四川省重大建设项目档案管理办法

-1-四川省重大建设项目档案管理办法（川档发[2008]45号，四川省档案局四川省发展和改革委员会四川省经济委员会四川省建设厅2008年7月1日印发）第一条为加强和规范重大建设项目档案管理工作，确保重大建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28－2002）等有关规定，结合我省实际，制定本办法。第二条本办法适用于县级以上地方人民政府及其投资主管部门批准的重大建设项目。重大建设项目（以下简称项目）包括重大基本建设项目和重大技术改造项目。第三条重大建设项目档案（以下简称项目档案）是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。第四条项目档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。县级以上人民政府应当加强对项目档案管理工作的领导，建立健全项目档案管理工作机制，协调解决项目档案管理工作中的重大问题。县级以上人民政府投资主管部门应将当年建设项目名单抄送同级档案局；县级以上人民政府项目主管部门应当加强对项目档案管理工作的监督、检查和指导，按要求做好项目档案登记工作，参加项目档案验收。省档案局对全省项目档案管理工作进行统筹协调，并对省政府投资主管部门批准的项目档案管理工作进行监督指导，组织项目档案验收；各市（州）、县（市、区）档案局负责对当地项目档案管理工作进行监督指导，组织或参加项目档案验收。第五条建立项目档案登记制度。项目开工后直至项目正式竣工验收前每年应进行项目档案登记，填报《四川省重大建设项目档案管理登记表》（附表1）。省政府投资主管部门批准的项目，属于省级项目主管部门的，由省级项目主管部门组织填写，归口在市（州）人民政府的，由市（州）档案局组织填写，每年10月底前报省档案局。-2-市（州）、县（市、区）人民政府及其投资主管部门批准的项目由同级档案局组织登记。第六条项目建设单位（法人）、设计单位、施工单位、监理单位等应当把项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。第七条项目建设单位（法人）及项目建设管理单位应当对设计、施工、监理等单位项目档案工作进行监督指导。在签订设计、施工及监理等合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、时间，以及对应提交文件的整理、归档责任。第八条项目建设单位（法人）、设计、施工、监理等单位和材料、构件及设备供应单位应当根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000），完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的整理、归档工作。第九条项目设计、施工、监理等单位在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同、协议规定的要求，向项目建设单位（法人）档案管理机构移交。根据基本建设程序和项目特点，可分阶段归档和移交。第十条项目监理单位应当对项目竣工文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经项目建设单位（法人）确认并办理交接手续后连同审查记录一并交项目建设单位（法人）档案管理机构。第十一条归档文件材料应当完整、准确、系统，签字手续完备，字迹清楚，图面整洁，载体及书写材料适宜永久保存。竣工图编制应当符合规范。有关项目的电子、声像等特殊载体的文件应当同时归档。第十二条项目建设过程中，各参建单位应配备与档案数量相适应的、符合要求的档案库房，配置必要的保管保护设施，采用计算机管理档案，逐步实现档案管理现代化；应当加强项目档案的开发利用，为项目建设提供有效服务。第十三条项目竣工验收前，应当组织项目档案验收。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不-3-合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。第十四条省政府投资主管部门批准的项目，由省档案局组织项目档案验收；或由省档案局委托省项目主管部门、市（州）档案局组织验收。市（州）、县（市、区）人民政府及其投资主管部门批准的项目，由同级档案局组织项目档案验收。各级档案局、项目主管部门应当加强项目档案验收前的指导和咨询服务，必要时可组织预检。国家及其投资主管部门批准的重大建设项目档案验收，按国家有关规定执行。第十五条省档案局组织的项目档案验收，验收组由省档案局、省项目主管部门、项目所在地市（州）档案局等单位组成。省档案局委托组织的项目档案验收，验收组由省项目主管部门及项目所在地市（州）档案局等单位组成。各市（州）档案局组织的项目档案验收，验收组由市（州）档案局、项目主管部门及项目所在县(市、区)档案局等单位组成。各县（市、区）档案局组织的项目档案验收，验收组由县(市、区)档案局、项目主管部门等单位组成。凡在城市规划区范围内的建设项目，档案验收组成员应包括项目所在地的城乡建设档案馆（室）。验收组成员一般为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。成员中应有相关专业技术人员。第十六条项目建设单位（法人）应当根据《重大建设项目档案验收办法》和《四川省重大建设项目档案验收测评表》（附表2）的要求，组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，对项目档案进行全面自检。自检合格后，按规定向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告和自检测评情况，并填报《四川省重大建设项目档案验收申请表》（附表3）。第十七条项目档案验收组织单位应当根据《重大建设项目档案验收办法》的规定，对照《四川省重大建设项目档案验收测评表》，对项目档案的基础管理工作，项目档案完整、准确、系统、安全情况进行综合评价。-4-评价结果按百分制标准分为优秀、合格与不合格三个等级：90分（含90分）以上为优秀；75至90分(含75分)为合格，其中项目档案的完整、准确、系统（附表2第二部分）不低于60分；75分以下为不合格。第十八条项目档案验收优秀或合格的项目，由验收组出具项目档案验收意见。第十九条项目档案验收不合格的项目，由验收组提出整改意见，要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，项目竣工验收的组织单位不得进行或通过项目竣工验收。第二十条项目竣工验收合格后，项目建设单位（法人）应当按合同及有关规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理项目档案移交，明确移交项目档案的内容、数量等，并有完备的交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理规定办理。第二十一条在城市规划区范围内的项目，建设单位（法人）应按国家规定向所在地城乡建设档案馆（室）报送一套与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。第二十二条对违反本办法规定，有下列行为之一的，县级以上档案行政管理部门应当责令其限期改正；逾期不改的，予以通报批评：（一）不按规定报送《四川省重大建设项目档案管理登记表》的；（二）对未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的项目进行项目竣工验收的。第二十三条在项目档案管理中，违反《中华人民共和国档案法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》等法律法规规定的，应依法追究其法律责任。第二十四条在项目档案管理工作中成绩显著的单位和个人，由项目主管部门或本单位给予奖励。省档案局每年对项目档案验收达到优秀等级的，予以通报表彰。第二十五条其他建设项目的档案管理工作，可参照本办法执行。第二十六条本办法由省档案局负责解释。第二十七条本办法自发布之日起执行。-5-附表1四川省重大建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）项目名称建设单位或项目法人地址邮编上级主管部门批准概算总投资万元计划工期年月—年月主要单位工程名称现已完成的单位或单项工程主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位项目档案和资料管理情况档案管理部门名称隶属部门联系地址、邮编负责人及电话电子邮箱项目建档时间专职档案人员数量兼职档案人员数量库房面积档案工作用房面积设施设备现有档案和资料数量（正本）卷册件图纸张数对项目档案日常监督、指导的上级单位填表单位（盖章）年月日-6-附表2四川省重大建设项目档案验收测评表验收内容测评细则标准分自评分实评分备注第一部分：项目档案的基础管理工作15分（一）制度建设⒈建立了项目档案工作各项规章制度，1分（未建立档案收集、整理、移交、保管、利用等制度的，缺1项扣0.2分）；⒉建立了项目档案工作管理体制和工作程序，1分；⒊形成了建设单位内部档案管理网络、建设单位与各参建单位之间的档案管理网络，1分。3（二）同步开展⒈项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导，1分；⒉自觉接受档案行政管理部门及主管部门对项目档案工作的检查、监督和指导，对检查中发现的问题能及时整改，1分；⒊及时填报《四川省重大建设项目档案管理登记表》，1分；⒋项目档案工作与项目建设同步进行，1分。4（三）责任考核⒈项目档案工作实行领导责任制，0.5分；确定了负责档案工作的部门及领导，0.5分；⒉实行了各部门和有关人员档案工作岗位责任制，0.5分；并采取了有效的考核措施，0.5分。2（四）合同管理项目文件材料的收集、整理、归档、移交纳入合同管理，1分；要求明确，0.5分；控制措施有力，0.5分。2（五）人员配备⒈配备了适应工作需要的专职档案管理人员，1分；⒉档案管理人员具有专业学历或经过档案专业岗位培训，1分。2（六）设备配置⒈保证档案工作所需经费，1分；⒉配备了性能优良、满足工作需要的计算机、复印机、打印机、扫描仪及声像器材等必备的办公设备，1分（每缺一项扣0.22-7-分，扣完为止）。第二部分：项目档案的完整、准确、系统75分一、项目档案的完整性(45分)(一)归档文件材料门类、载体齐全⒈项目管理、设计、施工、监理、设备、科研等类目的文件材料齐全，2分（每缺一类扣0.5分，扣完为止）；⒉应归档的不同载体(照片、光盘、录音带、录像带等)全部归档，1分；⒊项目全部单项工程归档率达100%，1分（每缺一个单项工程扣0.5分，扣完为止）。4（二)移交手续完备⒈设计、施工、监理单位及时向建设单位提交项目档案，1分；⒉交接手续完备，1分。2(三)管理文件⒈项目来源及其批准文件、可行性研究、任务书等齐全，1.5分；⒉征用土地、移民、拆迁、安置、红线图等文件材料齐全，1分；⒊项目计划、投资、统计、管理等文件材料齐全，1分；⒋招投标、承发包文件材料及合同、协议、索赔等文件材料齐全，1分；⒌环保、劳卫、安全、消防及其他应归档文件材料齐全，0.5分。5(四)设计文件⒈地质、水文、气象、地震等设计基础文件材料齐全，2分；⒉设计评价、鉴定及审批等文件材料齐全，1分。3(五)施工文件⒈开工报告、技术交底、图纸会审纪要、施工方案及报批等文件材料齐全，1分；⒉原材料检测、试验及施工定位测量、基础处理记录等文件材料齐全，1.5分；⒊设计变更、更改洽商、技术变更等文件材料齐全，1分；6-8-⒋工程质量检测、评定，焊接探伤记录、隐蔽工程验收记录、交工验收记录等齐全，2分(工程质量评定文件材料不全扣1分；隐蔽工程验收记录不全扣1分)；⒌设备、管线、电气、仪表等其他应归档施工文件材料齐全，0.5分。(六)监理文件⒈监理合同、大纲、规划、细则及批复、备忘录、会议纪要、日志、月报等文件材料齐全，1分；⒉质量控制、进度控制、投资控制等文件材料齐全，1分；⒊合同管理、组织协调等文件材料齐全，1分；⒋其他应归档监理文件材料齐全，1分；⒌监理单位对项目文件质量审查记录齐全，1分。5（七）竣工图竣工图套数能满足需要，竣工图编制完整，3分。(没有竣工图编制说明扣0.5分；每缺少一张竣工图扣0.5分，扣完为止。)3(八)工艺设备、科研等文件⒈设备采购、开箱、安装调试、性能鉴定等文件材料齐全，1分；⒉科研项目立项、研究过程、技术鉴定，成果申报、审批、推