图书馆组织结构分析与再造

图书馆组织结构分析与再造王频成都大学图书馆成都６１００１６〔摘要〕在对单一图书馆传统组织结构分析的基础上，就图书馆内部组织结构再造的动因和原则进行分析，并对科研图书馆、公共图书馆和高校图书馆的现有组织结构进行分析，提出构建新型组织结构的构想，针对公共图书馆和高校图书馆设计内部组织结构再造模型。〔关键词〕图书馆组织结构组织再造〔分类号〕Ｇ２５２服务组织就是指为了开展服务活动，根据分工而形成的各个服务部门，是服务管理体系的重要组成部分。服务组织结构是指服务组织中正式确定的使工作任务得以分解、组织和协调的框架体系。服务组织的设置及结构对服务活动的内容和质量有着重要影响，实现、保持并改进组织的总体业绩和能力是服务组织的根本目的。１图书馆组织结构再造的动因任何一个部门的组织结构都不是一成不变的。随着社会发展、技术进步、人们需求的变化以及自身发展的需要，其组织结构也将发生相应的变化，图书馆内部的组织结构也应如此。1.1用户信息需求的变化随着科学技术的不断发展，用户对文献信息的需求从大众化向专业化、精细化转变，从追求单纯的知识数量向追求知识本质转变，全方位地为用户提供有价值的文献信息是图书馆新时期工作的核心。图书馆应注重根据用户的需求有针对性地进行文献信息的搜集、整合、开发和传递，要对用户的文献信息需求做出快速反应，而目前图书馆的职能型组织结构面对用户文献信息需求的转变缺乏应变力和柔软性。1.2新的信息环境的影响新的信息环境通常是指计算机网络环境。计算机、互联网和通讯技术的发展，为图书馆开展文献信息服务提供了广阔的服务平台，使传统图书馆以“物质流”为核心，以“书、刊”为本位的业务工作流程转向了以“信息流”为核心，以“信息服务”为本位的业务工作流程，图书馆要适应信息环境的变化，就必须进行变革，这其中就包括内部组织结构的重组。1.3知识经济的兴起知识经济是建立在知识和信息生产、分配和使用基础上的经济。其特点是知识的生产、传播、应用和存储方式的变革，使知识创新、加工和利用方式发生了变革，并成为经济增长的核心。知识经济的兴起，使记载着知识的文献数量剧增，其内容的多元化、综合化也越来越明显，用户的需求也发生变化，这些都对图书馆的服务提出了更高的要求。图书馆要适应知识经济发展的需要，不断提高服务功能和水平，其组织结构也必须进行重新设计。1.4馆员知识储备的变化馆员是图书馆服务的主要执行者，其知识储备深度和广度决定了图书馆服务的程度和功能的发挥。随着社会的发展，就用户对文献信息需求变化而言，馆员自身的知识储备正从以前的广博向专深转变，馆员学科制正在图书馆兴起。而现在的组织结构形式在不同的业务部门要配备具有相同知识结构的馆员，造成馆员知识储备广而不深，相互重叠，这不利于馆员知识储备向专业化发展的需要，也不利于馆员学科制的形成。２图书馆组织结构再造的原则笔者认为，对图书馆进行组织结构再造必须遵循以下原则：2.1以用户的需求为出发点图书馆内部服务部门的设置及结构应以及时、最大限度满足用户需求为原则。为了满足用户对文献信息需求的变化，现代图书馆组织结构必须由以管理为中心的职能型向以服务为中心的学科型、复合型转变。图书馆要完成这一转变，建立一个新型的组织结构，就必须了解用户对日益增长的文献信息需求有哪些变化，并根据本馆的服务目标对服务组织进行重新设计、重组。2.2以提高服务质量为目标现代图书馆组织结构，应以提高图书馆的服务质量和服务能力为最终目标，而不是以方便管理为目的。什么样的组织结构能最大限度地方便用户利用文献信息资源，最大限度地发挥文献信息资源的作用，快捷地响应用户的提问，就应采用什么样的组织结构。2.3实现资源效益最大化现代图书馆的组织结构应能实现图书馆各类资源效益最大化，其资源包括文献信息、设备设施和人力资源等。图书馆作为一个非营利性服务机构，目前各馆的运行经费比较紧张，复合型人才也比较短缺，如何有效地使用这些资金，充分发挥馆员的作用，避免浪费，也是组织结构调整的目的和遵循的原则。３图书馆组织结构再造图书馆组织结构再造是指在其服务活动过程中，为适应用户对文献信息需要，对服务部门、服务流程等进行重新塑造，以便能及时反馈用户需求，全方位满足用户需求目标的过程。我国图书馆分三大基本类型，即公共图书馆、高校图书馆和科研图书馆。由于图书馆类型不同，其主要服务对象、服务职能不同，其组织结构也应有所区别。科研图书馆近几年来为了适应信息环境及用户需求的变化，对其组织结构进行了变革，将原来的职能型组织结构重组为扁平型结构，见图１。如笔者对国家科学图书馆成都分馆进行调查，近十年来其内部组织结构进行了两次重组，原来的业务分为图书、期刊、情报、技术四块，后重组为采编、文献服务、情报、技术四块，现在的业务部门下设置了信息服务部、情报服务部和信息技术部，将原来的采编部、文献服务整合为信息服务部。从管理角度讲，通过整合使信息资源建设与利用更加紧密结合，强化了信息服务和学科服务的功能；将原来的技术部和院网管中心整合为信息技术部，强化了信息技术的服务功能，加强了技术服务平台。通过对组织结构的重组，为深化情报咨询和学科化服务，建设数字化、网络化的多功能信息平台，提供多层次、全方位的科技信息服务提供了组织保证。此外，在科学院系统的其他一些图书馆也对组织结构重组进行了尝试，如国家科学图书馆兰州分馆设有信息服务部、信息技术部、情报研究部等业务部门；国家科学图书馆武汉分馆业务部门设有文献服务部、网络服务部、情报研究部和科技查新检索中心。各部门直接面对用户，减少了中间环节，能快速对用户需求做出反应，取得了很好的效果。在组织结构重组方面，科研图书馆走在了公共图书馆和高校图书馆前面。图１科研图书馆扁平型组织结构图公共图书馆和高校图书馆在其主要服务对象、业务工作重心等方面又有所区别。所以公共图书馆和高校图书馆的内部组织结构也应有所区别，下面将分开进行讨论。3.1公共图书馆目前，我国大中型公共图书馆的内部业务组织结构一般为采访部、编目部、特藏（地方文献）部、自动化部、参考咨询（信息服务）部、期刊部、阅览部和研究辅导部等。这一传统组织结构在新的信息环境下缺乏为地方经济建设和为各级政府提供信息服务的组织保证，也不能很好地发挥公共图书馆在地区中对各类型图书馆的协调组织作用。公共图书馆的组织结构再造应根据其服务职能不同而采用不同的组织结构。大中型馆，其主要职能应是以为地方经济建设、地方政府决策提供文献信息服务，为基层图书馆提供解答疑难咨询和进行文献信息传递服务，组织协调图书馆联盟事务为主，以为一般读者提供文献借阅服务为辅。其组织结构应是扁平型和职能型相结合的复合型结构，如图２所示：最高管理层：本单位的图书情报委员会。负责审议图书馆的发展规划及财务运行情况的审核。馆长领导下的馆务会负责日常工作。共享工程建设部：负责本区域图书馆联盟的规划、组织和实施，以及对基层馆的业务进行培训、指导等。特藏服务设部：负责本地区特色文献的整理和利用。各项目组：按任务或学科分若干项目组，主要是为本地区重点用户和政治、经济文化发展需要提供文献信息专题服务。其组织形式一般为固定，也可根据任务需要临时组织，并负责对本馆所需各类文献信息的遴选工作。文献资源建设部：负责对各项目组遴选后的文献协调、汇总、订购及对到馆的文献进行加工、整合、调拨；呈交本文献的联系、搜集；网络文献信息的搜集；各类文献信息的整合。读者服务部：负责各类文献的借阅、传递和利用，解答读者对文献利用的咨询，组织读者进行知识交流活动，并搜集读者的文献需求信息。在读者服务部门内部，应按学科设置若干室（组），将同一学科的不同类型文献组织在一起供读者利用。调研部：①负责调查社会对文献信息的需求，并对调查结果进行分析，制定相应的工作方案交给最高管理层和相关部门。其目的是加强图书馆为社会提供文献信息服务的能力，将图书馆的服务与社会需求紧密结合，扩大图书馆的社会影响力。②对本馆馆员进行调查，了解他们对服务现状的评价以及意见和建议，为领导制定、改进服务方案提供参考。技术服务部：负责对本馆主页的管理、各类数据的维护与技术支持。行政管理部：负责本馆人力资源管理、财务管理、对外宣传及馆内的日常行政事务处理等。这一组织结构与传统组织结构相比，强化了信息服务的功能；增强文献信息资源建设的针对性；突出公共图书馆作为地方中心馆的作用；为服务创新提供了组织保证。这种复合式组织结构已在我国一些大型公共图书馆试行，如四川省图书馆，在原有组织结构基础上，根据服务任务和用户的需求，组建一些项目组，既有固定的，也有临时的，从文献信息的遴选、分析、社会调研、撰写课题报告到结题，取得了很好的服务效果。基层图书馆，指县馆，其主要职能是为社会提供文献借阅服务，他们的文献信息服务功能主要应委托上一级馆完成，所以其业务组织结构应采用Ｔ型组织结构为宜，如图３所示：前台服务部门：负责各类文献的借阅服务。中层管理部门：采编部、信息服务部和业务辅导部。采编部负责本馆各类文献信息资源的采集、加工；信息咨询部负责解答咨询，并向上级馆发送疑难咨询请求；负责文献传递服务；业务辅导部负责对乡镇及村的农家书屋进行业务指导工作。最高管理层：图书工作委员会。负责全馆的业务规划、业务协调与保障。3.2高校图书馆目前，我国高校图书馆的组织结构一般为，采编部（文献资源建设部）、读者服务部（设各阅览室）、信息咨询部、自动化部和教学组等。这一组织结构的最大弊端是学科服务功能不能充分体现，而为读者提供学科服务是其主要服务内容之一。为了充分发挥高校图书馆为学科服务的功能，宜采用矩阵型组织结构，如图４所示:最高管理层：本单位的图书情报委员会。负责审议图书馆的发展规划和财务运行情况。馆长领导下的馆务会负责日常工作。学科组：学科组的设置一般应相对固定，并与学校的院系设置和重点学科相一致，也可根据本校重点研究项目临时成立。学科组负责为用户提供有针对性的文献信息服务及解答咨询；负责学科阅览室的管理；负责对本馆各类文献信息资源的遴选。在学科组下可以根据本馆的馆员、学校的学科设置情况进一步细分。文献资源建设部：负责对各学科组遴选的文献协调、汇总、订购；对文献进行加工、统计、调拨；按照本馆规划搜集网络信息；对本馆各类文献资源进行整合。技术支持部：负责本馆集成管理系统的正常运行和各种数据的安全；负责本馆主网的日常管理；对应用软件进行开发。教学部：大学教育，不但要向学生传授知识，还要教学生掌握知识的本领。图书馆应向学生教授文献信息检索知识，使他们学会掌握知识的本领，这是实现终身学习的重要手段。调研部：负责全校及社会对文献信息需求的调研。高校的三大职能之一是服务社会，高校图书馆有着丰富的文献、人力等资源，应利用这些资源直接为社会提供服务，使高校图书馆服务走向社会。其次，也应开展对馆内员工的调研，为改进服务提供依据。办公室：负责对外宣传、馆内财务及日常事务等。这一组织结构与传统结构相比，最大的特点是在机构设置上突出了学科服务的功能；在信息资源建设上能更好地满足学科发展的需要；有利于学科馆员制的形成。这种以学科为主的矩阵组织结构在国内外大学图书馆已被采用，取得了很好的效果。如美国的亚利桑那大学图书馆，将图书馆业务部门细分、重组成１１个业务团队，包括：文献传递、资料外借、摄影中心、社会科学、理科———工程、特藏（或美术）及人文、本科生服务、数字图书馆信息系统、合作伙伴、技术服务及档案加工、行政及外联团队。各个团队在文献资源的订购、读者服务的手段和内容等方面都有自主权，而馆长的职责则从管理转为向各个部门提供服务保障。又如美国西东大学沃尔什图书馆也采用矩阵组织结构重组业务部门，每个专业馆员都要负责相关专业的资源建设、院系联络、用户教育和参考咨询工作，如表１所示：国内的上海交通大学图书馆也将原有的部门重组为读者服务部、技术服务部和行政管理部。在读者服务部下按学科设置工学部科、文学部、理学部和综合流通部，４个部下又按学科细分若干分馆或阅览室，各室集借、阅、咨询一体为读者提供服务。还有一些馆为了满足学科服务的需求，建立了学科分馆和学科阅览室，如厦门大学图书馆整合了全校的院系资料室，设立法学分