时间、最后修改时间、最后修改人、相机型号等，由嵌入系统的EXIF软件自动提取显示）、下载次数（系统自动记录并变动相关数据）、著录人等。该模块要求能够显示原始照片文件，并能够自动生成压缩浏览文件（生成时能够自动嵌入水印），并设置照片下载功能，下载原始文件要有权限限制，其中下载文件必须通过限定路径完成，不可直接下载压缩浏览文件，既禁止右键另存为和打印操作。（2）、完成视频数据采集后的剪辑、著录工作。主要内容有：档案视频生成后文件号、文件名称（由项目名称自动继承录入+具体内容描述组成）、视频编辑信息及原始数据信息（由软件支持显示）、下载次数（系统自动记录并变动相关数据）、著录人等。该模块要求视频文件能够对应显示视频原始素材，能够自动生成压缩浏览文件，并设置下载功能，下载原始文件要有权限限制。5．目录生成模块根据实际需求，能够自动生成案卷目录、文件目录、移交清单等主题及专题目录，目录能够根据一定排序规则（如类型、拍摄时间、格式、修改时间等）进行排序，能够下载及打印。6．查询检索模块设置案卷级及文件级两级查询功能，可以根据各著录级别的数据字段进行单项检索、多项检索利用需求，尽量能够满足全字段自由检索，检索结果按照一定的逻辑顺序排列。对编目字段进行选取，灵活定制检索字段。7．专题制作（照片册、视音频电子档案制作）模块根据利用及检索需求结果，自动完成专题版式选择与制作（系统预先储备不同专题的版式），并可以进行下载、打印、输出，输出格式可以选择通用媒体文件格式。完成此任务需要进行权限设置。8．统计报表模块完成以上各模块的数据统计（还需要额外统计登陆、下载、利用的人员账户、张数及时间等相关信息。），并生成报表模式。可以将统计报表专设模块，也可以将各项统计功能嵌入以上各模块中。要求能够提供统计内容列表、统计数据结果、生成统计图表（饼图、柱状图等）。9．利用模块（略）利用的方式要统一、单一，方便后台查看利用者和图片的去向，明确图片的使用责任。建议限制利用者每天的利用数量，利用数量较大的需要另外提出申请。10．流程工作流程图：整个管理系统由声像资料上载子系统、审核子系统、编目子系统、检索子系统、下载子系统、存储子系统、综合管理子系统组成。各子系统采用标准模块化设计，各子系统既可以独立运行，又可以通过标准数据接口进行数据传输，组成完善的声像档案管理系统，并且各子系统可根据需要任意组合，以满足不同规模声像档案管理系统的要求。