深入了解零售商货款支付

@insightcode.comPage1of14深入了解零售商货款支付作者：封晔来源：思码任务定义与作用定义货款支付是按照年度贸易合同所协定的条件，零售商在规定时间内以约定方式支付给相应供应商货物款项的操作行为。在该操作进行后，供应商财务账目上的AR转为已收到的货款，零售商财务账目上的AP转为已支付货款，两者状态的改变，促成了供应商经营条件的成立和与零售商合作的前提。作用与影响货款支付是零售商的资金流动，类似于货物的流动-送货，不过这里侧重的是债权债务的转移，对于供销双方而言，都是日常进行的业务操作。货款支付程序是否顺利，款项数额是否准确将直接影响：1.零售商财务：货款支付将会影响零售商的账目管理和财务报表。2.供应商财务：货款支付将会影响供应商的账目管理和财务报表。3.合作：供应商与零售商的合作及顺利程度。@insightcode.comPage2of14指导原则货款支付指导原则1.能少付就少付：零售商为了充分利用供应商的资金，会用财务结算的各种规定尽可能少付货款。2.能晚付就晚付：零售商为了充分利用供应商的资金，会用财务结算的各种时间节点尽可能拖长账期。任务范围及执行流程图以下内容涵盖零售商货款支付操作的任务范围（从哪里开始，到哪里结束）、任务流程以及各步骤、各要点的详细说明。任务范围任务起点零售商在每月关帐日前开始结算供应商当期货款。任务终点零售商在每月付款日向供应商支付相应货款且零售商确收无误。@insightcode.comPage3of14货款支付执行流程图表：货款支付流程图@insightcode.comPage4of14货款支付流程说明门店送货1.送货取单：零售商采购部向供应商下订单后，供应商将与订单数量相符的货物送至门店，送货同时索取收货单，因为收货单是供应商与零售商结算的必须凭证。2.发票开具：为保证发票数量与实际收货数量相统一，供应商目前一般不采取货票同行的方式，请注意，这里的同行并不是指发票随货物走，而是指发票与货物同时从供应商处发出，实际上发票应当在确认零售商收货数量后开出。发票传递发票类型供应商向零售商提供的发票均为增值税发票，其中家乐福向供应商收取的是净额发票。净额发票是指供应商开给家乐福的增值税发票上已经扣减了合同费用，发票的总额等于采购金额减去费用金额。因为家乐福与供应商在签订年度贸易合同是分为两份，一份为《商品合同》，一份为《促销服务协议》。其中《商品合同》中列示各种按进货量的百分比计算的折扣，而《促销服务协议》中的费用按固定金额计算。家乐福要求，所有列在《商品合同》中的各种折扣，全部开在增值税发票中，即类似于原来的退佣，直接在发票中扣减。案例□某供应商，其与家乐福商业公司签订的《商品合同》，折扣条件为：普通品种商品折扣（DiscountCommonassortment，配货费）－－1％，采购量折扣（Discountforpurchasevolume）－－3％，节日商业活动折扣（discountforholidaycommercialevents）－－1％，交流活动折扣（Discountforcommunicationcampaigns）－－1％，商业推广活动折扣（DiscountforTradeMarketingOperations）－－1％数据交换折扣（Discountfordataexchange）－－0.5％总计折扣为7.5％，则以上7.5％的折扣全部开入增值税发票。@insightcode.comPage5of14沃尔玛的发票开具要求可参照《沃尔玛供应商货款结算须知》，该须知各供应商在与沃尔玛合作之初便已领取。发票填写1.发票样式：具体发票样式请参照工具文档“增值税发票样本”。2.发票单价：发票上的单价，无论是正常出货价还是促销价，一律以该发票对应的订单上的价格为准。零售商订单价与零售商系统内的价格一致。3.单品填写：所有单品，合计开一行，详细单品列表开入增值税发票清单。4.折扣填写：家乐福和沃尔玛是要求在发票上体现折扣和返利的。a)商品合同上列明折扣，合计开一行，在发票上单独一栏体现；b)若实在不能作到a），可在发票的备注栏内写明已内扣折扣金额；c)若仍实在不能作到b），可以发票的增值税清单上列明已内扣折扣金额。d)若不能从票面或增值税清单上看到折扣数字，则财务中心退票。5.备注栏填写：a)给予家乐福的发票备注栏中必须写明“部门、供应商编号、收货单号码”，如果收货单号较多无法在备注栏完全体现，可在对应的发票后附上与发票大小相等的白纸，在白纸上打印所有备注栏信息；b)给予大润发的发票备注栏中必须写明“部门、供应商编号、收货单号码、签收单号”。6.其他附件：a)发票后附用的品项清单必须用财务专用纸打印，以证明此笔款的付款对象；b)该清单一般不要求产品品项和真实业务一致，因为很多发票针对的品项繁多，但部分零售商严格要求销货清单必须和针对的业务品项一致，如大福源；c)需要注意的是，有部分零售商甚至要求在销货清单上体现退货，这些都是需要注意并认真履行的。@insightcode.comPage6of14发票数量一张发票可以对应多个订单（原则上不超过6个订单），多张发票可以同时对应1个订单，但不允许多张发票跨订单开具。案例□某供应商，零售商四次下订单且货均已送到，订单金额分别为：订单一3000元；订单二2000元，订单三14000元，订单四5000元。假设该供应商发票可开最高金额为9999元，那么它四次订单可开具发票4张，金额分配如下：第一张发票对应订单一和订单二，发票金额为3000元+2000元=5000元第二张发票对应订单三，发票金额为9999元第三张发票对应订单三，发票金额为14000元-9999元=4001元第四张发票对应订单四，发票金额5000元请注意，这里第四张发票与第三张发票不可以合并在一起的，因为这样第三张发票就跨了订单三和订单四，而订单三则跨了发票二和发票三，这在财务操作上不允许。也就是说，当一张订单拆成多张发票开具时，这些发票必须只对应这一张订单，而不允许再对应其他订单，否则就是多张发票跨订单开具。参考信息□欧尚、大福源要求一张订单只对应一张发票，而且必须附详细一致的清单。□为加快发票处理速度，沃尔玛以订单为最小结算单位开具发票，当一份订单有两次或两次以上的送货时，须将订单所有金额开在一张发票上结款。一张发票可对应多张订单，但要确保几张订单的所有送货金额一次开完。@insightcode.comPage7of14发票传递发票传递时间各零售商对发票传递的时间要求在细节上有所不同，但就零售商行业而言，整体可分为三类。1.货票同行：即发票随货物一同发出，发票是货物传递的一部分。该做法适用于货物接收与发票接收地点一致的情况。该做法的优点是货物被门店或仓储收到的同时，发票也已经传递到，可以缩短结算货款的时间。但是由于供应商实际送货数或零售商实际收货数有可能与订单送货数不一致，例如订单下10箱，开票开了10箱，实际送货9箱。这样反因为发票的错开导致该发票退票，致使传递延迟。2.货票独行且时间连续：即供应商单独送货物到门店或仓储，送货后即刻单独快递发票至零售商财务。该做法适用于货物接收与发票接收地点不一致的情况，优缺点与货票同行类似。3.货票独行且时间不连续：即供应商单独送货物到门店或仓储，确认收货后单独快递发票至零售商财务。目前大多数零售商都有对外的查询系统可供供应商查对，比如家乐福的实际送货数第一天送完货后，第二天就可在系统中看到。该做法的优点是确定送货数后再开发票，不容易出现发票错误。缺点是一旦货物在途时间较长，等货物收取后再开发票，大大增加了零售商收到发票所需要的时间，从而导致货款结算的延误。参考信息□按照沃尔玛的操作流程，一般发票应在结账前一个月寄到，如6月1日至6月20日期间的发票，在6月25日前寄到；6月21日至7月10日的发票在7月15日之前寄到。□对于大润发而言，如果是月结30天的供应商，在货款到期前20天提交发票和其他资料；月结15天的供应商，在货款到期前10天提交发票和其他资料；其他结算方式的供应商，送货后要求及时提供发票和其他资料。@insightcode.comPage8of14发票传递方式1.快递：a)用快递方式寄送发票时，需要在信封上或信封内附发票明细清单，并且写明：供应商编号，店名，部门。b)零售商将当面与快递人员一齐照单验收，吻合后接收，不吻合则退回。c)若不附明细单，以实际所收发票为准，但无法与供应商核对，当出现发票在途中遗失的情况时，不能及时发现，致使供应商的利益受损。2.邮件：a)用邮件寄发票的，需要在信封上或信封内附发票明细清单，并且写明：供应商编号，店名，部门，联系电话，联系人，真实的通讯地址。b)零售商拆封后，将对照清单验收发票，若有不符，则按所留电话联系。发票接收者不同的零售商对于供应商发票对应的接收者也存在不同，主要分为总部财务、区域财务、门店财务和当地合资公司财务四种。各零售商发票接收者家乐福沃尔玛易初莲花大润发农工商华联超市总部财务○○○○区域财务○○门店财务○合资公司财务○沃尔玛在09年之前是要求供应商将发票一律传递至深圳总部的，但从09年开始，由于采用了和当地城市联合开店的操作模式，改变了以往所有供应商结款和财务关系都在总部的情况，由深圳单一收税变成了各地缴税，加快了开店速度。大润发设立了总部及区域结算中心，分别办理全国连采和区域供应商的货款结算工作。大润发的供应商可和所属区域内的采购部确定结算所在地，结算地确定后，合同有效期内将不再变化。家乐福的供应商，之前的做法是将发票直接交送至区域财务中心。家乐福在上海，广州，成都，北京设立四个财务中心，处理全国所有门店的发票。但目前为加速发展，家乐福在每个城市或每个小区采用了JV合资的方式，供应商在当地JV结账，费用收取也由JV承担或支付。@insightcode.comPage9of14参考信息：家乐福门店与发票交送地址对照表发票录入1.财务中心收到纸面含税发票后，人工录入系统；2.零售商后台系统计算并产生不匹配的发票清单，比如实收商品数量和价格；3.人工处理不匹配的发票，通知每个供应商不匹配的发票信息；4.当发票匹配后，转入财务系统，同时传输到总部付款中心。对账对账是供应商与零售商确认双方应付的款项及金额，对账无误是确定货款支付金额的基础。各零售商对账时间、方式和所需的供应商资料不同。@insightcode.comPage10of14对账时间如果在零售商的对账时间内未将账目对清楚，双方对应付金额达成一致的话，零售商会将账目关闭，供应商的当期货款只能在下次付款时再清算和支付。参考信息□家乐福的对账日期为每月6～26日,北方区财务中心预计在每月23日之后就不再对账、收票了。□易初莲花的关帐日期为每月的5日和20日。对账资料对账资料基本包括对账清单、送货单、退货单、验收单等原件。对账方式1.家乐福会在固定时间发三种对帐单到每个厂家注册的电子邮箱：a)付款明细：每次付款的当天晚上，列示本次付款对应的每一张发票和每一笔扣款。b)应收应付明细：每月1日，5日左右，列示已收但未支付的发票，和未扣的扣款，用于供应