搜索
第一章商务信函写作信息交换在所有的交易中扮演着重要的作用。许多商业业务通过信息交换来实现。信息交换可以通过各种方式实现，可以是口头也可以是书面的。与口头交流相比，书面形式可以确保相关当事人更完整的理解并且可以作为每一笔交易的记录。书面交流有很多种,比如信函，备忘录，报告，电信，电传等。商务信函是公司与贸易伙伴保持联络时采用的最主要的方式。高效的商务信函作者可以通过与其他公司建立良好的合作关系来提高公司的销售，增加公司利润。另外，熟练的商务信函写作可以帮助作者获得更多自信和更多商业上的成功。第1节商务信函的布局当写一封商务信函时，你需要遵守一定的标准格式。通常来说，一封商务信函应该有以下七个主要部分组成：信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送和附言。1.主要部分(1)信头信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。(2)日期日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时，需注意以下几点：根据作者的风格，日期有许多不同的表示方法，比如：6thApril2009April6th,20096April2009April6,2009前面三种，在月、日和年之间可以用逗号隔开，也可不用。但是最后一种表示方法，必须用逗号把日和年隔开。不要把日期只用数字形式表示比如7/6/2009，这可能会产生误解。依美国方式，这表示七月六号，而英国方式则为六月七日。有的月份经常简写,如一月,二月，八月，九月，十月，十一月，十二月，但是下列月份不能简写，如三月，五月，六月和七月。(3)信内名称和地址这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列：1)收信人的姓名和头衔2)收信人的公司名称3)公司名称和门牌号，街道名称和号码4)区/镇/市名5)国家/州/省的名称以及邮政编码6)国家名称当写信内名称和地址时，可以参考以下信息：为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。Messrs.（法语里先生的复数形式的简写）通常放在含有个人名字的公司名称的前面。Messrs.White&SonsCo.,Ltd.Messrs.SmithFurnitureCompany信内名称和地址的例子：a)PresidentBeijingTengfeiBicyclesImport&ExportCorporation80FuxingmenwaiStreetXichengDistrict,Beijing,10003P.R.CHINb)Mr.SmithClintonTheOrientalTextilesTradingCompany5012MorehouseDriveSanDiego,CA92121USAc)Messrs.HawkerWoodTradingCo.，Ltd.20HighStreetPhoenix,Arizona2011USA(4)称呼每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度，称呼是不同的。如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。比如：亲爱的史密斯先生，亲爱的珍小姐，亲爱的琼斯女士。有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话，可以使用“DearSir”,“DearSirs”,“DearSirorMadam”,或者“ToWhomItMayConcern”。但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“DearSirs”。美国人写信时，通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。DearMissJane:(Americanstyle)DearMissJane,(Britishstyle)(5)正文这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息，开始写之前，应该注意以下两点：写这封信的目的是什么？呈现这封信最好的方式是什么？写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。(6)结尾敬语这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。结尾敬语适用情况(7)签名签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。签名通常包括以下内容：YoursfaithfullyFaithfullyyoursYourssincerelySincerelyyoursYourstrulyTrulyyoursBestwishesBestregards用于较正式的信函，英国人更常用。用于比较非正式的信函，美国人更常用。1)写信人代表的公司名称2)写信人手签3)打印签名4)写信人工作职位例如：Messrs.HawkerWoodTradingCo.,Ltd.DavidSpearDavidSpearManager2.可选部分以上提到的七部分是商务信函的必要部分。根据不同的目的，一封信也可能包括以下一个或几个方面：(1)编号编号可以使回复与先前的通信相联系，并确保它们可以及时到达正确的人或部门。它可以避免处理信件时的误解和麻烦。编号可以采用以下三种方式：当一个公司给另一公司写信时，编号通常在信头上注明“Ourref.”or“Yourref.”编号可以作为回信首段的一部分，比如：“Thankyouforyourletter,referenceAB01,of4May……”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件。编号可以在主题中出现。如：DearSir,YourRef:AB01Thankyouforyourletterof4May.(2)注意项当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时，经办人是必要的。它通常放在封内名称和地址与称呼之间，并标下划线。可以使用“Attention:”,“Attentionof”,or“FortheAttentionof”这样的表达方式。然而，如果你知道收信人的姓名，就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行，避免用注意项。比如：TheSecretaryTheUniversalTextilesCo.,Ltd.PrincetonDrivePhoenix,Arizona,AE35BEUSAFortheAttentionofMr.SmithClintonDearSir:(3)标题有两种类型的标题：主标题和段落标题。主标题这种标题放在称呼语的下面并标下划线。它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。如果来信含有标题，你最好在回信时使用它以便提醒发信人。如果你要开始一个通信，使用标题可以由同一主题引出许多信件。Re:YourOrderNo.101段落标题标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。段落标题都用大写字母，其后用句号（有些人更喜欢用冒号或者破折号）来将标题和内容间隔开。段落标题可能有用，但是最好是一封信只涉及一个主题，因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。比如：我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。付款条款：通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款，信用证必须在装运期前一个月到达我方。装运条款：必须在六月底之前装运，禁止转运和分批装运。包装条款：货物包装在纸箱里，用柔软材料衬着,每箱装10小包。(4)代理人签署“PerPro.”是拉丁语perprocurationemde的缩写，意为“代理”。严格来说，只有合伙人有权签他公司的名，但是为了方便，也可通过授权书将签署权授予一位负责的职员，不过授权签署也有来自习惯的。在任何一种情况下，代理人可用“perprocurationem”或者“perpro.”,有时直接缩写为“p.p.”的形式进行签署。比如：PerPro.ChinaNationalImport&ExportCorporationSignature(5)经办人代号经办人代号由口述信件的人和秘书或打字员的首字母组成。首字母通常要大写并放在签名的下方靠左边缘。这两部分由冒号或斜杠分开。例如：DS/alDS:al(6)附件如果信件里含有附件，在左下方标注“Enclosure”或简写“Enc.”or“Encl.”如果不止一份附件，最好标注附件的数量，下面是几个例子：EnclosureEncls.2pricelistsand1catalogueEnc.BillofLading(5copies)(7)抄送有两种类型的副本标记，第一种是在收到信函副本的人的名字前面加“cc”or“cc:”标注。因为现在大多数副本都是影印的，许多人使用CX(Xeroxcopy)orPC(photocopy)来标记。这种标记打印在原件和副本上。Thesecondtypeofcopynotationisspecifiedonthecopyonlybytheabbreviation“bcc”(blindcarboncopy)andtherecipient’sname.Nooneotherthantherecipientofthe“bcc”andyouwillknowheorherhasreceivedacopyoftheletter.第二种标记方法是只有在副本上出现简写的“bcc”加上收信人姓名，这样只有该收信人和你知道他或她已经收到信的副本。抄送在信中可采用以下形式：ccThesalesmanagerCXMissJonesbccMr.SmithClinton(8)附言附言通常用于以下情况：1)补充说明信件中被疏忽的内容，应该尽量避免出现这种情况。2)许多主管偶尔手写添加一些附言使得信更有亲切感。3)在写销售信时，作者经常把最后的有力的论据放在附言中加以强调。例如：附言……7月12日在年度销售会议上与贵方见面。附言……这种玩具很畅销，在2008年顾客评价中知名度最高。当写商务信函时，你需要将信中所包含的内容按正确的顺序一一列出。下面的例子说明了一份信的结构是如何安排的。请注意每一部分与其他部分的相对位置。根据写信的目的，斜体部分可选择使用。3.边距HawkerWoodTradingCo.,Ltd.20HighStreet,Phoenix,Arizona2011,USATel:......Fax:......E-mail:......Ref.No.0901March16,2009YantaiHopeImport&ExportCorporation100HopeBuildingYantaiEconomy&TechnologyDevelopmentZoneYantaicityShandongProvince,264000CHINAFortheAttentionofMr.SmithClintonDearSirs,YourOrderNo.101forCannedMushroomThankyouforyourletterofMarch1andwearegladtoknowthatyouareinterestedinourcannedmushroom.......Wearelookingforwardtoyourreply.Yourssincerely,PerPro.Messrs.HawkerWoodTradingCo.,Ltd.DavidSpearDavidSpearManagerDS/alEncl.CC:ThesalesmanagerP.S….toseeyouattheAnnualSalesMeetingonJuly12.信头编号日期信内名称和地址注意项称呼标题正文结尾敬语代理人签名附件抄送附言经办人代号边距对于给读者留下好的视觉印象非常重要，边距应该产生好的画面效果，左右边距通常为30毫米，简要的信函的边距可以宽至34毫米。4.第二页的写法除了销售信以外，商务信函通常只写一页，但是有时信息太